דוא"ל היא צורת תקשורת נפוצה וידיעה כיצד להציג את עצמך בפני מישהו בדוא"ל יכולה לעזור לקריירה שלך ולמאמצי הרשתות שלך. כתיבת מייל היכרות תמציתי וברור תגדיל את הסיכוי שהנמען שלך ייקח את הזמן לקרוא אותו ויתקשר איתך. הימנע מכמה מהטעויות הנפוצות יותר כדי לוודא שאתה מתבלט מההמון.
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: התחל חזק
שלב 1. הפוך את שורת הנושא לברורה
לנמען שלך צריך להיות מושג טוב על מה הדוא"ל עוסק עוד לפני שהוא פותח אותו. שמור על זה גם קצר; נושא ארוך יכול להיות מסורבל. בדוא"ל היכרות בדרך כלל מקובל לכתוב "מבוא - שמך".
התקנים ניידים יראו בדרך כלל רק כ-25-30 תווים של הנושא, אז שמור על קצר
עֵצָה:
הקפד לכתוב את שורת הנושא תחילה! טעות נפוצה היא שמירת שורת הנושא לסוף, מה שעלול לגרום לשכחה לכתוב אותה בכלל.
שלב 2. נפתח עם הצדעה עסקית
אל תתחיל עם "שלום" או "היי". אתה יכול להשתמש בברכות כאלה ברגע שהכרת את האדם. התחל עם ברכה עסקית מוכחת. הימנע משימוש בשם הפרטי של הנמען בהצדעה.
- "גב '/גברת/גברת יקרה." - אם אינך בטוח כלל לגבי מצבה המשפחתי של הנקבה שאליה אתה שולח דוא"ל, עליך תמיד להשתמש ב"גברת "כברירת מחדל. כיוון שהוא פחות יומרני.
- "למי זה עשוי להדאיג" - יש להשתמש בזה רק אם אינך בטוח מי יקבל את ההודעה.
שלב 3. הציגו את עצמכם
המשפט הראשון שלך צריך להציג את עצמך בפני הנמען שלך. זה מאפשר להם לשייך שם לשאר הודעת הדוא ל.
- "שמי…"
- תן את הכותרת שלך אם רלוונטי. אם יש לך מספר כותרות, אל תפרט את כולן, רק את החשוב או הרלוונטי ביותר.
שיטה 2 מתוך 3: שמירה על תמציתיות
שלב 1. הסבר כיצד קיבלת את כתובת הדוא"ל של הנמען
הודע לנמען כיצד גילית את פרטי הקשר שלו. זה עוזר להראות שעברת את הערוצים המתאימים כדי להגיע אליהם.
- "מנהל המשרד שלך כיוון אותי לעבר כתובת הדוא"ל הזו"
- "מצאתי את כתובת הדוא"ל הזו באתר שלך"
- "כך וכך אמר שאני צריך ליצור איתך קשר"
שלב 2. שוחחו על הפעם האחרונה שנפגשתם (אם רלוונטי)
ריצה בזיכרון של האדם יכולה להוביל לעיסוק רב יותר.
- "שוחחנו בקצרה בכנס בשבוע שעבר"
- "דיברנו אתמול בטלפון"
- "ראיתי את המצגת שלך על …"
שלב 3. שיתוף אינטרס משותף
זה יכול לעזור לך להתייחס לנמען שלך ולמנוע מהאימיילים העסקיים שלך להיראות קרים מדי. על מנת לקבוע אינטרסים הדדיים, ייתכן שיהיה עליך לבצע מעט מחקר על הנמען. תחומי מחקר אפשריים כוללים פייסבוק, טוויטר ולינקדאין.
- הקפד ליידע את האדם היכן מצאת את האינטרס ההדדי הזה, אחרת תצא כמעצב.
- אם אפשר, נסה לשמור על האינטרס ההדדי הקשור לעסקים, כגון משהו בתחום שלך או תשוקה מקצועית ששניכם חולקים.
שלב 4. תן את הסיבה שלך ליצירת קשר
אל תחכה יותר מדי זמן כדי להגיע לעניין. אף אחד לא הולך לקרוא הודעת דוא ל הכוללת מספר פסקאות הרבה לפני שמופיע משהו שדומה לנקודה. הסבר בצורה ברורה ופשוטה מה אתה רוצה ומדוע אתה פונה לאותו אדם בנושא. אם אתה מבקש עצה או מבקש בקשה אחרת, וודא שניתן לנהל אותה, במיוחד אם זהו איש הקשר הראשון שלך.
- "אני מעוניין ללמוד עוד על …"
- "הייתי רוצה להיפגש איתך מתישהו כדי לדון …"
- "אשמח לחוות דעתך על …"
שלב 5. שמור את הדוא"ל שלך ממוקד בנושא אחד
לתת למייל שלך להתפתל עלול לגרום לנמען לאבד עניין או לשכוח מדוע שלחת אימייל מלכתחילה.
עֵצָה:
שאל את הנמען רק דבר אחד בדוא ל שלך.
שיטה 3 מתוך 3: יציאה
שלב 1. הודו לנמען על זמנו
אף אחד לא אוהב לעבור על כל הדוא ל שלו, לכן הקפד להודות לנמען שלך על שהקדשת מזמנך לקרוא את הודעתך. נימוס פשוט זה ישפר מאוד את מצב הרוח של הנמענים שלכם ויגדיל את הסיכוי שתקבלו תגובה.
- "אני מעריך שהקדשת מזמנך לקרוא את המייל הזה."
- "תודה שהקדשת זמן מלוח הזמנים שלך כדי לקרוא את זה."
שלב 2. ספק קריאה לפעולה
בקש מהנמען לכתוב לך בחזרה, להתקשר, לחשוב על ההצעה שלך או כל דבר אחר כדי להעסיק אותו. שאלת שאלה היא עוד דרך מצוינת להגדיל את המעורבות.
- "התקשר אלי כשיהיה לך זמן פנוי"
- "ניפגש בקרוב לארוחת צהריים"
- "על מה אתה חושב …?"
- "אני מצפה לתגובתך"
שלב 3. סיים את הדוא"ל
בסיום דוא ל מקצועי, וודא שהסיום שלך אסיר תודה אך תמציתי. הצדעה פשוטה לסיום תשאיר את האימייל שלך מקצועי תוך שהוא מביע את הכרת התודה שלך.
- "בכנות,"
- "תודה,"
- "בברכה/חמות"
- "הטוב ביותר,"
- הימנע מ"שלך באמת "," בכבוד רבך "," לחיים! "," שלום "," תודה על ההתייחסות."
שלב 4. כלול את החתימה שלך
אם לא הגדרת את שירות הדוא"ל שלך כך שיכלול את החתימה שלך, הקפד לסיים את שמך, כותרתך ופרטי יצירת הקשר שלך. אל תעמיס על החלק הזה עם חמישה מספרי טלפון, שתי כתובות דוא"ל ושלושה אתרים. הקפד על כך שהנמען ידע את הדרך הטובה ביותר לחזור אליך. הימנע מלכלול ציטוטים בחתימה שלך.
-
-
- ג'ו סמית '
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
שלב 5. הגהה את המייל
לפני לחיצה על כפתור "שלח", קח זמן לקרוא את הדוא"ל שלך מספר פעמים, ולתקן את השגיאות שאתה מוצא בדרך. מכיוון שדוא"ל זה יהיה כנראה הקשר הראשון שלך עם הנמען, עליך להשאיר את הרושם הטוב ביותר האפשרי. שגיאות כתיב ושגיאות דקדוקיות יהפכו במהירות את הדוא"ל שלכם למראה הרבה פחות מקצועי.
