מאגר לקוחות יכול לחסל הרבה מאוד ניירת לעסק, ולספק מאגר יחיד למידע לקוחות יקר שיכול לשמש צוותי מכירות, אנשי תמיכת לקוחות ואפילו צוות הנהלת חשבונות. אמנם ניתן לרכוש מוצרי תוכנה המספקים פורמטים בסיסיים למסד נתונים מסוג זה, אך ניתן ליצור מסדי נתונים מותאמים אישית על ידי שמירה על כמה יסודות לגבי הצורה והתפקוד.
צעדים
שלב 1. רכישת תוכנת יצירת מסדי נתונים
בחר מוצר התואם לעיבוד תמלילים ולכלי תוכנה אחרים המשמשים את העסק. זה יקל על ייבוא או ייצוא של נתונים ממקורות אחרים, ויאפשר להימנע מהכנסת כמות גדולה של נתונים למסד הנתונים החדש שנוצר.
שלב 2. קבע את סוג המידע שישכון במאגר הנתונים של הלקוחות
רוב העיצובים יכללו מידע כגון שם החברה, כתובת למשלוח דיוור, כתובת פיזית, שם איש קשר, מספרי טלפון ופקס וכתובות דוא ל. נתונים נוספים כגון מידע על תנאי חוזה, תמחור והערות על משימות ממתינות הקשורות לכל לקוח נכללים לעתים קרובות בנתונים שנלכדים ונשמרים במשאב אלקטרוני מסוג זה.
שלב 3. שקול את השימושים האפשריים עבור מסד הנתונים
לצד מתן משאב מרכזי לאחזור נתונים חשובים, חשוב במונחים של אילו סוגי דוחות ניתן ליצור באמצעות הנתונים, או אם מסד הנתונים מיועד לשימוש כמשאב ביצירת תוויות דיוור, רשימות דוא ל או אפילו רשימות לשימוש. בשידור פקס. שמירה על זה תעזור לך לקבוע כיצד לתת שם לכל אחד מהשדות שיכללו נתונים, ולהקל על תהליך יצירת פורמטים של דוחות הנובעים משדות אלה.
שלב 4. ארגן את שדות הנתונים
צור תבנית פשוטה העוקבת אחר רצף לוגי בכל הנוגע להזנת שמות, כתובות ופרטי יצירת קשר אחרים. פעולה זו מקלה על מעבר משדה אחד לשני עם מינימום הפרעה ולהשלים את כניסת רשומת הלקוח החדשה תוך פרק זמן סביר.
שלב 5. הגדר הרשאות לכל אחד מהשדות
זה כולל זיהוי אילו שדות ייכללו בפורמטים של דוחות, כמו גם אילו יכולים לשמש בסיס למיון או לחיפוש בערכי מסד הנתונים. הקצאת ההרשאות הנכונות לכל שדה תאיץ את אחזור הנתונים הנכונים בעת הצורך.
שלב 6. הכן פורמטים של דוחות
כמה פורמטים בסיסיים שניתן להשתמש בהם לעתים קרובות יספיקו לעתים קרובות, אם כי ניתן להעניק למשתמשי מפתח את היכולת ליצור דוחות מותאמים אישית הכוללים שדות רלוונטיים לעמדת התפקיד של המשתמש ורמת הגישה לנתוני הלקוח.
שלב 7. קבע אישורי התחברות וזכויות גישה
מאגר לקוחות מעשי כולל את היכולת ליצור אישורי התחברות המאפשרים רק לעובדים מורשים לגשת למידע. התקדמות נוספת, הקצאת רמות שונות של זכויות מבטיחה שכל משתמש יוכל להציג, לשנות ולהזין נתונים רלוונטיים לאחריות התפקיד שלו, אך אינו מסוגל לצפות במידע אחר שיש בו שימוש לאנשים אחרים.
שלב 8. סקור ובדוק את מאגר הלקוחות לפני השחרור
נסה להשתמש בגרסת הבטא עם קבוצה קטנה של עובדים כדי לוודא שכל אחת מהפונקציות פועלת כפי שחזה. השתמש בממצאי קבוצת הבדיקה הזו כדי לגהץ בעיות בביצועים, בפורמט ובקלות השימוש. לאחר שכל הנושאים מטופלים ונפתרים, ניתן לגלגל את הגרסה הסופית לכל החברה.
טיפים
- נסה לעצב את מסד הנתונים כך שיהיה מקום להוסיף שדות או תכונות נוספים ככל שצרכי החברה משתנים. זה יאפשר להמשיך להשתמש במוצר במשך מספר שנים מבלי שיהיה צורך להחליף אותו במוצר חזק יותר.
- אין זה יוצא דופן שלפיתוח מאגר לקוחות חדש לוקח פרק זמן ממושך. גם כאשר משתמשים בתוכנה המאפשרת ביצוע קל של מספר משימות, זה יכול לקחת שבועות עד שהפורמט האידיאלי יימצא.
