Microsoft Project הוא יישום תוכנה לניהול פרויקטים הממותג תחת חבילת Microsoft Office. היישום מאפשר למשתמשים לשלוט בכל ההיבטים של ניהול פרויקט, כולל תקצוב, תזמון וניהול משאבים. מסיבה זו, התוכנה נמצאת בשימוש רב בתעשיות הבנייה וההנדסה. אחד החלקים החשובים אך התעלמים לעתים קרובות מתהליך ניהול הפרויקטים הוא הקצאת משאבים בצורה נכונה. ברגע שנוצר לוח זמנים של פרויקטים, בדרך כלל יהיה עליו לשנות אותו כדי להימנע מהקצאת יתר של משאב מסוים (למשל קבלן משנה), מה שיגרום ללוח הזמנים להישאר. הידיעה כיצד להקצות משאבים ב- Microsoft Project תעזור לך לשמור על השליטה על הפרויקט שלך מתחילתו ועד סופו.
צעדים
שלב 1. שקול את זמינות המשאבים בעת אומדן משך המשימה
שלב זה הוא קריטי אך מתעלמים ממנו לעתים קרובות. יש לשקול משאבים במהלך בניית לוח הזמנים, לא רק לאחר מכן. הקדישו תשומת לב מיוחדת למשימות במקביל (אלו שקורות במקביל) המשתמשות באותם משאבים. לדוגמה, אתה יכול בצדק להניח כי הקירות הפנימיים והחיצוניים של בניין יכולים להיות ממוסגרים בו זמנית. אם יש לך רק נגר אחד בפרויקט, זה לא יהיה אפשרי.
התחל את אומדני משך המשימה שלך על ידי אומדן המספר הכולל של צרכי שעות העבודה להשלמת המשימה. על ידי התמקדות בשעות העבודה במקום בסך כל ימי העבודה, אתה לוקח בחשבון כמה משאבים יהיו נחוצים
שלב 2. צור וארגן את כל המשאבים שלך
הדרך הטובה ביותר לשמור על המשאבים שלך מאורגנים היא באמצעות גיליון המשאבים. כדי לגשת לדף זה, לחץ על תפריט "תצוגה" ובחר "גיליון משאבים". ודא שלכל המשאבים שלך יש שמות ברורים, וודא שאתה לפחות מציין את סוג המשאב.
- משאבי "עבודה" הם השימושיים ביותר, ויש להשתמש בהם לקטלוג אנשים שישקיעו זמן בעבודה על משימות. בפרויקט קטן, משאב מסוג זה יכול להתייחס לכל חבר צוות בשמו. בפרויקט גדול יותר, משאב זה יכול ציין קבלני משנה שונים.
- משאבי חומר "צריכים להתייחס לחומרים שמתרגלים במהלך העבודה, כגון עץ, מסמרים ובנזין.
- יש להשתמש במשאבי "עלות" כדי לעקוב אחר משאבים שמחוברים אליהם שיעור עלות ברור. ניתן לעקוב אחר התעריף היומי של השכרת מנוף או נגרר שטח כמשאב עלות.
שלב 3. הקצה כל משימת עבודה למשאב
לאחר יצירת לוח הזמנים בתצוגת תרשים Gantt, יהיה עליך לציין אילו משאבים משויכים לכל משימה. לשם כך, מצא את שורת המשימה בחלונית השמאלית ולחץ על התא בעמודה "משאב". יופיע תפריט נפתח המפרט את כל המשאבים שיצרת. בחר את המשאב המתאים; למשל, למשימה בשם "גופי תאורה תיליים" ניתן להקצות את המשאב "חשמלאי".
שלב 4. בדוק את הקצאת המשאבים בתצוגת תרשים המשאבים
לאחר יצירת לוח הזמנים והקצאת משאבים, תוכל לבדוק הקצאת יתר. לשם כך, לחץ על "תצוגה" ובחר "תרשים משאבים". תתאפשר לך לבחור כל משאב ולצפות בהקצאתו לאורך הפרויקט. כל יום עבודה מוצג לאורך הציר האופקי, ושימוש במשאבים מתבטא באחוזים לאורך הציר האנכי.
- כל נקודה שבה משאב עולה על 100 אחוז שימוש מייצגת הקצאת יתר (כלומר המשאב לא יכול לבצע את כל המשימות שהוקצו לו בזמן הנתון). הקצאת יתר מיוצגת באדום. כדי לתקן זאת, הגדל את משך המשימות, הקצה יותר משאבים למשימות, או העבר משימות במקביל ליצירת חפיפה פחותה.
- כל נקודה בה המשמש נעשה מעט מאוד עשויה להצביע על הקצאת תת יעילות. שקול להקטין את משך המשימה או להשתמש בפחות משאבים.
