כתיבת מייל היא פשוטה למדי, אך יש פורמט כללי שכדאי לזכור. כמו כן, היו מודעים להבדלים בין מיילים רשמיים ופורמליים. הנה מה שאתה צריך לדעת.
כיצד לכתוב את מצגת המיילים הטובה ביותר
צעדים
חלק 1 מתוך 5: יסודות הדוא"ל
שלב 1. הגדר כתובת דוא"ל
אם עדיין אין לך כתובת דוא"ל, יהיה עליך להירשם לספק דוא"ל לפני שתמשיך. למרבה המזל, יש הרבה ספקי דוא"ל מבוססי אינטרנט שתוכלו לקבל איתם כתובת דוא"ל ללא עלות. כמה מהפופולריים ביותר כוללים:
- Gmail
- Hotmail
- דואר יאהו
שלב 2. לחץ על "כתיבה" או "חדש"
"לפני שתוכל לכתוב הודעת דוא"ל, יהיה עליך לפתוח תיבת הודעה חדשה וריקה בכדי לכתוב את הדוא"ל שלך. השיטה המדויקת משתנה בהתאם לשירות בו אתה משתמש, אך בדרך כלל יהיה כפתור בראש הדף עם תווית כמו "כתיבה", "חדש" או "הודעה חדשה".
אם אינך בטוח כיצד ליצור הודעה חדשה, בדוק את דפי העזרה של שירות הדוא"ל שלך כדי ללמוד עוד על כך בפירוט רב יותר
שלב 3. רשום את כתובות הדוא"ל של הנמענים
אינך צריך לרשום את כתובת הדוא"ל שלך, אך עליך לציין את כתובת הדוא"ל של האדם או האנשים שאליהם אתה מתכוון לשלוח את הדוא"ל.
- לעתים קרובות מספיק מקום כדי להפריד מספר כתובות דוא"ל, אך שירותים מסוימים מבקשים להפריד מספר כתובות באמצעות פסיק או צורה אחרת של פיסוק. במקרה זה, ספק ההודעות הספציפי שלך צריך לציין הוראות אלה.
- הקלד את כתובת הדוא"ל של המקלט הראשי או המקלטים בשדה "אל:". המקלט הראשי מתייחס בדרך כלל לכל מי שהדואר האלקטרוני מיועד אליו או פונה אליו בגוף הדוא"ל.
- הקלד כתובות דוא"ל אחרות בשדה "CC:". זהו השדה "העתקה". יש לרשום מקלט בשדה "CC:" אם הדוא"ל אינו מזכיר אותם ישירות אך מתייחס למשהו שאדם צריך להיות מודע אליו.
- השתמש בשדה "BCC:" כדי להסתיר כתובות דוא"ל. אם אינך רוצה שמקבלי הודעת הדוא"ל יראו רשימה של כתובות דוא"ל שאליהן הגיעה ההודעה, עליך להקליד את כתובות הדוא"ל האלה בשדה "עותק עיוור".
שלב 4. כלול נושא אינפורמטיבי
כל שירות דוא"ל יאפשר לך להקליד נושא או כותרת לדוא"ל שלך בתיבה "נושא".
-
הנושא צריך להיות קצר, אך הוא צריך לתת גם לנמען מושג על מה הדוא ל עוסק.
- לדוגמה, אימייל מזדמן לחבר יכול פשוט לומר "מה קורה?" עם זאת, אם אתה שולח בדוא"ל שאלה לגבי מטלה, שורת הנושא עשויה לקרוא משהו כמו "שיעורי בית במתמטיקה".
- באופן דומה, ניתן לסמן שאלה למנחה או לפרופסור בשורת נושא כמו "שאלה" או "שאלה בנושא …" ואחריה תווית קצרה המתארת את הנושא המדובר.
- שים לב שהודעה ללא נושא תופיע בתיבת הדואר הנכנס של הנמען עם התווית "(ללא נושא)".
שלב 5. כתוב את גוף הדוא"ל שלך
גוף הכתובת שלך צריך להיות כתוב בתיבת הטקסט הגדולה מתחת לשורת הנושא.
- הגוף של כל הודעת דוא"ל צריך בדרך כלל לכלול הצדעה, הודעה וסגירה.
- אופי הדוא"ל מהיר, לכן בדרך כלל עליך לשמור על אורך ההודעה שלך די קצר.
שלב 6. לחץ על כפתור "שלח"
לאחר שתסיים להקליד את הדוא"ל שלך, בדוק אותו כדי לוודא שאין טעויות כתיב או דקדוק וכי ההודעה מתייחסת בבירור לעניין שרצית להעלות. אם הדוא"ל מוכן, לחץ על כפתור "שלח" בתיבת ההודעות על מנת לשלוח אותו לנמענים הרשומים.
חלק 2 מתוך 5: כתיבת מייל ידידותי
שלב 1. דע מתי מתאים דוא"ל ידידותי
דוא ל ידידותי צריך להיות שמור לאהובים, כולל חברים, משפחה ושותפים רומנטיים. אם ההודעה היא מקרית, ואתה שולח אותה למישהו שאתה נמצא בתנאים לא פורמליים איתו, תוכל לשלוח מייל ידידותי.
הפעם היחידה שלא תשלח מייל ידידותי למשפחה או לחבר תהיה אם אתה שולח מייל קבוצתי בעל אופי רשמי, כמו תביעה לתרומות או פרסומת למכירה. מכיוון שדוא"ל זה יישלח ככל הנראה לאנשים שאינך נמצא בתנאים מזדמנים איתם, כמו כן, עליך לכוון את הדוא"ל אליהם
שלב 2. שמור על שורת הנושא מקרית
שורת נושא אינה חיונית למהדרין, אך עדיין כדאי לכלול נושא. שמור על זה קצר, מתוק ולעניין.
- אם אתה רק כותב מייל כדי להתעדכן עם חבר, תוכל לכלול שורת נושא מצחיקה או אחת פשוטה כמו "מזמן לא רואים!"
- אם אתה כותב עם מטרה, ציין מהי מטרה זו. לדוגמה, אם תחליט לכתוב הודעת דוא"ל על טיול קבוצתי, תייג את הדוא"ל בנושא שמזכיר זאת באופן ספציפי.
שלב 3. שקול לפנות אל הנמען בשמו
עבור דוא ל ידידותי, זה לא הכרחי בהחלט, אבל זו עדיין דרך מנומסת להתחיל את גוף ההודעה שלך.
-
ההצדעה שלך יכולה להיות פשוטה כמו ציון שם האדם:
בוב,
-
לחלופין, תוכל לכלול ברכה ידידותית בשם זה גם כן:
- "היי בוב!"
- "היי בוב,"
- "בוקר בוב!"
שלב 4. כתוב את ההודעה שלך בצורה ברורה, אך הקפד על שפה מזדמנת
גוף ההודעה שלך צריך להיות קל להבנה, אך הטון צריך להיות לא פורמלי ושיחות.
- קרא את הדוא"ל שלך ושאל את עצמך אם תוכן המייל נשמע כמו דרך הדיבור שלך באופן אישי. אם כן, השגת צליל טוב לדוא"ל ידידותי.
- השתמש בצירים. צירים אינם חלק מכתיבה רשמית, אך הם חלק נפוץ בשיחה היומיומית, מה שהופך אותם מתאימים לדוא"ל ידידותי.
- אתה מוזמן להשתמש בסלנג. אם תרצה, תוכל לכלול סלנג אינטרנט: "thx" במקום "תודה", "4" במקום "עבור", "l8r" במקום "מאוחר יותר" וכו '.
- השתמש גם בסמלי הבעה כאשר הדבר מתאים.:)
שלב 5. שקול לחתום את שמך
בדומה להצדעות, סגירה או חתימה אינן הכרחיות בהחלט לדוא ל ידידותי, אך היא יכולה להיות דרך טובה לסיים את ההודעה.
-
הסגירה שלך יכולה להיות פשוטה כמו שמך:
- "ג'ן"
- "-ג'ן"
-
אתה יכול גם להיות קצת יותר יצירתי עם הסגירה שלך:
- "מאוחר יותר! ג'ן"
- "דוא"ל זה יהרוס את עצמו בעוד 3 … 2 … 1 …"
חלק 3 מתוך 5: כתיבת מייל רשמי
שלב 1. להבין מתי יש צורך במיילים רשמיים
עליך להשתמש בדוא ל רשמי כשאתה כותב מישהו שאינך נמצא איתו בתנאים מזדמנים. זה כולל, בין היתר, מפקחים, עמיתים לעבודה, לקוחות ולקוחות, מדריכים ופקידים בקהילה או פוליטיקה.
-
שים לב שאתה עשוי לגלות שאין צורך בהודעות דוא"ל רשמיות עם מישהו שנכנס לאחת הקטגוריות האלה ברגע שאתה בונה מערכת יחסים עם אותו אדם. כאשר מייל "רשמי" הופך להיות קצת יותר מדי נוקשה, עליך לכתוב מייל "רשמי למחצה".
- הטון של ההודעה שלך יכול להיות קצת יותר שיחתי, אך עליך להתרחק מסלנג האינטרנט.
- אתה עדיין צריך לכלול את החתימה שלך, אך ייתכן שלא תצטרך לספק את כל פרטי הקשר שלך מתחת לשמך.
שלב 2. כלול נושא אינפורמטיבי
הנושא צריך להיות קצר אך מדויק. גש ישר לעניין הנדון.
-
דוגמא:
- "שאלת חיבור" (בעת כתיבת מייל לפרופסור המבקש פרטים על עבודת חיבור)
- "בקשה למודעת דרושים ניהול" (בעת שליחת מייל כתגובה למודעת דרושים)
- "בעיה עם חלק מס '00000" (בעת הקלדת דוא"ל לבקשת שירות לקוחות או דיווח על בעיה טכנית)
שלב 3. הקלד הצדעה רשמית
הצדעה רשמית צריכה לכלול את המילה "יקר" ואחריה את שם הכונס. השתמש בשם המשפחה של המקלט ובכותרת המתאימה, ועקוב אחר ההצדעה עם נקודתיים.
-
דוגמא:
- "מר סמית' היקר:"
- "גב 'ג'ונס היקרה:"
- "ד"ר אוונס היקר:"
שלב 4. ודא שגוף הדוא"ל שלך תמציתי ומדויק
הגבל את תוכן הדוא"ל שלך לכמה פסקאות המתייחסות ישירות לנושא הדוא"ל שלך. השתמש בשפה רשמית וודא שהאיות והדקדוק שלך מדויקים.
- הימנע משימוש בצירים.
- אין להשתמש בסלנג אינטרנט או בסמלי הבעה.
שלב 5. כלול סגירה מתאימה
הסגירה הנפוצה ביותר היא "בכנות", אך יש גם כמה אחרים שיכולים לעבוד. שמור על נימוס הסגירה ועקוב אחריו בפסיק.
-
סגירות אפשריות אחרות כוללות:
- בברכה
- שלך תמיד
- כל טוב
- תודה
- איחולים לבביים
שלב 6. ספק פרטי קשר בחתימתך, במידת הצורך
כלול את שמך המלא מתחת לסגירת הדוא ל שלך. מתחת לשמך, ייתכן שתרצה לכלול את הכותר הרשמי שלך וכל פרטי יצירת קשר שיעזרו לך.
- הכותרת שלך, אם יש לך כזו, צריכה לכלול את העמדה שלך ואת שם החברה או המוסד שאתה חלק ממנו.
- כלול את מספר הטלפון שלך, מספר הפקס וכתובת הדוא"ל שלך, לכל הפחות. ייתכן שתרצה לכלול גם את כתובת הדיוור שלך ואת כתובת האתר שלך.
חלק 4 מתוך 5: סוגים ספציפיים של מיילים ידידותיים
שלב 1. כתוב מייל לחבר שהתרחק.
אם חבר, קרוב משפחה או אדם קרוב עבר לאחרונה למיקום חדש, כתוב מייל לביצוע צ'ק -אין על ידי שאלה על איך עבר המהלך, איך נראית השכונה החדשה וכו '.
שלב 2. שלח מייל ידידותי לחבר שמעולם לא נתן לך כתובת דוא"ל
אם קיבלת כתובת דוא"ל של חבר מזדמן מצד שלישי, חשוב שתשתמש בדוא"ל שלך כדי לוודא שהכתובת נכונה וכי תבהיר במהירות מי אתה.
שלב 3. למד כיצד לכתוב מייל לבחור.
אם את בחורה שכותבת מייל לבחור בפעם הראשונה, אתה עלול להרגיש קצת חסר עצב. זה נכון במיוחד אם הבחור שאליו אתה כותב הוא חומר ריסוק פוטנציאלי. נסה לכתוב מייל שנראה מזדמן אך עם זאת אינטליגנטי ומורכב.
למרות שמדובר במהלך מסוכן למדי, אתה יכול גם להשתמש בדוא"ל כדי לספר לבחור שאתה אוהב אותו
שלב 4. להבין איך לכתוב מייל לילדה.
אם אתה בחור שכותב מייל לילדה בפעם הראשונה, המשימה עשויה להיראות די מרתיעה. שמור על קור רוח וכתב הודעה שהיא מזדמנת ומורכבת היטב.
שלב 5. כתוב מייל מפלרטט
אם אתה רוצה להיות חמוד ושובב עם מקבל הדוא"ל שלך, השתמש באותה שפה שבה היית משתמש כדי לפלרטט עם אותו אדם במציאות. גם סמלים ו"חיבוקים ונשיקות "(xoxo) מועילים.
באופן דומה, כתוב מייל פלרטטני למישהו באתר היכרויות. עם זאת, עבור הודעת דוא"ל זו עליך להיות פלרטטני ואינפורמטיבי כדי שהנמען יקבל מושג טוב מי אתה
שלב 6. כתוב מייל אהבה
בעידן דיגיטלי זה ניתן לראות את מייל האהבה כמקבילה למכתב האהבה. אם בן זוגך הרומנטי אינך ורוצה לשלוח פתק מהיר המביע את אהבתך, דוא ל הוא הדרך המהירה ביותר לעשות זאת.
חלק 5 מתוך 5: סוגים ספציפיים של מיילים רשמיים
שלב 1. הגשת מועמדות למשרה באמצעות דוא"ל
כשאתה שולח את קורות החיים ואת בקשת המשרה שלך בדוא ל, עליך להסביר לאיזה משרה אתה מגיש מועמדות, מדוע אתה רוצה אותו, ואיזה כישורים יש לך אשר הופכים אותך למתאים לתפקיד. עליך לכלול גם את קורות החיים שלך כקובץ מצורף.
- באופן דומה, תוכל גם לכתוב מייל המבקש להתמחות. תאר איזה סוג התמחות אתה מחפש וכיצד הוא יעזור לך לעמוד ביעדי הקריירה שלך. ציין גם סיבות מדוע עליך להיבחר להתמחות.
- שלח הודעת דוא"ל להמשך אם טרם קיבלת תשובה לגבי המשרה שביקשת.
שלב 2. דע כיצד לכתוב מייל לפרופסור שלך
שליחת דוא ל למרצה עשויה להיראות מאיימת, אך היא אינה קשה יותר מכל מייל רשמי אחר. סביר להניח שהפרופסור שלך הוא אדם עסוק, לכן שמור על שאלותיך תמציתיות ככל האפשר.
אם הפרופסור שלך מכיר אותך מספיק טוב, תוכל גם לשלוח למייל את הפרופסור שלך כאשר תבקש מכתב המלצה
שלב 3. כתוב מכתב שאילתה באמצעות דוא"ל
מכתב שאילתה הוא מכתב ששואל עורך אם הוא ישקול לקבל עבודת כתיבה לשיקול פרסום. עליך לתאר את היצירה המדוברת מספיק טוב כדי לתת לעורך מושג טוב במה מדובר.
שלב 4. השתמש בדוא"ל ליצירת קשר עם משאבי אנוש
אם יש לך דאגה למשאבי אנוש לגבי החברה שלך, הדרך המהירה ביותר לטפל בה היא באמצעות שליחת מייל לאנשים הנכונים בתחום משאבי אנוש. וודא כי הודעת הדוא ל מטפלת בבירור בבעיה.
דוגמאות למיילים מקצועיים
מייל תזכורת לדוגמא לשיחת ועידה
תמיכה ב- wikiHow ו לפתוח את כל הדגימות.
מייל תזכורת לדוגמא לשיחת ועידה
תמיכה ב- wikiHow ו לפתוח את כל הדגימות.
דוגמא לדוא ל למעסיק מבקשת התייחסות
תמיכה ב- wikiHow ו לפתוח את כל הדגימות.
