אם אתה צריך להעביר רשימה או טבלת נתונים מ- Word ל- Excel, אינך צריך להעתיק ולהדביק כל פיסת מידע בודדת לתא משלה בגיליון האלקטרוני. על ידי עיצוב נכון של מסמך Word שלך תחילה, תוכל לייבא את המסמך כולו בקלות לאקסל בכמה לחיצות בלבד.
צעדים
שיטה 1 מתוך 2: המרת רשימה
שלב 1. הבן כיצד המסמך יומר
בעת ייבוא מסמך לאקסל, תווים מסוימים ישמשו לקביעת אילו נתונים נכנסים לכל תא בגיליון האלקטרוני של Excel. על ידי ביצוע כמה שלבי עיצוב לפני הייבוא, תוכל לשלוט על איך הגיליון האלקטרוני הסופי יופיע ולמזער את כמות העיצוב הידני שעליך לבצע. הדבר שימושי במיוחד אם אתה מייבא רשימה גדולה ממסמך Word לאקסל.
שיטה זו פועלת בצורה הטובה ביותר כאשר יש לך רשימה של מספר ערכים, שכל אחד מהם מעוצב זהה (רשימת כתובות, מספרי טלפון, כתובות דוא"ל וכו ')
שלב 2. סרוק את המסמך לאיתור שגיאות עיצוב
לפני שתתחיל בתהליך ההמרה, תרצה לוודא שכל ערך מעוצב באותו אופן. המשמעות היא לתקן שגיאות פיסוק או לארגן מחדש ערכים שאינם תואמים את השאר. זה יבטיח שהנתונים יעברו כהלכה.
שלב 3. הצג את תווי העיצוב במסמך Word שלך
הצגת תווי העיצוב הנסתרים בדרך כלל תעזור לך לקבוע את הדרך הטובה ביותר לפצל את הערכים. אתה יכול להציג אותם על ידי לחיצה על הלחצן "הצג / הסתר סימני פסקה" בכרטיסיה בית או על ידי הקשה על Ctrl+⇧ Shift+*
לרוב הרשימות יהיה סימן פסקה אחד בסוף כל שורה, או אחד בסוף השורה ואחד בשורה הריקה בין הערכים. תשתמש בסימנים כדי להכניס את התווים שבהם Excel משתמש כדי להבדיל בין תאים
שלב 4. החלף את סימני הפיסקה בין כל ערך כדי להיפטר מרווח נוסף
Excel ישתמש ברווח בין הערכים כדי לקבוע את השורות, אך יהיה עליך להיפטר ממנו לעת עתה כדי לסייע לתהליך העיצוב. אל תדאג, אתה תוסיף אותו עוד מעט. זה עובד הכי טוב כאשר יש לך סימן פסקה אחד בסוף ערך ואחד במרווח בין הערכים (שניים ברציפות).
- הקש Ctrl+H כדי לפתוח את החלון חפש והחלף.
- הקלד ^p ^p בשדה חיפוש. זהו הקוד לשני סימני פסקה ברציפות. אם כל ערך הוא שורה אחת ואין שורות ריקות ביניהן, השתמש במקום זאת ב- ^p.
- הזן תו תוחם בשדה החלף. וודא כי לא מדובר בתו המופיע בשום מקום במסמך, כגון ~.
- לחץ על החלף הכל. תוכל להבחין כי הערכים עשויים לשלב את עצמם, אך זה לא מהווה דאגה כרגע כל עוד הדמות התוחמת נמצאת במקום הנכון (בין כל ערך)
שלב 5. הפרד כל ערך לשדות נפרדים
כעת, לאחר שהערכים שלך מופרדים כך שיופיעו בשורות הבאות, תרצה להגדיר אילו נתונים יופיעו בכל שדה. לדוגמה, אם כל ערך הוא שם בשורה הראשונה, כתובת רחוב בשורה השנייה ומדינה ומיקוד בשורה השלישית, תוכל
- הקש Ctrl+H כדי לפתוח את החלון חפש והחלף.
- הסר את אחד מסימני ^p בשדה חיפוש.
- שנה את התו בשדה החלף לפסיק,.
- לחץ על החלף הכל. זה יחליף את סמלי הפסקה הנותרים במפריד הפסיקים, שיפריד כל שורה לשדה.
שלב 6. החלף את התו המפריד כדי לסיים את תהליך העיצוב
לאחר שתבצע את שני השלבים 'מצא והחלף' למעלה, הרשימה שלך כבר לא תראה כרשימה. הכל יהיה על אותו קו, עם פסיקים בין כל פיסת נתונים. שלב אחרון של Find and Replace יחזיר את הנתונים שלך לרשימה תוך שמירה על הפסיקים המגדירים את השדות.
- הקש Ctrl+H כדי לפתוח את החלון חפש והחלף.
- הזן ~ (או כל תו שבחרת במקור) בשדה Find.
- הזן ^p בשדה החלף.
- לחץ על החלף הכל. פעולה זו תחלק את הערכים שלך לקבוצות בודדות המופרדות באמצעות פסיקים.
שלב 7. שמור את הקובץ כקובץ טקסט רגיל
כעת, לאחר שהעיצוב הושלם, תוכל לשמור את המסמך כקובץ טקסט. זה יאפשר ל- Excel לקרוא ולנתח את הנתונים שלך כך שיכנסו לשדות הנכונים.
- לחץ על הכרטיסייה קובץ ובחר "שמור בשם".
- לחץ על התפריט הנפתח "שמור כסוג" ובחר "טקסט רגיל".
- תן שם לקובץ כרצונך ולחץ על שמור.
- אם מופיע חלון המרת קבצים, פשוט לחץ על אישור.
שלב 8. פתח את הקובץ ב- Excel
כעת, לאחר ששמרת את הקובץ בטקסט רגיל, תוכל לפתוח אותו ב- Excel.
- לחץ על הכרטיסייה קובץ ובחר פתח.
- לחץ על התפריט הנפתח "כל קבצי Excel" ובחר "קבצי טקסט".
- לחץ על הבא> בחלון אשף ייבוא הטקסט.
- בחר "פסיק" ברשימת התוחם. אתה יכול לראות כיצד הערכים יופרדו בתצוגה המקדימה בתחתית. לחץ על הבא>.
- בחר את תבנית הנתונים עבור כל אחת מהעמודות ולחץ על סיום.
שיטה 2 מתוך 2: המרת טבלה
שלב 1. צור טבלה ב- Word עם הנתונים שלך
אם יש לך רשימת נתונים ב- Word, תוכל להמיר אותם לתבנית טבלה ב- Word ולאחר מכן להעתיק טבלה זו במהירות ל- Excel. אם הנתונים שלך כבר בפורמט טבלה, דלג לשלב הבא.
- בחר את כל הטקסט שברצונך להמיר לטבלה.
- לחץ על הכרטיסייה הוספה ולאחר מכן לחץ על הלחצן טבלה.
- בחר "המר טקסט לטבלה".
- הזן את מספר השורות לרשומה בשדה "מספר עמודות". אם יש לך שורה ריקה בין כל רשומה, הוסף אחד לסכום.
- לחץ על אישור.
שלב 2. בדוק את עיצוב הטבלה שלך
Word ייצור טבלה המבוססת על ההגדרות שלך. בדוק את זה שוב כדי לוודא שהכל נמצא במקום שהוא אמור להיות.
שלב 3. לחץ על כפתור "+" הקטן שמופיע בפינה השמאלית העליונה של הטבלה
זה יופיע כאשר אתה מעביר את העכבר מעל השולחן. לחיצה על זה תבחר את כל הנתונים בטבלה.
שלב 4. הקש
Ctrl+C. להעתיק את הנתונים.
תוכל גם ללחוץ על כפתור "העתק" בכרטיסייה דף הבית.
שלב 5. פתח את Excel
לאחר העתקת הנתונים, תוכל לפתוח את Excel. אם אתה רוצה להכניס את הנתונים לגיליון אלקטרוני קיים, טען אותם. מקם את הסמן בתא שאתה רוצה שהתא השמאלי העליון של הטבלה יופיע.
שלב 6. הקש
Ctrl+V כדי להדביק את הנתונים.
התאים הנפרדים מטבלת Word יוצבו לתאים נפרדים בגיליון האלקטרוני של Excel.
שלב 7. פיצול כל העמודות שנותרו
בהתאם לסוג הנתונים שאתה מייבא, ייתכן שיהיה עליך לבצע עיצוב נוסף. לדוגמה, אם אתה מייבא כתובות לעיר, קיצור המדינה ומיקוד עשויים להיות כולם באותו תא. אתה יכול לגרום ל- Excel לפצל אותם באופן אוטומטי.
- לחץ על כותרת העמודה של העמודה שברצונך לפצל כדי לבחור את העמודה כולה.
- בחר בכרטיסייה "נתונים" ולחץ על הלחצן "טקסט לעמודות".
- לחץ על הבא> ולאחר מכן בחר את "פסיק" בשדה התוחמים. אם אתה משתמש בדוגמה לעיל, הדבר יפריד בין העיר לקיצור המדינה ומיקוד.
- לחץ על סיום כדי לשמור את השינויים.
- בחר את העמודה שעדיין יש לפצל וחזור על התהליך, ובחר "רווח" במקום "פסיק" כמפריד. זה יפריד בין קיצור המדינה לבין המיקוד.
