עסקים מעסיקים אנשי מקצוע בתחום משאבי אנוש בכדי להתמודד עם כל דבר, החל משכר עבודה ומדיניות וכלה בטענות משפטיות. אם יש לך שאלה משפטית או מדיניות, או בעיה רצינית עם אחד מעמיתיך לעבודה, ייתכן שיהיה עליך לפנות לנציג במחלקת משאבי אנוש. משאבי אנוש עשויה להיות גם המחלקה הראשונה אליה אתה פונה בחברה מסוימת. מומלץ להתחיל את השיחה הזו באמצעות מייל פשוט רשמי המציג לאדם את הבעיה הספציפית שלך.
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: כתיבה ושליחת המייל
שלב 1. הפנה את הדוא"ל שלך לאדם המתאים
בדוק את ספריית משאבי האנוש ובדוק אם יש אדם הממונה לטפל בבעיה שאתה צריך לטפל בה. ייתכן שישנה גם נקודת קשר למחלקה שלך בחברה. אם אתה מודאג מכך שהנושא שלך יתייחס ברצינות, תוכל גם לפנות ישירות לראש משאבי האנוש.
בדוק שוב כי רק האדם שאליו ברצונך ליצור קשר פונה בדוא"ל. במיוחד אם מדובר בנושא פרטי או רגיש, אינך רוצה לשלוח אותו לאדם הלא נכון במקרה. היזהר במיוחד להסיר רשימות שישלחו את הדוא"ל לקבוצה מוגדרת של עובדים
שלב 2. כתוב שורת נושא ספציפית המציינת שיש צורך בפעולה
קו נושא ברור המעביר את הבעיה שלך ואת רמת הדחיפות שאתה מייחס לה יעזור למשאבי אנוש לתת עדיפות לבעיה שלך. אם תשאיר שורה זו ריקה או לא ברורה, ההתכתבות שלך עשויה להיקבר בתיבת הדואר הנכנס של מישהו.
השתמש בשורות כגון: "בעיה משפטית - נדרשת פעולה", "נסיבות אישיות משתנות - יש צורך בתשומת לב מיידית", "שאלת מדיניות דחופה" או "ראיון אחרון - תודה"
שלב 3. השתמש בהצדעות רשמיות בתחילת ובסוף הדוא"ל שלך
אתה רוצה לתת נימה רשמית ומקצועית בשלב מוקדם של השיחה הזו. זה יעזור למשאבי אנוש לדעת שאתה מתייחס לעניין ברצינות. גם אם אתה מכיר את הנציג באופן אישי, זכור כי מדובר בדיון מקצועי, ולא רק ידידותי.
התחל עם "יקר [שם מלא של הנציג]" וסיים ב"כבוד רב "או" תודה על הזמן שהקדשת, [שמך המלא]."
שלב 4. כתוב תוכן ברור, ישיר וספציפי
שמור על המשפטים שלך קצרים ועניינים. אל תספק יותר מידע מהנדרש, מכיוון שאתה לא רוצה שהקורא יסתבך בדוא ל. אל תכלול פרטים שעלולים לבלבל את משאבי האנוש בנושא שלך. אתה יכול להתייחס לפרטים מסובכים באופן אישי.
שלב 5. תאר את הבעיה במדויק
הסבר את אופי הבעיה המדויק שלך. ספק ציר זמן של מתי הבעיה התחילה, או שתתחיל. הבהירו האם לדעתכם מדובר בבעיה משפטית או סוגיה שיכולה לטפל בחברה עצמה.
אם אתה פונה למשאבי אנוש כדי לשאול על אפשרויות עבודה, לא תציג בעיה. במקום זאת, הציגו את עצמכם והסבירו את הקשר העבר שלכם עם החברה. היה ברור לגבי אילו פעולות אתה מצפה או שהתרצה לבצע מהנציג
שלב 6. שים לב אם יש לך תיעוד של הבעיה שלך
משאבי אנוש ירצו לדעת מיד כיצד לטפל בבעיות משפטיות או מדיניות. התיעוד שלך עשוי להשפיע על תגובתם, שכן הוא יסייע להבהיר הן את חומרת הנושא והן את ההשלכות המשפטיות שעומדות בפני עובד מסוים. הודע לנציג שלך על כל ה"הוכחה "שיש ברשותך, והציע להביא אותה לפגישה אישית.
- במידת האפשר, תרצה הוכחה לבעיות משפטיות שיוצגו בפני משאבי אנוש. לרוע המזל, רוב מחלקות משאבי האנוש ינסו להגן על החברה אם הן יכולות.
- אם אתה חווה הטרדה או אפליה, שמור רישום של תאריכי האירועים ושמור כל התכתבויות בכתב הכוללות שפה מפלילה.
- שמור עותקים אלקטרוניים ונייפיים של כל תיעוד שאתה מספק למשאבי אנוש. עליך לשמור את המקור ולספק למשאבי אנוש העתקים.
שלב 7. הסבר מה עשית כדי לטפל בבעיה
יתכן שכבר ניסית לפתור את הבעיה לפני שפנית למשאבי אנוש. אולי ניהלת שיחה עם הבוס שלך או עם עמית לעבודה, או אפילו הודעת להם שאתה יוצר קשר עם משאבי אנוש. הנציג יעריך את המידע הזה, שכן הוא יעזור להם להבין מי כבר מודע לבעיה.
בנושאים של שינוי נסיבות אישיות, תקשורת זו עשויה להרגיש פחות רשמית. אם אתה יוצא לחופשת לידה או אבהות, למשל, סביר להניח שכבר הודעת לבוס שלך על הסטטוס שלך ופשוט ממשיכים עם משאבי אנוש
שלב 8. בקש פגישה אישית
פגישה בה אתה יושב פנים מול פנים עם נציגך יעזור לך לדון בבעיה בפירוט. זה יספק לנציג את ההזדמנות לשאול שאלות המשך או הבהרה. הדוא ל שלך הוא המקום המושלם להתחיל לתזמן את הפגישה הקריטית ההיא. הודע להם על בלוקים בלוח הזמנים שלך, ובקש מהם לתכנן בהתאם.
שלב 9. ודא שפרטי ההתקשרות שלך כלולים
משאבי אנוש עשויים לרצות ליצור איתך קשר באמצעות הטלפון, לכן כלול מספר שיטות יצירת קשר בתחתית המייל. מידע זה יכול להיכנס ישירות מתחת לשמך לאחר שנחתם מהתכתובת. בדוק שוב את הדיוק של מספרי הטלפון והודעות הדוא ל שסיפקת.
שלב 10. ערוך את כתובת הדוא"ל שלך עבור שגיאות כתיב, כתיב ודקדוק
לרוב שירותי הדוא"ל יש שירות של בדיקת איות. לאחר מכן, קרא את הדוא"ל שלך כדי לתפוס טעויות דקדוקיות, מילים חסרות ונושאי בהירות.
שיטה 2 מתוך 3: מעקב אחר הודעת דוא"ל שנשלחה
שלב 1. תודה למשאבי אנוש על כל תגובה שהם שולחים
ראשית, תודה לנציג על שהקדשת מזמנך לבדוק את המקרה שלך, כיוון שזה ייתן מיד נימה של נימוס בשיחתך. הקפד להשיב לכל תגובה שמשאבי אנוש שולחים במהירות. זה יצביע על כך שאתה עדיין מודאג מהבעיה, וזה צריך גם לתקשר את הרצון שלך לטפל בה במוקדם ולא במאוחר.
שלב 2. ארגן את כל החומרים הדרושים לפגישה האישית שלך
הכינו את עצמכם לפגישה על ידי יצירת תיקיית קבצים מיוחדת המכילה את כל המסמכים שאתם מתכננים להביא. אם יש לך שאלת מדיניות, הביא את מדריך העובדים עם סימניות המדיניות הספציפיות. זה יעזור לפגישה לפעול בצורה חלקה ברגע שתגיע.
שלב 3. שקול להזמין יועץ משפטי אם אתה מעלה סוגיות משפטיות
אם אתה מודאג מהגנה על עצמך מפני כל פעולה שהחברה עשויה לנקוט נגדך, דבר עם עורך דין. הם יכולים לספק לך מידע על זכויותיך, ואתה יכול להחליט להביא אותם לכל פגישות אישיות. ייתכן שתרצה ליידע את משאבי האנוש על תוכניותיך להעסיק עורך דין אם תבחר ללכת בדרך זו.
ודא שאתה מודע לעלויות הכרוכות בהעסקת עורך דין. רובם יהיו יקרים, כך שתצטרכו לשקול את החששות התקציביים הללו עם הצורך שלכם בהגנה משפטית
שלב 4. שלח דוא"ל פעם שנייה אם חיכית שבוע ללא תגובה
שבוע נחשב בדרך כלל לפרק זמן המתאים לפני שליחת הודעת דוא ל המשך. אם אתה מתמודד עם בעיה דחופה במיוחד, תוכל לשלוח מעקב לאחר 24 שעות. במקום לדאוג שאתה מנדנד לנציג שלך, זכור שיש להם אחריות רבה. ייתכן שהם יזדקקו לתזכורת שאתה אחד מהם.
שיטה 3 מתוך 3: החלטה אם לפנות למשאבי אנוש
שלב 1. פתור את הבעיה בעצמך אם אתה יכול
אם יש לך בעיה פשוטה ולא משפטית שאינה קשורה למדיניות החברה, ייתכן שתוכל לטפל בה בעצמך. במידת האפשר, דון בבעיה עם הבוס שלך או עם עמיתים לעבודה כדי לפתור איתם את הבעיה. משאבי אנוש יעריכו לדעת כל צעד שצריך כדי למצוא פתרון לפני שתגיע אליהם.
אם למשל אתה מרגיש שהבוס שלך מתזמן אותך ליותר מדי סופי שבוע, דבר קודם עם הבוס שלך. אתה גם לא רוצה ללכת למשאבי אנוש עם תלונה לא ביקורתית כמו "אני לא אוהב את המשרד שלי"
שלב 2. עיין במדריך העובדים שלך כדי לבדוק את מדיניות החברה שלך
אתם עשויים להרגיש שאתם חווים הפרה של מדיניות החברה. לפני שתפנה למשאבי אנוש, קרא שוב את המדיניות הספציפית הקשורה לבעיה שלך. תרצה להיות מסוגל להביא את הדוגמאות האלה בכל דיונים שיש לך עם משאבי אנוש.
לדוגמה, אם אתה מודאג שאתה לא מקבל מספיק הפסקות במהלך שעות העבודה, בדוק את הכללים הכתובים על זמני הפסקה. ייתכן שלחברה שלך יש מדיניות שבירה לא פורמלית ולא מקודדת, מה שאומר שמשאבי אנוש לא יכולים לעשות הרבה כדי לעזור לך בתפקיד רשמי
שלב 3. צור קשר מיד עם משאבי אנוש אם אתה מוטרד בעבודה
אל תהסס לפנות אם אתה חווה הטרדה מילולית, פיזית או מינית ממקור כלשהו בעבודה. אתה מוגן מבחינה חוקית מפני התנהגות מסוג זה, ומשאבי אנוש מחויבים לעזור ולהגן עליך.
עם זאת, אל תצפה שמשאבי אנוש יכולים לנהל שיחות לא רשומות בנושאים אלה. ברגע שאתה מדווח על זה, הם נדרשים לפעול
שלב 4. צור קשר עם משאבי אנוש אם הנסיבות האישיות שלך משתנות
משאבי אנוש יכולים לעזור לך לתכנן את כל השינויים הקרובים במצב העבודה שלך, למשל אם אתה מתכונן לצאת לחופשת לידה. הם יוכלו להבטיח שתקבל את כל ההטבות והכיסוי שלך. הם יכולים גם ליצור קשר עם אנשים בחברה שצריך להודיע להם על הנסיבות המשתנות שלך.
שלב 5. צור קשר עם משאבי אנוש אם אתה זקוק להגנה ממשלתית
מצבים מסוימים עשויים להתעורר בעבודה שמזכים אותך בהגנה או בפיצוי מצד הממשלה. אם למשל אתה נפגע בעבודה, משאבי אנוש יכולים לעזור לך לתאם כיסוי הוצאות רפואיות.
סביר להניח שזה ידרוש ממך למלא ניירת עם משאבי אנוש, לכן היה מוכן לתהליך זה
שלב 6. צור קשר עם משאבי אנוש אם אתה רוצה גישה להכשרת עבודה
ייתכנו תוכניות הכשרה או חונכות שיאפשרו לך להתקדם בחברה שלך. משאבי אנוש יכולים לספק לך את כל המידע הדרוש לגבי אפשרויות אלה ואולי לתאם את כניסתך לתוכניות אלה. זו יכולה להיות הזדמנות מצוינת לקחת את הקריירה שלך לשלב הבא.
שלב 7. בקש משאבי אנוש לעזרה בהתאמות הדרושות
משאבי אנוש יכולים גם לעזור לך לתת מענה לכל הצרכים האישיים שיש לך בעבודה. סביבת העבודה שלך צריכה לכלול משאבים המאפשרים לך ליהנות מאותן הזדמנויות להצליח כמו כל עובד אחר.
אם אתה מרגיש שאין משאבים נכים מתאימים, למשל, משאבי אנוש יטפלו בבעיה זו. המחלקה יכולה גם לשתף אתכם פעולה כדי להבטיח שיש מקום ייעודי לאמהות מיניקות
שלב 8. פנה למשאבי אנוש אם אתה מחפש עבודה
מדי פעם, פנייה לנציג משאבי אנוש בחברה מסוימת יכולה לאפשר לך לקבל מידע על משרות פנויות או הזדמנויות לראיונות "אינפורמטיביים" לא פורמליים עם עובדים שוטפים. תוכל גם לפנות למשאבי אנוש כדי להגיד תודה על ראיון שהספקת לאחרונה עם החברה שלהם.
אם לא תקבל תשובה לאחר שבוע, תוכל לשלוח מייל אחד להמשך. לאחר מכן, ייתכן שתצטרך לשחרר את החברה הזו
שלב 9. הימנע מיצירת קשר עם משאבי אנוש בטענות אישיות
זכור כי משאבי אנוש עובדים קודם כל עבור החברה, כך שהם לא האנשים שאליהם אתה צריך לפנות אם אתה רק רוצה לפרוק. אמנם אתה בהחלט לא צריך להימנע מלדווח על מצבים שגורמים לך להרגיש לא בנוח או מופלים, אך הקפד להבחין בין נושאים שעלולים להיות פשוט מעצבנים או קטנוניים ובעיות משפטיות חמורות יותר.
