WikiHow זה ילמד אותך כיצד לבצע מיזוג דואר ב- Microsoft Office או OpenOffice.org. מיזוג דואר הוא תכונה סופר נוחה המאפשרת להתאים אישית מסמך באופן אוטומטי לכל נמען שאליו הוא נשלח. כך אינך צריך לשנות את המסמך בנפרד עבור כל נמען. זה חוסך זמן עצום, וזה ממש קל לביצוע! השלבים שלהלן ילוו אותך לאורך כל התהליך שלב אחר שלב.
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: הכנה
שלב 1. בניית קובץ נתונים
זה יכול להיות קובץ גיליון אלקטרוני, קובץ מסד נתונים או אפילו מסמך טקסט עם עיצוב נכון. הנפוצים ביותר משתמשים בקבצי גיליון אלקטרוני; מדריך זה מניח שאתה משתמש בגיליון אלקטרוני.
-
קובץ הנתונים שלך צריך לכלול את כל המידע שיצטרך לשנות מהעתק להעתיק. לדוגמה, אם אתה כותב מכתב טופס, קובץ הנתונים שלך יכיל את השמות ואולי את הכתובות של כל מי שאליו אתה מתכוון לשלוח את המכתב.
שים פריט מידע אחד בכל תא לאורך שורה, כך שכל סוג מידע (שם פרטי, שם משפחה, כבוד וכן הלאה) יהיה בעמודה שלו
-
צור שמות עמוקים הגיוניים. מיזוג דואר קורא נתונים בעמודות. הוא יניח שהערך הראשון בכל טור מידע הוא השם הכללי של מידע מסוג זה, לכן השתמש בשמות הגיוניים עבורך.
לדוגמה, התחל טור של שמות פרטיים על ידי הקלדת "שם פרטי" ולאחר מכן הכנס את כל השמות הפרטיים מתחתיו. כאשר אתה נשאל איזה שדה להכניס למכתב שלך, תראה "שם פרטי" כאפשרות ותזכור מה כלול בעמודה זו
- משתמשי Microsoft Office שמשתמשים גם ב- Outlook לדואר האלקטרוני שלהם יכולים להשתמש במקום זאת בפנקס הכתובות של Outlook כקובץ נתונים, אם תרצה בכך.
שלב 2. שמור את קובץ הנתונים
שמור אותו במקום שאתה יכול למצוא אותו בקלות, וקרא לו משהו שתזכור בקלות.
שלב 3. כתוב את המסמך הראשי שלך
זהו המסמך שאליו תוסיף מידע. לדוגמה, אם אתה כותב מכתב טופס, המסמך הראשי הוא האות. כל פריט שמיזוג הדואר ימלא עבורך (כגון שמות) צריך להישאר ריק לעת עתה.
שיטה 2 מתוך 3: מיזוג דואר ב- MS Office
שלב 1. פתח את חלונית המשימות של מיזוג דואר
מהמסמך הראשי שלך, לחץ על החלונית כדי לפתוח אותו. אם אינך רואה אותו, פתח את תפריט הכלים ובחר מיזוג דואר מהרשימה.
שלב 2. ענה על שאלות MS Office
לכלי מיזוג הדואר ב- Office יש כמה שלבים שנועדו להקל על חייך על ידי מיזוג הקבצים שלך בצורה חכמה ומדויקת יותר.
- התחל בלספר לו איזה סוג מסמך אתה כותב. לחץ על ההתאמה הטובה ביותר ולאחר מכן לחץ על הבא.
- ספר לו באיזה "מסמך התחלתי" (מסמך ראשי) אתה רוצה להשתמש. אם ביצעת את השלבים הבאים, אתה אמור להיות מסוגל לבחור "השתמש במסמך זה". הקש "הבא.
שלב 3. בחר את הקובץ למיזוג
זהו קובץ הנתונים שיצרת בעבר. בחר את לחצן הבחירה המתאים ולחץ על הבא כדי לחפש את הקובץ ולחבר אותו למסמך הראשי שלך.
אם אתה מעדיף להשתמש בפנקס הכתובות שלך ב- Outlook, לחץ על אפשרות זו במקום זאת
שלב 4. בחר באילו נתונים להשתמש
Office מאפשר לך לבחור או לבטל את הבחירה בשורות מידע כרצונך. זה מאפשר לך לבחור אילו פריטי מידע בקובץ הנתונים שאתה רוצה למזג למסמך הראשי, מה שהופך את קובץ הנתונים לשימושי יותר לאורך זמן כאשר אתה משתמש בו לדברים שונים. כאשר אתה מרוצה, לחץ על הבא.
ניתן למיין את הנתונים על ידי לחיצה על הכותרות של כל עמודה. זה יכול להיות שימושי אם אתה צריך לחפש במהירות מידע רב
שלב 5. הכנס שדות נתונים
בעמוד הבא בחלונית המשימות תתבקש לכתוב את המסמך שלך אם טרם עשית זאת, ותוצג בפניך מגוון אפשרויות להוספת נתונים מהקובץ למסמך.
-
הכנס שדה נתונים על ידי הצבת הסמן לאן יגיע השדה ולאחר מכן לחץ על הלחצן המתאים בחלונית המשימות כדי להכניס אותו לשם.
ניתן למחוק שדות נתונים לא במקומם או לשכפל על ידי לחיצה על מקש Delete, זהה לאות או מספר רגיל
-
האפשרויות שנקבעו מראש משתנות מעט בהתאם לסוג המסמך שאמרת לאופיס שאתה כותב. אופיס עושה כמיטב יכולתה למלא את המידע המתאים מהנתונים שאתה נותן לה. לדוגמה, אם אתה כותב מכתב עסקי טופס, ייתכן שתראה אפשרות להכניס חסימת כתובת, הכוללת את שם המשפחה והמשפחה של כל נמען וכתובת מלאה, המאורגנת בצורה מסודרת בכמה שורות.
- חלק מהאפשרויות המוגדרות מראש יפתחו לך חלונות נוספים למילוי מידע מתאים. כל אלה פחות או יותר פשוטים וקלים להבנה.
- אם אתה משתמש בהגדרה מוקדמת ונראה כי אינך מצליח למצוא את המידע הנכון, לחץ על הלחצן המסומן "התאמת שדות" כדי ללמד את התוכנית אילו משמות השדות שלך תואמים את שמות הסטנדרטים שלה. לדוגמה, אתה יכול להראות לו שהוא צריך להשתמש בקטגוריית "שם משפחה" בקובץ הנתונים שלך כדי למלא את נתוני "שם משפחה" בחסימת כתובת.
- כדי להשתמש בשדות משלך, לחץ על "אפשרויות נוספות". תוכל לראות את השמות שנתת לכל עמודה ולהשתמש בהם במקום זאת.
שלב 6. בדוק את האותיות שלך
מיזוג דואר לא יציג את המידע הספציפי בשדות שאתה מחיל על המסמך הראשי שלך עד שתדפיס אותו, אך Office מציע פונקציית תצוגה מקדימה המאפשרת לך לבדוק ולוודא שהמידע מופיע כהלכה בהתאם לאופן שבו הנחת את שדות במסמך שלך. אל תהסס להשתמש בו עד שאתה מרוצה שהכל תקין.
שלב 7. סיימו את המיזוג
המסך הסופי של חלונית המשימות למיזוג דואר מודיע לך שהכל במקום, והוא מוכן להדפיס את המסמכים שלך. מערכת מידע אחת תופיע לכל מסמך המודפס, והתוכנית תדפיס עותקים רבים ככל שיש קבוצות מידע.
אם ברצונך לערוך עריכות בודדות באותיות ספציפיות, תוכל גם לעשות זאת ממסך חלונית המשימות על ידי לחיצה תחילה על "ערוך אותיות בודדות"
שיטה 3 מתוך 3: מיזוג דואר ב- OpenOffice.org
שלב 1. צור מסד נתונים
ב- OpenOffice.org, תמיד יש צורך בקובץ מסד נתונים לצורך מיזוג דואר; עם זאת, עדיין תוכל ליצור את הנתונים שלך בגיליון אלקטרוני תחילה.
- מהמסמך הראשי שלך, פתח את תפריט קובץ ובחר ליצור קובץ מסד נתונים חדש.
- בחלון שמופיע, בחר באפשרות "התחבר למסד נתונים קיים". מהתפריט הנפתח, בחר "גיליון אלקטרוני" ולאחר מכן לחץ על הבא.
- במסך הבא, הפנה את OpenOffice.org לקובץ הגיליון האלקטרוני שבו ברצונך להשתמש. תוכל לבחור אם להגן על מסד הנתונים באמצעות סיסמה או לא על ידי סימון התיבה שמתחת למיקום הקובץ. לחץ על הבא כשתהיה מוכן.
-
במסך זה, בחר אם לרשום את מסד הנתונים לגישה קלה יותר מאוחר יותר, והחליט אם ברצונך לפתוח את קובץ מסד הנתונים או לערוך אותו כעת. (סביר שלא תצטרך אם יצרת את קובץ הגיליון האלקטרוני.) לחץ על סיום כדי לשמור את מסד הנתונים.
הקפד לתת למסד הנתונים שם שאתה יכול לזכור בקלות
שלב 2. הכנס את השדות שלך
כעת, לאחר שקישרת את המידע שלך למסד נתונים ש- OpenOffice.org יכול להבין, זה פשוט להשתמש במסד הנתונים הזה למיזוג דואר, כל עוד אתה יודע לאן לחפש.
- בתפריט הוספה, בחר 'שדות' ולאחר מכן 'אחר …' מתפריט המשנה. לחלופין, תוכל להקליד control-F2.
- בחלון שמופיע, לחץ על הכרטיסייה "מסד נתונים".
-
לחץ על לחצן עיון בחלק הימני התחתון של החלון ומצא את קובץ מסד הנתונים שיצרת זה עתה.
לאחר שבחרת את מסד הנתונים שלך, הוא יופיע ברשימה שכותרתו "בחירת מסד נתונים" בצד ימין של החלון
- מרשימת "סוג" בצד שמאל של החלון, בחר "שדות מיזוג דואר".
- לחץ על ה- + שליד מסד הנתונים שלך ומתחתיו יופיע קובץ גיליון אלקטרוני. לחץ על ה + ליד זֶה, ותראה את שמות השדות שבחרת ביצירת הגיליון האלקטרוני שלך.
-
בחר את השדה שברצונך להוסיף ולחץ על הוסף כדי למקם את השדה במסמך הראשי שלך.
- זכור למקם את הסמן במקום בו ברצונך שהשדה שלך יוכנס לפני הכנסת, או שתצטרך לחתוך ולהדביק כדי להעביר אותו למיקום הנכון.
- כמו ב- Office, שדות הטקסט מתייחסים כמו תווים אלפאנומריים במסמך הראשי שלך. אתה יכול להזיז אותם באמצעות מקש הרווח ולמחוק אותם באמצעות מקש המחיקה.
שלב 3. סיים את המיזוג
בדוק שוב בכל שדה למיקום נכון. כשתהיה מוכן, הדפס את המסמך הראשי שלך. מיזוג דואר ידפיס עותק אחד עבור כל ערכת ערכים בקובץ המיזוג למסמך.
טיפים
- תוכניות לעיבוד תמלילים מכילות לעיתים קרובות תבניות בהן תוכל להשתמש ליצירת מסמכים ראשוניים.
- הקפד לחלק שדות למונחים הספציפיים ביותר האפשריים. לדוגמה, תוכל להשתמש בכותרת באדיבות (מר, גברת, מיס), שם פרטי ושם משפחה לשם. זה שלושה שדות לשמות, אז השתמש בשלוש עמודות נפרדות עם סוג שדה אחד בכל עמודה.
