שורות נושא הדוא"ל הן לרוב מה שהקוראים משתמשים בו כדי להחליט אם לפתוח את הדוא"ל שלך. חללים אלה צריכים להיות מלאים בשפה קצרה, מדויקת ופירוט כדי למנוע מהנמען שלך למחוק את הדוא"ל שלך מבלי לקרוא אותו אפילו. אם אתה מציין בדיוק מדוע הקורא שלך ירצה לראות מה יש לך לומר באמצעות פרטים בשורות הנושא שלך, עליך ליהנות מתגובות מהירות ותכופות יותר להודעות הדוא"ל שלך.
צעדים
חלק 1 מתוך 3: עיצוב שורות הנושא שלך
שלב 1. הימנע מהשארת שורת הנושא ריקה
כאשר אתה בוחר לא לכלול שורת נושא, אינך מנצל את ההזדמנות שהיא מספקת למשוך את הקורא שלך. גם שורת נושא ריקה תגרום לך להיראות עצלן. והכי חשוב, זה בהחלט לא יגרום לקורא שלך להרגיש שהוא צריך לפתוח או להגיב לדוא ל שלך במהירות.
שלב 2. כתוב את שורת הנושא שלך לפני שאתה כותב את הדוא"ל שלך
שורת הנושא שלך עשויה להרגיש כמו מחשבה לא חשובה כמו התוכן בפועל של הדוא ל שלך. מכיוון שזה הדבר הראשון שהקורא שלך רואה, הוא קריטי לא פחות - אם לא יותר מכך! - כמו מה שבפנים. כדי לוודא שאתה מקדיש מספיק זמן ותשומת לב לשורת הנושא שלך, כתוב אותו לפני שאתה כותב משהו אחר.
שלב 3. עקוב אחר כללי רישיות סטנדרטיים כדי להימנע מרושלות
אלא אם כן אתה שולח פתק מהיר למישהו שאתה מכיר היטב, עליך להתייחס לדוא ל שלך כאל תקשורת רשמית. השתמש באותיות רישיות בנושאים שלך באותו אופן שבו היית עושה רישיות בכותרות המצגות שלך.
זכור כמה כללים בסיסיים שיעזרו לך לנצל נכון. לדוגמה, תמיד השתמש באותיות רישיות במילים הראשונות והאחרונות של שורות הנושא שלך. כמו כן, עליך תמיד לרכוש שמות עצם (הר, מצגת, בניין), כינויים (הוא, היא, הם), פעלים (לך, שנה), תארים (מהר, לאט) ותארים (מרושל, מצוין). אין להשתמש באותיות גדולות (a, an, the), מילות יחס (in, out) או תיאום צירופים (ו, אבל)
שלב 4. הימנע מתייחסות לשורות הנושא שלך כמו משפטים שלמים
למרות ששורות הנושא שלך צריכות להיות נכונות מבחינה דקדוקית, ראו אותן ככותרות ולא כמשפטים שתמיד צריך פיסוק. אין צורך לסגור את שורות הנושא שלך עם נקודה, סימן שאלה או סימן קריאה.
- שים לב שכמה מסנני דואר זבל יחלקו אוטומטית הודעות דוא"ל עם שורות נושא מנוקדות למסנן הדואר הזבל.
- ייתכן שתרצה מדי פעם להשתמש בסימן שאלה כדי למשוך את תשומת לבו של הקורא שלך. אל תשתמש יותר מדי באסטרטגיה זו.
- חבר מספר ביטויים בשורות הנושא בעזרת מקפים. לדוגמה, שורת הנושא: "פגישה מתוזמנת ליום שלישי - נדרשת נוכחותך", מכילה שני משפטים מובחנים הקשורים במקף.
שלב 5. שמור את שורות הנושא שלך בכ- 50 תווים
שורות הנושא שלך צריכות להיות קצרות ככל האפשר. זה עשוי לפעמים לדרוש ממך להשאיר כמה פרטים לטובת אחרים. חשוב ביותר שהקורא שלך יידע מה עליו לעשות כאשר הוא יקרא את שורת הנושא שלך.
לא תמיד ניתן יהיה לשמור על שורות הנושא שלך על 50 תווים או פחות ממנה. לפעמים תעבור עשר או יותר תווים. אם תתחיל לצלם על חוק של 50 תווים, עם זאת, תתחיל לכתוב באופן אוטומטי שורות נושא קצרות יותר
שלב 6. שים קודם כל מילים חשובות כדי למשוך את תשומת ליבו של הקורא
מה המילים האלה ישתנו בהתאם למטרת הדוא"ל שלך. שמך והכותרת שלך עשויים להיות ראשונים בכמה הודעות דוא"ל, בעוד שהפעולה הנדרשת על ידך או הקורא עשויה להיות מוקדמת באחרים. חשוב על מה יגרום לקורא שלך לפתוח את הדוא"ל שלך ביותר, והעמיד את המילים המתאימות לנושא זה ממש בתחילת שורת הנושא.
באופן כללי, עליך להתחיל את שורת הנושא שלך במילה המציינת מדוע אתה יוצר קשר עם הקורא שלך. אם שינית לאחרונה את תקנות המשרד, למשל, כתוב: "תקנות החברה שהשתנו - זקוק לעיון שלך היום"
שלב 7. בחר שמות עצם ופעלים ספציפיים כדי לתקשר את מטרת הדוא"ל
אל תכלול שמות עצם ופעלים מעורפלים או לא ברורים בשורת הנושא שלך. במקום זאת, השתמש במילים המציינות במדויק מה אתה רוצה מהקורא שלך. זה יקצר את אורך שורת הנושא שלך ועדיין יספק את הפרטים הדרושים לך בשורת הנושא.
במקום: "ליצור איתך קשר כדי לבדוק מידע חדש", כתוב: "כללי משאבי אנוש מתוקנים - צריך אישור עד יום רביעי". בגרסה השנייה של שורת הנושא, הבהרת בדיוק מהו "המידע החדש", ומדוע אתה יוצר קשר עם הקורא. תיקנת כל בלבול אם הנמען צריך לקרוא את המייל ומה עליו לעשות ברגע שהוא פותח אותו
חלק 2 מתוך 3: מסירת פרטים בשורות הנושא שלך
שלב 1. ציין את מטרת הדוא"ל שלך
ספר לקורא מדוע אתה יוצר איתם קשר. היו כמה שיותר ספציפיים. זה יעזור לקורא לדעת מיד אם עליו לפתוח את ההודעה שלך.
- שורת נושא המבקשת מכתב המלצה או הפניה עשויה להיראות כך: "בקשת הפניה לתמרה ג 'עד יום שישי 6/2".
- אם אתה מציע לקורא שלך הטבה, נסה משהו כמו: "שנה את השמן שלך ב- 50% הנחה של ג'ים רק השבוע."
שלב 2. כתוב איזו פעולה אתה רוצה שהקורא שלך יבצע
ברגע שהם יראו את הדוא ל שלך, הקורא שלך ירצה לדעת מה עליו לעשות. בעל ידע זה באופן מיידי יכין את הקורא שלך לחפש פרטים נוספים בתוך תוכן ההערה שלך.
במקום לכתוב, "פנה לקבלת טובה", הפוך את שורת הנושא שלך: "זקוק לעזרתך בכתיבת הצעת פרויקט בשבוע הבא". זה מאפשר לקורא לדעת לא רק שאתה מבקש עזרה, אלא גם מסביר בדיוק מה אתה מקווה שהקורא יעשה עבורך
שלב 3. ציין מועד אחר כך שהקורא יידע מתי להגיב
אם לא תודיע לקורא מתי אתה צריך לפעול או להגיב, ייתכן שהוא לא יפתח את הדוא ל שלך עד מחר, שבוע הבא או אפילו בחודש הבא. זה לא בגלל שהקורא שלך לא רוצה לעזור לך. רוב האנשים מקבלים עשרות ואפילו מאות מיילים ביום, כך שאימיילים ללא מועדים ברורים הולכים לאיבוד בעדר.
אם הדוא"ל שלך חשוב במיוחד וזקוק לתשובה מיידית, תוכל להשתמש במילים "דחוף", "ביקורתי" או "נדרשת תגובה מיידית" כדי ליידע את הקורא כי עליו לשים לב במיוחד להערה זו
שלב 4. ציין מי אתה אם הקורא אינו מכיר אותך כבר
לפעמים תשלח דוא ל לאנשים שמעולם לא פגשת. במקרים אלה, ייתכן שחשוב שתספק לקורא שלך את הכותרת, החברה או השם שלך כך שיהיה להם סיבה לפתוח את ההערה שלך. אחרת, נראה שאתה רק אדם אקראי שהאימייל שלו יכול ללכת ישר לפח!
אולי אתה סטודנט יוצר קשר עם פוליטיקאי מקומי לפרויקט בית ספר. כתוב: "תיכון מבקש ראיון לפרויקט, עד 24/6"
שלב 5. ציין את הפגישה עם הקורא אם הוא מכר לאחרונה
ייתכן שאתה יוצר קשר עם אדם זה מכיוון שזה עתה נפגשת ומקווה לפתח איתו מערכת יחסים הדוקה יותר. רץ את זכרונם בשורת הנושא כך שיזכרו שפגשו אותך. סביר יותר שיקבעו המשך אם יזכרו את המפגש הקודם שלכם.
אולי היה לך דיון קצר בכנס או בארוחת ערב על כמה מהאינטרסים ההדדיים שלך. הפוך את שורת הנושא שלך: "מעקב אחר הצ'אט שלנו ב"סופרים ', 30/4."
שלב 6. תן שם לאיש הקשר ההדדי שלך אם אתה מתוודע לקורא
אם מישהו אחר יצר אותך בקשר עם הנמען שלך, חשוב שתבהיר עובדה זו. סביר יותר שהקורא שלך יפתח מייל עם שורת נושא הכוללת שם של מישהו שהוא מכיר, ולא אדם אנונימי שמעולם לא פגש. הקורא שלך עשוי גם לבחור לפנות אל איש הקשר ההדדי שלך כדי לאשר את ההקדמה.
לדוגמה, כתוב, "דר. הסטודנט של סמית @ הופקינס, מבקש פגישה בחודש הבא."
חלק 3 מתוך 3: ייעול והגהה של שורות הנושא שלך
שלב 1. השתמש בשפה פשוטה כדי למנוע בלבול
אינך רוצה שהקורא שלך יתקשה להבין את שורת הנושא שלך. הימנע משימוש במילים ארוכות מדי ואוצר מילים מורכב. העמיד פנים שאתה שולח את הדוא ל שלך לתלמיד חטיבת ביניים, ושאל את עצמך אם הוא יכול להבין כל מילה בשורת הנושא.
הימנע משימוש באוצר מילים לא ברור כשמילה פשוטה יותר תעשה זאת. בחר: "כללי משרד חדשים - סקור והגיב במהירות" במקום "כללי משרד חדשים - סקור והגיב בזריזות". "מהר" ו"עם זריזות "אומרים את אותו הדבר, אבל האפשרות הראשונה פחות מרתיעה ומבלבלת
שלב 2. השתמש בסמלים ובקיצורים לקיצור שורות הנושא
אפשר לקצר מילים רבות מבלי להשאיר את הקורא מבולבל. השתמש רק בקיצורים וסמלים נפוצים, וקרא על שורת הנושא שלך כדי להבטיח שלא יהיה בלבול בנוגע למטרת הדוא ל שלך.
לדוגמה, ניתן לקצר את כל ימות השבוע. "@" הוא סמל נפוץ עבור "at". תוכל גם להשתמש ב- "RE:" בכוונה "בערך". "EOM" עשוי לשמש ל"סוף ההודעה "ו-" EOD "עשוי להוות" סוף היום"
שלב 3. בדוק שגיאות כתיב ודקדוק
בדיוק כמו כל חלק אחר בדוא ל שלך, שורת הנושא שלך צריכה להיות נטולת טעויות. זה יבטיח שלא תיראה לא מקצועי או עצלן מיד לפני שהקורא שלך בכלל יזכה לפתוח את ההערה שלך.
- בודקי איות בדואר אלקטרוני עשויים שלא לכסות את שורות הנושא, לכן היזהר במיוחד עם טעויות כתיב. אם אתה מודאג, העתק והדבק את שורת הנושא למסמך Word או Google והפעל שם את בדיקת האיות.
- ייתכן ששורת הנושא שלך לא תהיה משפט שלם. עם זאת, הימנע משגיאות דקדוקיות נפוצות כגון בלבול בין "הן", "שלהן" ו"יש "או" אתה "ו"שלך".
שלב 4. קרא את שורות הנושא בקול רם כדי לבדוק את הבהירות
הדרך הטובה ביותר להבטיח ששורות הנושא שלך פשוטות, תמציתיות וכתובות בצורה נכונה היא לקרוא אותן בקול רם לעצמך. כשאתה שומע את דבריך נאמרים, תתפוס טעויות שלא היית עושה אילו היית בודק אותן על המסך.
אם אתה נמצא במקום ציבורי, קרא את המילים בעדינות בנשימתך
אזהרות
- אל תקליד שורות נושא שגרתיות בדוא"ל עם סימני קריאה !!! או כל CAPS. תאבד את האמינות.
- לעולם אל תפתח משפט בשורת הנושא שאתה מסיים בתוכן הדוא"ל שלך. לדוגמה, לא היית רוצה לכתוב, "מבקש ממך טובה שאני רוצה שתעשי …" בשורת הנושא ולאחר מכן פתח את המייל עם "עשה עד יום שישי".
