WikiHow זה מלמד אותך כיצד להשתמש ב- Microsoft Word ליצירת חשבונית חיוב. חשבונית היא רשימה מפורטת של מוצרים שנמכרו או שירותים שניתנים בהם תוכל להשתמש בהם לחיוב לקוחותיך. הדרך הפשוטה ביותר להתחיל היא להשתמש באחת מתבניות החשבוניות החינמיות של מיקרוסופט, אך ניתן גם ליצור אחת ממסמך ריק.
צעדים
שיטה 1 מתוך 2: הורדת תבנית בחינם
שלב 1. פתח את Microsoft Word עבור Windows או macOS
תוכל למצוא אותו בתפריט התחל מתחת מיקרוסופט אופיס במחשב, וב- יישומים תיקייה ב- Mac.
- השתמש בשיטה זו כדי לבנות חשבונית במהירות ובקלות מתבנית מוכנה מראש. תבניות חוסכות לך את הצורך להבין מה לכלול, אך ניתן להתאים אותן לצרכיך.
- תוכל גם להוריד תבניות Word בחינם מאתר התבניות של Microsoft Office. עדיף לא להוריד תבניות מאתרים אחרים, מכיוון שחלקן עשויות להכיל וירוסים.
שלב 2. אתר את סרגל החיפוש של התבנית ובחר חדש
פתיחת וורד אמורה להציג את המסך "חדש" באופן אוטומטי-במסך זה כתוב "חדש" בחלקו העליון ומציג סרגל חיפוש ובו הטקסט "חפש תבניות מקוונות". אם אינך רואה את סרגל החיפוש הזה, לחץ על קוֹבֶץ בתפריט בצד שמאל למעלה ולאחר מכן בחר חָדָשׁ להעלות אותו.
שלב 3. הקלד חשבונית בשורת החיפוש ולחץ על ↵ Enter
תופיע רשימה של תוצאות תואמות.
שלב 4. לחץ על חשבונית כדי לראות תצוגה מקדימה
גרסה גדולה יותר של החשבונית תופיע, יחד עם תיאור קצר.
- אם תחליט לא להשתמש בתבנית, לחץ על איקס בחלק העליון של החלון כדי לחזור לרשימה.
- כמה אופציות נחמדות ופשוטות הן חשבונית (נצחית) וזו שנקראה זה עתה חשבונית מס.
שלב 5. לחץ על צור כדי להשתמש בתבנית
הוא נמצא בחלון התצוגה המקדימה של התבנית. זה מוריד את התבנית ופותח אותה אוטומטית.
שלב 6. החלף את המידע שמילא מראש במידע שלך
כל שדה מכיל בדרך כלל טקסט שנועד להדריך אותך במילוי החשבונית. אתה יכול פשוט ללחוץ על העכבר לפני קצת מידע, ללחוץ על ← Backspace או Delete כדי להיפטר ממה שיש, ולהקליד מידע משלך.
בנוסף למילוי החסר, תוכל להוסיף פרטים נוספים לחשבונית, כגון לוגו, שדה נוסף או קווים וצבעים מיוחדים
שלב 7. שמור את החשבונית שהושלמה
לשם כך, לחץ על קוֹבֶץ תפריט, בחר שמור כ ולאחר מכן שמור את הקובץ במיקום הרצוי במחשב שלך. לאחר שיצרת את החשבונית, תוכל להדפיס או לשלוח אותה ללקוח שלך בדוא ל.
שיטה 2 מתוך 2: יצירת חשבונית מאפס
שלב 1. פתח את Microsoft Word עבור Windows או macOS
תוכל למצוא אותו בתפריט התחל מתחת מיקרוסופט אופיס במחשב, וב- יישומים תיקייה ב- Mac.
- השתמש בשיטה זו אם אתה רוצה לעצב חשבונית מאפס. שיטה זו היא הטובה ביותר למי שיודע להשתמש בתכונות Word, כולל יצירת כותרות וטבלאות.
- לפני יצירת תבנית משלך, בדוק כמה דוגמאות לחשבונית מקוונת לפני שתתחיל. אם החשבונית שלך ספציפית לעסק שלך, נסה לחפש את סוג העסק שלך ואת המילים "חשבונית לדוגמא" לדוגמאות ספציפיות (למשל, חשבונית רופא לדוגמא, דוגמא לחשבונית כותב עצמאי).
שלב 2. לחץ על מסמך ריקה במסך "חדש"
אם אינך רואה את המסך "חדש", לחץ על קוֹבֶץ תפריט ובחר חָדָשׁ עַכשָׁיו.
שלב 3. צור כותרת חשבונית
כותרת הכוללת את שם העסק שלך, פרטי יצירת הקשר והמילה "חשבונית" אמורה להופיע איפשהו ליד החלק העליון של המסמך. אתה יכול לעצב ולסגנן מידע זה בכל דרך שתרצה, אך נסה לשמור אותו פשוט ועקבי עם החומרים העסקיים האחרים שלך.
שלב 4. הצג את תאריכי החשבונית
תאריך ההנפקה ותאריך היעד (אם רלוונטי) צריכים להיות גלויים בחלק העליון של המסמך, רצוי קרוב מאוד למילה "חשבונית".
כדי להכניס את התאריך של היום במהירות, לחץ על לְהַכנִיס בכרטיסייה בחלק העליון של Word, לחץ על תאריך שעה, ולאחר מכן בחר תבנית תאריך. הקפד להסיר את סימן התיבה מהתיבה "עדכן אוטומטית", כך שהתאריך לא ישתנה בכל פעם שמישהו פותח את הקובץ.
שלב 5. מספר את החשבונית
כל חשבונית צריכה להכיל מספר ייחודי (ברצף) לרישומים שלך. הרצף יכול להיות גלובלי (לכל הלקוחות) או לכל לקוח. אתה יכול להוסיף את זה לכותרת אם אתה רוצה, אבל זה באמת יכול להיות ממוקם בכל מקום.
אם לכל לקוח יהיה רצף מספרי חשבוניות משלו, מומלץ לכלול את שם הלקוח כחלק מהמספר (למשל, wikiHow1, wikiHow2 אם הלקוח הוא wikiHow)
שלב 6. הוסף את כתובת הלקוח או את פרטי יצירת הקשר
קדם זאת במילה "אל" (או משהו דומה) המבהירה את מי מואשם.
ייתכן שתרצה לפנות את החשבונית ישירות לאדם ספציפי בחברה, או למחלקת חייבות
שלב 7. צור רשימה מפורטת של המוצרים הנמכרים או השירותים הניתנים
הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא על ידי יצירת טבלה עם מספר שורות ועמודות בשם. ראה כיצד ליצור טבלה פשוטה ב- Microsoft Word כדי להתחיל עם טבלאות.
צור עמודות עבור כמות, שם או תיאור של פריט/שירות, מחיר/שיעור יחידה ומחיר כולל של הכמות שנרכשה. הקפד לסמן עמודות אלה בכותרות כך שהלקוח יבין את החיובים
שלב 8. הצג את סכום החשבון הכולל
זה אמור להופיע ממש מתחת לרשימת החיובים המפורטים, רצוי בסוג של מודגש פנים כך שיהיה קל לראות אותו.
- אם אתה גובה מס מכירה, עליך להציג סכום משנה של החיובים המפורטים, כאשר המס רשום מתחתיו, עם האחוז משמאל לסכום הדולר, ואז הסכום המותאם מתחת לזה.
- בדוק שוב את המתמטיקה שלך כדי לוודא שהיא מדויקת.
שלב 9. כלול את תנאי התשלום
תוכל להציג את תנאי התשלום מעל או מתחת לפרטי החיוב. תנאי התשלום הנפוצים הם "התשלום עם קבלתו", "התשלום תוך 14 יום", "התשלום תוך 30 יום" או "התשלום תוך 60 יום".
ייתכן שתרצה לכלול תזכיר בתחתית המכסה את אמצעי התשלום, מידע כללי או רק תודה ללקוח על השימוש בשירותיך
שלב 10. שמור את החשבונית שהושלמה
לשם כך, לחץ על קוֹבֶץ תפריט, בחר שמור כ ולאחר מכן שמור את הקובץ במיקום הרצוי במחשב שלך. לאחר שיצרת את החשבונית תוכל להדפיס או לשלוח אותה ללקוח שלך בדוא ל.
טיפים
- לאחר ששמרת מסמך חשבונית, תוכל להשתמש בו כתבנית ליצירת חשבוניות אחרות באמצעות האפשרות "חדש מהקיים" בעת יצירת חשבונית חדשה. ניתן גם לשמור את המסמך כתבנית.dot או.dotx לשימוש עתידי בתבנית.
- דרך נוספת להציג את פרטי החיוב והסכום הכולל היא להגדיר אותו בחוברת עבודה של Microsoft Excel ולאחר מכן להדביק לו קישור בחשבונית Word שלך. בכל פעם שאתה מעדכן את הגיליון האלקטרוני, לחץ לחיצה ימנית על הגיליון האלקטרוני המוטבע ובחר "עדכן קישור" כדי לראות את השינויים.
