ATTN היא צורה קצרה של המילה "תשומת לב" ומשמשת בדרך כלל הודעות דוא"ל ותכתובות כתובות לציון הנמען המיועד. הדרך הטובה ביותר להשתמש ב- ATTN בהתכתבות בדוא"ל היא על ידי הכללת זאת בשורת הנושא. כך ברור למי מיועדת ההודעה וסביר יותר להניח שהאימייל שלכם יקרא על ידי הנמען הנכון.
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: הוספת ATTN לדוא"ל
שלב 1. התחל את שורת הנושא עם ATTN
במקרים מסוימים, כגון בקשת עבודה, ייתכן שיש לך רק דוא"ל כללי לחברה, אך אתה רוצה לזכות בתשומת לב של אדם או מחלקה מסוימים. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא לכתוב בשורת הנושא "ATTN: John Smith".
לחלופין, אם אינך יודע שמות כלשהם, תוכל לכתוב "ATTN: מנהל עובדים" או "ATTN: מחלקת שיווק"
שלב 2. כלול מידע רלוונטי אחר בשורת הנושא
יחד עם רכישת תשומת הלב של אדם או קבוצת אנשים מסוימים, עליך לכלול גם כמה פרטים חשובים לגבי תוכן הדוא ל שלך. זה יהפוך את זה לעניין יותר וסביר להניח שזה ייפתח ויקרא מהר יותר.
לדוגמה, תוכל לומר "ATTN: ג'ון סמית מחדש: מיקום סימון תוכן"
שלב 3. התחל את גוף הדוא"ל עם ATTN כאשר שורת הנושא מלאה
תוכל גם לכלול הודעת ATTN בגוף הודעת דוא"ל או במסמך מצורף. בדרך זו אתה עדיין מתקשר למי מיועד ההודעה ותוכל להשתמש בשורת הנושא אך ורק לציון מטרת הדוא"ל. זה עשוי להיות נחוץ כאשר אתה משיב להודעת דוא"ל ושורת הנושא כבר נוצרה.
- לדוגמה, תוכל להתחיל את גוף ההודעה באמצעות אמירת "ATTN: Sandeep Kumar"
- ייתכן שתרצה לכלול את מחוון ATTN בשורת הנושא ובגוף הדוא"ל.
שיטה 2 מתוך 3: קביעת מתי להשתמש ב- ATTN בדואר אלקטרוני
שלב 1. השתמש ב- ATTN כאשר אין לך את כתובת הדוא"ל של הנמען הרצוי
אם אינך יודע את כתובת הדוא ל הישירה של האדם או המחלקה שאליהם עליך להגיע, תוכל לשלוח מייל לכתובת יצירת הקשר המופיעה באתר החברה. לאחר מכן, עליך לציין בשורת הנושא, באמצעות ATTN, למי יש להפנות את ההודעה.
שלב 2. כלול ATTN בתקשורת פנימית
השתמש ב- ATTN כאשר אתה כותב תזכיר פנימי שעשוי להיות רלוונטי למספר אנשים במחלקה או בקבוצה שלך, אך דורש תשומת לב ישירה של אדם אחד או שניים. בדרך זו אתה עדיין מעדכן את כולם, אך גם מתעדף עם מי המסר מדבר ישירות.
תוכל לכתוב "ATTN: מרי סמית מחדש: יעדי מכירות" אך לשלוח את ההודעה לכל צוות המכירות
שלב 3. ציין כי הדוא"ל שלך חשוב באמצעות ATTN
תוכל גם לציין שמשהו זקוק לתשומת לב מיידית באמצעות ראשי התיבות ATTN בשורת הנושא שלך. לדוגמה, תוכל לכתוב "הצהרות שכר דורשות ATTN דחוף".
שיטה 3 מתוך 3: הבטחת הודעות הדואר האלקטרוני שלך
שלב 1. כלול שורת נושא
כשאתה שולח דוא"ל חשוב מאוד שתכלול תמיד שורת נושא. זוהי הזדמנות עבורך להבליט את הדוא"ל שלך ולספק גם כמה פרטים על תוכן הדוא"ל. סביר יותר להודעת דוא"ל שאינה כוללת שורת נושא להימחק או ללכת לאיבוד בתיבת הדואר הנכנס, או שהיא תעצבן את הנמען מכיוון שהוא נאלץ לפתוח את הדוא"ל כדי לברר במה מדובר.
שלב 2. שמור על שורת הנושא קצרה
רוב תיבות הדואר האלקטרוני יחשפו רק כ -60 תווים משורת הנושא וטלפון נייד יציג רק כ -25 עד 30 תווים. כתוצאה מכך, עליך לשמור על שורת הנושא קצרה ולכתוב קודם כל את המידע החשוב ביותר.
טפסים קצרים, כגון "ATTN" ו- "RE" מקלים על הכללת מידע נוסף בשורת הנושא
שלב 3. כתוב משהו קליט
תיבות הדואר הנכנס מוצפות לעתים קרובות בדואר זבל וחומרי קידום מכירות ואנשים רבים מוחקים מיילים עוד לפני שהם נפתחים. אם אתה שולח דוא"ל למישהו שאתה לא מכיר ישירות, חשוב שהדוא"ל שלך יבלוט. אתה יכול למשוך את תשומת הלב של הנמענים על ידי כתיבת שורת נושא קליטה ויצירתית.
- אתה יכול לכתוב "אני לא רוצה ממך כלום" אם אתה פונה למישהו שאתה מעריץ, אך מעולם לא פגשת אישית. לדוגמה, זה יכול להיות סופר אהוב או מישהו שאתה מסתכל עליו בתעשייה שלך.
- לחלופין, תוכל לומר "הרוויח יותר כסף על ידי הרחבת בסיס הלקוחות שלך." זה יהיה שימושי אם אתה מחפש ליצור קשרים עסקיים ותרצה שהמיילים שלך ייפתחו.
שלב 4. כלול פרטים חשובים
חשוב שתכלול תמיד מידע חשוב אודות תוכן המייל. אם אתה כותב מייל לעבודה משותפת על פרויקט, הקפד לרשום את שם הפרויקט בשורת הנושא. כך עמיתך לעבודה יידע במה מדובר ויכול לתת לו עדיפות לפי הצורך.
- אתה יכול גם להגיד משהו כמו "צורך בתגובה". סביר להניח שהדואר האלקטרוני שלך יהיה בראש סדר העדיפויות.
- לחלופין, כתיבת "שאלה מהירה מחדש: פגישת צהריים" צפויה לקבל תשומת לב מכיוון שהיא מצביעה על כך שתהיה תגובה קלה.
