אם עבדת זמן מה, אתה כנראה יודע עד כמה הודעות דוא ל חשובות. מכיוון שאין דרך להעביר טון או שפת גוף דרך האינטרנט, קל לפרש לא נכון את המסר של מישהו כשאתה רואה אותו על מסך. המשך לקרוא כדי ללמוד כיצד תוכל לכתוב מיילים ברורים, תמציתיים ויעילים במסגרת מקצועית.
צעדים
שיטה 1 מתוך 10: כתוב הודעות דוא"ל כשתוכל להתמקד
שלב 1. אם אתה מפריע, ייתכן שהאימייל שלך לא יהיה טוב במיוחד
כשיש לך מייל לכתוב, נסה לשבת ללא הפרעה כשאינך חושב על מיליון דברים אחרים. הכתיבה שלך תהיה ברורה יותר ותוכל להתמקד בדקדוק, בטון ובמסר הכללי שלך.
- זה חשוב במיוחד אם הדוא"ל שלך יוצא למספר אנשים.
- כתוב מיילים בחדר שקט והסר את הטלפון שלך והסחות דעת אחרות.
שיטה 2 מתוך 10: קבע את הטון במילים הראשונות שלך
שלב 1. לביטוי הפתיחה שלך יכולה להיות השפעה גדולה
אם אתה רוצה שהטון שלך יהיה קליל ורגוע, פתח במשהו כמו "היי ג'סיקה! מקווה שהיה לך סוף שבוע טוב. " אם אתה רוצה לשמור על זה קצת יותר מקצועי, פשוט אמור משהו כמו "היי דוד".
נסה להימנע ממשהו מחניק מדי, כמו "רוברט היקר". זה נראה קצת לא אישי
שיטה 3 מתוך 10: שמור על הודעות הדוא"ל שלך קצרות
שלב 1. הודעות ארוכות רוח נוטות לבלבל את הנמען שלך
נסה להיות קצר ותמציתי, במידת האפשר. שמור על המשפטים שלך קצרים ואל תוסיף יותר מדי פרטים-אם אתה מוצא את עצמך כותב יותר מ -1 או 2 פסקאות, אתה כנראה צריך לתת לאנשים את המידע באמצעות וידאו צ'אט או באופן אישי.
- נסה להגיע לעניין במהירות, והימנע מלכתוב המון נעימות.
- אנשים נוטים לקרוא מיילים בפרצים קצרים. אם תוסיף יותר מדי מידע, רוב הסיכויים שחלק ממנו יאבד.
- שמור על הודעות הדוא"ל שלך קצרות, אך נסה להימנע ממשפטים בוטים או תשובות במילה אחת. אלה יכולים להיראות מעט גסים, במיוחד על מסך מחשב.
שיטה 4 מתוך 10: ציין בבירור את מה שאתה צריך
שלב 1. אם אתה מבקש משהו, ודא שזה מובן
אל תכה את מה שאתה צריך בבירור ובאופן ישיר, כך שלא תהיה אי הבנה. אם יש ציר זמן, הקפד לכלול גם אותו. הקפד לשמור על הטון שלך בהיר. לדוגמה:
- "אני צריך את דו"ח ההתקדמות החודשי בתיבת הדואר הנכנס שלי עד יום שני בערב."
- "אם תוכל לקבל לי את טופס המשוב הצוותי הזה עד סוף השבוע, זה יהיה נהדר."
שיטה 5 מתוך 10: ארגן את מחשבותיך בפסקאות
שלב 1. זה יעזור לאנשים לקרוא את המידע בקלות
כאשר אתה עובר לנושא חדש, הפרד אותו בפסקה חדשה כך שניתן יהיה לדלג על הדוא ל שלך. זה יעזור לקורא שלך לסרוק את ההודעה במהירות כדי למצוא את החלקים הרלוונטיים ביותר עבורם.
השתמש במילים כמו "גם", "הבא" ו- "לבסוף" כדי להתחיל את הפסקאות שלך
שיטה 6 מתוך 10: הוסף שורת נושא ספציפית
שלב 1. הודע לאנשים על מה בדיוק המייל
ודא שהנושא שלך הוא ספציפי; למשל, במקום לכתוב "דוח", נסה משהו כמו "דו"ח תכנון חודשי: יוני 2021". סביר יותר שעמיתיכם יפתחו אותו ויקראו אותו אם הם יודעים שזה חשוב ורלוונטי עבורם.
זה גם עוזר לשמור על הודעות האימייל שלך מחוץ לתיקיית הדואר הזבל
שיטה 7 מתוך 10: הגהה עבור שגיאות כתיב
שלב 1. טעויות באמת יכולות לזרוק את המסר שלך
בעוד שרוב בודקי האיות יתפסו מילים שגיאות כתיב, הם לא יוכלו לתפוס את בחירת המילה הלא נכונה או את שמו של מישהו. עליך לקרוא גם אם אין סימני פיסוק או טעויות דקדוקיות חסרות, שכן אלה יכולים לגרום לקורא לחשוב שלא אכפת לך. הקדש 2 עד 3 דקות לקריאת הדוא ל שלך לפני שאתה שולח אותו כדי לוודא שאין טעויות ברורות בעליל.
במסגרת מקצועית, חשוב מאוד לאיית את שמו של מישהו בצורה נכונה. קח דקה לבדוק אם יש לך את זה ממש לפני שאתה שולח אותו כדי להימנע ממביכות בעתיד
שיטה 8 מתוך 10: קרא מחדש את הודעות הדוא"ל שלך לפי הטון
שלב 1. חשב כיצד הנמענים שלך יקראו את ההודעה שלך
משהו כמו "בוא נדבר אחר כך" אולי נראה לך תמים, אבל עמיתך שיקרא אותו עשוי לחשוב שהם בבעיה או שאתה כועס. שנה את זה למשהו כמו "האם יש לך זמן לשוחח מאוחר יותר על השינויים הקרובים בדוח?" שיהיה קצת יותר ברור.
- לעולם אל תשתמש בכל הכובעים בהודעות הדוא"ל שלך! בדרך כלל רואים כתיבת משפט בקפס לוק כצועקת על מישהו דרך מסך מחשב.
- במקום משהו כמו "שלח את השינויים עד מחר בבוקר". נסה משהו כמו, "מכיוון שהתאריך היעד הוא מחר אחר הצהריים, אצטרך את השינויים שלך עד מחר בבוקר. ספר לי אם ציר הזמן הזה מתאים לך."
שיטה 9 מתוך 10: השהה לפני שתשיב להודעת דוא"ל דלקתית
שלב 1. אם אתה מקבל מייל שגורם לך להרגיש כועס, קח שנייה לנשום
במקום לכתוב תשובה חותכת, ספר עד 10 (או 1, 000) עד שאתה מרגיש רגוע. לאחר מכן, קרא שוב את הודעת הדוא ל כדי לראות אם זה באמת מעליב או לא. רוב הסיכויים שאולי קצת לא הבנת את המסר, וזה בעצם לא כל כך גרוע.
אם אתה עדיין מרגיש צורך ליצור תשובה זועמת, המתן 24 שעות לפני שליחתה. לאחר מכן, חזור על תשובתך לאחר יום כדי לראות אם אתה עדיין רוצה לשלוח אותה או לא
שיטה 10 מתוך 10: תנו לאנשים את היתרון של הספק
שלב 1. קשה להעביר נימה חיובית במייל
אם אתה קורא משהו שעמית שלח לך ואתה נעלב מיד, קח צעד אחורה וקרא שוב את מה שהם כתבו. נסה לשאול את עצמך אם יש דרך אחרת לפרש את הטון-האם הדוא ל הזה באמת גס רוח, או שהם סתם בוטים?
לדוגמה, מישהו יכול לכתוב "אני צריך את הדוח הזה עד הלילה". במבט ראשון זה נראה קצת קר וחסר רגש. עם זאת, זה לא בהכרח גס רוח, זה רק עובדתי וקצר
טיפים
הודעות דוא"ל נתפסות לעתים קרובות כבלתי דחופות. אם אתה זקוק לתשובה מיד, נסה לדבר עם עמיתך באופן אישי או באמצעות וידאו צ'אט במקום
אזהרות
- למרות שהאימוג'ים והסמלים מצביעים על צליל, אל תשתמש בהם לדואר אלקטרוני מקצועי.
- אל תשלח מיילים מעליבים או מעליבים, במיוחד לאדם שאתה לא מכיר טוב.
