רשומות כפולות יכולות להופיע אם יש לך מספר אנשים שמכניסים נתונים למסד נתונים ללא מספיק אמצעי הגנה. מיזוג של מספר מאגרי מידע יחד יכול גם לגרום לכפילויות. Access מספק כלי שאילתה לאיתור כפילויות במסד הנתונים שלך. לאחר מכן תוכל להסיר או למזג אותם, מה שהופך את מסד הנתונים שלך לקריא יותר ויעיל יותר.
צעדים
שלב 1. דע מה הופך נתונים ל"כפילים"
נתונים כפולים לא אומר שכל השדות זהים. לדוגמה, לקוח שנכנס למאגר הנתונים פעמיים עשוי להיות בעל שני מזהים שונים ואיות שונות. מצד שני, אם השם נפוץ זה יכול להיות שני לקוחות שונים. יהיה עליך להשוות את הנתונים הזמינים ולבדוק כל תוצאה בקפידה כדי לקבוע מה כן ואינו כפול.
שלב 2. גיבוי מסד הנתונים שלך
מומלץ ליצור גיבוי חדש לפני ביצוע שינויים גדולים. כך תוכל לשחזר את מסד הנתונים אם תמחק בטעות את הערכים הלא נכונים.
- לחץ על תפריט קובץ ובחר "שמור בשם" או "שמור ופרסם".
- לחץ על "מסד גיבוי" בקטע מתקדם. בצע את ההנחיות לגיבוי מסד הנתונים שלך.
שלב 3. הודע למשתמשים אחרים שאתה עומד לבצע שינויים
על מנת למנוע התנגשויות בנתונים, נסה להבטיח שאף משתמש אחר לא יוסיף נתונים למסד הנתונים. זה לא נדרש, אבל יכול לחסוך לך כאב ראש מאוחר יותר אם דברים משתבשים.
הגדר את מסד הנתונים שלך למצב בלעדי אם אתה יכול. זה ימנע כל שינוי של משתמשים אחרים. לחץ על תפריט קובץ ובחר "אפשרויות" ולאחר מכן בחר "הגדרות לקוח". בקטע "מצב ברירת מחדל פתוח" בחר "בלעדי". אם אין לך הרבה אנשים שמשתמשים במסד הנתונים, בדרך כלל אין לך מה לדאוג לגבי זה
שלב 4. פתח את אשף השאילתות
כלי השאילתה יכול למצוא ערכים המכילים תוכן כפול. תהליך הפעלת האשף משתנה בהתאם לגירסת ה- Access שבה אתה משתמש:
- 2013/2010 - לחץ על הכרטיסייה "צור" ולאחר מכן לחץ על "אשף השאילתות".
- 2007 - לחץ על הכרטיסייה "הוספה" או "צור" ובחר "אשף השאילתות".
- 2003 - פתח את חלון מסד הנתונים ובחר בכרטיסייה "שאילתות". לחץ על כפתור "חדש".
שלב 5. בחר את "אשף השאילתות לשאילת כפילויות"
שאילתה זו משווה שדות לאיתור ערכים כפולים.
שלב 6. בחר את הטבלה שברצונך לחפש
כל הטבלאות במסד הנתונים שלך יופיעו ברשימה. בחר את הטבלה שברצונך לבדוק אם יש כפילויות.
עבור רוב הבדיקות הכפולות, תרצה להשאיר את תצוגת "טבלאות" מסומנת
שלב 7. בחר את השדות שלדעתך מכילים כפילויות
בחר את כל השדות שברצונך להשוות עבור נתונים כפולים. כלול מספיק שדות כדי לשפוט. כפילויות מוחזרות רק אם השדות תואמים תו לתו. אתה יכול להשתמש בביטויים כדי למצוא התאמות חלקיות.
- הימנע משימוש בשדות כלליים. הימנע משימוש בשדות כמו התאריך או המיקום כדי לצמצם את העומס בעת השוואת ערכים.
- בלי מספיק שדות כדי להבחין בין רשומות, או עם שדות כלליים מדי, תקבל הרבה תוצאות כפולות.
שלב 8. בחר שדות נוספים לצפייה
שדה או שניים נוספים יכולים לעזור לך להחליט אם הנתונים אכן כפולים. לדוגמה, שדה מזהה הזמנה יעזור לך לקבוע אם אותו שם פעמיים הוא ערכים נפרדים. כלול לפחות שדה אחד כדי לסייע בהבחנה זו ולמנוע אובדן נתונים בשוגג.
שלב 9. צור את השאילתה
תתבקש לתת שם לשאילתה. לחץ על "סיום" כדי לראות את התוצאות.
שלב 10. בדוק את התוצאות שלך בזהירות
כל כפילויות אפשריות המבוססות על הקריטריונים שלך יוצגו. עברו על כל אחת מהתוצאות והשתמשו בידע שיש לכם על החברה שלכם כדי להחליט אם הערך הוא כפול. וודא לחלוטין כי רשומה היא כפילות לפני שתסיר אותה.
אם אינך יכול להחליט, צור מחדש את השאילתה עם שדה נוסף שיעזור לך לקבל את ההחלטה שלך
שלב 11. מחק רשומות כפולות
לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על העמודה השמאלית ובחר "מחק רשומה" כדי להסיר כפילות. אתה יכול לבחור מספר רשומות כדי למחוק את כולן בבת אחת.
- ייתכן שתרצה למזג כמה נתונים מאחת מהרשומות הכפולות לרשומה שאתה מתכנן לשמור.
- הקפד לא למחוק את כל הרשומות המופיעות ברשימת התוצאות הכפולות, אחרת לא תישאר לך רשומה מקורית.
