אם קו העבודה שלך מחייב אותך ליצור קשר עם לקוחות באמצעות הטלפון, רוב הסיכויים שתמצא את עצמך משאיר הרבה הודעות קוליות. אבל מה בדיוק אתה צריך להגיד אחרי הצפצוף? זה יכול להיות מורט עצבים לנסות להיזכר בכל המידע הרלוונטי שאתה צריך כדי להעביר, ופרטים חשובים יישארו בחוץ כתוצאה מכך. השאר את ההודעות המפוזרות והמאולתרות על ידי יצירת מערכת להשארת הודעות קוליות. על ידי הרצת רשימת בדיקות מהירה בראש, תוכל לוודא שסיפקת את כל המידע הדרוש לך להעביר לנמען ולשפר את הסיכויים שלך לקבל שיחה חזרה.
צעדים
חלק 1 מתוך 3: זיהוי עצמך
שלב 1. השתמש בטון הדיבור הנכון
ברגע שאתה מתחיל להקליט את ההודעה שלך, דבר בקול צלול וקול. אל תמלמל או תדבר מהר מדי. נסה בכל כוחך להישמע מעוניין ונמרץ לעסוק בתשומת לב המאזין שלך. למרות שהנמען לא יכול לראות אותך, הטון הכללי שלך יתקל בטלפון, אז וודא שאתה מעביר את הצליל הנכון.
- הצג את כל מה שאתה אומר. קליטה גרועה עלולה לעוות את קולך ולגרום לך לנתק. אפילו קול מדבר רגיל יכול להסתבך בטלפון.
- איכות הקול שלך צריכה לשקף כראוי את אופן השיחה. לדוגמה, זה בסדר להישמע נרגש כאשר אתה עוזב הודעה קולית כדי לברך את אחייןך על סיום לימודיו בתיכון. עם זאת, אם אתה מציע תנחומים לחבר מתאבל, עליך לשמור על הטון חגיגי ומכבד.
שלב 2. ציין את שמך
תן לנמען את השם שלך קודם כל. בדרך זו, האדם שאתה מתקשר אליו יידע מי אתה מיד. פשוט "זהו (שמך הפרטי)" יעשה ברוב המצבים, או מבוא יותר "שמי הוא (שם מלא)" אם האדם שאליו אתה מתקשר לא פגש אותך בעבר. חברים וקרובי משפחה יזהו אותך ללא צורך בהזדהות נוספת. אם מדובר בשיחה מקצועית, יהיה להם שם לשייך לקול ולמסר, שיעזור לפתוח קו תקשורת אישי יותר.
- שלב זה נראה כמובן מאליו, אך לעתים קרובות הוא מתקשה לשכוח אותו כשהם מוצבים במקום.
- אם יש לך שם תפקיד או תיאור של עצמך שעשויים להיות מועילים עבור הנמען בשיחת המשך, רשום אותו על שמך, כלומר "שמי ד"ר הולדסוורת ', רדיולוג בכיר במרכז הרפואי לב קדוש", או "זו גלוריה קרפנטר, אני אמא של קלואי מבית הספר."
שלב 3. השאר את מספר הטלפון שלך
ציין את מספר הטלפון שלך מיד אחרי שמך. רוב המתקשרים ממתינים עד סוף ההודעה הקולית כדי לספק את פרטי ההתקשרות שלהם, אך אם הנמען לא יתפוס אותו בפעם הראשונה, הוא ייאלץ להאזין להודעה כולה שוב. זכור לדבר לאט ולבטא בעת השארת מספר הטלפון שלך כך שיהיה מובן.
- דרך פשוטה להציע את מספר הטלפון שלך בתחילת ההודעה היא לומר משהו כמו "זהו (שמך), המספר שלי הוא (מספר הטלפון שלך)" או "שמי (שם) מתקשר מ (מספר).”
- למרות השכיחות של תכונות זיהוי מתקשר, תמיד מומלץ להשאיר את מספר הטלפון שלך במקרה שהאדם שאליו אתה מתקשר לא שמור את המספר שלך, או שאתה מבקש שיחזיר את השיחה שלך בסיומת אחרת.
שלב 4. יצירת חיבור
בעת האזנה להודעות קוליות או הודעות משולחים לא ידועים הקשורים לעסקים, אנשים יתחילו לחשוד או להתעניין אם הם לא יודעים מי אתה או מדוע אתה מתקשר. הרגיע אותם על ידי אזכור חבר משותף או התייחסות שסיפקה לך את מספרם. שוב, הדבר גורם לשיחה להרגיש אישית יותר. הדואר הקולי ייראה פחות פולשני, וסביר יותר שתקבל תגובה.
- נסה לערוך הקדמה קצרה שתדע את המאזין, כגון "קיבלתי את המספר שלך מפט, שאומר שאתה מעוניין למכור את הסירה שלך."
- גם אם אינך מתקשר לעסק, יצירת חיבור יכולה לעזור להפוך את הנמען נוח יותר. "זה בוב, השכן שלך מעבר לרחוב" הוא אדיב יותר מאשר "זהו רוברט הנדרסון".
ציון
0 / 0
חידון חלק 1
אם אתה משאיר הודעה לחבר או קרוב משפחה, כיצד עליך להציג את עצמך?
רק בשם הפרטי שלך.
בְּדִיוּק! אם אתה מתקשר למישהו שמכיר אותך היטב, הוא יוכל לזהות אותך רק בשם הפרטי שלך. השארת שמך המלא עבור בן משפחה או חבר תישמע פשוט נוקשה ומביכה. המשך לקרוא לשאלת חידון נוספת.
רק עם שם המשפחה שלך.
נסה שוב! אלא אם כן אתה הולך בשם המשפחה שלך עם החברים שלך, זה מוזר להציג את עצמך כך בהודעה קולית. ולרוב מבני המשפחה שלך יש אותו שם משפחה, כך שזה לא יעזור להם לזהות אותך. נחש שוב!
עם שמך המלא.
לא בדיוק! עליך להשאיר את שמך המלא אם אתה משאיר הודעה קולית למישהו שמעולם לא פגשת. אבל בן משפחה או חבר לא יצטרכו את שמך המלא כדי לזהות אותך. נחש שוב!
למעשה, אינך צריך למסור את שמך למי שמכיר אותך היטב.
לא בהכרח! זכור כי דיבור בטלפון מעוות את קולך. לכן, אפילו אנשים שמכירים אותך טוב לא יזהו את הקול שלך בטלפון. בחר תשובה אחרת!
רוצים עוד חידונים?
המשך לבדוק את עצמך!
חלק 2 מתוך 3: הצגת העסק שלך
שלב 1. תחשוב על מה שאתה הולך להגיד מראש
יש לך מושג ברור מה אתה הולך להגיד לפני שתתחיל להשאיר הודעה קולית. זה לא אמור להוות בעיה אם אתה מתקשר מתוך כוונה ספציפית, אבל לשמוע את הצפצוף בצד השני ולדעת שהוא מוקלט יכול לגרום להרבה מתקשרים לצייר ריק. פרק את המידע לנקודות קליע ופגע בכל אחת מהן לפני ניתוק.
- להודעות קוליות דוחקות או חשובות במיוחד, שקול לכתוב מראש תסריט גס.
- אם אתה תופס את עצמך מרווח, פשוט התמקד בהוצאת שמך, מספר ההתקשרות החזרה והסיבה להתקשרות בכמה מילים.
- תמונה שאתה שולח הודעה קולית כדי לעקוב אחר עניין רומנטי בנוגע לדייט אמש. תיאור נפשי של ההודעה שלך לפני שאתה מקליט את זה יכול להיות ההבדל בין לצאת מגניב, רגוע ונאסף לבין תאונת עצבים מגמגמת.
שלב 2. שמור את ההודעה שלך בקצרה
הגבל את הודעת הקול שלך ל 20-30 שניות. רק לעתים רחוקות יהיה מקרה שבו הודעה קולית צריכה להיות ארוכה יותר. אינך רוצה לשעמם את הנמען בהקדמה או סיפור מתפתל וארוך מדי. הישאר מתוח ולעניין. הודעה קצרה יכולה למעשה ליצור סקרנות ולשכנע אדם להתקשר בחזרה כאשר לא היה יכול להיות אחרת.
- מצד שני, אם אתה משאיר הודעה קולית קצרה מדי, הנמען שלך עשוי לחשוב שזה חסר חשיבות ולמחוק אותו מבלי להקשיב לו אפילו. זה סביר במיוחד אם אתה מתקשר ממספר לא רשום.
- הנקודה להשאיר הודעה קולית היא לאלץ מישהו להתקשר אליך בחזרה, לא לפרוק את כל המידע שהיית עומד לשתף איתו במהלך השיחה.
שלב 3. פתח עם המידע החשוב ביותר
הקפד לרדוף ולהיות מפורש לגבי סיבתך להתקשר. אם אתה רק נוגע בבסיס, אמור זאת; אם יש לך הצעת מכירה, או שאתה עוקב אחר עסקה או מאשר אישור פגישה, הודע לנמען. המאזין שלך יאבד במהירות עניין ויכול למחוק את ההודעה אם לא תודיע לו על מטרתך מראש.
- יש לך רק זמן קצר להעביר את הנקודה שלך. אם אתה מכה מסביב לשיח, המאזין שלך עשוי לוותר על ההודעה לפני שיגיע למידע חיוני כלשהו.
- הרבה יותר טוב למסור חדשות קשות כמו "אבא בבית החולים" ריק, ולהשתמש בשארית ההודעה כדי לנחם ולהסביר, מאשר לרקוד סביב הנושא ולגרום למאזין שלך לדאוג.
שלב 4. היו אישיים ואורגניים
להתנגד לדחף להיחלץ ל"קול טלפון "מעוצב, שנשמע כללי. פשוט תהיה מנומס, תהיה עצמך ודבר באופן טבעי. אנשים יכולים לדעת מתי מישהו מנסה למכור להם משהו או לצאת בדרך מסוימת, ויהיה להם הרבה יותר סיכוי לתת לך את השעה ביום אם הם ירגישו שאתה מתקרב אליהם בשוויון.
נשמע כאילו אתה קורא מתוך תסריט ייתן למאזין שלך את הרושם שהם רק עוד שיחה שאתה צריך לבצע
ציון
0 / 0
חידון חלק 2
כמה מידע עליך לתת במהלך הדואר הקולי שלך?
כמה שפחות, למשל, שמך ומספרך.
לא! אל תנסה להיות מסתורי בדואר קולי, במיוחד אם אתה מתקשר ממספר לא רשום. אם אתה קריפי מדי, האדם שאליו אתה מתקשר עשוי פשוט למחוק את הדואר הקולי שלך כחסר חשיבות. בחר תשובה אחרת!
מספיק להסביר מדוע הם צריכים להתקשר אליך בחזרה.
נכון! היה תמציתי, אך תן לאדם אליו אתה מתקשר מספיק מידע כדי לדעת מדוע התקשרת. סביר יותר שהם יחזרו אליך בחזרה אם אתה לא מתעכב מדי ולא מדבר יותר מדי. המשך לקרוא לשאלת חידון נוספת.
כל המידע שהיית נותן אם היו מרימים את הטלפון.
לא בדיוק! הודעות קוליות אינן תחליף לשיחות מלאות. אם אתה מדבר יותר מ -20 או 30 שניות, סביר להניח שהאדם שהתקשרת אליו ישעמם או יתעצבן, וכנראה שהוא לא יתקשר אליך בחזרה. בחר תשובה אחרת!
רוצים עוד חידונים?
המשך לבדוק את עצמך!
חלק 3 מתוך 3: יציאה
שלב 1. שאל שאלה או בקשה ספציפית
כשתסיים את ההודעה שלך, הקפד לפרט מדוע אתה רוצה שהנמען יחזור אליך בחזרה. שאל אותם שאלה מדויקת או בקש שיניע אותם להרים טלפון. אם הם מרגישים מבולבלים או לא בטוחים לגבי כוונתך לאחר האזנה לתא הקולי שלך, זה לא עשה את תפקידו.
- נסה משפטים כמו "ספר לי איך אהבת את המתכון ששלחתי לך" או "מעניין אותי לשמוע את הרעיונות שלך לגבי ההצעה הזו".
- לאנשים יש מוטיבציה רבה יותר ליצור קשר כשבוחרים אותם עם בקשה מאשר אם אתה פשוט אומר "התקשר אלי בחזרה".
שלב 2. שחזר את שמך ופרטי יצירת הקשר שלך
סגור את הודעתך שוב ותן למאזין את שמך ומספר הטלפון שלך. חזור על מספר הטלפון שלך פעמיים, כך שלא יהיה סיכוי שהם יטעו ספרה או לא יצליחו לרשום אותה. הקפד לכלול גם פרטים שעשויים להיות מועילים כאשר הנמען מחזיר את שיחתך, כגון מתי תהיה זמין ולא תהיה זמין והזמן הטוב ביותר ביום להתקשר אליו.
- כתיבת מספר הטלפון שלך יותר מפעמיים בסוף השיחה היא מוגזמת, ואף יכולה להתפרש כגסות רוח.
- ייתכן שתרצה גם לכתוב את שם המשפחה שלך אם המתקשר לא פגש אותך מעולם.
- לא תצטרך לדאוג לגבי שלב זה אם ההודעה שלך היא הודעה מזדמנת עבור חבר או קרוב משפחה.
שלב 3. הימנע מקצות ארוכים
כאשר הגיע הזמן לנתק, אל תסתיר או תאריך את ההודעה ללא צורך. אלא אם זו קריאה אישית לאדם אהוב, אין צורך לאחל למישהו יום נפלא. תשומת הלב של הנמען תישחק ככל שהדואר הקולי ימשך זמן רב יותר, לכן נסה לא לאבד את המיקוד בסוף. תודה להם על זמנם והשאיר בידם את שלב התקשורת הבא.
- סגירות ידידותיות כמו "אני מצפה לשמוע ממך" חמות יותר ולכן אפקטיביות יותר מסגריות גנריות, מסחריות כמו "המשך יום נעים".
- אל תסכם שוב או תסכם את ההודעה שלך בסוף. אם הנמען צריך לשמוע שוב פרט מסוים, הוא יכול לשחק אותו מאוחר יותר.
ציון
0 / 0
חידון חלק 3
כמה פעמים אתה צריך להגיד את מספר הטלפון שלך בסוף הודעת קולית?
אף אחד, בהנחה שאמרת את זה בתחילת ההודעה.
לא בדיוק! כן, עליך למסור את המספר שלך בתחילת הדואר הקולי. אבל גם אז, יש סיכוי שהאדם פספס את זה בפעם הראשונה, אז טוב לחזור על זה בסוף ההודעה שלך. לחץ על תשובה נוספת כדי למצוא את התשובה הנכונה …
פַּעַם
סגור! להגיד את המספר שלך פעם אחת בסוף ההודעה שלך בהחלט עדיף מאשר לא להגיד את זה בכלל. אבל באופן אידיאלי, עליך לחזור על זה יותר מפעם אחת כדי לוודא שהאדם מקבל את זה. בחר תשובה אחרת!
פעמיים
כן! בסוף ההודעה, חזור על המספר שלך פעמיים. זה המספר האידיאלי לוודא שהאדם שומע אותו נכון מבלי להיראות דוחף או גס רוח. המשך לקרוא לשאלת חידון נוספת.
שלוש פעמים
כִּמעַט! אתה לא צריך לציין את המספר שלך שלוש פעמים בסוף הודעה קולית. האדם שאליו אתה מתקשר יקבל את המספר שלך עם פחות חזרות מזה. וגרוע מכך, חזרה על זה שלוש פעמים או יותר עלולה להיות גסה. נסה תשובה אחרת…
רוצים עוד חידונים?
המשך לבדוק את עצמך!
וידאו - על ידי שימוש בשירות זה, מידע מסוים עשוי להיות משותף עם YouTube
טיפים
- חשוב על פעמים שקיבלת הודעות קוליות שגרמו לך לחשוב "מה האדם הזה רוצה?" השאר את סוג הדואר הקולי שתרצה לקבל.
- ספק את כתובת הדוא"ל שלך או שיטת יצירת קשר נוספת בנוסף למספר הטלפון שלך כאשר הוא רלוונטי לאינטראקציה שלך עם הנמען.
- חיוך! זה מגיע אפילו דרך הטלפון.
- זכור לציין את התאריך אם אתה משתף מידע רגיש לזמן.
- אם אתה מתקשר לגבי נושא רגיש, הגבל את המידע שאתה כולל בתא הקולי למקרה שהוא ישמע על ידי אחרים.
- במקרה של מקרה חירום או אסון טבע, השתמש בהודעת הדואר הקולי היוצא שלך כדי ליידע אנשים שאתה בסדר.
אזהרות
- אם אתה מנסה לגרום למישהו להתקשר אליך בחזרה, אל תביא ניסיונות שיחה שנכשלו בעבר. זה עלול לגרום לך להיראות עצבני, ויהיה להם פחות נוח בהתמודדות איתך.
- בנסיבות מקצועיות, עליך תמיד להשאיר הודעה קולית אם האדם אליו אתה מתקשר אינו עונה. צפייה במספר שיחות שלא נענו ללא הודעות קוליות מערערת את חשיבות העסק שלך.
