אם אין לך מספיק מקום באימייל של IBM Notes, אך אינך מוכן למחוק הודעות דוא"ל, שקול לשלוח אותן לארכיון. ארכיון של מיילים פירושו העתקת הודעות למיקום אחר במחשב שלך. למד כיצד לשלוח ארכיון של IBM Notes לשטח פנוי בחשבונך תוך שמירת הודעות הדוא"ל המקוריות. זה גם עוזר למחשב ולתוכנה שלך לפעול עם ביצועים גבוהים ביותר.
צעדים
שלב 1. הגבל את גודל קובץ הדואר שלך
שמור על גודל קובץ הדואר שלך פחות מ- 500MB. (ארגונים מסוימים עשויים לדרוש מגבלה מחמירה יותר, כגון 200MB.)
- בדוק את גודל הנתונים שלך על ידי מעבר אל קובץ, מסד נתונים, מאפיינים. ב- Lotus 8, עבור אל קובץ, יישומים, מאפיינים.
- לחץ על הכרטיסייה "i". המספר שאחרי "שטח דיסק" הוא כמות הנתונים שיש לך כרגע על IBM Notes.
שלב 2. למד את ההגדרות שנקבעו מראש בארגון שלך
אם אתה משתמש ב- IBM Notes לבית הספר או לעבודה, ייתכן שכבר קיימות הגדרות ארכיון. זה עוזר לארגונים לשלוט בכמות הדוא ל למשתמש, כמו גם על הביצועים הכלליים של מחשבים בתוך הארגון. אם הגדרות ארכיון כבר הוקמו, שוחח עם צוות המערכות הטכניות שלך כדי לבדוק אם ניתן לשנות אותן.
שלב 3. קבע את הגדרות הארכיון הרצויות שלך
תוכל לאחסן את כל הודעות האימייל של IBM Notes או לבחור הודעות ספציפיות. יהיה עליך גם להחליט באיזו תדירות אתה רוצה ש- IBM Notes יועברו לארכיון.
- פתח את היישום המתאים (דואר).
- עבור אל פעולות, ארכיון, הגדרות.
- עבור לכרטיסייה קריטריונים וודא כי "ברירת מחדל לשינוי אחרון" נבחרה.
- לחץ על "אישור" כדי לשמור את השינויים.
- ודא שהקריטריונים מופעלים.
שלב 4. תזמן ארכיונים אוטומטיים
תזמון ארכיונים אוטומטיים מבטיח שאתה מעביר לארכיון באופן קבוע ועקבי. זה גם חוסך לך זמן.
- פתח את היישום המתאים (דואר).
- עבור אל פעולות, ארכיון, הגדרות.
- עבור לכרטיסייה לוח זמנים. ודא שבחרת באפשרות "תזמון ארכיון".
- בחר את השעה והיום המתאימים שבהם המחשב שלך ישמור את הקבצים שלך.
שלב 5. העבר לארכיון IBM Notes באופן ידני
גם אם אתה מתזמן ארכיון אוטומטי, אתה עדיין יכול לארגן באופן ידני בכל עת.
- פתח את היישום המתאים (דואר).
- פתח את הדואר או התיקיה שברצונך לאחסן בארכיון.
- עבור אל פעולות, ארכיון, ארכיון כעת.
- לחץ על כן כדי לארכיון בהתאם להגדרות שנקבעו מראש.
שלב 6. העבר לארכיון בשיטת גרור ושחרר
זו פשוט דרך נוספת לארכיון IBM Notes באופן ידני.
- פתח את היישום המתאים (דואר).
- פתח את הדואר או התיקיה שברצונך לאחסן בארכיון.
- בחר את ההודעות המתאימות.
- גרור את ההודעות לארכיון הנדרש בחלונית הניווט שלך.
שלב 7. הצג הודעות בארכיון
למרות שהגנת דוא ל בארכיון, ייתכן שעדיין תצטרך לגשת אליו. קובץ הארכיון שלך יחקה את התיקיות שהגדרת בחשבון IBM Notes שלך. הכל יישאר מאורגן כפי שתכננת אותו.
- פתח את היישום המתאים (דואר).
- לחץ על ארכיון בחלונית הניווט שלך.
- בחר את הארכיון המתאים (כלומר, ברירת מחדל לשינוי אחרון).
טיפים
- גבה מיילים חשובים. אם יש לך הודעות דוא"ל חשובות ב- IBM Notes, הקפד להעתיק אותן למיקום אחר, כמו תקליטור או DVD. זה מספק לך עותק נוסף למקרה שיקרה משהו לשרת או לעותק המאוחסן במחשב האישי שלך.
- מחק הודעות ישנות ומיותרות, במיוחד אם הן מכילות קבצים מצורפים. זה גם יעזור להקטין את גודל הנתונים שלך ולעזור לביצועי המחשב שלך.
