WikiHow זה מלמד אותך כיצד ליצור גיליון אלקטרוני של כתובות ב- LibreOffice Calc לשימוש במיזוג דואר של LibreOffice Writer. לאחר שתיצור את הגיליון האלקטרוני ותשמור אותו בפורמט המתאים, יהיה עליך לחבר אותו ל- Writer לפני שתוכל להתחיל לתייג שדות במסמך שלך. למרבה המזל, LibreOffice Writer מגיע עם כלי יצירת מסדי נתונים מהיר שהופך את התהליך לחתיכה.
צעדים
חלק 1 מתוך 3: יצירת הגיליון האלקטרוני
שלב 1. פתח את LibreOffice Calc
תוכל למצוא אותו בתפריט התחל של Windows או בתיקיית היישומים של Mac. Calc היא אפליקציית גיליונות אלקטרוניים הדומה מאוד ל- Microsoft Excel ול- Google Sheets.
שלב 2. תייג את כותרות העמודות שלך
תרצה להשתמש בכותרות כותרות רלוונטיות כמו שם, כתובת, מדינה וזיפ וכו '. תוויות אלה צריכות להיכנס לתאים נפרדים בשורה הראשונה של הגיליון האלקטרוני.
- זה יכול להיות מועיל לתייג כל עמודה בכמות המידע הקטנה ביותר האפשרית. לדוגמה, במקום עמודה אחת בשם כתובת, תוכל להשתמש ב- StreetAddress, State ו- Zip. במקום עמודה אחת עבור שם, תוכל לבצע שם פרטי ושם משפחה.
- עמודות הכותרת בפועל צריכות להיות מותאמות אישית לצרכיך.
שלב 3. מלא עמודות עם הנתונים למיזוג
כל שורה צריכה להכיל את הנתונים עבור איש קשר אחד. לאחר הזנת איש הקשר הראשון בשורה הראשונה הזמינה, הזן את איש הקשר הבא בשורה הבאה וכן הלאה.
אינך צריך להשתמש בעיצוב או סגנונות מיוחדים (כגון הדפסה מודגשת) מכיוון שהנתונים יעוצבו על ידי מסמך מיזוג הדואר שלך
שלב 4. שמור את הקובץ כמו בתבנית הקובץ ODF
פורמט הקובץ ODF מסתיים בסיומת הקבצים. ODS, שאולי נראית קצת מוזרה, אך היא נכונה. כדי לשמור את הגיליון האלקטרוני:
- לחץ על קוֹבֶץ תפריט בצד שמאל למעלה ובחר שמור כ.
- דפדף לתיקיה שבה ברצונך לשמור את הקובץ. יהיה עליך לזכור את המיקום הזה.
- בחר גיליון אלקטרוני של ODF (*.ods) מהתפריט הנפתח "שמור כסוג" או "פורמט".
- נְקִישָׁה להציל. בשלב זה, אל תהסס לסגור את אפליקציית Calc.
חלק 2 מתוך 3: חיבור הגיליון האלקטרוני
שלב 1. פתח את Libre Writer
תוכל למצוא אותו בתפריט התחל של Windows או בתיקיית היישומים של Mac.
אל תדאג לנסח את המכתב או המסמך שלך עדיין-אתה רק מחבר את הכתובות ל- Writer לעת עתה
שלב 2. פתח את אשף מקור הנתונים של כתובת
כלי זה מקל על יצירת מסד נתונים מהגיליון האלקטרוני שלך. כדי לעשות זאת:
- לחץ על קוֹבֶץ התפריט בצד שמאל למעלה.
- נְקִישָׁה קוסמים בתפריט.
- נְקִישָׁה כתובת מקור הנתונים.
שלב 3. בחר "מקור נתונים חיצוני אחר" ולחץ על הבא
זאת האפשרות האחרונה.
שלב 4. לחץ על כפתור ההגדרות
יופיע החלון "צור מקור נתוני כתובת".
שלב 5. בחר "גיליון אלקטרוני" ולחץ על הבא
זה אומר ל- Writer שאתה עובד עם פורמט הגיליון האלקטרוני.
שלב 6. בחר את הגיליון האלקטרוני שיצרת ולחץ על הבא
לשם כך, לחץ על לְדַפדֵף כפתור, נווט אל הגיליון האלקטרוני המכיל כתובות (המסתיימות בסיומת הקובץ. ODS) ולחץ פעמיים על הגיליון האלקטרוני כדי לבחור בו.
כדי לוודא שבחרת בגיליון אלקטרוני שניתן להשתמש בו, לחץ על בדיקת חיבור כפתור בפינה השמאלית התחתונה. תראה הודעה שאומרת שהחיבור נוצר בהצלחה. אם אתה רואה שגיאה, ייתכן שבחרת את הקובץ הלא נכון או שמרת אותו בפורמט הלא נכון.
שלב 7. לחץ על הלחצן סיום
כעת לאחר שחיברת את הגיליון האלקטרוני, תוכל להתחיל לייבא את הנתונים.
שלב 8. לחץ על הבא כדי להמשיך
לַעֲשׂוֹת לֹא לחץ על הלחצן "הקצאת שדות" מכיוון שהוא לא יעבוד בגיליון האלקטרוני שלך.
שלב 9. תן שם לקובץ מסד הנתונים (. ODB)
תסתכל על שם הקובץ בשדה "מיקום"-הקובץ נקרא "Addresses.odb" כברירת מחדל. אתה יכול לשמור את השם הזה אם תרצה, או לשנות אותו למשהו אחר-רק זכור לשמור את. ODB בסוף שם הקובץ.
- אם התיבה "הטמע הגדרה זו של פנקס כתובות במסמך הנוכחי" מסומנת, בטל אותה כעת.
- השדה "שם פנקס כתובות" הוא הדרך שבה רשימת כתובות זו תופיע ביישומי LibreOffice אחרים. אתה מוזמן לשנות זאת אם אתה רוצה.
שלב 10. לחץ על סיום
הגיליון האלקטרוני שלך מחובר כעת ל- LibreOffice Writer ומוכן לשימוש במיזוג הדואר שלך.
מסד הנתונים יישאר זמין לשימוש גם במכתבי טופס או מסמכים עתידיים
חלק 3 מתוך 3: יצירת מסמך מיזוג הדואר שלך
שלב 1. פתח מסמך חדש ב- LibreOffice Writer
אם כבר יצרת את מכתב הטופס, גיליון התוויות או תבנית המעטפה, פתח אותו כעת.
שלב 2. פתח את החלונית מקורות נתונים
לשם כך, לחץ על נוף בתפריט למעלה ולאחר מכן בחר מקורות מידע. תראה את הערכים של הגיליון האלקטרוני של הכתובת שלך בחלונית בראש המסמך. הפאנל יישאר שם כדי להקל עליך.
שלב 3. עיצב את המסמך כפי שאתה רוצה שהוא יופיע
לדוגמה, אם אתה כותב מכתב טופס, צור את המכתב כיצד תרצה שייראה.
שלב 4. גרור את כותרות עמודות הנתונים למיקומן המתאים
כותרות עמודות הנתונים הן התוויות האפורות מעל נתוני הכתובת בחלונית העליונה. לדוגמה, אם אתה כותב אות ורוצה שתתחיל עם "יקר (שם פרטי)", היית מקליד את המילה יקר, גרור את שם פרטי כותרת העמודה למקום שבו היית מקליד שם ולאחר מכן הקלד פסיק.
כאשר תגרור כותרת עמודה למיקום הרצוי, היא תופיע עם סוגריים משולשים משני הצדדים (למשל:)
שלב 5. שמור את המסמך שלך
כדי לוודא ששום דבר לא קורה בעבודה הקשה שלך, לחץ על קוֹבֶץ תפריט ובחר שמור כ. יש לשמור את הקובץ עם סיומת הקובץ. ODT, לכן בחר מסמך טקסט של ODF (*.odt) מהתפריט "שמור כסוג" או "פורמט".
שלב 6. הדפס את המסמך שלך
השלבים לעשות זאת משתנים בהתאם למה שאתה מדפיס.
- אם אתה מדפיס מכתב טופס, לחץ על קוֹבֶץ תפריט ובחר הדפס. תישאל אם ברצונך להדפיס טופס בחירה באותיות כן כאשר תתבקש. אם אינך רוצה להדפיס אותיות עבור כל האנשים ברשימת הכתובות, החזק את Ctrl (PC) או פקודה (Mac) תוך כדי לחיצה על אלה שאתה רוצה להדפיס. נְקִישָׁה בסדר ולאחר מכן הדפס כרצונך.
- אם יוצרים תוויות, עבור אל קוֹבֶץ > חָדָשׁ > תוויות, בחר את מסד הנתונים, הטבלה והשדות. בתחתית, בחר את סוג נייר התווית שאליו אתה מדפיס (למשל, Avery A4) והעדפות נוספות לייצור תוויות ולאחר מכן לחץ על להציל. משם, הלאה אפשרויות הכרטיסייה, לחץ סנכרן תוכן, ואז מסמך חדש ליצירת גיליון התוויות שלך. לאחר מכן תוכל להדפיס את המסמך לפי הצורך על ידי בחירה קוֹבֶץ > הדפס.
