תוכל להשתמש בחשבונות משאבים לתזמון והזמנת ציוד, חדרים ושירותים על ידי הזמנתם לאירועים באמצעות דוא ל ב- Microsoft Outlook. חשבונות משאבים הופכים את שמירת הכלים במקום העבודה לתהליך קל ומאורגן. אם משאב ספציפי כבר הוזמן לזמן מסוים, ניתן להגדיר את החשבון לקבל או לדחות אוטומטית בקשות תזמון. להלן מספר שלבים ליצירת חשבון משאבים בתוך Microsoft Outlook.
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: צור חשבון דוא"ל עבור המשאב. תן למשאב שלך חשבון דוא"ל ושם תיאורי של המשאב; כגון "טלוויזיה" או "חדר ישיבות צפון"
שיטה 2 מתוך 3: צור חשבון משאבים ב- Microsoft Outlook 97
שלב 1. בתפריט "כלים", לחץ על "אפשרויות"
שלב 2. לחץ על הכרטיסייה "דוא"ל"
תחת "הגדרות לעיבוד אוטומטי של דואר", בחר "עיבוד בקשות ותגובות בעת ההגעה" ולאחר מכן לחץ על "אישור"
שלב 3. לחץ על "תזמון מתקדם" בכרטיסייה "לוח שנה"
- בחר את האפשרויות הרצויות בקטע שנקרא "עיבוד בקשות לפגישה".
- לחץ על "אישור" וסגור את תיבת הדו -שיח.
שלב 4. לחץ על הכרטיסייה "נציגים"
לחץ על "הוסף" והקלד את שם חשבון הנציג.
- בתיבה "הרשאת נציג", לחץ על "עורך ברשימת לוח השנה" ובחר "הנציג מקבל עותקים של הודעות הקשורות לפגישה שנשלחו אלי" ולאחר מכן לחץ על "אישור".
- לחץ על "שלח בקשות לפגישה ותגובות רק לנציג שלי, לא לי" ואז לחץ על "אישור".
שיטה 3 מתוך 3: צור חשבון משאבים ב- Microsoft Outlook 98 ו- 2010
שלב 1. עבור לתפריט "כלים"
לחץ על "אפשרויות".
שלב 2. לחץ על "אפשרויות לוח שנה" ולאחר מכן לחץ על "תזמון משאבים
- בחר את האפשרויות הרצויות בקטע "עיבוד בקשות לפגישה" ולאחר מכן לחץ על "אישור".
- הסר את סימן הביקורת ליד "תזכורת ברירת מחדל" בתחילת סעיף היומן.
שלב 3. עבור לכרטיסייה "נציגים"
לחץ על "הוסף" והקלד את שם חשבון הנציג.
- בתיבה הרשאת הנציג, לחץ על "עורך ברשימת לוח השנה" ובחר "הנציג מקבל עותקים של הודעות הקשורות לפגישה שנשלחו אלי" ולאחר מכן לחץ על "אישור".
- לחץ כדי לבחור, "שלח בקשות לפגישה ותגובות רק לנציג שלי, לא אלי" ואז לחץ על "אישור".
טיפים
- לאחר יצירת משאב, ייתכן שיחלפו מספר דקות לעדכן בהתאם למהירות העיבוד של שרת Microsoft Exchange שלך. כדי לאפשר לעיבוד להתרחש, אפשר למחשב המקומי שלך לשבת ללא פעיל במשך 30 שניות לפחות.
- לפני שתוכל ליצור משאב חדש ב- Outlook, עליך להגדיר כבר חשבון דוא"ל עבור הנציג. תוכל להשתמש בחשבון דוא"ל קיים או להגדיר חשבון ייעודי לנציג.
- תוכל להגדיר חשבונות משאבים כך שיענו לבקשות פגישה באופן אוטומטי. ניתן לעשות זאת בכרטיסייה "לוח שנה" תחת "תזמון מתקדם".
- כדי לפשט את הטיפול במשאבים מרובים, תוכל להגדיר מחשב ייעודי שנכנס לחשבון הנציג ב- Microsoft Outlook. כך תוכל לנהל בקלות הזמנות של מספר משאבים שונים בבת אחת.
