למרות שאנשים שולחים מסמכים בתדירות נמוכה יותר מכפי שפעם, ייתכן שתצטרך לשלוח פקס מדי פעם. יש עדיין הרבה סיבות טובות לשלוח פקס, במיוחד אם אתה שולח חוזים או אם לנמען שלך אין את הטכנולוגיה או הציוד הדרוש לשליחת מסמכים בדרך אחרת. למרבה המזל, אתה יכול לפקס מסמכים באמצעות מכשיר פקס, מחשב או אפילו טלפון חכם.
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: שימוש במכשיר פקס
שלב 1. הגדר את מכשיר הפקס שלך
על מנת לשלוח ולקבל פקסים באמצעות מכשיר פקס, יהיה עליך לוודא שמכשיר הפקס שלך מחובר ומחובר לחיבור הטלפון הקווי שלך.
- קו ייעודי מומלץ אם אתה מתכנן לשלוח פקס לעתים תכופות מכיוון שלא תוכל להשתמש במכשיר הפקס והטלפון בו זמנית.
- עליך גם לוודא שבמכשיר הפקס שלך יש טונר ונייר אם אתה מתכנן לקבל פקסים.
- אם אין לך מכשיר פקס בבית או בעבודה, ייתכן שתוכל לשלוח אותו בחינם מהספרייה הציבורית המקומית שלך. תוכל גם ללכת לחנות כגון Kinko's או The UPS Store כדי לפקס את המסמכים שלך תמורת תשלום. אפשרויות אלה פועלות בצורה הטובה ביותר אם אינך מצפה לשלוח פקסים לעתים קרובות.
שלב 2. התאם את ההגדרות שלך
כל מכשירי הפקס שונים, אך בדרך כלל תהיה לך אפשרות להתאים הגדרות מסוימות. קרא את הוראות השימוש שלך כדי ללמוד עוד על התכונות הספציפיות הזמינות במחשב שלך.
- אם אתה רוצה לדעת בוודאות שהפקס שלך הועבר בהצלחה, הפעל את הגדרת דף האישור. כאשר תכונה זו מופעלת, המכשיר ידפיס דף לאחר שליחת פקס, שיודיע לך אם הוא הועבר בהצלחה או לא.
- תוכל גם להגדיר כותרת פקס, שהיא שורת טקסט שתופיע בחלק העליון של כל מסמך שאתה שולח. בדרך כלל הוא כולל מידע בסיסי על מקורו של הפקס.
- אם אתה מתכנן לקבל פקסים גם כן, תוכל לבחור בין מצב קבלה אוטומטי או מצב קבלה ידני, אשר יחייב אותך לקבל כל פקס נכנס.
שלב 3. אסוף את המסמכים שלך
שימוש במסמכים המקוריים במקום בצילומים יספק לנמען מסמך נקי וקל יותר לקריאה.
השתמש בדף כריכה על גבי הדפים שתשלח בפקס. גיליון השער צריך להכיל מידע כגון שם השולח ומספר הפקס, שם הנמען ומספר הפקס, התאריך ומספר העמודים הכלולים בפקס
שלב 4. הנח את המסמכים שלך במכונה
במכונות רבות יש גם מזין נייר וגם מסך שטוח. אם יש לך רק דף אחד, תוכל להשתמש באחת מהפונקציות. אם יש לך מספר עמודים, מזין הנייר בדרך כלל עובד טוב יותר.
- בעת שימוש במזין הנייר, תוכל להכניס את כל הדפים שלך בבת אחת. במכשיר הפקס שלך אמור להיות סמל המציין לאיזה כיוון הניירות אמורות לפנות במזין הנייר. מכשירי פקס מסוימים מציעים גם אפשרות לסרוק ולשלוח פקס משני צידי המסמך, לכן בדוק במדריך למשתמש שלך אם הדבר אפשרי במכשיר שלך.
- בעת שימוש במסך שטוח, הרם את המכסה בחלקו העליון של המכונה והנח את המסמך שלך כלפי מטה על מסך הזכוכית. הקפד ליישר את המסמך שלך עם הסימונים המופיעים על המסך וסגור את המכסה לפני שתמשיך.
שלב 5. הזן את מספר הפקס
בעת הזנת המספר, הקפד לכלול את קידומת אזור החיוג, קידומת מדינה וכל מספר שאתה צריך לחייג אליו. עליך להזין את המספר בדיוק כפי שהיית עושה אם היית מתקשר למספר באמצעות טלפון.
שלב 6. לחץ על כפתור השליחה
לאחר מספר שניות, תשמע את המכשיר מתחיל לשדר את הפקס והניירות יתחילו להיכנס למכשיר הפקס.
על הכפתור במכשיר שלך כתוב "לך" או "פקס" במקום "שלח"
שלב 7. חפש הודעת אישור
מכונות מסוימות יציגו הודעה על המסך כדי ליידע אותך אם הפקס שלך הועבר בהצלחה. אם הגדרת את ההגדרות שלך לקבלת אישורים מודפסים, המכשיר שלך ידפיס דף המפרט את סטטוס הפקס שלך.
שיטה 2 מתוך 3: פקס עם מחשב
שלב 1. בחר תוכנית
בעת שליחת פקס ממחשב, תהיה לך אפשרות להשתמש בתוכנה המותקנת במחשב שלך או בשירות מקוון.
- חלק ממערכות ההפעלה מגיעות עם תוכניות המאפשרות לשלוח פקסים. ל- Windows 7, למשל, יש כלי שנקרא פקס וסריקה, המאפשר לשלוח פקס ללא מכשיר פקס.
- על מנת להשתמש בתוכנת מחשב, יהיה עליך לחבר את המחשב לקו טלפון. אם זה לא אפשרי, נסה להשתמש בשירות מקוון במקום זאת.
- ישנם מספר שירותים מקוונים זמינים, כולל MyFax, eFax ו- FaxZero. חלקם בחינם, חלקם דורשים מנוי או חברות, וחלק מהשירותים יבקשו ממך לשלם לפי פקס.
שלב 2. פתח את התוכנית וצור פקס חדש
כל תוכנית היא ייחודית, אך אתה אמור לראות אפשרות בשם "צור פקס חדש" או משהו דומה.
שלב 3. צרף את המסמכים שלך
על מנת לפקס מסמכים באמצעות מחשב, יהיה עליך להעלות אותם להודעה שלך. אתה אמור לראות כפתור שאומר "העלה מסמכים" או משהו דומה.
- אם יש לך מסמכים אלקטרוניים, תוכל לחפש אותם במחשב שלך ולצרף אותם להודעה שלך.
- אם יש ברשותך מסמכי נייר, יהיה עליך להשתמש בסורק כדי לבצע אותם דיגיטציה. אם אין לך סורק, תוכל גם לצלם את המסמכים או לשלוח לעצמך דוא"ל או להעלות את התמונה ישירות למחשב שלך.
שלב 4. הזן את מספר הפקס והודעה
הקלד הודעה קצרה לנמען שלך בחלל המסופק על המסך, בדיוק כמו שהיית שולח הודעת דוא ל. זה ישמש כגיליון הכריכה שלך, כך שאין צורך לצרף דף כריכה נפרד. יהיה עליך גם להזין את מספר הפקס של הנמען בשדה TO.
ייתכן שתתבקש להקליד קוד אישור כדי להוכיח שאינך רובוט
שלב 5. לחץ על שלח
לאחר שצירפת את המסמכים שלך, הקלדת את ההודעה והזנת מספר הפקס של הנמען, לחץ על כפתור השליחה וסיימת.
שיטה 3 מתוך 3: שימוש בטלפון או טאבלט
שלב 1. הורד אפליקציה
יש מגוון אפליקציות לנייד הזמינות לטלפונים וטאבלטים המאפשרות לך לשלוח פקסים בדיוק כמו שהיית עושה מהמחשב שלך. חלק מהאפליקציות הן בחינם, בעוד שאחרות עשויות לגבות תשלום. האפליקציות הפופולריות כוללות Files Anywhere, צורב פקס ו- JotNot Fax.
חלק מהיישומים יספקו לך מספר פקס זמני, מה שאולי לא יהיה אידיאלי אם אתה מתכנן לשלוח ולקבל לעתים קרובות
שלב 2. פתח את האפליקציה ובחר את המסמך שלך
לאחר שתפתח את האפליקציה במכשיר הנייד שלך, תתבקש ליצור פקס חדש. הדבר הראשון שעליך לעשות הוא לבחור את המסמך שברצונך לשלוח בפקס.
- אם המסמך שלך נשמר באופן מקומי במכשיר שלך, בדוא"ל שלך או בשירות אחסון ענן כגון DropBox, אתה אמור להיות מסוגל לחפש ולהעלות את המסמך שלך מהאפליקציה.
- אם יש לך מסמך נייר, תוכל להשתמש בטלפון או בטאבלט כדי לצלם את המסמך ולצרף אותו להודעה שלך.
שלב 3. הזן את מספר הפקס והודעה
הקלד הודעה לנמען שלך, בדיוק כפי שהיית שולח את הפקס ממחשב. הקפד להזין את מספר הפקס של הנמען בשדה TO של ההודעה שלך.
שלב 4. לחץ על שלח
לאחר שצירפת את המסמכים שלך, הקלדת את ההודעה והזנת מספר הפקס של הנמען, לחץ על כפתור השליחה והפקס יישלח.
טיפים
- שדרג למדפסת All-in-One אם ברצונך להיות מסוגל לשלוח פקס מהבית או מהמשרד מבלי להוריד תוכנות, להעלות מסמכים לאתר אינטרנט או לרכוש מכשיר פקס נפרד. עדיין תזדקק לחיבור טלפון.
- אם יש לך חשבון עם שירות פקס מקוון כמו RingCentral או eFax, תוכל להשתמש בחשבון שלך כדי לשלוח פקסים ישירות מ- Gmail. כל שעליך לעשות הוא להזין את מספר הפקס שאליו ברצונך לשלוח ואחריו @domainname.com בשדה TO. לדוגמה, אם אתה משתמש ב- eFax, היית מזין [email protected].
- מכשירי פקס לפעמים נתקעים ודפים לפעמים נדבקים זה לזה. אם זה קורה, יהיה עליך לשלוח שוב את המסמך שלך.
