כתיבת מייל תזכורת ידידותי יכולה להיות מסובכת. אינך רוצה להיתפש כקשוח או חסר סבלנות, אך חשוב להעביר את המסר שלך. הגדר נימה ידידותית בדוא"ל שלך עם ברכות וביטויים מרוככים. כסה את צרכי הדוא"ל שלך כדי שהנמען יידע בבירור מה אתה רוצה. ודא דוא"ל ללא שגיאות, כך שלא תתקל רק בידידותי, אלא גם במקצועי.
צעדים
חלק 1 מתוך 3: הגדרת צליל ידידותי
שלב 1. ברך את הנמען
במצבים עסקיים, ייתכן שתצטרך להשתמש בברכה סטנדרטית, כמו "יקר כך וכך". עם זאת, יותר ויותר מיילים מותאמים אישית הופכים לסטנדרטיים. כמה ברכות דואר אלקטרוני שיכולות לעזור לך להישמע נימה ידידותית מההתחלה כוללות:
- היי ג'ון
- שלום שם
- מזמן לא התראנו
- היי!
שלב 2. הפנה את החיבור שלך לנמען
אם רק תעמוד בתזכורת, המסר שלך עשוי להיראות קר. התייחס לקשר האישי שלך לנמען על ידי הכללת ביטויים המשקפים את החברות שלך וחוויות משותפות. אלה עשויים לכלול:
- איך הלך בית הספר?
- ידידי, מה שלומך?
- היה לי כל כך כיף איתך בסוף השבוע האחרון.
- מתי בפעם האחרונה דיברנו, לפני חודש?
- הטיול הזה שעשינו יחד היה מפוצץ! נצטרך לעשות זאת שוב בקרוב.
שלב 3. לרכך את הבעותיך
הדבר חשוב במיוחד עבור חלק התזכורת של הדוא ל. אם עבר זמן מה מאז שהיית בקשר עם הנמען, יתכן שיתאים להתנצלות קלה או תירוץ ליצירת קשר רק לשם תזכורת. כמה דוגמאות לביטויים מרוככים כוללים:
- אני יודע שעבר זמן מה מאז שדיברנו, אבל רציתי להזכיר לך על …
- הדברים היו כל כך קדחתניים עם התינוק החדש, שרק נזכרתי להזכיר לך …
- אני יודע שהיית עסוק, אז לא רציתי להציק לך, אבל רציתי לשלוח תזכורת …
שלב 4. היו מנומסים
אם התזכורת חשובה, קל להיתקל בה חזק מדי. זכור כי למקבל יש דברים בחייו. זכור לומר גם "בבקשה" ו"תודה "וגם ביטויים שווים. תוכל לכלול משפטים מנומסים כמו:
- מצטער להטריד אותך, אבל רציתי לוודא…
- אם תוכל בבקשה להשיב להודעת דוא"ל זו ברגע שיש לך זמן …
- תודה שהקדשת מזמנך לקרוא כל תגובה לתזכורת זו. אני מעריך את זה.
- אני מצפה לתגובתך.
חלק 2 מתוך 3: כיסוי הדרושים
שלב 1. השתמש בשורת נושא
אתה לא צריך לכתוב שורת נושא חכמה. אלה שהם ברורים ולעניין יהיו הכי שימושיים. אלה יאפשרו לנמען לדעת את מטרת הדוא"ל במבט חטוף. כמה אפשרויות נפוצות לתזכורת דוא"ל ידידותית עשויות לכלול:
- להרשם
- תזכורת מהירה על…
- נסיעה/אירוע/וכו '.
- מספר עובדים לטיול/אירוע/וכו '.
שלב 2. זכור לכלול את התזכורת שלך
כאשר אתה כל כך מנסה להיות ידידותי ומנומס, זה יכול להיות קל לעזוב משהו חשוב, כמו התזכורת בפועל. שים את תזכורתך קרוב לתחילת המייל, זמן קצר לאחר הברכה וחיבור אישי קצר. לדוגמה:
- "שלום שם, עבר זמן מאז שדיברנו, בן. מה שלום אשתך וילדיך? שלי מעסיק אותי למדי, אבל רציתי לבדוק איתך לגבי …"
-
היי!
סבתא, התכוונתי לשלוח לך הודעה. מצטער שהייתי כל כך עסוק. רק רציתי להזכיר לך את תאריך ארוחת הצהריים שלנו …"
שלב 3. השתמש בשפה תמציתית
בדרך כלל נכון ששפה מנומסת משתמשת בביטויים ארוכים יותר. לדוגמה, הביטוי "עבודה קשה יותר" יהיה פוליטריאלי כ"אולי יהיה רעיון טוב אם היית עובד קשה יותר ". למרות שהם מנומסים, ביטויים ארוכים אלה עלולים להקשות על האיתור של מוקד הדוא"ל שלך.
השתמש במבנה מפושט עבור הדוא"ל שלך. זה עשוי להיראות בערך כמו: ברכה (פתיחה) → חיבור אישי → תזכורת → אימות (סגירה)
שלב 4. ערוך מידע מיותר
על כל משפט וכל חלק בכל משפט, שאל את עצמך: "האם זה הכרחי?" במקרים מסוימים, "הכרחי" עשוי להיות משהו רחב כמו "זה הכרחי כדי שהאימייל שלי לא יישמע קר". הסר חלקים מיותרים בדוא"ל.
באופן כללי, ניתן להסיר את הפתגמים (כמו "מאוד", "באמת", "באמת", "מאוד" ו"החלט ") כדי להפוך את המסר שלך לתמציתי יותר
שלב 5. סגור את הודעת הדואר האלקטרוני באמצעות הערכת ערך
"Validiction" היא מילה מהודרת שפירושה "להיפרד". הערכות הערכה כוללות ביטויים כמו "הטוב ביותר", "בברכה", "שלך באמת" ו"בכבוד רב ". החתימה שלך צריכה לעקוב אחר הערכתך. אולם הערכות נפוצות אלה עשויות להיתפס כבלתי אישיות. אתה יכול לנסות משהו כמו:
- חבר שלך
- לחיים
- כל טוב
- שיהיה לך יום טוב
- תייג, אתה זה
- מצפה לשמוע ממך
חלק 3 מתוך 3: הבטחת דוא"ל ללא שגיאות
שלב 1. קרא הגהה את הדוא"ל שלך
אפילו הצצה מהדוא"ל שלך פעם או פעמיים במהירות תבטל שגיאות פשוטות רבות שעלולות להתגנב בזמן כתיבתו. לאחר שסיימת לחבר, הגה את כתובת הדוא"ל שלך בכתיב ודקדוק.
- לשירותי דוא"ל רבים יש דקדוק ובודק איות בחינם. האיכות של אלה תלויה בספק הדוא"ל שלך. במקרים מסוימים, ייתכן שהדמקים הללו אינם מדויקים במיוחד.
- זכור לבדוק את שורת הנושא, את ברכתך ואת הערכתך (סגירה). קל להחליק על אלה ולהתמקד רק בגוף הדוא"ל שלך.
שלב 2. קרא את הדוא"ל שלך בקול רם
אם אתה כותב מייל חשוב, או אם אתה באמת רוצה להיות ידידותי או מנומס במיוחד עם מישהו, קרא את הדוא"ל שלך מההתחלה ועד הסוף בקול רם. זה נשמע שיחה? אם כן, הדוא"ל שלך מוכן לשליחה.
כתוב משפטים או קטעים שנשמעים מגושמים. השתמש בשיקול דעתך הטוב ביותר בעת הערכת הדבר. זה משתנה מאדם לאדם, תלוי בסגנון הדיבור שלך
שלב 3. בקש מאדם אחר להסתכל על הדוא"ל
לתקשורת חשובה, כמו אלה המיועדות לעסקים, ייתכן שתרצה שאדם אחר יבדוק את התזכורת לפני שליחתה. אם כתבת דוא ל תמציתי, בדרך כלל זה לוקח מעט זמן ויכול לעזור לתפוס אפילו את השגיאות הקטנות ביותר.
- בדוק את שירות ההודעות המקוון שלך. שלח הודעה לחבר מקוון ושאל משהו כמו, "היי, תוכל לקרוא באמצעות מייל קצר שאני צריך לשלוח? זה ייקח רק דקה."
- זכור להביע את הכרת התודה שלך לכל מי שקורא במייל שלך. אחרי הכל, הם עושים לך טובה.
