אם אינך מכיר היטב את Microsoft Excel, ייתכן שתראה תוכנית מאיימת לשימוש. למרבה המזל, קל להתחיל. אתה יכול להקליד נתונים, להעתיק ולהדביק אותם ממסמכים אחרים ולעצב אותם בכמה לחיצות בלבד. עם קצת תרגול, תוכל להזין, לערוך ולנהל נתונים במהירות ב- Microsoft Excel.
צעדים
חלק 1 מתוך 3: הזנת ובחירת נתונים
שלב 1. הפעל את Microsoft Excel
תוכל לאתר את Excel על ידי לחיצה על תפריט "התחל", בחירה "כל התוכניות", בחירת "Microsoft Office" ולאחר מכן בחירה "Microsoft Excel". Excel מגיעה עם חבילת המוצרים של Microsoft Office הארוזה בדרך כלל במחשבי Windows ומחברות.
משתמשי Mac שרכשו את Excel for Mac ימצאו את התוכנית הממוקמת ב- Dock שלהם או בין אם יפתחו את "Finder" ולאחר מכן בחרו "Applications"
שלב 2. פתח גיליון אלקטרוני
"חוברת עבודה" ריקה עשויה להופיע אוטומטית עם פתיחת Excel. אחרת תראה "גלריית תבניות" שממנה תוכל לבחור חוברת עבודה ריקה חדשה או תבנית מעוצבת במיוחד.
תוכל תמיד לפתוח גיליון אלקטרוני חדש בעת עבודה על חוברת עבודה אחרת ב- Excel. פשוט לחץ על "קובץ" בשורת התפריטים ובחר באפשרות "חוברת עבודה חדשה"
שלב 3. הזן נתונים לתאים הרצויים
אתה יכול להקליד מספרים, מילים, משוואות, נוסחאות או פונקציות בכל תא לאחר בחירה ולחיצה עליו.
- בסיום תא נתון, לחץ על ↵ Enter או Tab ↹ כדי לעבור אוטומטית לתא הבא בצורה אופקית.
- תוכל גם ליצור שורה חדשה בתוך תא שאפשר להוסיף עליו טקסט נוסף. כל שעליך לעשות הוא להזין "מעבר קו" על ידי הקשה על Alt+↵ Enter.
שלב 4. צור כותרות עבור העמודות שלך
הזן טקסט בשורה 1 ליצירת כותרות עמודה עבור הנתונים שלך. לדוגמה, הזן "שם" לתא A1 ו"תאריך "לתא B1 ואפשר לאלה לשמש ככותרות העמודות שלך לצורך מעקב אחר פרטי תאריך.
שלב 5. צור סדרת נתונים ברצף
Excel מסוגל ללמוד דפוסים העומדים בבסיס הנתונים שלך ולאחר מכן למלא נתונים המבוססים על דפוס זה כדי לחסוך לך זמן ואנרגיה. התחל על ידי הקמת תבנית בתאים עוקבים (למשל הקלדת "ינואר" בתא אחד ו"פברואר "בתא הבא). לאחר מכן בחר את התאים המאוכלסים ולחץ וגרור את הפינה הימנית התחתונה של המלבן שבחרת כדי להרחיב את התבנית לתאים חדשים. Excel יזהה אוטומטית את התבנית שהוקמה ותמלא את התאים הבאים עם "מרץ", "אפריל" וכן הלאה.
Excel יכול לזהות דפוסים נפוצים רבים כגון ימים בשבוע, תאריכים במרווחים אחידים, מספרים עוקבים ועוד רבים אחרים
שלב 6. בחר טווח תאים
כדי לבחור טווח תאים באמצעות העכבר (על מנת לעצב או לערוך כמויות גדולות יותר של נתונים), פשוט לחץ על התחלה או סיום של טווח נתונים וגרור את הסמן לכיוון הרצוי כדי לסמן את הטקסט המתאים. ישנם גם מספר קיצורי מקשים מועילים המנויים להלן.
- לחיצה על Ctrl ועל מקש הרווח מרחיבה בחירה לאורך העמודה שבה נמצא התא המקורי.
- לחיצה על ⇧ Shift והרווח המרחיב מרחיבים מבחר לאורך השורה שבה נמצא התא המקורי.
- לחיצה על Ctrl+⇧ Shift ועל מקש הרווח או Ctrl+A תבחר את כל גליון העבודה.
שלב 7. הכנס שורות
התחל בלחיצה על מספר שורה (פעולה זו תבחר את השורה כולה). בחר בשורה שתרצה שהשורה החדשה שלך תעלה למעלה. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני (Control+לחץ על Mac) ובחר "הוספה" מהתפריט שמופיע.
- פונקציה זו זמינה גם בכרטיסייה "דף הבית" על ידי בחירת "הוספה" מתוך "תאים" ולאחר מכן "הכנס שורות גיליון".
- הכנסת מספר שורות מחייבת אותך לבחור מספר שורות מעל המיקום שבו ברצונך למקם שורות חדשות. כל שעליך לעשות הוא לבחור את אותו מספר השורות שאתה רוצה להכניס למטה.
שלב 8. הכנס עמודות
התחל בלחיצה על אות עמודה (פעולה זו תבחר את העמודה כולה). בחר בעמודה שתרצה שהעמודה החדשה שלך תלך משמאל לה. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני (Control+לחץ על Mac) ובחר "הוספה" מהתפריט שמופיע.
- פונקציה זו זמינה גם בכרטיסייה "דף הבית" על ידי בחירת "הוספה" מתוך "תאים" ולאחר מכן "הכנס שורות גיליון".
- הכנסת עמודות מרובות מחייבת אותך לבחור עמודות מרובות מימין למיקום שבו ברצונך להציב עמודות חדשות. כל שעליך לעשות הוא לבחור את אותו מספר עמודות שברצונך להכניס משמאל.
חלק 2 מתוך 3: עריכת נתונים
שלב 1. העתק תא אחד או יותר
לאחר בחירת התא (ים) שברצונך להעתיק, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר "העתק" מהתפריט שמופיע. לחלופין הקש Ctrl+C (או ⌘ Command+C עבור משתמשי Mac). פעולה זו תוסיף את הנתונים שנבחרו ללוח שלך.
שלב 2. חותכים אחד או יותר תאים
לאחר בחירת התא (ים) שברצונך לחתוך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר "גזור" מהתפריט שמופיע. לחלופין הקש Ctrl+X (או ⌘ Command+X עבור משתמשי Mac). פעולה זו תוסיף את הנתונים שנבחרו ללוח שלך.
שלב 3. הדבק תא אחד או יותר
לאחר בחירת התאים שבהם ברצונך להדביק את הנתונים שלך, לחץ לחיצה ימנית ובחר "הדבק" מהתפריט שמופיע. לחלופין, הקש Ctrl+V (או ⌘ Command+V עבור משתמשי Mac). פעולה זו תדביק את תוכן התא (ים) שהועתק או נחתך.
אם התא שלך מכיל נוסחה, "הדבק" ידביק את הנוסחה לא מחושב ערך הנוסחה. על מנת "להדביק" את ערכי התא, השתמש ב"הדבק מיוחד"
שלב 4. הדבק ערכי תאים במקום נוסחאות
התחל על ידי בחירה ב"עריכה "בכרטיסייה" דף הבית "ולחיצה על" הדבק מיוחד ". בחר "ערכים" מרשימת התכונות להדבקה.
בהתאם לגירסת אקסל שלך, אפשרויות אחרות ב"הדבקה מיוחדת "עשויות לכלול" הערות "(הערות טקסט שניתן להוסיף לתאים בודדים)," פורמטים "(כל בחירות עיצוב הטקסט) או" הכל "להדביק הכל ב- פַּעַם
שלב 5. מחק את תוכן התא
כל שעליך לעשות הוא לבחור את התא (ים) שבו ברצונך למחוק טקסט ולחץ על מחק או לחץ לחיצה ימנית ובחר "מחק" מהתפריט שמופיע.
שלב 6. העבר תאים, שורות או עמודות
סמן את התאים שבחרת והפעל את "מצביע הזזה" (המופיע כארבעה חיצים לכיוון עבור משתמשי Windows או כסמל יד עבור משתמשי Mac). גרור למיקום המועדף עליך כדי להחליף את כל הנתונים הקיימים שם בתאים שהחלטת להעביר
שלב 7. השתמש בנוסחה
Excel משתמש ב"נוסחאות "לביצוע חישובים בתוך תא ויכול להתייחס לתאים אחרים כחלק מאותו חישוב. לחץ על התא שבו ברצונך להזין את הנוסחה ולאחר מכן הקלד "=". כעת הקלד נוסחה מתמטית ולחץ על "Enter". Excel יציג את התוצאות (לא את הנוסחה עצמה).
תוכל ללמוד עוד על אופן הקלדת נוסחאות ב- Microsoft Excel
שלב 8. ערכי התייחסות מתאי אחרים
נוסחאות יכולות להתייחס לתאים אחרים ולערכיהם. בעת הקלדת נוסחה, פשוט לחץ על תא בודד או על טווח תאים ו- Excel יאכלס אוטומטית את שם התא (למשל B2, D5) בנוסחה שלך. כעת הנוסחה שלך מתייחסת לתא הספציפי הזה ותשאוב ממנו ערך ברציפות. אם הערך בתא המפנה משתנה, גם התוצאות של הנוסחה שלך ישתנו.
תוכל גם להפנות לערכים מדפי עבודה אחרים. התחל בבחירת התא שבו ברצונך להפנות לערך, הקלד "=" בשורת הנוסחאות ולאחר מכן הקלד את הנוסחה הרצויה מיד לאחר "=." לאחר הקלדת הנוסחה, פשוט לחץ על הכרטיסייה עבור גליון העבודה שאתה ברצונך להתייחס ולאחר מכן בחר את טווח הנתונים הרצוי שברצונך להזין בנוסחה
שלב 9. עקוב אחר השינויים שלך
תוכל לעקוב אחר שינויים על ידי בחירת "כלים" מסרגל התפריטים ולאחר מכן לחיצה על "עקוב אחר שינויים". לבסוף, בחר "הדגש שינויים".
אם אפשרות זו אינה זמינה, אתה בפורמט לקריאה בלבד. בקטע "עקוב אחר שינויים", סמן את האפשרות שליד "עקוב אחר שינויים במהלך העריכה. פעולה זו משתפת גם את חוברת העבודה שלך". לאחר בחירה באפשרות זו, תוכל לבצע שינויים ולצפות בשינויים אלה על ידי בחירה באפשרות זו שוב וסימון התיבה שליד "הדגשת שינויים"
שלב 10. הוסף הערות
זו יכולה להיות דרך שימושית לדון בעריכות שבוצעו בגיליון אלקטרוני של Excel. התחל בבחירת התא (ים) שעליו ברצונך להגיב. לאחר מכן בחר "הוסף" משורת התפריטים ולחץ על "הוסף הערה" מהתפריט שמופיע. תיבת טקסט תופיע במיקום הרצוי לך ותאפשר לך להשאיר תגובה.
שלב 11. שמור את השינויים שלך
בחר "קובץ" מסרגל התפריטים ולחץ על "שמור". לאחר מכן בחר בלחצן הרשימה הנפתחת "שמור בתוך" ובחר את התיקיה המועדפת עליך. אם תנסה לצאת מ- Excel לפני ששמרת את השינויים האחרונים שלך, תיבת דו -שיח תופיע ותשאל אם ברצונך לשמור את השינויים. תוכל ללחוץ על "שמור" או "אל תשמור" בהתאם להעדפתך.
חלק 3 מתוך 3: עיצוב נתונים
שלב 1. צפה בסרט "פורמט"
ודא כי סרט ה"פורמט "גלוי כך שתוכל לגשת בקלות ובמהירות למגוון אפשרויות עיצוב. פשוט לחץ על החץ הפונה כלפי מטה בצד ימין של סרט "עיצוב" כדי להרחיב אותו. זה יאפשר לך להתאים את סגנון הגודל והגודל תוך כדי הטקסט נטוי, מודגש או תחתון. הוא גם נותן לך קיצור דרך לכמה מהפונקציות הנדונות בשלבי עיצוב המתוארים להלן.
לחיצה ימנית על תא או קבוצת תאים מעלה גם אפשרויות עיצוב. לאחר לחיצה ימנית על התא (ים), בחר "עיצוב תאים". זה יספק לך מספר אפשרויות ביחס למספר (סגנון), יישור, פונט, גבול, דפוסים והגנה
שלב 2. עטוף את הטקסט שלך
זה יגרום לטקסט להתעטף ולהישאר גלוי בתוך תא במקום להיסגר ולהסתתר על ידי התא הבא. התחל בהדגשת התאים שברצונך להתאים. לאחר מכן, בכרטיסייה "דף הבית", בדוק את קבוצת הכפתורים "יישור" ובחר באפשרות "גלישת טקסט".
תוכל גם להתאים את הטקסט שלך כך שיתאים לתאים כך שעמודות ושורות יתאימו את רוחב או גובהן באופן אוטומטי (בהתאמה) על מנת להכיל את התוכן בתוך התא. בכרטיסיה "דף הבית", הסתכל על קבוצת הכפתורים "תאים" ולחץ על "עיצוב". בתפריט "פורמט", בחר "גודל תא" ולחץ על "רוחב העמודה התאמה אוטומטית" או "גובה השורה התאמה אוטומטית"
שלב 3. יישר את הטקסט שלך
זה יגרום לטקסט שלך להיות מוצדק בחלק השמאלי, הימני או המרכזי של התאים. התחל בהדגשת התאים שברצונך להתאים. לאחר מכן, בכרטיסייה "דף הבית", בחר את היישור המתאים. תראה שלושה כפתורים עם קווים מכוונים כדי להדגים את הצד של התא (ים) בו יתחיל הטקסט.
שלב 4. שנה את סגנון הנתונים המספרי
בסרגל הכלים "פורמט" עצמו תמצאו מספר סגנונות מספור בסיסיים. כל שעליך לעשות הוא לבחור את התא (ים) שברצונך לעצב ולאחר מכן לחץ על הסגנון המספרי המתאים הממוקם בסרגל הכלים. כדי לגשת לסגנונות נוספים, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התאים שנבחרו, לחץ על "עיצוב תאים" ולאחר מכן בחר בכרטיסייה "מספר". תראה מגוון אפשרויות תחת "קטגוריה".
שלב 5. שנה את צבע הטקסט שלך
בחר את התא (ים) שעבורם ברצונך להתאים את צבע הטקסט. לאחר מכן, מסרגל הכלים "פורמט", לחץ על החץ המצביע כלפי מטה לצד "צבע גופן". זוהי האפשרות שנראית כמו אות "A" ותחתיה קו צבעוני. לחיצה על החץ עם הצגת תפריט עם מגוון אפשרויות צבע.
שלב 6. שנה את צבע הרקע שלך
בחר את התא / ים שעבורם ברצונך להתאים את צבע הרקע. לאחר מכן, מסרגל הכלים "פורמט", לחץ על החץ המצביע כלפי מטה לצד "צבע מילוי". זוהי האפשרות שנראית כמו פחית צבע באות עם קו צבעוני מתחתיה. לחיצה על החץ עם הצגת תפריט עם מגוון אפשרויות צבע.
טיפים
- לחיצה על Ctrl+⇧ Shift וחץ הכיוון המתאים מרחיבה בחירה לתא המאוכלס האחרון באותה עמודה או שורה כמו התא המקורי.
- לחיצה על Ctrl+⇧ Shift+⇱ דף הבית מרחיבה בחירה לתחילת גליון העבודה.
- לחיצה על Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn מרחיבה בחירה בין הגיליון הנוכחי והגיליון הבא שיבוא אחריו.
- לחיצה על Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp מרחיבה בחירה בין הגיליון הנוכחי והגיליון הקודם המגיע לפניו.
- תוכל גם להתאים ידנית את רוחב העמודות וגובה התאים. פשוט לחץ על הקו המפריד בין שני תאים והחזק אותו עד להופעת שני חצים מנוגדים. לאחר מכן גרור את החצים בכיוון המועדף על מנת לכווץ או להרחיב שורה או עמודה.
- תוכל גם ליצור עיצוב מותנה עבור תאים ספציפיים (או קטגוריות של תאים). בכרטיסיה "דף הבית", בחר "עיצוב מותנה" מתוך קבוצת הכפתורים "סגנונות".
