דוא"ל לשיתוף ידע הוא דוא"ל שנועד לשתף מידע, במיוחד במקום העבודה או במסגרת מקצועית אחרת. שיתוף ידע הוא דרך מצוינת להראות לעמיתים שלך שאכפת לך מהם ורוצים לשתף אותם במה שאתה יודע, בתקווה שזה עשוי לעזור להם בעתיד. זה גם יכול לעזור לחזק את הקשרים המקצועיים שלך. נסה להפוך את הידע שלך לשיתוף מיילים ברור וקל לעיכול ככל האפשר. זה יקל על אחרים להבין ולספוג.
צעדים
שיטה 1 מתוך 2: חיבור הדוא"ל שלך
שלב 1. ציין את מטרת הדוא"ל שלך בצורה ברורה וקצרה בשורת הנושא
כתוב שורת נושא שנותנת לקהל שלך תצוגה מקדימה ברורה של מה לצפות כאשר הם פותחים את הדוא ל שלך. נסה לשמור על אורך שורת הנושא לכ -7 מילים.
- לדוגמה, אם ברצונך לשתף את הידע שרכשת בעת השתתפות בכנס קידוד, תוכל להפוך את שורת הנושא למשהו כמו: "Takeaways מפתח מוועידת קודמי מיאמי 2020".
- סביר להניח שנפתחים הודעות דוא"ל עם שורות נושא לא ברורות או ארוכות מדי. התרחק משורות נושא קצרות של 1-2 מילים בלבד שאינן מציינות ביעילות על מה הדוא"ל.
עֵצָה: אם אתה רוצה שאנשים יקראו את דוא"ל שיתוף הידע שלך במסגרת זמן מסוימת, כלול תאריך בשורת הנושא. לדוגמה, תוכל לשים "התקדמות בתעשייה לדיון בישיבה ה -2 באוגוסט".
שלב 2. התחל את המייל בברכה המופנית לקהל הספציפי שלך
חשוב על הקהל שאליו אתה מתכוון לשלוח את הודעת הדוא ל שלך ולבחור ברכה עם רמה פורמלית מתאימה. הפוך את הברכה לכלל כל מי שיקבל את המייל.
- לדוגמה, אם אתה שולח את הודעת הדוא"ל לצוות מתכנתים קטן שאתה עובד איתו מקרוב ומכיר היטב, תוכל להתחיל את הדוא"ל במשהו סתמי וידידותי כמו: "אחר צהריים טובים, חבריי לקידוד נינג'ות."
- אם אתה שולח הודעת אימייל לשיתוף ידע או קבוצה כלשהי המכילה אנשים שאינך מכיר אישית, תוכל לבחור ברכה רשמית יותר בנוסח: "חברי הנהלה יקרים" או " בוקר טוב, צוות שיווק.”
- אם אתה משתף ידע עם אדם אחד או שניים בלבד, תוכל לפנות אליהם בשמם בברכת הדוא"ל שלך.
- במקרה של ספק, אתה יכול פשוט להשתמש במשהו כללי כמו: "שלום לכולם" או "אחר צהריים טובים".
שלב 3. כתוב קצת רקע או הקשר קצר בתחילת המייל
התחל בפסקה קצרה, ממש מתחת לברכה שלך, המסבירה מה תשתף בדוא ל שלך. זה ייתן לקוראים יותר הקשר למה שהם עומדים לקרוא מאשר שורת הנושא.
לדוגמה, אם אתה משתף למידה מכנס קידוד, אתה יכול לכתוב משהו כמו: "בשבוע שעבר היה לי המזל להשתתף במהדורת 2020 של ועידת קודמי מיאמי. ברצוני לשתף אתכם בכמה מהמקומות המרכזיים מהכנס של יומיים, במהלכו למדנו על בינה מלאכותית ומגמות קידוד לשנת 2021. אני מקווה שידע זה יהיה שימושי ומעניין עבורכם כפי שהוא בעיני..”
שלב 4. פירוק גוף המייל לחלקים
חלק את הנקודות העיקריות שברצונך לשתף לחלקים מגובשים, כך שיהיה קל יותר לעקוב ולעכל. שים כותרות בתחילת כל קטע מידע כדי להבהיר על מה הטקסט שלהלן. חלקו חלקים ארוכים למספר פסקאות קצרות יותר כדי לפצל את המידע, במקום לזרוק חבורה של מידע לגוש טקסט ארוך אחד.
- וודא שכל אחת מהפסקאות שלך מכילה נקודות קשורות. אם אתה מתחיל מחשבה חדשה, התחל לכתוב פסקה חדשה.
- לדוגמה, אם אתה רוצה לשתף את מה שלמדת על בינה מלאכותית ומגמות קידוד בכנס שהשתתפת בו לאחרונה, תוכל לבנות את הדוא"ל שלך כך: כותרת קטע שאומרת "עדכוני תעשיית הבינה המלאכותית" ולאחר מכן כתוב כמה פסקאות בנושא, ואחריו כותרת מדור נוספת שאומרת "מגמות קידוד לשנת 2021", ואחריה עוד כמה פסקאות.
שלב 5. סיום גוף המייל בפסקת סיכום
כתוב פסקה קצרה לפני החתימה החוזרת על חלק מהמידע העיקרי שהודעת הדוא ל שלך הכילה. תן לקוראים שלך לדעת מה אתה מקווה שהם מרוויחים מהידע המשותף וכלול כל פריטי פעולה רלוונטיים.
- לדוגמה, אתה יכול להגיד משהו כמו: "כפי שאתה יכול לראות, יש הרבה פיתוחים מרגשים חדשים ב- AI בכל הנוגע לשיווק ויש כמה מגמות תכנות חדשות מעניינות שכדאי להיזהר מהן בשנת 2021. אני מקווה שתיישם את המידע הזה לפרויקטים שלנו בפיתוח ולחשוב על דרכים בהן אנו יכולים לשפר את המוצרים שלנו במהלך השנה הקרובה ".
- דוגמה לפריט פעולה תהיה משהו כמו: "בואו נתכנן לשתף כמה מהמחשבות שלנו על כל המידע הזה בפגישה ביום שישי. אנא בואו מוכן עם נקודה אחת לפחות לדיון."
שלב 6. סיים את הדוא"ל שלך עם סימן ולאחר מכן שמך וכותרתך
בחר סימן קצר וידידותי עם רמה פורמלית מתאימה לקהל שלך. כלול את שמך ואת כותרתך בסוף, כך שאנשים ידעו בדיוק ממי האימייל שהם קראו זה עתה, וזה חשוב במיוחד אם אינך מכיר אישית את כל חברי הקהל שלך.
- דוגמאות לרישומים מזדמנים שעובדים כמעט בכל מייל הם: "תודה", "בברכה" ו"כל הכבוד ".
- כמה סימנים רשמיים נוספים הם: "בכבוד רב" ו"כבודך ".
- כמה רעיונות להרשמה מזדמנת עוד יותר, שתוכל להשתמש בהם בדוא"ל לאנשים לעבוד איתם או לראות כל יום, הם: "נתראה כולכם מחר" ו- "לחיים".
- אם אתה משתף ידע מחוץ לארגון שלך, כלול גם את שם הארגון שלך על שם ושמך, כך שאנשים יידעו מאיפה אתה כותב אותם.
שיטה 2 מתוך 2: הפיכת הדוא"ל שלך לקורא
שלב 1. שמור את הדוא"ל שלך קצר ככל האפשר
נסה לכלול את כל המידע שברצונך לשתף בכמה שפחות מילים. ככל שהאימייל שלך ארוך יותר, כך הסיכוי שהאנשים שאתה רוצה לחלוק איתם את הידע שלך יקרא את כל הדבר.
- אם אתה כותב על נושא מורכב במיוחד, תוכל תמיד לכלול קישורים למקורות חיצוניים או לקבצים מצורפים כדי לספק מידע מפורט יותר. כך, מי שמעוניין במה שאתה משתף יכול לצלול עמוק יותר לנושא.
- אין כלל סט-אבן למשך כמה זמן אמור להיות הודעת דוא"ל לשיתוף ידע, והיא תלויה רבות בסוג המידע שאתה משתף ובמורכבות הנושא. כלל אצבע טוב הוא לא לכתוב מייל ארוך יותר ממה שהיית רוצה לקרוא בעצמך.
שלב 2. הדגש מידע חשוב בעזרת נקודות כדור או רשימות ממוספרות
חזור על פיסות מידע מרכזיות מפסקאות הטקסט שלך בנקודות תבליטים או ברשימות ממוספרות. זה עוזר לחזור על הידע שאתה משתף ונותן לקוראים משהו להציץ בו במהירות כדי לקבל כמה מהנקודות העיקריות של הדוא ל שלך.
לדוגמה, תוכל ליצור רשימה עם כותרת כמו "5 מגמות השיווק המובילות לשנת 2021" ולכתוב את המגמות מ 1-5 ברשימה ממוספרת מתחתיה. הקוראים יכולים לראות בקלות מהן המגמות ולאחר מכן לקרוא את הטקסט של הדוא"ל שלך אם הם רוצים מידע מעמיק יותר
שלב 3. השתמש ככל האפשר בשפה פשוטה וקלה להבנה
הימנע משימוש במילים וג'רגון כדי להסביר את הנקודות שלך, אלא אם כן אתה בהחלט צריך. זה יהפוך את הדוא ל שלך להרבה יותר קל לקרוא ולהבין אותו על ידי קהל רחב יותר שכנראה לא מכיר את הנושא שאתה כותב עליו כמו שאתה.
התייחס גם לקהל שלך כשאתה בוחר באיזו שפה להשתמש. אם אתה כותב למשל לקבוצה קטנה של מתכנתים, סביר להניח שאתה יכול לברוח משימוש בז'רגון קידוד יותר בדוא"ל שלך מאשר אם אתה כותב לקהל מגוון
עֵצָה: אם אתה בהחלט צריך להשתמש במילה שאנשים אולי לא יודעים כדי להסביר נקודה, ספק הגדרה בפעם הראשונה שאתה משתמש במילה בתוכן הדוא ל שלך.
שלב 4. כתוב בנימה מקצועית
היה מנומס, השתמש בדקדוק ופיסוק נאותים, ובחר את מילותיך בקפידה. הימנע מכתיבה בנימה מזדמנת ואל תשתמש בסלנג או בשפה לא מקצועית. זה יעזור לך להיראות מקצועית ובעלת ידע בנושא שאתה משתף מידע עליו.
- לדוגמה, אל תכתוב מילים בכל הכותרות והשתמש בסימני קריאה במשורה, כך שלא תיתקל כאילו אתה צועק על הקהל שלך.
- אל תשתמש במילים או ביטויים סלנגיים כמו "יו", "מה קורה" או "כולכם", כדי לציין כמה.
שלב 5. היצמד לגופנים, תווים ועיצוב דוא"ל סטנדרטיים
אל תשתמש בגופנים או בתווים מיוחדים שאין למערכות מסוימות. השתמש בגופן מערכת סטנדרטי המובנה בשרת הדוא"ל שלך, הקפד להשתמש בתווים המופיעים על מקלדת רגילה, ואל תתעסק עם עיצוב ברירת המחדל של הדוא"ל שלך.
זה יבטיח שכמעט כל מי שמקבל את הדוא"ל שלך במחשב אחר או דרך שרת דוא"ל אחר יראה בדיוק מה שראית כשכתבת את הדוא"ל שלך
טיפים
- תמיד התחשב בקהל שלך כשאתה כותב הודעת דוא"ל לשיתוף ידע. זה יעזור לך לקבוע את רמת הפורמליות, הטון ובאיזו שפה להשתמש.
- וודא שאתה שולח דוא"ל לשיתוף ידע לאנשים שיפיקו ממנו את המרב. לדוגמה, מתכנת אולי לא מעוניין במגמות ופיתוחים בתעשיית השיווק, אך מישהו בשירות לקוחות עשוי.
- לפני שאתה כותב הודעת דוא"ל לשיתוף ידע, שאל את עצמך האם זו הדרך הטובה ביותר לשתף את המידע. במקרים מסוימים, ייתכן שתחליט כי פגישה אישית או מצגת ועידת וידיאו תהיה יעילה יותר.
- צור מתאר של מה שאתה רוצה לשתף לפני שאתה כותב את הדוא"ל שלך. לדוגמה, אם אתה רוצה לשתף כמה טכניקות שיווק שלמדת בוובינר שאליו הגעת, תוכל לרשום נקודות עיקריות כמו "טכניקות SEO חדשות", "אסטרטגיות שיווק בדוא"ל" ו"שיטות מומלצות לשיווק באמצעות תוכן ".
אזהרות
- ודא שהשפה שבה אתה משתמש בדוא"ל שלך תהיה מובנת לכולם בקהל שלך. לדוגמה, אל תשתמש בחבורה של ז'רגון תכנות אם אתה כותב לכל החברה שלך.
- תמיד הגהה ואיות בדוק את הודעות הדוא"ל שלך לפני שאתה שולח אותן. אם הודעת הדוא"ל שלך מכילה שגיאות, לא תצא כמקור ידע אמין.
