אתם עשויים לחשוב שרק מורים בבית הספר צריכים לדאוג מהנוכחות, אך למעשה זהו גם מנהג עסקי חשוב. עבור עסקים קטנים וגדולים כאחד, נתוני נוכחות מדויקים יכולים לחשוף הרבה על יעילות, רווחיות ושביעות רצון עובדים. הודות לטכנולוגיה המודרנית, ישנן דרכים רבות לרשום נוכחות עובדים ולנצל את הנתונים ביעילות.
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: איסוף נתוני נוכחות
שלב 1. השתמש בגיליון אלקטרוני פשוט רק אם אתה מנהל עסק קטן
אם יש לך 5 עובדים או פחות, ואולי אפילו 10 או פחות, שימוש בשיטת רישום נוכחות פשוטה מאוד עשויה להסתדר עבורך. אתה יכול לעקוב אחר נוכחות ושעות בגיליון אלקטרוני של Microsoft Office או Google Docs, או אפילו להסתמך על גיליונות אלקטרוניים מנייר. עם זאת, בחר באפשרויות מעקב מתקדמות יותר אם יש לך יותר מ- 5-10 עובדים.
- לא משנה גודל העסק שלך, השתמש תמיד במערכת ברורה לרישום הנוכחות והשעות. אל תבטח בזיכרון שלך או במילה של העובד שלך כשאתה מנסה לעקוב אחר הדברים!
- אם אתה מעדיף גיליון אלקטרוני על בסיס נייר, בדוק באינטרנט תבנית להדפסה המתאימה לצרכיך.
שלב 2. צור תבנית של Office או Docs כדי לייעל את הגיליון האלקטרוני שלך
הן Microsoft Office והן Google Docs מציעים תבניות הרחבה המיועדות להקלטת נוכחות ושעות עובדים. בהשוואה לגיליון אלקטרוני כללי, אפשרות זו עשויה להקל על העובדים שלך להיכנס לשעותיהם ולמעקב אחר הנתונים.
למרות שהיא יעילה יותר מנייר בסיסי או גיליון אלקטרוני בסיסי, עדיין עדיף להשאיר את האפשרות הזו לעסקים קטנים-אולי אלה עם עד 20 עובדים
שלב 3. סכם את רישום הרשומות שלך אם זה בזמן וחסכוני
עבור עסקים קטנים וגדולים רבים, הדרך הטובה ביותר לרשום נוכחות היא לשלם למישהו אחר כדי לעשות זאת! ברוב המקרים, העובדים שלך יכניסו את נוכחותם ושעותיהם לפורטל אינטרנט או אפליקציה, והקבלן יארח את הנתונים ויספק לך דיווחים שוטפים המבוססים על כך.
חלק מהחברות גובות תעריף אחיד המבוסס על רמות העובדים-למשל 20 דולר ארה"ב לחודש עבור עד 10 עובדים-ואילו אחרות גובות לכל עובד. השווה עלויות, תכונות ושירותים בעת בחירת חברה של צד שלישי כדי לעקוב אחר נוכחות ושעות העובדים שלך
שלב 4. נהל ניהול רשומות בתוך הבית רק אם יש לך יכולת IT
כחברה בינונית או גדולה, אולי לא נוח לך לגדל את רישום הרישומים שלך, אולי מסיבות כלכליות או ביטחוניות. מעקב אחר הנוכחות והשעות של 100, 1, 000, או אפילו 10, 000 עובדים דורש מחלקת IT חזקה שיכולה לפתח ולתחזק את תשתית איסוף הנתונים, האחסון והניתוח הדרושים. גם מחלקות ה- IT וה- HR שלך צריכות להיות מסוגלות לעבוד היטב יחד!
העריכו בזהירות את העלויות והיתרונות של טיפול בעצמכם בניהול רשומות מול התקשרות עם צד שלישי לשם כך
שיטה 2 מתוך 3: מעקב אחר נוכחות עם טק
שלב 1. תנו לעובדים "לסחוב פנימה" ולצאת החוצה עם תעודות הזהות שלהם
זו בעצם הגרסה המודרנית של העובדים "שעונים פנימה" ויוצאים "החוצה" עם כרטיס אגרוף מנייר. היתרון כאן הוא שהנתונים נשלחים ישירות לתשתית שמירה על רשומות בתוך הבית שלך או של צד שלישי לאחסון וניתוח.
תחנות כרטיסי החלקה עובדות בצורה הטובה ביותר עם עובדים המקפידים על מקום אחד ועובדים שעות קבועות במהלך יום העבודה הרגיל שלהם-למשל, עובדי משרד, מורים או עובדי מפעל
שלב 2. השתמש בביומטריה או בווידאו כדי להגביל את "אגרוף החברים" בסורקי זיהוי
בעוד שהזמנה של חבר לעבודה מאוחר או חסר שנקרא "חבר אגרוף" הייתה קלה יותר עם כרטיסי אגרוף, עדיין ניתן להחליק עבורם תעודת זהות של חבר לעבודה ולהשיג את אותה מטרה. אם אתה מודאג שמדובר בבעיה בקרב כוח העבודה שלך, שקול להשקיע במצלמות דמויי מצלמות וידיאו או סורקים ביומטריים-כדי לשפר את האבטחה והדיוק של תחנות כרטיס ההחלקה שלך.
- ניתן להשתמש בסורקים ביומטרים, הדורשים בדרך כלל אישור טביעת אצבע, יחד עם סורקי תעודות זהות.
- התקנת מצלמות אבטחה בתחנות כרטיס החלקה שלך יכולה לסייע לך לזהות חשודים באגרופים של חברים.
שלב 3. עקוב אחר שעות העובדים מחוץ למשרד באמצעות אפליקציה מבוססת טלפון
כרטיסי החלקה אינם עובדים טוב עבור עובדים העובדים מהבית או ממספר מיקומים. במקום זאת, תנו להם "להכות פנימה" ולצאת החוצה עם אפליקציה המותקנת בטלפון שהונפק בעבודה או אישי. במקרים רבים, הם פשוט יצטרכו ללחוץ על כפתור כדי להתחיל ולעצור שעון פועל שעוקב אחר נוכחותם ושעותיהם.
אם העסק שלך כבר מוציא את רשומותיו לצד שלישי, ייתכן שאפליקציות מסוג זה ייכללו כחלק מהחבילה. במקרה זה, נתוני הנוכחות העצמית של העובדים שלך צריכים להשתלב בצורה חלקה בניהול הרישומים הכולל שלך
שלב 4. שקול מיקום GPS ומעקב אחר זמן לעובדים הנוסעים רחוק
מערכת מעקב מסוג זה עובדת היטב אם יש לך עובדים שנוסעים בין מיקומים ספציפיים במהלך ימי העבודה שלהם. ה- GPS של טלפוני העבודה שלהם יעקוב אחרי שהותם באזורי עבודה מוגדרים, אשר בתורם ניתן להשתמש בהם לקביעת שעות העבודה הכוללות שלהם.
מעקב GPS הוא תכונה אופציונלית עם כמה אפליקציות "כרטיס זמן". תכונה זו בהחלט נשמרת בצורה הטובה ביותר לשימוש עם טלפונים שהונפקו על ידי עבודה, מכיוון שמעקב אחר עובדים בטלפונים האישיים שלהם יכול להרגיש קצת יותר מדי "אח גדול"
שיטה 3 מתוך 3: התמודדות עם נתוני נוכחות
שלב 1. קראס את המספרים כדי לראות כיצד בעיות הנוכחות משפיעות על העסק שלך
שמירה על רשומות נוכחות מדויקות של עובדים מאפשרת לך לחשב כיצד דפוסי נוכחות חיוביים ושליליים משפיעים על השורה התחתונה שלך. בתורו, אתה יכול להשתמש בנתונים אלה כדי להתאים את מקום העבודה ואת אסטרטגיות משאבי אנוש ליעילות רבה יותר.
כמה חישובים מהירים יכולים, למשל, לתת לך את "שיעור ההיארעות"-מספר ההיעדרות לכל 100 עובדים בפרק זמן מוגדר. נקודות נתונים דומות, כגון "שיעור חוסר הפעילות" ו"שיעור החומרה ", יכולות לשמש גם כדי לסייע לבסס את ההשפעה הכלכלית של נוכחות והיעדרות
שלב 2. הכיר עובדים שעוקבים אחר נהלי נוכחות מתאימים
קצת חיזוק חיובי יכול להגיע רחוק! השתמש בנתונים שנאספו שלך לעובדי זהות עם רשומות נוכחות כוכבים. העניקו להם הכרה ציבורית, שבחים ואולי פרסים-אפילו כמה כרטיסי מתנה או בונוס קטן עשויים לעזור לעודד אחרים ללכת בעקבותיהם.
זכור כי "נוכחות טובה" לא בהכרח אומר שהעובד לעולם לא מפספס את העבודה. זה גם אומר להיות מצפוני בנוגע להפסקה, למשל, על ידי מתן הודעה מתאימה לפני יום חופש או שהייה בבית בזמן שהם מחלימים ממחלה
שלב 3. נפגש עם עובד שיש לו בעיות נוכחות לפני הפעולה
בכל פעם שהנתונים שלך מזהים עובד עם בעיית נוכחות, אל תקפוץ ישר למשמעת או סיום. במקום זאת, פגש איתם (ועם נציג משאבי אנוש או גורם רלוונטי דומה) כדי לדון בנושא. שים תוכנית פעולה בכתב המעניקה לעובד הנחיות ברורות ומדדים לעמידה בציפיות הנוכחות.
ייתכן שאתה מתמודד, למשל, עם עובד מסור שמתמודד עם כמה בעיות דחופות בבית. במקרה זה, ייתכן שתוכל לבצע כמה תזמונים או התאמות בעומס במקום לחתוך בפזיזות עובד יקר
שלב 4. ניווט בקפדנות תוך כדי משמעת או הפסקת עובד
עקוב תמיד אחר נוהל ברור ועקבי בעת הפעלת משמעת לעובד עם בעיות נוכחות, ובמיוחד לפני פיטורין. באופן אידיאלי, עליך לייעץ ליועץ משפטי המתמקד בדיני עבודה. אחרת, מה שנראה כמו ירי חתוך ויבש עלול לגרום לתביעה יקרה.
