Excel היא תוכנית מועילה במיוחד, אך הפונקציות השונות שלה עשויות להיראות מהממות! אל תדאג. ישנם הרבה עצות וטריקים בהם תוכל להשתמש בכדי לסיים את עבודתך במהירות. אתה יכול להגדיל את מערך המיומנויות שלך על ידי למידה של קבוצה חדשה של טריקים. תוכל גם ללמוד להשתמש בטבלאות ציר לניתוח טוב יותר של הנתונים שלך. לבסוף, הקדש זמן לחקור פונקציות חדשות. ישנן דרכים רבות להפוך במהירות לאמן אקסל!
צעדים
שיטה 1 מתוך 4: למידת טריקים וחוסכי זמן
שלב 1. השתמש בקיצורי מקשים כדי לנווט מהר יותר
הטמעי קיצורי מקשים וקטעי את הזמן הנדרש לשימוש בעכבר. לדוגמה, אם אתה מחזיק את מקש ctrl תוך לחיצה על לחצן חץ, תבחר את כל התאים עד סוף הגיליון האלקטרוני. בדוק כמה מהר אתה יכול לעבוד בלי העכבר שלך!
- הפוך מספרים למטבע על ידי לחיצה על ctrl, shift ו- $ בו זמנית.
- המרת מספרים לתאריכים על ידי לחיצה על ctrl, shift ו- # במקביל.
- שנה דפים במהירות על ידי לחיצה ארוכה על ctrl תוך לחיצה על הדף למעלה או העמוד כלפי מטה, הממוקם בפינה השמאלית העליונה של המקלדת.
- באופן כללי, Excel for Mac עודכן כך שדומה מאוד ל- Excel עבור Windows. אם אתה נתקל בבעיות בשימוש בקיצורי דרך אלה, תוכל לבדוק את ההוראות של התוכנית הספציפית שלך.
שלב 2. להגיע לתפריט מיון באמצעות קיצור דרך:
פקודה, משמרת, r. Excel מציע רשימות מותאמות אישית בתפריט מיין. אתה יכול לבחור לסדר את התוצרים שלך למשלוח לפי שבוע, חודש או עדיפות. לאחר שנכנסת לתפריט זה, תוכל ללחוץ על פתיחת התיבה הנפתחת "מיין לפי". שם תוכל לראות מגוון רחב של אפשרויות המבוססות על הגיליון האלקטרוני שלך. עד כמה זה מועיל?
שלב 3. הקש alt="Image" ועל החץ למטה כדי להגיע לתפריט המסנן
קיצור דרך זה יאפשר לכם להגיע לתפריט המסנן אפילו מהר יותר! תראה תפריטים נפתחים שיאפשרו לך לבחור ולבחור מה ברצונך להדגיש בגיליון האלקטרוני שלך. תוכל גם להשתמש בכמה קיצורי מקשים אחרים כדי להשתמש במסננים ביעילות רבה יותר:
- הקש ctrl, shift, L כדי להפעיל או לכבות מסננים.
- הקש ALT, חץ למטה כדי להציג את התפריט הנפתח מסנן.
שלב 4. אתר את הניתוח המהיר בפינה התחתונה
תוכל לבצע ניתוח בסיסי מהר יותר מבלי שתצטרך לחפש את התכונה שאתה רוצה. לניתוח מהיר יש תפריט קטן בפינה הימנית התחתונה של הגיליון האלקטרוני. בתפריט זה, תוכלו למצוא הרבה כלים בהם ניתן להשתמש כדי לחבר חלקים שונים של הנתונים שלכם יחד. חוסך הזמן מונע ממך לחפש תכונות ספציפיות-רבות מהן נמצאות בתפריט זה.
שלב 5. עבור אל הוספה> תרשימים כדי למצוא תרשימים חדשים
תרשימים יכולים לגרום לנתונים שלך להיראות הרבה יותר מעניינים! אל תיתקע בקושי של שימוש באותם תרשימי עוגה ישנים. הרשים את הבוס שלך והחיה את הנתונים שלך באמצעות תרשימים היררכיים כגון מפת עצים. זה יציג את הנתונים שלך כריבוע (כל הנתונים שלך) המורכב ממלבנים קטנים יותר המייצגים את המרכיבים האישיים של הנתונים שלך.
תרשים חדש יותר הוא המפל, הממחיש כיצד חלקים מהנתונים תורמים למכלול. אתה יכול למצוא את זה גם בתרשימים
שלב 6. צפה תחזיות מוצקות באמצעות חיזוי בלחיצה אחת
כלי זה יגרום לך להרגיש כמו מקצוען. בחר את הנתונים שברצונך לנתח. עבור לכרטיסייה נתונים והיכנס לקבוצת התחזיות. בחר גיליון תחזית וחקור את האפשרויות בתיבת הדו -שיח.
- לדוגמה, תוכל לבחור להציג את המידע שלך כתור קו או בתור עמודות.
- תוכל גם לבחור באפשרות של חיזוי בהתאם לעונתיות.
שיטה 2 מתוך 4: שימוש בטבלאות ציר
שלב 1. עבור אל נתונים ב- Excel ובחר טבלאות ציר
שליטה בטבלאות ציר יכולה להיות מחליף משחק אמיתי עבור משתמשי Excel. טבלאות ציר יעזרו לך לארגן מחדש את הנתונים שלך ולהסתכל עליהם בדרכים שונות. Excel יאכלס את הנתונים שלך באופן אוטומטי, אך תוכל להעביר אותם כרצונך. לאחר שיצרת את הטבלה, תוכל לבחור כיצד ברצונך לארגן אותה על ידי בחירה באחת מארבע האפשרויות:
- מסנן דוחות, שיאפשר לך להסתכל על שורות מסוימות בלבד.
- תוויות עמודות, שיכולות לשמש ככותרות שלך.
- תוויות שורה, שבהן תוכל להשתמש בשמות השורות שלך.
- Value, המאפשר לך לבחור אם ברצונך לספור או לסכם את הנתונים שלך ומציע מניפולציות שונות אחרות.
שלב 2. הוסף מספר שורות ועמודות בו זמנית
כשאתה מסתכל על הטבלה שלך, אתה יכול לבחור אילו שורות או עמודות אתה רוצה להוסיף. סמן את השורות/העמודות שברצונך להוסיף, לחץ לחיצה ימנית ובחר "הוסף". זה יחסוך זמן, מכיוון שזה הרבה יותר מהיר מאשר הוספת עמודות או שורות בודדות.
שלב 3. חלק את הנתונים שלך בעזרת מסננים
כאשר אתה לוחץ על הכרטיסייה נתונים בגיליון האלקטרוני שלך, בחר "מסנן". לאחר מכן תוכל לבחור אם ברצונך להציג את העמודות בסדר יורד או עולה על ידי לחיצה על החץ שליד כותרת העמודות שלך. תוכל גם לעשות זאת כדי לבחור אילו שורות ברצונך להציג.
שלב 4. סמן את העמודה שברצונך לשדר
במקרים מסוימים, ייתכן שתרצה לשנות את הנתונים שלך משורות לעמודות, או להיפך. סמן את השורה או העמודה שברצונך לשנות ולחץ באמצעות לחצן העכבר הימני. לאחר מכן בחר "העתק". בחר את התא שבו ברצונך להתחיל את השורה או העמודה החדשה שלך. לאחר מכן לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר "הדבק מיוחד". תופיע אפשרות חדשה ותוכל ללחוץ על "טרנספוז".
שלב 5. סמן שורה או עמודה להסרת כפילויות
אם אתה עובד עם מערך נתונים גדול, ייתכן שתחזור הרבה על הנתונים שלך. בחר את השורה או העמודה שברצונך לחדד והדגש אותה. בכרטיסיה נתונים, חפש תחת "כלים" ובחר "הסר כפילויות".
חלונות קופצים יבקשו ממך לאשר אילו נתונים ברצונך לתפעל. שוב, בחר "הסר כפילויות"
שיטה 3 מתוך 4: הוספת נוסחאות ופונקציות חדשות לרפרטואר שלך
שלב 1. השתמש בכלי הוספת נוסחה
אל תפחד לנסות כמה נוסחאות חדשות. כדי להיכנס לפונקציה, סמן את התא שיכיל את הפונקציה. לאחר מכן, לחץ על הכרטיסייה נוסחה ברצועת הכלים בחלק העליון של הגיליון האלקטרוני ובחר "הכנס פונקציה". אם אתה יודע את הנוסחה המדויקת שבה אתה רוצה להשתמש, תוכל להקליד אותה. תוכל גם להקליד מילות מפתח כגון "ספירת תאים". Excel יכול לעזור לך למצוא את הנוסחה שאתה צריך, וזה ממש מועיל.
שלב 2. תרגול באמצעות SUMPRODUCT ב- Excel
פונקציה זו משמשת להכפלת מערכים או טווחים ולתת לך את סכום המוצר. התחביר הוא: = SUMPRODUCT (מערך 1, [מערך 2], …)
יש פונקציות שונות בתוך SUMPRODUCT. לדוגמה, אם עליך להוסיף את הערכים התחתונים של הנתונים שלך, תוכל לבחור בפונקציה SMALL בתוך הפונקציה SUMPRODUCT
שלב 3. השתמש בפונקציה COUNTIF
זה שימושי אם אתה רוצה לקבוע כמה פעמים מספר או מילה מופיעים בגיליון האלקטרוני שלך. הנוסחה היא = COUNTIF (טווח, קריטריונים).
לדוגמה, אם אתה רוצה לדעת באיזו תדירות המילה "קליפורניה" מופיעה, היית מקליד = COUNTIF (B: B, "California")
שלב 4. השתמש ב- VLOOKUP לשילוב נתונים
אתה יכול לחשוב ש- VLOOKUP הוא דומה לשימוש בספר טלפונים כדי להשתמש בשם של אדם כדי למצוא את מספר הטלפון שלו. פונקציה זו מאפשרת לך להסתכל על פיסת מידע אחת ולמצוא את ערכו המתאים באותה שורה או בעמודה אחרת.
- אתה עשוי לגלות שאתה רוצה לשלב 2 או יותר גיליונות אלקטרוניים ל- 1. ראשית, ודא שיש לך לפחות עמודה אחת שהיא זהה לחלוטין בשני הגיליונות האלקטרוניים. הנוסחה היא: = VLOOKUP (ערך חיפוש, מערך טבלה, מספר עמודה, [חיפוש טווח]).
-
לדוגמה, כאשר אתה מזין משתנים משלך זה עשוי להיראות כך:
- = VLOOKUP (C2, Sheet2! A: B, 2, FALSE)
- זה יהיה מועיל אם היה לך מספר חלק עבור ציוד וצריך לדעת את מחיר החלק.
שיטה 4 מתוך 4: התייעצות עם משאבים אחרים למידע נוסף
שלב 1. פנה ל- Mr Excel לבעיות מסובכות
אפילו מומחה אקסל יכול להיתקל בבעיות. זה בסדר! ל- Excel יש כל כך הרבה תכונות, שיהיה די קשה להכיר את כולן. אם אתה מוצא את עצמך תקוע, עבור אל www.mrexcel.com. ראשית, תוכל לנסות למצוא את התשובה לשאלתך בלוחות ההודעות. שימושים אחרים יכולים לעזור מאוד.
אם אתה זקוק לעזרת מומחים, תוכל להירשם לייעוץ של מר אקסל. ייתכן שתצטרך להוציא מעט כסף, אך סביר להניח שתקבל פתרון מותאם אישית שיכול באמת לעזור לך
שלב 2. קח הדרכה מקוונת בחינם
בין אם אתם מחפשים קיצורי דרך חדשים ובין אם אתם רק רוצים להדהים את הבוס שלכם עם כישורים חדשים, הדרכה באמת יכולה לעזור לכם להתקדם. GCF Learn Free מציע קורס יסודי באמת המתמודד עם מגוון בעיות Excel. אתה יכול ללמוד כיצד להשתמש בניתוח What-If מהר יותר ולראות דוגמאות כיצד להשתמש בהרבה נוסחאות שונות.
שלב 3. בצע חיפוש מהיר באינטרנט כדי למצוא שיעור באזור שלך
במנוע החיפוש שלך פשוט הקלד "excel class" והיכן אתה גר. לדוגמה, תוכל להקליד "כיתת אקסל בשיקגו". בתשלום ניתן להירשם לשיעורים אישיים או מקוונים. תוכל לבקש ממדריך מומחה שיציג לך את הטריקים האחרונים.
טיפים
- אתה יכול לקחת שיעורים ב- Excel באינטרנט או באופן אישי במכללה הקהילתית המקומית שלך.
- יתכן שתמצא גם מועיל להוריד כמה תבניות Excel ולתרגל שימוש בכישורים החדשים שלך.
