שמירת קבצים היא חלק מכריע בעבודה עם מסמכים, תמונות, סרטונים וכל קבצים אחרים במחשב. שמירת העבודה שלך מאפשרת לך לחזור ולהמשיך מאוחר יותר, לשתף את הקבצים שלך עם אחרים ולהגן על עבודתך מפני טעויות וכשלים בתוכנית. עיין בשלב 1 להלן כדי ללמוד את הדרכים הטובות ביותר לשמור קבצים ולמקסם את היעילות שלך.
צעדים
שיטה 1 מתוך 2: לימוד שיטות חיסכון טובות
שלב 1. שמור לעתים קרובות
תוכניות קורסות, ולעתים קרובות בזמן הגרוע ביותר. הגן על עצמך מפני אובדן שעות עבודה על ידי שמירת הקבצים שלך באופן קבוע. אם אתה מבצע שינויים בקובץ אך אינך מעוניין להחליף את המקור, השתמש בפונקציה "שמור בשם" ליצירת עותק עם שם קובץ חדש.
לתוכניות רבות יש פונקציית שמירה אוטומטית שתשמור את הקובץ באופן אוטומטי לאחר פרק זמן מוגדר. זה יכול לחסוך לך קמצוץ, אבל לא צריך להחליף חיסכון פעיל לעתים קרובות
שלב 2. תן שם לקבצים השמורים שלך עם שמות שימושיים
כאשר תשמור קובץ חדש בפעם הראשונה, תתבקש ליצור שם לקובץ. ודא כי שם הקובץ מאפשר לך לזהות את הקובץ בקלות, ומכיל כל מידע חשוב כגון התאריך או מחבר הקובץ. זה יעזור לך למצוא את מה שאתה צריך כשאתה מחפש קובץ ספציפי במחשב שלך.
שלב 3. בדוק את הפורמט כשאתה שומר את הקובץ שלך
כאשר אתה שומר קובץ בפעם הראשונה או משתמש בפקודה "שמור בשם" ליצירת עותק חדש, תוכניות רבות יתנו לך את האפשרות לשנות את פורמט הקובץ. בדרך כלל ניתן לעשות זאת על ידי לחיצה על התפריט הנפתח שמתחת לשדה לשם הקובץ.
בדיקת פורמט הקובץ חשובה במיוחד בעת העברת קבצים למישהו שאולי אין לו אותה גירסה של התוכנית שאתה עושה
שלב 4. ארגן את תיקיות השמירה שלך
רוב מערכות ההפעלה ייצרו תיקיית Documents שהקבצים השמורים שלך יוצבו בהן באופן אוטומטי כברירת מחדל. אמנם זה יכול להיות טוב אם יש לך מושג כללי על המקום שבו הקבצים שלך נמצאים, אך זמן הקמת יצירת מערכת תיקיות יכולה לעזור לך לשמור על צף בתוך ים של קבצים.
- השתמש בתיקיות למיון לפי סוג קובץ, פרויקט, תאריך או כל קריטריון אחר שאתה רוצה.
- רוב הגרסאות המודרניות של Windows משתמשות בספריות, המאפשרות לשמור קבצים מאותו סוג כללי באזור אחד. ספריות אלה אינן למעשה מיקומים אלא הן אוספים של קבצים ממקומות מרובים.
שלב 5. למד את קיצורי המקשים
אתה יכול לצמצם הרבה זמן אם אתה לומד את קיצורי המקשים לשמירת קבצים, במיוחד אם אתה מוצא את עצמך חוסך הרבה. לחיצה על Ctrl+S (⌘ Cmd+S ב- Mac) תשמור את הקובץ ברוב התוכניות.
לתוכניות רבות יש קיצורי דרך גם עבור הפונקציה "שמור בשם". קיצורי דרך אלה ישתנו מתוכנית לתוכנית. לדוגמה, F12 יפתח את תיבת הדו -שיח "שמור בשם" ב- Word, ואילו ift Shift+Ctrl+S יפתח אותו ב- Photoshop
שלב 6. גיבוי הקבצים שלך
כדי למנוע אובדן נתונים אפילו בכשל במחשב, הקפד לגבות את הקבצים השמורים שלך לעתים קרובות. המשמעות היא להעתיק את הקבצים השמורים מתיקיות המסמכים שלך לכונן קשיח חיצוני או להעלות אותם לשירות אחסון בענן.
עיין במדריך זה לפרטים נוספים על גיבוי קבצים
שיטה 2 מתוך 2: שמירת קבצים בתוכניות ספציפיות
שלב 1. שמור קבצים ב- Microsoft Word
וורד היא אחת התוכניות הפופולריות ביותר לעיבוד תמלילים בעולם, וככזה, למידה כיצד לשמור קבצים ב- Word היא מיומנות חשובה. עיין במדריך זה לפרטים על שמירת קבצים ב- Word.
שלב 2. שמור קובץ כקובץ PSD בפוטושופ
לדעת כיצד לשנות את הפורמט של הקובץ השמור שלך היא מיומנות מחשב בסיסית חשובה. מאמר זה יסביר כיצד לשמור קובץ כתמונת PSD בפוטושופ, אך הנחת היסוד חלה על רוב התוכניות.
שלב 3. שמור תמונות מאתר אינטרנט
האינטרנט מלא בתוכן, וכנראה שתתקלו בתמונה או שתיים שתרצו לשמור לשימושכם. כל דפדפני האינטרנט מאפשרים לך לשמור תמונות בקלות במחשב שלך, ושלבים דומים פועלים לשמירת קבצים מסוגים אחרים מאתרים.
שלב 4. שמור מסמך Google
עם פתרונות מסמכים מבוססי ענן שהופכים יותר ויותר פופולריים, רוב הסיכויים שתעשה עבודה מסוימת ב- Google Drive. בעוד שקבצים אלה נשמרים תמיד בענן, תוכל להוריד ולשמור אותם במחשב שלך כך שתוכל לפתוח אותם מבלי להיכנס לאינטרנט.
