התחלת אימייל עם הברכה הנכונה יכולה להיות מסובכת. כשאתם שולחים מייל מקצועי או כותבים למישהו שאתם לא מכירים טוב, ההימור הטוב ביותר בדרך כלל יהיה לבחור הצדעה פשוטה ורב -תכליתית כמו "היי" לפני שפונים לאדם בשם המשפחה שלו. אם אתה כותב לחבר, לבן משפחה או למישהו אחר שיש לך מערכת יחסים מזדמנת יותר איתו, זה בסדר פשוט להתייחס אליהם בשמם הפרטי.
צעדים
שיטה 1 מתוך 4: בחירת הצדעה מתאימה
שלב 1. אמור "היי" כדי להתחיל את הדוא"ל שלך בהערה ידידותית
"היי" פשוט ואחריו שם האדם יעבוד מצוין לרוב הדוא"ל. זה רגוע ואישי בלי להרגיש רשמי או מזדמן מדי. ומכיוון שהוא כל כך קצר וישיר, זה לא יסיח את דעתך של הקורא שלך ולא ייראה לא במקום.
תוכל גם להשתמש ב"היי "כשאתה פונה למספר נמענים בו זמנית, כמו ב"שלום לכולם"
עֵצָה:
"היי" מברך ברכה רבה לכל מטרה, בין אם הדוא"ל שלך מיועד לחבר, מפקח או זר.
שלב 2. פתח עם "יקר" למסרים רשמיים יותר
"יקירי" הוא הצדעה צדדית-הוא ראוי יותר מ"הי ", אך עדיין יש בו טבעת חמה ונעימה מיושנת. זה הופך אותה לדרך מושלמת להזמין התכתבות עם יקיריהם הקרובים וגם עם אנשים שאתה לא מכיר טוב.
ברכה זו יכולה לשמש גם לחברים ולמשפחה
שלב 1.
- המילה "יקר" נושאת עמה גם הערה של נאותות וכבוד שברכות פחות רשמיות לא.
- חיסרון אחד של פותחן זה הוא שזה יכול להיחשב קצת רשמי מדי עבור חלק, במיוחד במסגרת עסקית.
שלב 2. השתמש בהצדעה אנונימית אם אינך יודע את שם הנמען שלך
"ברכות" ו"מי זה עשוי להדאיג "הן שתיים מהברכות האנונימיות הנפוצות והבלתי פוגעות. הם הימור בטוח לזמנים שבהם אינך בטוח מי יקרא את ההודעה שלך.
- אתה יכול גם לנסות משהו דו -משמעי כמו, "אדוני היקר או גברת", אם כי זה עשוי להיראות מעט מחניק בכל הודעות הדוא"ל הרשמיות ביותר למעט.
- ברכות אנונימיות משמשות לרוב בעת כתיבה לקבוצות, כגון עסקים וארגונים, ולא ליחידים.
שלב 3. שים את שם האדם בפני עצמו אם אתה רוצה להגיע לנקודה
אם אתה מתלבט באיזו ברכה להשתמש או שאתה מעדיף לתת להודעה שלך להיות במרכז הבסיס, זה בהחלט בסדר לציין את שם הנמען שלך ולהשאיר אותו כך. פשוט הוסף פסיק, דלג על שורה, ותגיד מה שאתה רוצה להגיד.
- "גברת. תומפסון "לא נשמע רשמי פחות או יותר מאשר" היי גב 'תומפסון ", והוא מאפשר לך לעקוף את חוסר ההחלטה לבחור את הברכה המתאימה ביותר.
- שימוש בשמו של האדם כברכה בפני עצמו יכול להועיל גם בהתכתבות מעקב כאשר אינך בהכרח רוצה לבחור ברכה חדשה בכל פעם.
שיטה 2 מתוך 4: פנייה לנמען שלך
שלב 1. קרא לאדם בשמו הפרטי אם אתה מכיר אותו היטב
כלל זה די פשוט: אם אתה על בסיס פרטי עם מישהו, זה בסדר להשתמש בשם הפרטי שלו. אחרת, כדאי להישאר בשם המשפחה שלהם כדי להימנע מיתרנות ויכול לשפשף אותם בדרך הלא נכונה. F
כשאתה כותב למכר ידוע, אתה יכול להוביל את שמו כשלעצמו או לצרף ברכה יותר מזדמנת כהקדמה (כלומר "היי ג'קי")
אַזהָרָה:
לעולם אל תתייחס למישהו שלא פגשת בשם הפרטי שלו, אלא אם הוא יגיד לך במפורש שזה בסדר תעשי זאת. זה פשוט לא מנומס!
שלב 2. עיין לאנשי קשר מקצועיים ולא ידועים בשם משפחתם
בחר ברכה מתאימה (זכור, "היי", "יקירי" ו"ברכות "כולם שימושיים במגוון מצבים), ולאחר מכן הקפד על שם המשפחה של האדם. רוב המיילים שאתה שולח יתחילו כנראה בשם המשפחה של הנמען שלך, במיוחד אם הם קשורים לעבודה.
- אם האדם שאתה שולח לאימייל הוא נקבה, עבור עם הקידומת "גב '". במקום "גברת" אלא אם כן אתה יודע בוודאות שהיא נשואה.
- הקפדה על שימוש בשם המשפחה של הנמען שלך מייצרת נימה אדיבה ומכבדת להתכתבויות.
שלב 3. השתמש במונח כמו "כולם" כאשר מברכים יותר מנמען אחד
קבוצות גדולות עשויות להכיל סוגים רבים ושונים של אנשים, ואינך רוצה להניח הנחות באשר למין או לרמת ההיכרות שלהם. מכיוון שניתן לפרש מונחים כמו "חבר'ה" ו"גבירות ורבותי "כמגבילים מגדריים, מוטב שהם יתעלמו לטובת משהו כוללני יותר.
- הקפד להתרחק מברכות מקריות מדי כמו "אנשים" או "כולכם".
- השלכת הכינוי הקולקטיבי הלא נכון עלולה לגרום לאחד הקוראים להרגיש שולי או להתעלם מהם לגמרי.
שלב 4. ציין את הכותרת או העמדה של האדם אם זה רלוונטי למסר שלך
בנסיבות רגילות, זה עשוי להישמע מוזר לפתוח דוא"ל עם "נציג שירות לקוחות ראשי". אם כי עמדתו של האדם קשורה ישירות לסיבת הכתיבה שלך, עם זאת, זו יכולה להיות דרך טובה להנחות אותו לגבי שאלה, בקשה או תלונה.
- הפנייה לדוא"ל אל "ישיר התקשורת" ולא "מר. אוורט”יודיע לנמען שלך שהעניין הנדון כרוך בביצוע חובותיו האישיות.
- באופן דומה, כאשר אתה יוצר קשר עם מנהיג הארגון, תוכל לנהל את העניינים בברכה כמו "מארגן האיגוד היקר של סולט לייק סיטי".
שיטה 3 מתוך 4: הימנעות מטעויות ברכה נפוצות
שלב 1. זכור לכלול תמיד ברכה
הכלל מספר אחת לכתיבת ברכה בדוא ל הוא לוודא שיש כזה. זה יכול להיות מטריד לפתוח מייל ולהתעמת עם גוש טקסט ללא הקדמה או נעימות אישיות, ולוקח רק כמה שניות להקליד כמה מילים כדי לסכם את כוונת התקשורת שלך.
דוא"ל ללא ברכה יראה בעיני רבים כשלם. כתוצאה מכך, הדבר עשוי לשקף אותך בצורה גרועה או את היכולת שלך לתקשר ביעילות
עֵצָה:
אל תחשוב על זה יותר מדי-אם אתה לא בטוח מה עוד לשים, בחר ב"היי "פשוט ונתב את כוח המוח שלך לחיבור שאר הדוא"ל שלך.
שלב 2. הימנע מ"היי "אלא אם אתה קרוב לאדם שאתה כותב
"היי" הוא כמעט מזדמן כפי שהוא נהיה. מסיבה זו, זוהי דרך מקובלת לשלוח מייל לחבר הטוב ביותר שלך או לעמיתו מאותו הדירוג, אך לא כזו לדרג גבוה או למי שאתה מתקשר איתו בפעם הראשונה.
- למרות שהם עשויים להישמע לא מזיקים, ברכות לא פורמליות מדי כמו "היי" עלולות לסמן בטעות חוסר כבוד לנמען שלך.
- אסור להשתמש במודעי כתובת נינוחים אחרים, כגון "מה קורה" או "יו", בהודעות דוא"ל. ברכות אלה שמורות טוב יותר לחילופי הודעות טקסט.
שלב 3. היזהר בעת שימוש בברכות ספציפיות לזמן כמו "צהריים טובים
התייחסות לזמן שאתה כותב יכולה לתת לדוא ל שלך תחושה אישית יותר ולאפשר לך להתייחס טוב יותר לנמען שלך. עם זאת, עליך לעשות זאת רק כאשר אתה בטוח שהם נמצאים באותו אזור זמן. אם לא, אתה עלול בסופו של דבר להיראות חסר מושג או חסר התחשבות.
- אמירת "בוקר טוב" למישהו שגר בצד השני של העולם עלולה לגרום לבלבול, במיוחד אם הדוא"ל שלך מכיל מידע רגיש לזמן.
- אם קיבלת את ליבך להשתמש באחת ההצדעות הללו, לא יזיק להקדיש רגע ולראות באיזו שעה (ותאריך!) הוא המקום בו הנמען שלך יקרא את ההודעה שלך.
שלב 4. שמור על הניקוד פשוט והולם
הדרך הטובה ביותר לעצב כל ברכה היא להקליד את ברכת הבחירה שלך ואת שם הנמען שלך, ואז להכניס פסיק כדי לסייע לעיניו לעבור לגוף הדוא ל. אתה עשוי לחשוב שקריאה היא אקספרסיבית יותר, אבל יש סיכוי שאפשר לקרוא אותה כצעירה או לא מקצועית.
- במקרים מסוימים, ייתכן שתסיים את ברכתך במעי הגס או במקף להשפעה רשמית או מזדמנת יותר, בהתאמה.
- העברת יותר מדי התרגשות עלולה אפילו לעצבן את האדם שאתה כותב אליו אם הוא לא משתף את ההתלהבות שלך.
שלב 5. הקפד לאיית נכון את שם הנמען שלך
בדוק שוב את האיות של שם האדם כפי שהוא מופיע בהודעת דוא"ל קודמת או במסמך מקורי לפני שתלחץ על "שלח". שגיאת כתיב תמימה אינה סוף המילה, אך ביצוע אותה שגיאה יותר מפעם אחת אומר שלא אכפת לך מספיק כדי לתקן אותה.
- אם אתה נתקל בשם מאתגר או יוצא דופן במיוחד, בדוק אם תוכל להעתיק ולהדביק אותו ישירות בדוא"ל שלך ממקור חיצוני.
- אתה מסתכן בניכור של הקורא שלך על ידי איות שמם בדרך הלא נכונה.
שיטה 4 מתוך 4: יצירת שורת הפתיחה של הדוא"ל שלך
שלב 1. ציין את מטרת הדוא"ל שלך מייד
השתמש במשפט הראשון שלך כדי לספר לנמען בדיוק מדוע אתה כותב. כך הם לא יישארו תלויים. בדרך כלל זה פשוט כמו לזקק את מה שתדון בו בגוף המסר שלך לרעיון מרכזי ולהפוך אותו למבוא קצר.
- פתיחה מוצקה להודעת הדוא"ל שלך עשויה להיות "אני כותב כדי לברר …" או "רציתי לקבל את דעתך על …"
- אל תשעמם את הנמען שלך בהקדמה ארוכת טווח או במידע מיותר. אין צורך להכות סביב השיח-פשוט לקפוץ ישר לתוכו.
שלב 2. תודה לנמען אם אתה כותב תגובה
כשאתה חוזר למישהו בנוגע להודעה ששלחו לך, נהוג לקחת רגע להגיד תודה. להודות על משהו יכול להיות משמח מאוד, והבעת הכרת תודה תעזור לך לוודא שהתכתובת שלך מתחילה ברגל ימין.
- בעת ניסוח המשפט הראשון שלך, הקפד להכיר או לסכם את מטרת הדוא"ל המקורי, כמו ב"תודה שפנית לתאגיד Acme בנוגע לחוויה האחרונה שלך ", או" תודה שהגבת כל כך מהר ".
- אם ההתכתבויות שלך אינן קשורות לעסקים, תוכל לפתוח במשהו כמו "תודה על פנייתך. עבר כל כך הרבה זמן מאז שדיברנו!"
שלב 3. ברך אנשי קשר קרובים עם הערה אישית יותר
אם אתה מכיר את הנמען שלך בצורה סבירה, תוכל לבחור לנקוט בגישה סנטימנטלית יותר על ידי בדיקה או בקשת עדכונים אודות חייהם. ברכות אישיות הן בעלות תחושה אינטימית והן משמשות לביסוס דינמיקה ידידותית ולבבית.
- אתה יכול להשתמש בשורה מובילה כמו, "מזל טוב לתינוק החדש!" או "הייתי רק בברוקלין וזה העלה הרבה זיכרונות טובים" כדי להזכיר לבן זוג או לשכן במשרד שהם במחשבות שלך.
- וודא שכל הערות או שאלות אישיות שאתה כולל מתאימות בהתחשב ביחסים שלך עם הנמען שלך. שואלים: "איך אתה אוהב את הדירה החדשה שלך?" עלול להציץ מישהו שפגשת רק פעם או פעמיים.
שלב 4. עבדו בהומור קטן כשובר קרח מושך תשומת לב
אף על פי שההומור לא תמיד מתייאש בעולם המקצועי, הוא יכול לספק רגע של הקלה מבורכת מהאופי המעוות של תקשורת יומיומית מעשית כאשר משתמשים בו בצורה נבונה. רוב האנשים רגילים לדלג על מיילים יבשים ונקודתיים, כך שלברכות מצחיקות יכולה להיות השפעה של חיבור הקורא שלך והפיכתם למעורבים יותר.
"אם אתה רוצה להבהיר קצת את העניינים, נסה שורת פתיחה כמו," האם זה עדיין יום שישי? " או, "אני יודע כמה אתה אוהב לשמוע ממני דבר ראשון בבוקר."
אַזהָרָה:
ניחוח מהיר או משחק מילים מטופש יכול להיות שימושי להחייאת מיילים מקצועיים חסרי צבע, אך רק כאשר המצב דורש זאת.
טיפים
- למרות היותה קצרה, הברכה היא אחד החלקים החשובים ביותר בדוא"ל עסקי. זה בעצם נותן לנמען את הרושם הראשון שלך ממך ומההתנהגות המקצועית.
- ניתן למצוא את רוב שמותיהם המועדפים או המועדפים של אנשים במידע השולח שלהם, או בכתובת הדוא"ל שלהם עצמה.
- אם במקרה אתה לומד את שם הנמען האנונימי לאחר האימייל הראשוני שלך, הקפד לכלול אותו בהודעות הבאות כדי להכיר בשינוי ולהקדים אקורד אישי יותר.
