WikiHow זה מלמד אותך כיצד ליצור מסד נתונים באמצעות נתונים מתוך גיליון אלקטרוני של Microsoft Excel על ידי ייבוא הנתונים ישירות ל- Access, שהיא תוכנת ניהול מסדי הנתונים של Microsoft, או על ידי ייצוא נתוני Excel לתבנית שעובדת עם רוב תוכנות מסדי הנתונים. Microsoft Access הוא חלק מחבילת התוכנות של Microsoft Office וזמין רק עבור Windows.
צעדים
שיטה 1 מתוך 2: שימוש ב- Microsoft Access
שלב 1. פתח את Microsoft Access
זוהי האפליקציה האדומה עם א. פעולה זו פותחת את דף תבנית Access.
Access מיועד לשימוש עם Excel ומגיע יחד עם Excel ב- Microsoft Office Professional וזמין רק עבור Windows
שלב 2. לחץ על מסד נתונים ריק
אפשרות זו נמצאת בצד השמאלי העליון של החלון.
אם ברצונך להשתמש בתבנית אחרת עבור מסד הנתונים שלך ב- Access, בחר במקום זאת את התבנית הרצויה לך
שלב 3. לחץ על צור כאשר תתבקש
אפשרות זו נמצאת בפינה השמאלית התחתונה של החלון המוקפץ. מסד הנתונים של Access שלך ייפתח.
שלב 4. לחץ על הכרטיסייה נתונים חיצוניים
הוא נמצא בשורת התפריטים בחלק העליון של חלון הגישה.
שלב 5. לחץ על ייבוא שמור
תוכלו למצוא זאת בצד השמאלי הקיצוני של נתונים חיצוניים סרגל כלים. יופיע תפריט נפתח.
שלב 6. בחר קובץ
זה בתפריט הנפתח. בחירה באפשרות זו גורמת לתפריט מוקפץ.
שלב 7. לחץ על Excel
אפשרות זו נמצאת בתפריט המוקפץ. לחיצה עליו תפתח את חלון הייבוא.
שלב 8. לחץ על עיון
הוא נמצא בחלק הימני העליון של החלון.
שלב 9. בחר גיליון אלקטרוני של Excel
עבור לתיקיה שבה נמצא הגיליון האלקטרוני של Excel ולאחר מכן לחץ על גיליון האלקטרוני של Excel שברצונך לפתוח.
שלב 10. לחץ על פתח
זה בפינה השמאלית התחתונה של החלון.
שלב 11. ציין כיצד להעביר לנתונים
לחץ על לחצן הבחירה משמאל לאחד מהאפשרויות הבאות:
- ייבא את נתוני המקור לטבלה חדשה במסד הנתונים הנוכחי - בחר באפשרות זו אם יצרת מסד נתונים חדש ללא טבלאות או אם ברצונך להוסיף טבלה חדשה למסד נתונים קיים. על ידי יצירת טבלה חדשה תוכל לערוך את המידע ב- Access.
- הוסף עותק של הרשומות לטבלה - בחר באפשרות זו אם אתה משתמש במסד נתונים קיים ורוצה להוסיף את הנתונים לאחת הטבלאות במסד הנתונים. על ידי הוספת טבלה קיימת, תוכל לערוך את המידע ב- Access.
- קישור למקור הנתונים על ידי יצירת טבלה מקושרת - בחר באפשרות זו כדי ליצור היפר -קישור במסד הנתונים, שיפתח את מסד הנתונים של Excel ב- Excel. בשיטה זו, אינך יכול לערוך את המידע ב- Access.
שלב 12. לחץ על אישור
אתה תמצא את זה בתחתית החלון.
שלב 13. בחר גיליון
בחלק העליון של החלון, לחץ על שם הגיליון שברצונך לייבא ממסמך ה- Excel שבחרת.
- כברירת מחדל, Excel יוצר חוברות עבודה עם שלושה גיליונות אלקטרוניים שכותרתם "גיליון 1", "גיליון 2" ו"גיליון 3 ". ניתן להעביר גיליון אחד בלבד בכל פעם; אם יש לך מידע על כל שלושת הגיליונות, עליך להשלים את ההעברה בגיליון אחד ולאחר מכן לחזור לכרטיסייה "נתונים חיצוניים" ולחזור על כל השלבים עבור כל גיליון שנותר.
- תוכל למחוק, להוסיף ולערוך את שמות הגיליונות האלה ב- Excel, וכל השינויים שתבצע יופיעו במסד הנתונים של Access.
שלב 14. לחץ על הבא
זה בפינה השמאלית התחתונה של החלון.
שלב 15. אפשר כותרות עמודה
סמן את התיבה "השורה הראשונה מכילה כותרות עמודה" אם לדף Excel שלך יש כותרות עמודה משלו בשורה העליונה (למשל, א שׁוּרָה).
בטל את הסימון בתיבה אם ברצונך ש- Access ייצור את כותרות העמודות
שלב 16. לחץ על הבא
שלב 17. ערוך את העמודות והשדות של הגיליון האלקטרוני שלך במידת הצורך
אם ברצונך לייבא את כל השדות מהגיליון האלקטרוני ללא שינוי, דלג על שלב זה:
- כדי לערוך שדה, לחץ על כותרת העמודות שברצונך לשנות ולאחר מכן ערוך את שם השדה, סוג הנתונים ו/או אם הוא אונדקס או לא.
- אם אינך רוצה לייבא שדה, סמן את התיבה "אל ייבא שדה (דלג)".
שלב 18. לחץ על הבא
שלב 19. הגדר את המפתח הראשי למסד הנתונים
לקבלת התוצאות הטובות ביותר, השאר את הגדרת ברירת המחדל כאן כפי שהיא כדי לאפשר ל- Access להגדיר את המפתח.
תוכל גם להגדיר מפתח משלך על ידי סימון "בחר את המפתח הראשי שלי" והזן אותו בשדה שליד האפשרות הזו, או שאתה יכול לבחור "אין מפתח ראשי" (לא מומלץ)
שלב 20. לחץ על הבא
שלב 21. הוסף שם
הקלד שם לגיליון בשדה "ייבוא לטבלה".
דלג על שלב זה כדי להשאיר את מסד הנתונים מוגדר לשם ברירת המחדל שלו
שלב 22. לחץ על סיום
אפשרות זו נמצאת בצד הימני התחתון של החלון.
שלב 23. לחץ על סגור
זה בפינה השמאלית התחתונה של החלון. פעולה זו תסגור את חלון הייבוא ותיצור את מסד הנתונים שלך.
תחילה תוכל לסמן את התיבה "שמור שלבי ייבוא" אם ברצונך לוודא ש- Access תזכור את ההגדרות שלך עבור מסד נתונים זה
שיטה 2 מתוך 2: שימוש בתוכנת מסדי נתונים של צד שלישי
שלב 1. פתח את מסמך ה- Excel שלך
לחץ פעמיים על מסמך ה- Excel שברצונך להמיר למסד נתונים.
אם עדיין לא יצרת את המסמך שלך, פתח את Excel, לחץ על חוברת עבודה ריקה, וצור את המסמך שלך לפני שתמשיך.
שלב 2. לחץ על קובץ
הוא נמצא בשורת התפריטים בחלק העליון של חלון Excel (Windows) או בחלק העליון של המסך (Mac).
שלב 3. לחץ על שמור בשם
תמצא אפשרות זו ב- קוֹבֶץ תַפרִיט.
שלב 4. לחץ פעמיים על מחשב זה
זה באמצע הדף.
דלג על שלב זה ב- Mac
שלב 5. בחר פורמט קובץ
לחץ על התיבה הנפתחת "שמור כסוג" (Windows) או "פורמט קובץ" (Mac) ולאחר מכן בחר אחת מהפעולות הבאות:
- אם אתה משתמש ביישום מסדי נתונים מבוסס מחשב, לחץ על א . CSV פורמט (ערכים מופרדים בפסיקים).
-
אם אתה משתמש ביישום מסדי נתונים מבוסס אינטרנט, לחץ על . XML פוּרמָט.
אם אין במסמך Excel שלך נתוני XML, לא תוכל לבחור XML
שלב 6. לחץ על שמור
זה בתחתית החלון. פעולה זו תשמור את המסמך שלך באמצעות ההעדפות שבחרת.
שלב 7. צור מסד נתונים חדש ביישום מסד הנתונים שלך
תהליך זה ישתנה בהתאם ליישום שבו אתה משתמש, אך בדרך כלל תפתח את היישום, לחץ על חָדָשׁ (אוֹ קוֹבֶץ > חָדָשׁ), ופעל לפי כל ההנחיות שעל המסך.
שלב 8. אתר את הלחצן ייבוא …
זה נמצא לעתים קרובות על ידי לחיצה על קוֹבֶץ אפשרות, אך יישום מסד הנתונים שלך עשוי להשתנות.
שלב 9. בחר את קובץ ה- Excel שלך
אתר את הקובץ שיצאת מ- Excel ולחץ עליו פעמיים.
שלב 10. בצע את ההנחיות של יישום מסד הנתונים לייבוא הנתונים
שלב 11. שמור את מסד הנתונים
בדרך כלל תוכל לפתוח את תפריט "שמור" על ידי הקשה על Ctrl+S (Windows) או ⌘ Command+S (Mac).
טיפים
- ישנם מספר אתרי אינטרנט בחינם למאגרי מידע בהם תוכל להשתמש כדי ליצור מסד נתונים, אם כי יהיה עליך להירשם לחשבון עם רוב השירותים הללו.
- אם אין לך תוכנת מסדי נתונים מתפקדת באופן מלא, ייתכן שתצטרך גם תוכנית נפרדת לפתיחת קבצי מסדי נתונים במחשב PC או Mac.
