מטבעו, דוא"ל אינו רשמי כמו כתיבת מכתבים. עם זאת, עדיין יהיו לך תקופות בהן עליך להיות רשמי יותר בכתיבת הדוא"ל שלך. חשבו מיהו הנמען ולאחר מכן בחרו ברכה המתאימה למצב. לאחר שהבנת זאת, תוכל להמשיך לעצב את הברכה ולכתוב את משפטי הפתיחה.
צעדים
חלק 1 מתוך 3: התחשבות בנמען
שלב 1. החליט עד כמה אתה צריך להיות רשמי
גם אם אתה כותב מייל "רשמי", עד כמה הודעת הדוא"ל הרשמית הזו תלויה במי שמקבל אותו. לדוגמה, לא היית משתמש באותה רמה של רשמיות בעת כתיבת פרופסור שהיית עושה בעת הגשת מועמדות למשרה.
כאשר אתה יוצר קשר עם מישהו בפעם הראשונה, עדיף להיות רשמי יותר ממה שאתה צריך להיות, רק ליתר ביטחון
שלב 2. מצא את שם האדם
בצע מחקר כדי לחפור את שמו של האדם אם אינך יודע זאת עדיין. הכרת שמו של האדם גורמת לברכה להיראות חביבה יותר, אפילו בזמן שאתה משתמש בטכניקות פורמליות עבור הדוא ל שלך.
שלב 3. עקוב אחר ההנחיה של האדם
אם האדם כבר שלח לך מייל, זה בסדר להעתיק את סגנון הברכה שלו. לדוגמה, אם הם משתמשים ב"היי "ובשם הפרטי שלך, מקובל להשיב באותו סגנון, באמצעות" היי "ובשם הפרטי של האדם כאשר אתה פונה לדוא"ל.
חלק 2 מתוך 3: בחירת ברכה
שלב 1. חזור על "יקירי
"" יקר "(ואחריו שמו של האדם) הוא המתנה ישנה מסיבה מסוימת. הוא רשמי מבלי להיות מחניק, ומכיוון שהוא משמש כל כך הרבה פעמים הוא לעתים קרובות הופך לבלתי נראה בברכה, וזה דבר טוב. רוצה שהברכה שלך תבלוט כי היא לא מתאימה.
שלב 2. נסה "ברכות", כאשר אינך יודע את שמו של האדם
ברכות היא ברכה רשמית יחסית שתוכל להשתמש בה במיילים עסקיים, במיוחד אם אינך יודע את שמו של האדם. עם זאת, תמיד עדיף לברר את שמו של האדם במידת האפשר.
תוכל גם להשתמש ב "למי זה עשוי לדאוג" אם הדוא"ל רשמי במיוחד ואינך יודע את שמו של האדם. עם זאת, ברכה זו עלולה להדאיג אנשים מסוימים
שלב 3. שקול "היי" או "שלום" בדוא"ל קצת פחות רשמי
הודעות דוא"ל נוטות להיות פחות רשמיות ממכתבים באופן כללי, כך שתוכל להימלט ממשהו כמו "היי" בדוא"ל קצת רשמי. לדוגמה, אם אתה שולח דוא"ל לפרופסור שלך, במיוחד לאחד שאתה ממש מקיים איתו אינטראקציה, "היי" או "שלום" אמורים לעבוד בסדר גמור.
שלב 4. דלג על "היי
"אמנם" היי "יכול להיות מקובל במייל חצי רשמי, אבל" היי "כנראה לא. זו ברכה מאוד לא רשמית, אפילו בדיבור, אז כדאי להימנע מכך בכל סוג של מייל רשמי. גם אם אתה מכיר את הבוס שלך די טוב, למשל, כנראה שכדאי לדלג על "היי" כשאתה שולח להם דוא"ל.
שלב 5. השתמש בכותרת במקום שם במידת הצורך
לפעמים, כשאתה כותב לאדם, אתה יודע רק את התואר שלו בתוך החברה או הארגון. במקרה זה, אתה יכול רק את שם האדם במקום שמו של האדם, כגון "מנהל גיוס יקר", "ועדת גיוס יקרה" או "פרופסור יקר".
שלב 6. הוסף את כבוד האדם כדי להפוך אותו לרשמי יותר
במידת האפשר, הוסף את "מר", "גברת", "ד"ר" או "פרופסור" לפני שמו של האדם כדי להפוך אותו לרשמי יותר. כמו כן, השתמש בשם המשפחה או בשמו המלא כדי להיות רשמי יותר, ולא רק בשם הפרטי של האדם.
חלק 3 מתוך 3: עיצוב והתחלת הדוא"ל
שלב 1. הניחו את הברכה בשורה הראשונה
השורה העליונה צריכה להיות הברכה שבחרת, ואחריה שם האדם. השתמש בכותרת לאדם במידת האפשר, כגון מר, גברת או ד ר, ואחריו שם פרטי ושם משפחה.
שלב 2. השתמש בפסיק
באופן כללי, תשתמש בפסיק לאחר הברכה. באותיות רשמיות, אתה יכול להשתמש במעי הגס, אבל זה בדרך כלל רשמי מדי עבור דוא"ל, אפילו רשמי. פסיק יספיק ברוב המקרים, אם כי תוכל להשתמש במעי הגס אם אתה כותב מכתב כיסוי בדוא"ל.
שלב 3. עבור לשורה הבאה
הברכה ממשיכה בשורה משלה למעלה, אז לאחר שכתבת אותה, לחץ על מקש החזרה כדי לעבור לשורה הבאה. אם אתה משתמש בשברי שורות במקום בכניסות ליצירת פסקאות, יהיה עליך להשאיר שורה ריקה בין הברכה לפסקה הראשונה.
שלב 4. הצג את עצמך במשפט הפתיחה, במידת הצורך
אם אתה כותב מישהו בפעם הראשונה, עליך לספק הקדמה, גם אם אתה מכיר את האדם במציאות. לתת לאדם מושג מי אתה מעודד אותו להמשיך לקרוא.
- לדוגמה, תוכל לכתוב, "שמי ג'סיקה הילס, ואני מנהלת השיווק של חברת XYZ." תוכל גם לכלול את האופן שבו אתה מכיר את האדם: "שמי רוברט סמית ', ואני בשיעור השיווק שלך (שיווק 101 שנפגש בימי שלישי וחמישי בצהריים)."
- אם אתה כבר מכיר את האדם וכתבת אותו בעבר, תוכל להשתמש במשפט הראשון כברכה. לדוגמה, אתה יכול לומר, "תודה שחזרת אלי כל כך מהר", או "אני מקווה שאתה מצליח".
שלב 5. להגיע לעניין
רוב המיילים הרשמיים צריכים להגיע לעניין במהירות. המשמעות היא שהמשפט הראשון או השני שלך צריך להציג את הסיבה לכך שאתה כותב לנמען. זכור להיות תמציתי ככל האפשר בעת תיאור מטרתך.
