לדוא"ל, בדומה לצורות תקשורת אחרות, יש כללי התנהגות ופרוטוקולים חברתיים משלו. אם אתה צריך לכתוב מייל המבקש לקבל משוב בעבודה או בבית הספר, או על כתב יד כתוב, עליך לשקול את הניסוח, העיתוי והמבנה בעת יצירת הדוא"ל שלך כדי להפוך אותו ליעיל ככל האפשר. להיות מנומס, דייקן וספציפי בהודעות הדוא"ל שלך יכול לעזור לך לקבל את המשוב שאתה צריך.
צעדים
שיטה 1 מתוך 4: בקשת משוב בעבודה
שלב 1. פנה לאדם המוסמך ביותר להגיב על עבודתך
לרוב זה יהיה המנהל מיד מעליך. בכל מקרה, כדאי להתחיל איתם, או עם עמית בכיר יותר או עמית לעבודה. יהיה להם הניסיון לעזור לך ולתת לך את המשוב שאתה צריך.
שלב 2. היו מנומסים וצנועים בדוא"ל
עליך לעקוב אחר הנורמות במשרד שלך בדוא ל. ענווה עוזרת לבקש משוב, אך אל תהיה כל כך צנוע שהבוס או המנהל שלך חושב שאתה לא יודע דבר על התפקיד שלך. במקום זאת, מסגר את השאלות בדרכים המראות את התקדמותך בפרויקט או במשימה. זה יידע את הבוס שאתה לא רק יושב על הידיים ומחכה למשוב. זכור גם את הטיפים הבאים.
- אתה יכול לומר, "עבדתי על המצגת למחר כשנתקלתי בנגיף עם הפורמט-אני לא בטוח אם אני עוקב אחר הסטנדרט של החברה. צירפתי את המצגת. יש לכם הצעות לפורמט? תודה על עזרתך בנושא."
- אל תשכח להודות להם במייל.
שלב 3. היה ספציפי בבקשת המשוב שלך
זה יכול לעזור לך להימנע ממשוב רחב מדי, שלא סביר שיעזור לך בעבודה שלך. הימנע משאלות כן או לא, אלא אם יש צורך. במקום זאת התמקד בחלקים ספציפיים בפרויקט הזקוקים לעבודה. נסה לא להפציץ את הבוס או עמית לעבודה שלך עם כל השאלות האפשריות שיכולות להיות לך בנוגע לעבודה שלך בבת אחת.
- אתה יכול לומר, למשל, "לא הייתי בטוח כיצד להמשיך בקובץ איסטמן. הלקוח לא הגיב להודעות האימייל שלי, ומכיוון שמדובר במשימה בעדיפות גבוהה, חשבתי שעדיף לשלוח לך מייל כדי לראות מה עלי לעשות ".
- אם אתה מחפש משוב כללי יותר בצורה של סקירה או דיווח, בקש זאת באופן ספציפי. להיות מנומס, תמציתי, וספציפי ככל שתוכל יעזור. לדוגמה, תוכל לבקש דיווח על היעילות או היצירתיות שלך. אם אתה מבקש לקבל משוב ממי שמדווח לך, ייתכן שיהיה עליך לערוך סקר אנונימי.
טיפ מומחה
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
אליסון גארדו, מאמן PCC
מקום עבודה < /p>
נסה את שיטת KISS כאשר אתה מבקש משוב כללי.
מודל KISS הוא דרך מצוינת לעזור לאנשים לתת לך משוב הולם וניתן לפעולה. שאל את האדם,"
לִשְׁמוֹר? מה עלי לְשַׁפֵּר? מה עלי הַתחָלָה? ומה עלי לעשות תפסיק?"
שלב 4. שלח הודעת תודה לאחר שהם הגיבו
אם המשוב הציע שאתה צריך שיפור רב או שהעבודה שלך לא מתאימה, הקפד לכלול הצהרה קצרה כיצד תתקן את זה. תן לעצמך זמן לעבד את הרגשות לפני שתגיב מיד.
הקפד להשיב לכל היותר תוך 1-2 ימים
שיטה 2 מתוך 4: בקשת משוב בבית הספר
שלב 1. זהה את עצמך
למורה שלך יש מאות תלמידים, במיוחד אם הם פרופסור באוניברסיטה. יהיה עליך לכלול את שמך (הראשון והאחרון), הכיתה והקטע שלך. אם אתה עדיין בתיכון, זה יכול להיות משך הזמן או הזמן שלך. כך לא תבזבזו את זמנו של המורה בכך שהם יבינו מי אתם, והם ישקיעו יותר זמן על המשוב הדרוש לכם.
שלב 2. שמור על זה רשמי
לפעמים התלמידים נאבקים עם זה כאשר הם שולחים לראשונה מייל למורים. אתה יכול להגיד "היי ד"ר סמית" או "גב 'טרנר היקרה". אם המורה שלך שלח לך מייל, אל תהיה פחות רשמי ממה שהיה. שמור על הטון מקצועי. במקום זאת תגיד, "היי, מה אתה חושב על העיתון שלי? זה לא הגדול ביותר, "אמור," אני לא בטוח שאני מבין את המשימה. היו לי כמה שאלות ספציפיות בנוגע לעיתון ".
שלב 3. שמור על זה בקצרה
אל תדאג להסביר את כל ההקשר של השאלות שלך, אלא אם ההקשר נחוץ לשאלות אלה. לדוגמה, אם אתה מבקש משוב על הרחבה אפשרית, המורה שלך עשוי להזדקק להקשר, אך אם אתה פשוט מנסה לשאול שאלה לגבי מטלה, אל תספר להם את הסיפור על איך הכלב שלך גרם לך לרוץ מאוחר ולמה. אתה שולח דוא ל כעת (אלא אם זה קרוב מאוד לזמן ההקצאה), או כל דבר אחר שעלול להיות לא רלוונטי למשימה בהישג יד.
שלב 4. אל תחכו לבקש משוב עד הלילה לפני הבחינה או תאריך היעד
לא רק שהמורה שלך לא יתן לך משוב שקרוב לתאריך יעד, הם עלולים להתעצבן מכך שחיכית עד הרגע האחרון לבקש מהם משוב. אם עליך לשלוח שאלות של הרגע האחרון, היה קצר, ספציפי והתנצל. זה יגרום למורה להגיב יותר, בהנחה שהוא יראה את המייל בזמן.
שלב 5. השתמש בפורמטים של קבצים שהמורה שלך ביקש
לעתים קרובות, המורה יגיד לך בתוכנית הלימוד אילו פורמטים של קבצים הם יקבלו למטלות או במיילים. לדוגמה, אם המורה שלך מציין קובץ.doc, אל תשלח קובץ.pdf או.pages. אם אינך בטוח, תוכל לשלוח קובץ.rtf או.pdf, או פשוט לשאול.
שלב 6. בקש משוב על עבודה או בחינה שכבר הספקת
אתה פשוט צריך לשלוח מייל לפרופסור ולהיות מנומס. אם לפרופסור יש שעות עבודה, תוכל לבקר באלו או לקבוע פגישה. אתה יכול לומר, "פרופסור סמית היקר, לא הסתדרתי בבחינה כמו שציפיתי. האם תוכל לעזור לי להתמודד עם כמה מהטעויות שעשיתי כדי שאוכל להצליח יותר בבחינה הבאה?" הפרופסור שלך בדרך כלל צריך להגיב בחיוב לבקשה כזו.
שיטה 3 מתוך 4: בקשת משוב על כתב יד
שלב 1. שלח מייל למישהו שאתה מכיר תחילה
אם אתה רוצה משוב קשוב, האדם הטוב ביותר לתת לו הוא מישהו שאתה מכיר, רצוי חבר או עמית. כשאתה שולח דוא"ל למישהו שאתה מכיר כדי לקבל משוב, הקפד לשלוח לו דוא"ל כפי שהיית עושה בדרך כלל. אם בדרך כלל היית מתקשר אליהם, כנראה שכדאי שתעשה זאת במקום זאת. אל תשלח את כתב היד בדוא"ל הראשון, אלא אם כן אתה יודע שהם צפויים להגיד כן (מישהו שקראת עליו כתב יד, או מישהו שהציע לך לקרוא את שלך).
תוכל לכלול תיאור קצר או תקציר, תלוי אם האדם שאתה שולח לו הוא חבר או עמית
שלב 2. שלח דוא"ל למומחה
אם אתה באמת זקוק לייעוץ מומחה, שלח מייל למומחה שאתה מכיר והסבר את הפרויקט שלך ולמה אתה צריך משוב. אל תהיה דוחף, אלא הודה להם בחביבות על ההתחשבות, ואמר: "אני מבין אם אין לך זמן לתת לי משוב." אולי אפילו תרצה לשאול אם הם מכירים מישהו עם זמן ומומחיות שיכול לעזור לך אם הם לא יכולים.
שלב 3. אל תשלח לדואר אלקטרוני למישהו כתב יד
סביר להניח שזה לא יינתן למענה, אלא אם כן תגיד להם במפורש שתשלם עבור עזרתם. אם הם סופרים מפורסמים, סביר שלא יגיבו להודעת דוא"ל כזאת מכיוון שהם מקבלים המון הודעות דוא"ל כאלה. במקום זאת, שאל תחילה את חבריך, עמיתיך, פרופסורים וכו '. סביר יותר שהם יוכלו לעזור לך, וסביר יותר שירצו לעזור לך.
שלב 4. היה ספציפי לגבי מה שאתה רוצה מהמשוב שלהם
אם אתה רוצה רק משוב חיובי, ספר להם זאת. ספר להם אם אתה משוב מפורט, משוב מקומי או גלובלי, ואם אתה רוצה משוב אסתטי, דקדוקי או מבני. זה יכול לסייע לקורא שלך לדעת מה אתה רוצה מהם.
- משוב חיובי לא צריך להיות לא בונה. אם הם מסבירים מדוע הם אוהבים את מה שהם אוהבים, תוכל ללמוד הרבה על כתב היד שלך.
- אם אתה מקבל משוב שלילי, תן לעצמך זמן להגיב. אם הם החבר שלך, סביר להניח שהם רק רוצים לעזור. אם הם פרופסור, לא משנה כמה אתה מרגיש כועס או עצבני, אתה לא צריך להגיב בצורה כזו. במקום זאת, הודו להם על עזרתם והמשיכו הלאה. לאחר זמן מה אתה עשוי לגלות שהמשוב היה מועיל, גם אם אופן העברתו לא היה.
שלב 5. תן לקורא שלך זמן להגיב
אם ביקשת משוב מפורט על כתב יד חדש, אל תצפה למשוב בתוך יום ואפילו שבוע. לוקח זמן לערוך כתב יד באורך כזה. אם יש לך מועד אחרון שאתה פועל אליו, הודע לקורא שלך על כך. אתה יכול גם פשוט לשאול אותם אם הם יכולים לבצע את העריכות עד לתאריך מסוים. זכור שיש להם חיים וחובות משלהם.
שלב 6. תודה להם על עזרתם
אם מדובר בחבר, מומלץ לקנות להם מתנה כמו קופסת שוקולדים, או פשוט להחזיר את הטוב בזמן. אם מדובר בפרופסור, ייתכן שתרצה לכתוב הודעת דוא ל שתודיע להם שאתה מעריך את עבודתם וזמנם. שכחת להודות לקורא שלך יכולה להשאיר אותו תחושת שימוש ו/או חוסר הערכה, ועלול לגרום לו פחות לסייע לך בעתיד.
שיטה 4 מתוך 4: בקשת משוב מהלקוחות
שלב 1. אל תשאל יותר מדי שאלות
לקוחות מוצפים בסקרים של כמעט כל עסק שיש. אם אתה רוצה לוודא שלקוח מוחק את הדוא ל שלך באופן אוטומטי בעת קריאתו, מלא אותו בהמון שאלות. אם אתה רוצה להשאיר את הלקוח מעוניין, שאל שאלה אחת או שתיים והשאיר את זה על זה.
שלב 2. שאל שאלות פתוחות
במקום להשתמש בשאלות כן/לא, שאל שאלות שמעוררות תשובות מלאות יותר. במקום לשאול, "האם היית ממליץ לנו לחבר?", שאל "איך היית מתאר אותנו לחבר?" שאלות מסוג זה נותנות לך יותר מידע בתשובות מאשר שאלה פשוטה של כן/לא.
שלב 3. הודע ללקוח שתחזור אליו במהירות
זה גורם ללקוח להרגיש שדעתו אינה הולכת רק לאיזה תיבת דואר נכנס ענקית, שם היא יכולה לקרוא או לא לשקול אותה. סביר להניח שתקבל משוב כנה יותר אם הם יודעים שתגיב.
כשאתה מגיב, היה כנה ומקצועי. בתרבות האינטרנט הוויראלית של היום, אתה יכול להרוס את המוניטין של חברה בשנייה אם תגיב במשהו אחר מאשר מקצועיות וכנות
שלב 4. אל תכלול פלאש או תכונות אחרות להטענה איטית
אם ללקוח יש חיבור איטי, סביר להניח שהוא ימחק את הודעת הדוא ל באופן מיידי כאשר יראה שהוא לא מצליח לטעון. זכור כי פידבקים לרוב חשובים לך יותר מהם.
שלב 5. השתמש בגופן ובפורמט מעוצבים
אתה רוצה שהאימייל שלך ייראה נקי ומקצועי. סביר להניח שדואר אלקטרוני עם גרפיקה גרועה או גופן קומיקס sans לא ירשים את הלקוחות שלך. במקום זאת, השתמש בגופנים סטנדרטיים כמו Times New Roman או Arial אם אינך בטוח לגבי גופן, ושמור על עודף גרפיקה למינימום.
שלב 6. ודא שהדוא"ל ידידותי למכשירים
פורמט של עמודות בודדות גמיש יותר מעיצובים מרובי עמודות. כמו כן, תרצה לוודא שהגופנים שלך אינם קטנים מדי. תרצה שהדואר האלקטרוני יופיע על ידו במחשבים ניידים, טלפונים וטאבלטים. מכיוון שכל כך הרבה אנשים בודקים את הדוא"ל שלהם בטלפונים שלהם, חובה שתעצב את הודעות הדוא"ל שלך בהתאם.
עזרה בכתיבת דוא"ל
דברים שכדאי לכלול בדוא ל המבקש משוב
דברים שכדאי להימנע מהם בהודעת דוא ל המבקשת משוב
דוא ל עם פירוט מבקש משוב
וידאו - על ידי שימוש בשירות זה, מידע מסוים עשוי להיות משותף עם YouTube
טיפים
- אל תגידו אנשים על תגובות.
- שמור על נימוסי אימייל מתאימים למצב.
- קצת ענווה עוזרת דרך ארוכה.
