כתבת מייל נהדר, אבל כשמגיע הזמן לכתוב את הצהרות הסיום שלך אתה פשוט לא יודע מה להגיד. זה נורמלי לחלוטין. מציאת דרך ברורה ותמציתית לסיים דוא ל עשויה להיות מתסכלת, אך זה לא בלתי אפשרי. כל שעליך לעשות הוא להוסיף סיכום מהיר של הנקודות שלך, להציע סגירה ידידותית ולחתום עם המילה או הביטוי הנכונים.
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: סיום מייל רשמי
שלב 1. אשר מחדש את מטרת הכתיבה
זה לא הכרחי למיילים קצרים או לתגובות מהירות לשאלת מישהו. אם בכל זאת כתבת מייל ארוך, או אם אתה מתמודד עם נושאים או חששות מרובים, הוסף משפט סיום קצר לסיכום המידע או הבקשה שלך.
אם, למשל, אתה מגיש מועמדות למשרה, אתה עשוי לכלול מידע בנוגע לאישורים והניסיון שלך. לאחר מכן תוכל לסכם את הדוא"ל שלך על ידי כתיבת "על סמך הרקע והניסיון שלי, אני מאמין שאהיה מועמד מצוין לתפקיד זה."
שלב 2. הוסף שורה לסיום
במשפט אחד, סיים את הדוא"ל שלך בהבעת תודה או בבקשה ליצירת קשר. אם אתה פונה למישהו אחר, תוכל לכתוב "תודה על הזמן" או "אני מצפה להיפגש איתך". אם אתה מגיב למישהו, תוכל לסיים עם "אנא אל תהסס לפנות אלי אם יש לך שאלות נוספות."
הסגירה המדויקת שבה אתה צריך להשתמש תלויה בנושא הדוא"ל שלך. רק זכור לשמור את הסגירה קצרה, מנומסת ורלוונטית לדוא"ל שלך
שלב 3. בחר את החתימה שלך
תמיד צפויות חתימות בעת סיום מייל רשמי. כאשר אתה מסיים דוא"ל רשמי, אתה רוצה לבחור סימן נימוס ומכבד. נסה לסגור כמו "בברכה", "בכבוד רב", "תודה" או "איחולים".
- הימנע משימוש בקיצור או בקיצורים. תמיד עדיף לכתוב מילים מלאות בחתימה רשמית.
- נסו להימנע מסגירות קרובות מדי או רשמיות. רישומים כמו "אהבה" הם אישיים מדי לדואר אלקטרוני רשמי, בעוד ש"כבודך "מתאים רק כאשר פונים לגורמי ממשל.
שלב 4. הקלד את שמך המלא
כאשר אתה מסיים דוא ל רשמי, אתה תמיד רוצה להשתמש בשם הפרטי ובשם המשפחה שלך. אתה לא יודע כמה אנשים בשם ג'ון או ליסה הנמען מכיר. הוספת שם המשפחה שלך עוזרת להם להיזכר בך מהר וברור יותר.
שיטה 2 מתוך 3: סיום מייל בלתי פורמלי
שלב 1. תן סיבה לסיום הדוא"ל
סיים בעדינות את הדוא"ל שלך על ידי מתן הערת סגירה מהירה לפני החתימה. זה צריך להיות ידידותי ולא חייב להכיל הרבה פרטים. משפט כמו, "בכל מקרה, אני צריך להכות את הספרים!" היא הערת סיום טובה בהחלט.
שלב 2. שמור על קו התקשורת פתוח
הוסף הצהרה מהירה שתודיע לנמען שלך שאתה רוצה לשמוע מהם. הכתיבה, "הודע לי אם אתה צריך עוד משהו", או "אני לא יכול לחכות לשמוע מה עשית", היא ידידותית ורגועה.
שלב 3. התנתק
סיום מייל לא רשמי יכול להיות הרבה יותר מקרי מאשר מייל רשמי. בהתאם לנמען שלך, החתימות יכולות לכלול:
- אהבה
- לחיים
- נתראה
- שלך
- להתראות
שלב 4. חתום על שמך
עם דוא ל לא רשמי, בדרך כלל אינך צריך לחתום את כל שמך. הנמען כבר יודע מי אתה. זה בהחלט מקובל רק לחתום על שמך הפרטי.
אם אתה כותב מישהו קרוב אליך, תוכל גם להשתמש בכינוי. אם חברים או בני משפחה קוראים לך בכינוי, זה יכול להיות כיף וידידותי להשתמש בזה כשאתה חותם
שיטה 3 מתוך 3: שימוש בבלוק חתימה
שלב 1. החליטו אם יש צורך בחתימה
אם אתה שולח מייל אישי, אין צורך בחתימה. חסימת חתימה כוללת מידע כולל הכותרת שלך, פרטי הקשר שלך ופרטי החברה או הארגון שלך. אל תדאג לכלול מידע זה אם אתה שולח מייל בלתי פורמלי או אישי. במקום זאת, רק תחתום את שמך.
- לעתים קרובות, החברה או הארגון שלך ידרשו חתימה והם יידעו אותך איזה מידע הם דורשים. שאל את החברה שלך אם יש להם בלוק חתימה סטנדרטי שהם רוצים שתשתמש בו.
- אם החברה שלך אינה מספקת חסימת חתימה סטנדרטית, תוכל גם להעתיק בלוק ממישהו אחר בארגון שלך ולהחליף את פרטי ההתקשרות שלו עם שלך.
שלב 2. הוסף את המידע שלך
חסימת החתימה שלך צריכה לכלול כמה דברים בסיסיים. לכל הפחות, זה צריך להיות שם המשפחה ושם המשפחה שלך, הכותרת שלך, מספר הטלפון שלך וכתובת הדוא ל שלך. תוכל גם לבחור לכלול את הלוגו של החברה או הארגון שלך, אתר אינטרנט וקישורים למדיה חברתית כמו לינקדאין, יוטיוב ופייסבוק..
- אם לחברה או לארגון שלך אין פורמט חתימה סטנדרטי, בצע את התהליכים הבסיסיים הבאים: שים את שמך ראשון, ואחריו הכותרת שלך בשורה הבאה. לאחר מכן, הוסף את כתובת הדוא"ל שלך ואת מספר הטלפון שלך ושם את פרטי החברה או הקבוצה שלך אחרון.
- נסה לשמור על החתימה שלך קצרה ופשוטה. השתמש בשלוש או ארבע שורות טקסט. הוסף לוגו במקום להקליד את שם החברה שלך, והשתמש בסדרה של סמלים של רשתות חברתיות במקום להקליד כתובות אתרים.
- היזהר מלכלול יותר מדי מידע ברשתות החברתיות. קישורים צריכים לעבור למידע של המדיה החברתית של החברה שלך. אם לחברה שלך אין חשבונות מדיה חברתית, בדרך כלל לא ראוי לקשר לחשבונות שלך, אלא אם נאמר לך במפורש לעשות זאת.
שלב 3. שמור את החתימה שלך לשימוש חוזר
רוב לקוחות הדוא"ל כולל Gmail ו- Outlook מאפשרים לך לשמור את החתימה שלך כך שתוכל להוסיף אותה בלחיצה אחת במקום להקליד אותה. בדוק תחת הגדרות הדוא"ל שלך כדי להגדיר את החתימה שלך.
