זה תמיד מתסכל כשאתה צריך לחכות לתגובה, בין אם זה לראיון עבודה, להצעה עסקית או סתם לתכנן תוכניות עם חבר. שליחת דוא"ל המשך יכולה להיות יעילה מאוד לקבלת תשובה זו, במיוחד אם תגיש את בקשתך לאחר המתנה סבירה ותכתוב אותה בצורה ברורה, תמציתית ומכובדת. כדי לשפר עוד יותר את סיכויי ההצלחה שלך, עשה כמה שיותר מ"עבודת הרגליים "כדי להקל על הנמען שלך.
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: בחירת מתי והיכן לשלוח מעקב
שלב 1. המתן לפחות 3 ימי עסקים כדי לשלוח מעקב
אין כלל אוניברסלי לכמה זמן עליך לחכות לפני שליחת הודעת דוא ל המשך. כלל אצבע טוב הוא 3 ימי עסקים, אלא אם איש הקשר שלך נתן תאריך ספציפי שבו הוא יגיב. במקרה זה, המתן לפחות יום עסקים אחד לאחר התאריך הזה.
- לדוגמה, אם האדם אמר שהוא יגיב לפני או ביום שלישי ה -19, המתן עד לפחות רביעי ה -20 כדי להשיב.
- למעקב אחר ראיונות עבודה, בדרך כלל עדיף לחכות לפחות 5 ימי עסקים.
- אין צורך לספור רק ימי עסקים (כלומר, דילוג על סופי שבוע וחגים) בעת מעקב באופן אישי.
- אל תניח כי הדבר הגרוע ביותר הוא שלא קיבלת את התפקיד או שהם אינם מעוניינים בהצעת העסק שלך-רק מכיוון שלא קיבלת מענה מהיר. איש הקשר שלך עשוי להיות עסוק באמת!
שלב 2. פנה לדוא"ל ישירות לאיש הקשר שלך
זה תמיד המקרה של מיילים אישיים, כמובן, ובדרך כלל האסטרטגיה הטובה ביותר למעקב עסקי. אם האדם מסר לך את פרטי ההתקשרות שלו או הזמין אותך לבצע מעקב עימו, שלח תמיד את ההודעה ישירות אליו (ורק להם).
- אם האדם לא מסר לך את פרטי הקשר שלו או הזמין אותך לבצע מעקב עימו, שלח את הדוא"ל שלך לאיש הקשר המכוון שלך (כגון עוזר ניהולי או רכז גיוס). בקש בשורת הנושא שההודעה תופנה לאדם שאיתו התמודדת בעבר.
- אם היה לך קשר קודם עם האדם באמצעות הדוא"ל, השתמש באותן כתובות דוא"ל "אל" ו"מן "כמקודם.
שלב 3. שלח לא יותר משני מיילים עוקבים בסך הכל
מספיק קשה לדעת מתי לשלוח המשך, אז מה עם מעקב להמשך? אם המעקב הראשון שלך לא נענה, המתן לפחות 1-2 ימי עסקים כדי לשלוח את המעקב השני. אם ההודעה השנייה לא נענתה, הפסק לעקוב או צור קשר עם מישהו אחר בתוך העסק.
- למרות שאתה יכול ליצור הודעת המשך חדשה אם תרצה, זה בסדר גם לשלוח את אותה הודעה כמו המעקב המקורי שלך, אבל להוסיף הערה למעלה כמו: "(טום: שלחתי את ההמשך הזה ביום שלישי ואני משתוקק לשמוע ממך לגבי ההזדמנות העסקית שדנו עליה ביום חמישי שעבר. תודה, יאן)”
- ככלל אצבע כללי, אל תדאג כלל (לגבי אי קבלת התפקיד וכו ') אם עליך לשלוח מעקב אחד. דאג רק מעט אם עליך לשלוח 2 מעקב. התחל לדאוג קצת יותר אם אינך שומע לאחר המעקב השני!
שלב 4. הקדים מראש את הצורך במעקב באמצעות הודעת דוא"ל תודה
תמיד מנומס לשלוח הודעת דוא ל למחרת כל פגישה עסקית-במיוחד, אך לא רק, ראיון עבודה-כמו גם לאחר תרחישי קשר אישיים רבים. אם תקפל אזכור המשך לתודה זו, ייתכן שתוכל לעודד תגובה מבלי שתצטרך לשלוח מעקב נפרד כמה ימים לאחר מכן.
- הודעת הדוא"ל של התודה יכולה להשתמש כמעט באותו פורמט ותוכן כמו הודעת דוא"ל להמשך, רק עם קצת יותר מקום המוקדש להודות לאדם וקצת פחות הוצאה לבקשת תגובה.
- עם זאת, זה לא נחשב כמעקב "רשמי", כך שתוכל עדיין לשלוח עד 2 מעקב "אמיתי" במידת הצורך!
שיטה 2 מתוך 3: עיצוב הודעות דוא"ל המשך
שלב 1. עיין ישירות אל איש הקשר הקודם שלך בשורת הנושא
אם שורת הנושא שלך מעורפלת או לא רלוונטית, המעקב שלך עלול להסתיים ללא קריאה או לפח האשפה. בחר את מילותיך בקפידה כך ששורת הנושא מתחברת באופן מיידי ומפורש לאינטראקציה שלך עם הנמען.
- אסטרטגיה אחת היא להוסיף "RE:" לתיאור של האינטראקציה הקודמת שלך כך שזה יקרא כמו המשך האירוע: "RE: ראיון ביום שישי 23/9 בשעה 11 בבוקר".
- אפשרות נוספת היא לכלול את שמך, תיאור קצר וישיר, והסיבה לדוא"ל שלך: "Terry Regula 9/23 מעקב אחר ראיונות".
- לעולם אל תניח שהאדם יזהה את כתובת הדוא"ל שלך ויפתח את ההודעה. השתמש בשורת הנושא לטובתך.
שלב 2. תן שם לנמען בברכתך והודה לו בסיום
למרות שאתה יכול להיות לא פורמלי כראוי להודעת דוא"ל אישית, מעקב עסקי צריך לאזן בין רשמיות מכבדת לבין ההיכרות שנוצרה על ידי האינטראקציה הקודמת שלך. ברוב המקרים, למשל, אתה יכול לברך את האדם בשמו הפרטי-כל עוד הם הציגו את עצמם כ"ג'ו סלמון "או אמרו" תקרא לי ברב ".
- ברכתך יכולה להיראות בדרך כלל כך: "ג'ו היקר" או "ברב היקר", אלא אם אתה מרגיש שפורמליות יותר מתאימה: "מר סלמון היקר" או "ד"ר בנט היקר".
- לסיום, תודה להם בפעם האחרונה והשתמש בשם הפרטי ובשם המשפחה שלך: "תודה, סטיב קארווי."
שלב 3. השתמש לא יותר מ 3-4 פסקאות, כל אחת באורך 2-3 משפטים
כשזה מגיע לכתיבת מעקב, הגיע לנקודה והגיע מהר! זה לא אומר לכתוב משפט אחד בלבד, אבל זה אומר יצירת מייל יעיל ללא תוכן מיותר. צור פסקאות רזות ונקיות בשורות הבאות (או דומה):
- בְּרָכָה
- סעיף 1: תודה והצהרה ברורה שאתה עוקב אחריה.
- סעיף 2: סיכום מהיר של פרטי איש הקשר שלך.
- סעיף 3: אישור מהיר של העניין או הלהיטות שלך.
- סעיף 4: אמירה שאתה "מצפה" לעדכון או שהוא "יתקבל הערכה".
- סְגִירָה
שלב 4. ספק את כל המידע הרלוונטי שהנמען צריך
וודא שהאדם השני צריך לעשות כמה שפחות כדי לתת לך מעקב. הסיבה היחידה שהם עדיין לא חזרו אליך היא כנראה בגלל שהם היו עסוקים. לכן, אם הם צריכים להסתכל לאחור בין ההערות או הקבצים שלהם כדי לקבל מידע על האינטראקציה הקודמת שלך, סביר יותר שהם יחליטו שזה לא שווה את הזמן שלהם לחזור אליך עכשיו.
- אם היה לך ראיון, ציין את התאריך והשעה הספציפיים, את שם התפקיד, או סיכום מהיר מאוד של הראיון או אנקדוטה או פרק נבחר מתוכו. לדוגמה: "אני כותב להמשך הראיון שלנו ביום שני האחרון, ה -23 בצהריים. אתה בטח זוכר שהייתי כל כך להוט לדבר על תפקיד מנהל המכירות עד שכמעט שפכתי את הקפה שלי על השולחן שלך!”
- הקפד לספק מידע ברור לכל צורת יצירת קשר בה תרצה שתהיה להם האפשרות להשתמש: דוא"ל, טלפון/טקסט, דואר וכו '.
שיטה 3 מתוך 3: להיות ברור, תמציתי ומכבד
שלב 1. תודה לנמען וציין שאתה עוקב מיד בתחילת הדרך
אל תקבור את העובדה שאתה כותב המשך באמצע המייל. במקום זאת, יידע את האדם מיד מדוע אתה פונה אליו-והראה לו הערכה כלשהי בזמן שאתה עושה זאת!
נסה משהו כזה: "שוב תודה שהקדשת מזמנך להיפגש איתי ביום חמישי שעבר. אני כותב להמשך הפגישה הזו ומחשבותיכם לגבי ההצעה שלי"
שלב 2. סגור מחדש את האינטראקציה שלך ואשר שוב את העניין שלך
תן לאדם רענון על הקשר שלך קודם לכן, במיוחד בתרחיש עסקי כאשר אתה יודע שהאדם השני טיפל בראיונות רבים, פגישות וכו '. וודא שהם מיד זוכרים מי אתה ועל מה דיברת.
לדוגמה: "היה תענוג להציג את התוכנית שלי לייעול פעולות החיוב שלך, ואני מקווה שתשתף אותי בהתלהבות שלי מהעבודה המשותפת ליישומה"
שלב 3. היו ישירים ומנומסים, לא דוחפים, מתנצלים או פסיביים-אגרסיביים
אל תתביישו לעקוב! זה טוב לאשר את העניין שלך ואת הרצון שלך לדעת היכן אתה עומד, כל עוד אתה עושה זאת בנימוס ובכבוד. זכור כי אין לך תגובה בתנאים שלך, עם זאת-בקש, לא דרישה.
- השתמש בטון כזה: "אני מצפה לשמוע היכן אני עומד ביחס לעמדת ההסברה של הקהילה."
- אל תדחוף: "הבטחת תגובה עד אתמול, ואני צריך לשמוע ממך בהקדם האפשרי."
- אל תהיה פסיבי-אגרסיבי גם: "אני מניח שלא קיבלתי את התפקיד מכיוון שמעולם לא חזרת אליי, אך אשמח לקבל אישור לכך".
שלב 4. הצג וספר לנמען שאתה מעריך את זמנו
שימוש בשורת נושא ברורה והגעה מיידית לנקודת הדוא ל שלך מראה כבוד לזמן של האחר. זה גם רעיון טוב לציין בפעם אחת או פעמיים בהודעה שאתה מעריך את הזמן שהם מקדישים לך. לעשות זאת יתר על המידה בחנופה אינו הכרחי או אפילו מועיל, אך הפגנת קצת כבוד תמיד משפרת את הסיכויים שלך לתגובה מהירה.
- למשל: "אני יודע שאתה באמת עסוק בתקופה הזו של השנה ואני מעריך את הזמן שהשקעת באינטראקציה איתי."
- או: “שוב תודה על שהקדשת מזמנך לענות על שאלותי ביום חמישי שעבר. יש לי רק עוד בקשה אחת מהירה ".
- אם האדם היה עסוק מכדי לחזור אליך, להראות ולומר לו כמה אתה מעריך את זמנו היא דרך מצוינת לשדל אותו להגיב!
