זה נשמע פשוט, אבל נכון? האם אתה עושה את הצעדים הנכונים? יש דרך לנהל דוא ל באמצעות תיקיות דואר של Microsoft Outlook, אך לא תמיד ברור כיצד לבצע זאת ביעילות.
צעדים
שלב 1. זהה אנשים או קבוצות של אנשים שמגיעים אליהם באופן קבוע בדוא"ל
שלב 2. מתוך דואר אלקטרוני, פעולות, כללים והתראות של Outlook, צור כללים חדשים עבור כל קבוצה בודדת או אדם שממנו אתה מקבל דוא"ל באופן קבוע ונתב הודעות דוא"ל אלה להעברת תיקיה מסוימת מתחת לתיקיית תיבת הדואר הנכנס
שלב 3. קבע אם ברצונך לקבל א) התראה כאשר אתה מקבל הודעה מיוחדת מאדם או קבוצה זו ו/או ב) סמן אותו כקריאה באופן מיידי
בדוק את אפשרויות הפעולה האחרות כדי לבדוק אם הן יכולות לסייע לך יותר.
שלב 4. צור כללים חדשים עבור כל קבוצה או אדם בודדים שאליהם אתה שולח דוא"ל באופן קבוע והפנה את הודעות הדוא"ל האלה להעתיק כהעתק של הדוא"ל שאתה שולח לתיקייה ספציפית תחת התיקיה נשלחת
שלב 5. על סמך עדיפות, החליט מתי ובאיזה סדר אתה רוצה להפסיק לעבד חוק
זה חשוב במיוחד כאשר עובדים עם כללים העוסקים בדוא ל אליכם לִשְׁלוֹחַ - אחרת תחסוך מספר עותקים של אותו מייל.
שלב 6. יש לשלוח כלל אחד בתחתית כל הכללים שנשלחו עם הפסק לעבד
כלל זה יתפוס את כל הודעות האימייל שלא הוכנסו לתיקיות משנה בודדות.
שלב 7. בדוק באופן שוטף את הודעות הדוא"ל שנשלחו המגיעות לתיקייה שנשלחה שאינן מועברות לתיקיה נוספת
מספר ההודעות ב- נשלח התיקייה יכולה לציין מתי הגיע הזמן ליצור קטגוריות משנה חדשות של דוא ל שנשלח.
שלב 8. באופן שוטף, העריך את הודעות הדוא"ל הנכנסות לתיבת הדואר הנכנס ואינן מועברות לקטגוריית משנה אחרת
מספר ההודעות העיקריות תיבת הדואר הנכנס תיקייה יכולה לקבוע מתי הגיע הזמן ליצור קטגוריות משנה חדשות של דוא ל שהתקבל.
וידאו - על ידי שימוש בשירות זה, מידע מסוים עשוי להיות משותף עם YouTube
טיפים
- המפתח לניהול דואר אלקטרוני באמצעות Microsoft Outlook הוא ללמוד כיצד ליצור קטגוריות דוא"ל ולתעדף את הודעות הדוא"ל שלך - תחשוב על זה כגיזום ועשב של גן הדוא"ל שלך - כך שתוכל להרוויח משפע המידע שיש לך.
- שקול לשנות את מאפייני התיקיות כדי להציג את מספר הפריטים הכולל במקום את סך הפריטים שלא נקראו, במיוחד אם אתה כבר מקבל התראות על הודעות חדשות חשובות שמתקבלות.
- עבור התיקיות שאתה יוצר עבורן נשלח דואר, התאם את התצוגה (קליק ימני על סרגל התצוגה/מיון של התיקיה, התאמה אישית של תצוגה נוכחית, שדות וכו ') כדי להסיר את מ ו קיבלו ומוסיפים את ל ו נשלח שדה.
- פעם ה נשלח ו קיבלו הודעות דוא"ל מסווגות, קל יותר לראות מהיכן "צמיחת הדוא"ל" מגיעה ולהחליט מהיכן לגזום וליצור סניפים חדשים.
- לדוגמה, הודעות דוא"ל פרסומיות עשויות להיות שוות לבדיקה כשהן מגיעות לראשונה, אך עד מהרה הן מתיישנות וניתנות להסרה. הודעות בנקאיות וקבלות שאולי תרצה להחזיק בהן זמן רב יותר.
- ייתכן שתרצה להוסיף שדות שימושיים אחרים לתצוגת התיקיה שלך. גודל מאפשר לך לראות ולמיין לפי גודל ההודעה. אתה יכול להחליט לפרוק את תיקיות הדוא"ל שלך של הודעות דוא"ל גדולות יותר ולנהל אותן מחוץ לדוא"ל (כלומר, שמור קבצים מצורפים חשובים או שמור הודעת דוא"ל שלמה במיקום מחוץ ל- Outlook).
- זקוק לעזרה בספאם ב- Outlook? spambayes. זה מהיר. זה קל. זה בחינם.
אזהרות
- כאשר מספר ההודעות בתיקיה מתקרב למספר מסוים (50? 100? 200?), הגיע הזמן להעריך עשבים, לגזום, לסווג משנה את הודעות הדוא"ל שלך בתיקייה זו.
- עליך להפוך את גרסת הבית שלך ל- Outlook למקרה הבדיקה ליצירת כללי דוא"ל של Outlook לפני שתבצע שינויים בגרסת העבודה שלך ב- Outlook (או להיפך, תלוי מה אכפת לך יותר).
