דוא"ל הוא כיום אחת מצורות התקשורת הנפוצות ביותר, יחד עם הודעות טקסט, שיחות טלפון ויישומי הודעות מיידיות. ההתאמה לדוא"ל הייתה כה נפוצה עד שאנשים רבים שכחו כיצד ליצור כראוי. מייל המורכב היטב משקף את המקצועיות והכנות במסר שהוא מעביר, ולכן יש צורך בהחלט לדעת כיצד לעצב הודעת דוא"ל.
צעדים
שלב 1. כתוב את נושא הדוא"ל שלך
שורת הנושא של הודעת דוא"ל משמשת סיכום קצר של מה עוסק בהודעה. שורת הנושא שלך צריכה להיות פשוטה ותמציתית כי היא יכולה לתת לנמען מושג מהו נושא הדוא"ל שלך בכמה מילים פשוטות.
- לדוגמה, אם אתה כותב למישהו על עסק כלשהו, אל תסבך את שורת הנושא עם יותר מדי פרטים כמו "אני אוהב את המכונית בה אתה נוסע. אני אוהב את הצבע הכחול שלו והגלגלים מדהימים.”
- ציין בבירור את המניע שלך ישירות בשורת הנושא. לדוגמא: "קונה מעוניין בסדאן הכחולה שלך."
שלב 2. כלול את הצדעות המתאימות
אל תתחיל מייד את הדוא"ל עם מה שאתה צריך להגיד. כלול הצדעות נפוצות כמו "ברכות" או "יום טוב". לא היית רוצה שאדם אקראי יעלה ומיד ידבר איתך בלי לברך אותך, נכון? זה אותו דבר לגבי מיילים.
כדי להפוך את ברכתך לאישית יותר, כלול את שם המשפחה של הנמען בהצדעה שלך
שלב 3. כתוב את גוף ההודעה שלך
בהתאם לסוג ההודעה שאתה כותב ולמי אתה שולח אותה, תוכל לכתוב אותה כרצונך.
- אם אתה כותב למישהו קרוב אליך, תוכל לגרום לדוא"ל שלך להישמע אישי; אבל אם אתה כותב מכתב עסקי, עליך לשמור על הודעת הדוא"ל מקצועית ככל שתוכל.
- עליך גם לזכור את פורמט ההודעה שלך. אל תשתמש בסגנונות, גדלים ופורמטים שקשה לקרוא אותם, והימנע משימוש באותיות גדולות. אותיות גדולות, בעולם הדיגיטלי, מזכירות צעקות.
שלב 4. כלול הערת סיום
אל תסיים את הדוא"ל שלך במקום בו ההודעה שלך מסתיימת. כתוב הערות סיום כמו "בכבוד רב", "בברכה" או כל דבר שאתה חושב שישתלב בצורה הטובה ביותר עם הדוא"ל שאתה יוצר.
הערות סיום בהחלט צריכות להשתלב בדוא"ל שלך. למה? כי אם אתה כותב הודעה עסקית, לא היית רוצה לכתוב "באהבה שלך" כדברי הסיום למכתב שלך; זה יהיה בלתי הולם
שלב 5. הוסף חתימה
למרות שכתובת הדוא ל שלך כבר כוללת את שמך בכל אימייל שאתה שולח, עדיין מומלץ לכלול חתימה יחד עם כל הודעה שאתה כותב. חתימות יכולות להיות רק טקסט רגיל או, אם אתה רוצה להיות יצירתי, תמונות (כמו לוגו, סימני מותג וכו ').
השתמש באפשרות החתימה של כל יישום דואר אינטרנט או יישום לקוח דוא"ל שיש לך כדי ליצור חתימה משלך
טיפים
- מלבד עיצוב הודעות דוא"ל, עליך להשתמש גם בכתובות דוא"ל בשם. לשלוח הודעה לחבר הילדות שלך באמצעות "[email protected]" זה בסדר, אבל זה לא רעיון כל כך נהדר כשאתה שולח הודעות דוא"ל עסקיות לבוס שלך.
- השתמש בכללי אינטרנט נאותים בעת יצירת מיילים. אל תשלח הודעות דואר זבל או הודעות לאנשי קשר לא ידועים.
- בדוק תמיד את הודעת הדוא"ל שלך לפני שליחתה החוצה כדי להימנע משליחת מספר הודעות לנמען אחד. ניתן לסמן את ההודעות שלך כספאם אם תעשה זאת.
