הודעות דוא"ל מהוות דרך מהירה וקלה ליצור קשר עם עמיתים לעבודה ושותפים עסקיים אחרים, ומהווים כלי יעיל לתזמון כל סוגי הפגישות. בין אם אתה מנסה לקבוע פגישה עם עמית לעבודה, ממונה או זר גמור, תחילה עליך לעצב את הודעת הדוא"ל עם שורת נושא ברורה וטקסט גוף. לאחר שחתמת את הדוא"ל שלך ושלחת את ההודעה, המתן 3-5 ימים לפני שתשלח תגובת המשך.
צעדים
שיטה 1 מתוך 2: עיצוב הדוא"ל
שלב 1. ציין בשורת הנושא שתרצה לפגוש
ציין בבירור את מטרתך בשורת הנושא של הודעת הדוא"ל, כך שהנמען יידע מיד כי ברצונך להיפגש עמו. הימנע משימוש בשפה מעורפלת כמו "פגישה" או "זמן מפגש אפשרי". במקום זאת, השתמש בתאריכים ובמסגרות זמן ספציפיות בשורת הנושא כך שהנמען שלך יודע למה לצפות מיד.
לדוגמה, הקלד משהו כזה: "בקשת פגישה ליום 17/5 בשעה 11 בבוקר"
שלב 2. השתמש בברכה מתאימה כדי להתחיל את הדוא"ל שלך
נסה להשתמש בברכה רגילה ורשמית כאשר אתה מתחיל לכתוב את ההודעה שלך. אם אתה פונה לנציג ציבור או לאדם מכובד אחר שמעולם לא פגשת, השתמש בכותרתו המלאה בכותרת. אם אתה יוצר קשר עם עמית לעבודה או ממונה, השתמש בכבוד כמו "מר", "גברת", "מייקס" או "מיס". ככלל אצבע כללי, נסה להשתמש בברכות כמו "יקירי", "שלום" ו"הי "כדי להתחיל את הדוא"ל שלך.
- אם אתה פונה למשרד או לקבוצה כללית במקום לאדם פרטי, השתמש במקום זאת ב"מי זה עשוי להדאיג ".
-
לדוגמה, אם פנית לממונה עליך, נסה לנסח את ההצדעה כך:
"מר ג'קסון היקר, אני מקווה שהאימייל הזה ימצא אותך טוב! רציתי לפנות אליך בנוגע לפגישה אפשרית ".
שלב 3. הציג את עצמך אם אתה נפגש עם זר גמור
הקדש את הפסקה הראשונה שלך למבוא קצר אם אתה כותב לנציג ציבור או לאדם אחר שמעולם לא פגשת בעבר. התמקדו בשם שלכם, בעמדה ובחיבור המקצועי שלכם, כך שהנמען יודע מי אתם ולמה אתם פונים אליו. אם אתה יוצר קשר עם מישהו שאתה כבר מכיר, כמו בוס או עמית לעבודה, אל תרגיש מחויב לכלול פסקת מבוא.
- ההקדמה שלך לא אמורה לקחת הרבה זמן לקרוא.
-
נסה לכתוב משהו כזה:
גב 'אטקינס היקרה, שמי שרה קלמנט, ואני עובד במקלט החיות של מחוז ג'ונס.
שלב 4. תאר את הסיבה לפגישה ואת חשיבותה הכוללת
בתחילת המייל (לאחר ההקדמה שלך, אם בחרת לכלול אחד כזה), ציין את סוג הפגישה שתרצה לקיים עם הנמען, והאם מדובר ברומן רשמי או מזדמן. לאחר שהסברת למה מיועדת הפגישה, הרחב מדוע הפגישה חשובה למשימה שאתה מנסה להשלים. נסה לשמור על ההסבר שלך בקצרה, כיוון שלנמען שלך אין הרבה זמן לעבור על הדוא ל שלך.
לדוגמה, נסה לכתוב משהו כזה: "האם תוכל להיפגש איתי בשבוע הבא כדי לדון במסע האימוץ הקרוב? מכיוון שאתה היועץ הפיננסי הנוכחי של בית המחסה לבעלי חיים, אני מאמין שתוכל לספק תובנה רבה לגבי תקציב העבודה של הארגון לאירוע"
שלב 5. הצע מקום וזמן אפשריים לפגישתך
נסה לחשוב על מקום שמוכר ונגיש בקלות לנמען. אם אתה עובד באותו בניין או במיקום כללי של האדם שאתה שולח לדוא ל, בדוק אם תוכל להיפגש במהלך הפסקת צהריים. אם אתה והנמען לא גרים או עובדים במיקום סמוך, נסה להציע מסעדה או אזור ציבורי אחר בו תוכל להיפגש. בנוסף, ציין טווח זמנים שעובד עבורך, כך שהנמען יוכל לספר לך את זמינותו ביתר קלות.
- אם לשניכם יש לוחות זמנים עמוסים, שקול לקבוע פגישת טלפון או ועידת וידיאו.
- למשל, ניסח משהו כזה: “האם תוכל להתנדנד ליד מקלט החיות מתישהו השבוע? אני אהיה בדלפק הקבלה כל יום בין השעות 9 ל -5 ".
שלב 6. בקש שהנמען ישיב להודעה שלך
מכיוון שאתה מתזמן אירוע טכני, בקש בנימוס שהנמען יענה בזמינותו. אם אתה יוצר קשר עם אדם עסוק במיוחד, זכור שאולי ייקח להם יום או יומיים להגיב. חזור.
לדוגמה, אמור דבר כזה: "אם תוכל ליידע אותי על זמינותך לשבוע הבא, אעריך זאת מאוד!"
שלב 7. השתמש בשפת סגירה לבבית בעת סיום הדוא"ל
ניסוח משפט סיום שמחדש את מטרת הדוא"ל שלך, כך שהנמען יבין בבירור את מטרת הפגישה. השתמש בטון ידידותי כדי לחתום על הדוא"ל שלך, תוך שימוש בביטויים כמו "בכנות", "תודה" או "איחולים". לאחר כתיבת החתימה, השאר חתימה מתחת לשמך, המשקפת את עמדתך או הקריירה הנוכחית שלך.
- הפנה את השפה שלך לנמען. אם אתה מדבר עם עמית לעבודה, סימן כמו "נתראה בקרוב" יהיה הגיוני יותר מאשר "בכבוד שלך". אם אתה יוצר קשר עם ממונה, "בכנות" או "איחולים" יתאים יותר מאשר חתימה מזדמנת כמו "נתראה".
-
לדוגמה, כתוב משהו כזה:
אני מצפה להיפגש איתך בקרוב, מכיוון שאני רוצה שדחף האימוץ הזה יהיה כמה שיותר מוצלח.
בכנות, שרה קלמנט
רכז פעילויות, מחסה לבעלי חיים במחוז ג'ונס
שלב 8. כלול את כל הקבצים המצורפים הרלוונטיים הקשורים לפגישה
צרף מסמכים, גיליונות אלקטרוניים או קבצים רלוונטיים אחרים שיכולים לסייע בהכנת הנמען לפגישה. אם אתה פונה למישהו בנוגע לנושא מורכב, כלול את כל החוברות או דפי הנתונים הנדרשים כדי לעזור לנמען להבין את נושא הפגישה.
לדוגמה, אם אתה דן בשינויי תקציב לאירוע הקרוב, מומלץ לכלול גיליון אלקטרוני של התקציב של השנה הקודמת
שלב 9. השתמש בשפה מקצועית ודקדוק נכון לאורך כל הדוא"ל
קרא את ההודעה שלך לגבי כל שגיאות דקדוק ברורות ושגיאות כתיב, כך שהטיוטה הסופית שלך נראית מלוטשת ונקיה ככל האפשר. בנוסף, הסר כל קיצורים או סלנג שגורמים להודעה להיראות יותר מקרית או קשה יותר להבנה. אם הטיוטה הסופית שלך לא נראית ונשמעת מקצועית, ייתכן שהנמען לא יתייחס לבקשתך ברצינות.
אמנם אימוג'ים יכולים להיות מהנים לשימוש בטקסטים ובאימיילים מזדמנים, אך לא כדאי להשתמש בהם כדי לבקש פגישה
שיטה 2 מתוך 2: מעקב עם הנמען
שלב 1. ניסוח דוא"ל המשך אם הנמען לא יחזור אליך תוך 3-5 ימים
תן לנמען מספר ימים לקרוא ולענות לבקשתך. אם אינך שומע תוך שבוע עסקים, שלח לאדם דוא ל מהיר כדי להזכיר לו שאתה מחכה לתשובה. הדגישו שאתם אסירי תודה על ההזדמנות לפגוש אותם וכי אתם מודים על זמנם.
- שיחות מעקב הן גם דרך יעילה לבצע צ'ק -אין עם האדם שאתה מנסה להיפגש איתו.
- לדוגמה, ניסוח דבר כזה: "רק רציתי לעקוב אחריך בנוגע לבקשת הפגישה שלי. כשיהיה לך זמן פנוי, תוכל לומר לי את זמינותך לפגישה מתישהו בשבוע הבא?”
שלב 2. מגהץ את פרטי הפגישה בדוא"ל נוסף
לנהל משא ומתן עם לוח הזמנים של אדם אחר ברגע שהוא עונה. שים לב לזמינותו של האדם האחר, ואשר שעת פגישה בתאריך שבו שניכם זמינים. נסה לאשר תאריך ושעה בתוך 1-2 הודעות דוא ל כדי למנוע בלבול ועומס בתיבת הדואר הנכנס שלך.
- נסה להיות גמיש ככל האפשר. אם אתה פונה לאדם עסוק, ייתכן שהוא לא יוכל להיפגש איתך מיד.
- אל תקבע פגישה ברגע האחרון. אם הנמען עסוק, ייתכן שלא תוכל להסכים על מועד להיפגש.
שלב 3. שלח תזכורת או אישור מספר ימים לפני הפגישה
אם אתה רוצה להיות מוכן במיוחד לפני הפגישה המתוכננת, נסה לשלוח הודעת דוא"ל לאישור הנמען כתזכורת. אל תהפוך את הדוא"ל הזה לארוך מדי, במקום זאת, ציין את היום, השעה והמקום שאתה מתכנן לפגוש כדי לבדוק שוב שהפגישה עדיין מתוכננת.
-
למשל, כתוב משהו כזה:
רק רציתי לאשר כי אנו עדיין נפגשים ב -17 במאי בשעה 11 בבוקר במעון החיות של מחוז ג'ונס.
