מסמכי תהליך מלווים את הקוראים ברצף הלוגי של השלבים הדרושים להשלמת תהליך בהצלחה. לדוגמה, מאמרי wikiHow הם סוג של מסמך תהליך. התוכן של מסמך תהליך עשוי להיות מסובך או פשוט, אך יהיה עליך לקבוע אילו צעדים יש להשלים, את הרצף ההגיוני של שלבים אלה ומה יבצע הרצף אם יושלם בהצלחה. מתוך יסודות אלה בחשבון, ניתן ליצור תיעוד תהליכים לכל דבר החל מרתיחת ביצה ועד ביצוע קמפיין שיווק בינלאומי.
צעדים
חלק 1 מתוך 3: התחלת מסמך תהליך
שלב 1. זיהוי התהליך
כמעט כל דבר ניתן לפרק לתהליך ולהפוך למסמך תהליך. כמה דוגמאות כוללות:
- הכנת פסטה
- לומד לנהוג
- כתיבת מכתב
- ביצוע גליל תופים
שלב 2. גלה אילו משאבים הקוראים שלך יזדקקו להם
חשוב על כל המשאבים הדרושים לקוראים שלך על מנת להשלים את התהליך שאתה רוצה לתאר. הבנת המשאבים הכרוכים בכך תהיה שימושית כאשר מחליטים כיצד לתאר כל אחד מהשלבים. כמה דוגמאות למשאבים הדרושים כוללים:
- הכנת פסטה: מים, פסטה, מלח, סיר בישול, מסננת, חום, זמן
- לימוד נהיגה: רכב, מורה, זמן (גם למידה וגם תרגול), הכרת חוקי התעבורה
- כתיבת מכתב: כישורי כתיבה וכתיב, נייר, עט או עיפרון
- ביצוע גליל תופים: סט תופים, מקלות תופים, קצת ניסיון בנגינת תופים, זמן
שלב 3. התייחס לקהל שלך
לפני שתמשיך הלאה, עליך להקדיש זמן לחשוב מיהו הקהל שלך ומה הוא כבר יודע על הנושא שלך. ידע זה יכול לעזור לך לקבוע איזה מידע עליך לכלול ואיזה מידע אתה עשוי להשאיר בחוץ.
לדוגמה, אם אתה כותב מסמך תהליכי אודות אופן בישול פסטה לקהל כללי שאולי יודע או לא יכול לבשל, סביר להניח שתרצה להגדיר מונחים כמו "אל דנטה" ולתאר מה הכוונה ב" רתיחה מתגלגלת."
שלב 4. צור כותרת
כל מסמך תהליך זקוק לכותרת ברורה המסבירה על איזה תהליך אתה מפרט. כדי לקבוע כיצד עליך לקרוא למסמך התהליך שלך, חשוב על מה אתה רוצה שהקוראים שלך ילמדו כיצד לעשות. לדוגמה, תוכל לקרוא למסמך התהליך שלך "להכין פסטה", "למד נהיגה" או "כתוב מכתב".
השתמש בטופס החובה לכותרת ולשלבים שלך. מסמך התהליך שלך צריך להתחיל בפועל בזמן הווה, כגון "להכין", "לבשל", "ללמוד" או "לכתוב". עליך להמשיך להשתמש בזמן זה כדי לתאר את השלבים בתהליך שלך
שלב 5. השתמש בהקדמה שלך כדי למשוך את הקוראים שלך
הכנסת מסמך התהליכים שלך תיתן לך הזדמנות להסביר מה יציע המסמך ולמשוך את תשומת הלב של הקורא שלך גם כן. בהקדמה שלך, כדאי ליצור תחושת דחיפות כך שהקורא שלך ירצה לקרוא הלאה. נסה ליצור בעיה עבור הקוראים שלך ואז הציע לפתור אותה.
לדוגמה, בעת הצגת מסמך תהליכי המסביר כיצד להכין פסטה, אתה יכול לומר משהו כמו, "בישול פסטה אולי נראה קל, אבל קל לבשל יותר מדי או לא להכין פסטה. זוהי בעיה מכיוון שפסטה לעיסה מדי או רכה מדי יכולה להיות לא מעוררת תיאבון, לא משנה איזה סוג של רוטב אתה שם עליה. אבל אם אתה מכין פסטה בדרך הנכונה, אז הפסטה שלך תהיה מרשימה כמו הרוטב שלך."
חלק 2 מתוך 3: תיאור התהליך שלך
שלב 1. לפרק את התהליך
חשוב על הדברים שצריכים לקרות כחלק מהתהליך שאתה מנסה לתאר. רשמו כמה שיותר חלקים בתהליך כדי להתחיל. זוהי אסטרטגיה של כתיבה מוקדמת שנקראת "רישום". בזמן שאתה עושה זאת, נסה לפרק את התהליך לשלבים קטנים וקלים להבנה. לדוגמה, אם אתה רוצה להסביר כיצד להכין פסטה, תוכל לרשום:
- הוציאו סיר ומלאו אותו במים.
- שמים סיר על הכיריים והפכו את האש לגבוהה.
- להוציא פסטה.
- מוסיפים פסטה למים.
- מנמיכים מעט את החום.
- מבשלים במשך הזמן המצוין על האריזה.
- מסננים את הפסטה למסננת בכיור.
שלב 2. סדר את צעדיך
לאחר שיש לך רשימה בסיסית של שלבים שהקוראים שלך יצטרכו לבצע, בדוק אותם וודא שהם תקינים. שקול אם יהיה הגיוני יותר לתת אחד מהשלבים שלך מוקדם יותר או מאוחר יותר ברצף.
- לדוגמה, אם אתה מתאר את תהליך הכנת הפסטה, אולי תחשוב האם זה הגיוני יותר להגיד לקוראים לצאת מהפסטה לפני או אחרי שהמים מתחממים.
- אם התהליך שאתה מתאר הוא דבר שהוא די מסובך או שאתה יכול לעשות בלי לחשוב עליו, ייתכן שתצטרך להקדיש יותר זמן לשקול את ההיגיון של הצעדים שלך. לדוגמה, אם אתה מתופף מנוסה המנסה לתאר כיצד לבצע גליל תופים, ייתכן שתצטרך לשבת על ערכת התופים שלך ולעשות כמה גלילי תופים.
- כשאתה מבצע את השלבים בתהליך שלך, תחשוב על מה שקורה ראשון, שני, שלישי וכו 'השווה את הרצף הזה עם רשימת השלבים שלך.
שלב 3. קבע אם עליך להציע מידע נוסף
חשוב על התהליך שוב ונסה לקבוע אם חסר מידע מהתהליך. נסה לקבוע אם יש משהו שהקוראים יצטרכו לעשות לפני שהם יכולים להשלים את אחד השלבים שלך.
- לדוגמה, תוכל לייעץ לקוראים שלך לקבוע טיימר בעת הוספת הפסטה למים. או שתמליץ לקוראים לבדוק פיסת פסטה לפני שהם מרוקנים את כל הסיר.
- נסה להקריא את צעדיך לחבר כדי לראות אם יש משהו שפספסת. אל תפרט על כל מה שכתבת, פשוט קרא את הצעדים בפני חבר ובקש הצעות.
שלב 4. הרחב את צעדיך
לאחר שתכננת רצף מוצק עבור הצעדים שלך, יהיה עליך להרחיב על כל אחד מהשלבים שלך. כל שלב במסמך התהליך שלך צריך לכלול מידע שימושי שיעזור לקוראים שלך להבין כיצד להשלים כל אחד מהשלבים. נסה להיות מפורט ככל האפשר.
לדוגמה, כאשר אתה מייעץ לקוראים להוציא סיר ולמלא אותו במים, יהיה עליך לומר באיזה סוג של קוראי סירים כדאי להשתמש וכמה קוראי מים צריכים להוסיף לסיר. אולי תגיד לקוראים להשתמש בסיר גדול לבישול הפסטה ולמילוי 12 כוסות מים
שלב 5. ספק דוגמאות
דוגמאות יכולות לעזור לקוראים שלך לקבל מושג ברור יותר כיצד לעשות משהו שעשוי להיות קשה להבנה. נסה להשתמש בדוגמאות שקל לקוראים שלך להתייחס אליהם ולהסביר כיצד הדוגמה מתייחסת לתהליך שאתה מתאר.
לדוגמה, אם אתה מנסה להסביר לקוראים עד כמה חזק להחזיק מקלון תוף כדי לבצע גליל תופים, תוכל להשתמש בדוגמה של החזקת עיפרון כדי לתאר כמה לחץ נדרש. הקוראים יוכלו להתייחס לאחזקת עט או עיפרון ולהשתמש בידע זה כדי לעזור להם להחזיק מקלון תוף בדרך הנכונה
שלב 6. מציע עצות לפתרון בעיות
חשוב על הטעויות הנפוצות שאנשים עושים בעת ניסיון להשלים תהליך זה וודא שאתה מטפל בטעויות הנפוצות הללו במסמך שלך. ייתכן שתמצא דרך להכיל מידע זה לאחד מהשלבים שלך או שתספק מידע זה בסוף המסמך שלך.
לדוגמה, אולי הסיבה לכך שאנשים רבים מבשלים יותר מדי את הפסטה שלהם היא בגלל שהם שוכחים להגדיר טיימר. או שאולי אנשים רבים נאבקים עם לחמניות תופים מכיוון שהם מחזיקים את מקלות התוף שלהם חזק מדי
חלק 3 מתוך 3: סיום המסמך
שלב 1. כלול מעברים במידת הצורך
מעברים הם מילים שעוזרות לשפר את זרימת הכתיבה שלך. מעברים יכולים לעזור לך להבהיר מתי הקוראים אמורים לעשות דברים בתהליך שלך. לדוגמה, תוכל לייעץ לקוראים שלך להגדיר את הטיימר נכון לפני שאתה מוסיף את הפסטה למים הרותחים. או שתמליץ לקוראים שלך לשים כפפות לתנור ואז לשפוך את הפסטה למסננת בכיור. כמה מילות מעבר טובות נוספות לשימוש במסמך תהליך כוללות:
- הַבָּא
- לאחר
- ראשון
- אחרון
- גַם
שלב 2. פשט את השפה שלך
כשאתה מתאר תהליך לקהל גדול, חשוב לוודא שהמילים שבהן אתה משתמש הן פשוטות מספיק כדי שרוב האנשים יבינו. שימוש בז'רגון רב (שפה טכנית) יכול להקשות על הקוראים להבין את ההוראות. הקדש דקה לקרוא את ההוראות שלך וחפש דרכים לפשט את השפה.
אם אתה צריך להשתמש במילה מיוחדת כדי לתאר את התהליך שלך, הקפד להגדיר אותו עבור הקוראים שלך. לדוגמה, אם אתה מתאר כיצד להכין פסטה, יהיה עליך להסביר מה פירוש "אל דנטה"
שלב 3. בדוק את התהליך
חשוב לוודא שניתן לבצע את התהליך שתיארת בהצלחה על ידי ביצוע ההנחיות שלך. נסה להשלים את התהליך שתיארת על ידי ביצוע כל שלב בסדר שהצבת אותו ועל ידי שימוש במידע שציינת בלבד.
- כאשר אתה בודק את התהליך שלך, נסה לזהות כל מידע שחסר או כל דבר שעלול להיות לא ברור לקוראים שלך.
- בקש ממישהו אחר לבדוק גם את התהליך שלך. אם מישהו אחר יבדוק את התהליך שלך יכול להבטיח דיוק עוד יותר במסמך התהליך שלך. בקש מחבר או בן משפחה להשתמש בצעדים שלך להשלמת התהליך שתיארת.
שלב 4. עיצב את המסמך שלך
בהתאם לאופן שבו אתה מתכוון להשתמש במסמך התהליך שלך, ייתכן שיהיה עליך לעצב אותו. לדוגמה, אם מסמך התהליך שלך אמור להיות מעוצב כחיבור בסגנון MLA לצורך מטלה בכיתה, יהיה עליך לעיין בהנחיות המדריך ולוודא שהמסמך שלך עומד בהן. אם אתה משתמש במסמך שלך לאתר אינטרנט, יהיה עליך לעצב את המסמך כך שיענה על צרכיך.
