כמעט כל מי שעובד משתמש בדוא"ל, אבל זה יכול להציף אותנו בקלות. חלקנו מקבלים הרבה יותר דוא"ל ממה שאנו יכולים להתמודד איתו ביעילות. היכולת להגיב על מייל במהירות ובצורה נכונה יכולה לעזור לנו לחסוך זמן ולהיראות מקצועיים יותר. הערה:
לא כל השלבים וההצעות האלה פועלים בכל שירותי הדוא ל, אולם הם פועלים כולם ב- Gmail.
צעדים
שלב 1. להבין את הסיבה מדוע אנשים משתמשים בדוא"ל
דוא ל מיועד לתקשורת בין אנשים; זה לשליחת טקסט ומידע ויזואלי מאדם אחד למשנהו / רבים אחרים. זה לא מיועד ל:
- אחסון מידע; עדיף לשמור מידע כמסמך במחשב שלך או בענן
- להזכיר לך מה צריך לעשות; במקום זאת, השתמש ברשימת מטלות או לוח שנה לשם כך
שלב 2. השתמש בתוויות או תיקיות כדי לשמור על הודעות דוא"ל מסודרות ומחוץ לתיבת הדואר הנכנס שלך
- השתמש בתווית "מעקב" או "תגובה" לדברים שאתה חייב לעשות. לאחר מכן עליך להוסיף אותם לרשימת היומן שלך או לרשימת 'לעשות'.
- השתמש ב'מחכה לתגובה 'כשאתה מחכה למישהו אחר
- השתמש ב'דחוף 'לדברים שחייבים להיעשות בהקדם האפשרי
שלב 3. שמור מידע שימושי ולאחר מכן העבר לארכיון את הודעת הדוא"ל
- הורד את כל הקבצים המצורפים ושמור את הקבצים במקום הנכון
- לאחר מכן, אם אינך מתכוון להשיב להודעת הדוא"ל, העבר אותה לארכיון
שלב 4. העבר הודעות אימייל שאתה מסיים
אל תפחד מארכיון; זה בעצם מעביר את הדוא ל מתיבת הדואר הנכנס שלך לתיבת 'ללא שם' (טכנית, זה מסיר את התווית 'תיבת דואר נכנס')
- זה לא נעלם - בשביל זה יש למחוק
- תמיד אפשר לחפש ולמצוא
שלב 5. מחק הודעות דוא"ל בטעות, ולאחר מכן בטל את הרישום מהמקור שלהן
זה ישמור את תיבת הדואר הנכנס שלך ללא הודעות דוא ל מיותרות ובלתי רצויות.
- מחק הודעות דוא"ל שלא היית אמור לקבל מלכתחילה
- אלה כבר לא יהיו ניתנים לחיפוש או לאיתורם לאחר שהותם זמן מה ב'פח '
- אם אינך מעוניין לקבל דוא"ל מסוג זה שוב, הקפד לבטל את ההרשמה לקבלת המידע על ידי חיפוש המידע 'ביטול הרשמה' בתחתית הדוא"ל.
- אם אינך יכול לבטל את ההרשמה ממנה, הקצה את הדוא"ל כספאם
שלב 6. השתמש בכוכבים להודעות דוא"ל מיוחדות וחשובות מאוד או דחופות
השתמש בכוכבים במשורה, כיוון שיש יותר מדי הודעות דוא"ל המסומנות בכוכב לא יועילו כמו שאין הודעות דוא"ל בכוכב.
טיפים
- זכור תמיד את מטרת הדוא"ל, ונסה לא להשתמש בו לשום דבר נוסף.
- השתמש בדוא"ל כחלק מ'זרימת העבודה שלך ', יחד עם רשימת מטלות, לוח שנה או יומן וכל כלי אחר שתמצא שימושי לך.
