שליחת מיילים היא חלק מחייו של כמעט כל איש מקצוע, סטודנט ואדם עובד כיום. למרות שחלק מהודעות הדוא ל עלולות להיראות קרות, אחרות עלולות להיות גסות רוח וצריכות טיפול. אתה יכול להתמודד עם מיילים כאלה באמצעות שמירה על קור רוח, תגובה אחרי שתכננת תוכנית, והתקדמות עם היום שלך.
צעדים
חלק 1 מתוך 3: שמירה על רוגע ותכנון
שלב 1. שקול האם המייל אמור להיות גס רוח
זה יכול להיות קשה לדעת אם מישהו מתנהג בגסות דואר אלקטרוני או לא, במיוחד מכיוון שאתה לא יכול לראות את הבעות הפנים שלו או לשמוע את צליל הקול שלו כדי לעזור לך להחליט. לפני שתגיב להודעת דוא ל שנראית לך גסה, שקול אם הגסות יכולה להיות תקשורת לא נכונה.
נסה לשאול את האדם ישירות למה התכוון בשיחה איתו פנים אל פנים או בטלפון. זה עשוי לעזור לפתור בעיה עקב תקשורת שגויה פשוטה
שלב 2. אל תגיב באופן מיידי
למרות שזה יכול להיות מפתה להתחיל מיד לחבר שלל מילים מרושעות או כואבות בתגובה לדוא ל זה, הימנע מכך בכל מחיר. סביר להניח שתתחרט על זה מאוחר יותר. במקום זאת, התרחק מהאימייל, סגור את הדפדפן שלך וקח כמה רגעים לאסוף את מחשבותיך.
- צא להליכה של כמה דקות עד שאתה מרגיש רגוע.
- קח כמה נשימות עמוקות ושתה מעט מים.
שלב 3. פורקן טיוטת דוא"ל, אך אל תשלח אותה
דרך נוספת להוציא קצת אנרגיה שלילית בצורה קונסטרוקטיבית היא לנסח דוא ל לאדם, אך אל תשלח אותו. כך תוכל להתחיל לאסוף את המחשבות הראשוניות שלך, ככל שיהיו אינטנסיביות, תוך לתת לעצמך זמן מאוחר יותר לחדד, לחדד ולהוסיף אותן.
- משוך הודעת דוא"ל נפרדת והקלד תגובה מבלי שהזנת נמען, כך שלא תשלח אותה בטעות. או שאתה יכול לרשום את הדוא"ל שלך כנמען.
- חשוב על כל הפעמים שהגבת על משהו באופן מיידי ולאחר מכן התחרט על כל הדברים החכמים או מעוררי המחשבה שיכולת לומר. זה ייתן לך זמן לפתח כאלה ולמנוע חרטה.
שלב 4. קבל אחריות בעת הצורך
כשאתה קורא את המייל, אולי היית מפרש אותו כחצוף מכיוון שחלק ממנו הוא נכון, והאמת עלולה לפגוע. למרות שזה לא פוטר אותם מאשמתם בסיטואציה, זה כן נותן לך מקום לשיפור עצמי ולכנות, הן עם עצמך והן מול שולח הדוא ל.
לדוגמה, אולי הבוס שלך שלח לך מייל גס רוח על איחור לעבודה. למרות שהניסוח לא היה צריך להיות גס רוח, עליך להכיר ולתקן את האיחור שלך
שלב 5. אל תחקו את התנהגותם הרעה
כשמישהו גס רוח כלפיך, זה יכול להיות מפתה מדי להחזיר טובה. שוב, הימנע מלהגיב בשלילה, אך הימנע גם מהתנהגות תוקפנית או גסה פסיבית אם תראה אותם באופן אישי לפני שאתה מגיב. אל תיתן להם מבטים מלוכלכים או אל תתעלם מהם אם הם מדברים אליך.
- במקום זאת, תרגלו חסד. תגיד להם שלום ותמשיך ללכת.
- אל תבלה בסביבתם אלא אם יש צורך, אך אל תימנע מהם באופן פעיל.
שלב 6. שקול את השורש
לפעמים, למייל גס יש מעט מאוד קשר אליך או לנסיבות הסובבות אותו. להתפרץ על מישהו זה אף פעם לא בסדר, אבל לפעמים האדם ששלח את הדוא ל עשוי לעבור קצת יותר ממה שהוא יכול להתמודד ויכול היה לשלוח לך את זה מתוך תסכולים שאינם כרוכים בך. אולי הם אפילו לא מבינים שהם היו גסים. זה לא מתרץ אותם, אך הבנת מצבו הנוכחי של האדם ומניעיו יכולים לסייע בצעדים קדימה.
- לדוגמה, אם הם סובלים מבעיות בנישואין או אם מישהו מבני משפחתם מת לאחרונה, זה יכול להסביר את גסות רוחם.
- יתכן גם שעובר עליהם יום רע.
חלק 2 מתוך 3: תגובה למייל
שלב 1. נעזר בחבר
חברים או עמיתים לעבודה יכולים לעזור לך במיוחד ליצור תגובה למייל גס או מגעיל, והם יכולים גם לספק חוות דעת שנייה על המצב. במהלך תקופה זו, הימנע מלבקש מחבריך החמורים לסייע; פנה לאלה שהם רגועים, חכמים וממוקדי פתרון.
במידת האפשר, בקש לראות תגובות קודמות להודעות דוא"ל גסות ששלחו
שלב 2. הכירו בגסותם
בעת ניסוח הדוא ל שלך, יהיה עליך להכיר עד כמה הם היו גסים. יכול להיות שהם לא היו מודעים לכך שדבריהם ייראו מגוחכים, אך בלי קשר, עליך להסב את תשומת ליבך לכך.
- אמור משהו כמו "לפני שאני מתחיל בתגובה, אני כן רוצה להכיר בגסות המופיעה בדוא"ל שלך, במיוחד סביב ההערות המאשימות והמעליבות שלך."
- להיות ישיר עוזר לך ולמען האדם האחר וזה יכול לעזור למנוע חזרה של אותו מצב.
שלב 3. הכירו בתסכול שלהם
למרות שהמייל שלהם היה גס רוח, אולי התסכול שלהם הגיע ממקום מאוד אמיתי. אם כן, הכירו בתסכול והביעו הבנה, אם רק שולית. זה יאפשר להם להרגיש פחות מנטליות אתה לעומת אותם ולהניע את שניכם לעבר עשיית שלום אפשרית.
- אמור משהו כמו "הדוא"ל שלך ציין שאתה מתוסכל".
- הקפד להתמקד בדברי המייל שלהם ולא בהם באופן אישי.
שלב 4. שאל למה
עם זאת, לפעמים אתה עשוי להיות מושג לחלוטין מדוע מישהו החליט לשלוח לך הודעת דוא ל כזו לאחר התבוננות עצמית והתייעצות של אחרים. במקרה זה, עליך לשאול את השולח 'למה' פשוט, כך שתוכל להשיג הבנה ולטפל בבעיה בצורה טובה יותר.
אתה יכול להגיד "חשבתי היטב על הדוא"ל שלך ואני עדיין קצת מבולבל מהנימוק שלך בשליחתו, אז הייתי רוצה לדעת מה הניע אותו."
שלב 5. הציעו פתרון או הסבר
לאחר שהתייחסת לחלק מהחששות והנקודות המקדימות שלך בדוא ל, עליך להתחיל לחפש פתרונות ולהגיב לדאגותיהם, אם קיימים אלה. ספר להם מה אתה מוכן לעשות, חקור תחומים לפשרה והביע את נכונותך לפעול באמצעות זה.
- קביעת פגישה יכולה להועיל גם כן. אנשים נוטים להיות אדיבים יותר מאשר להסתתר מאחורי מסך מחשב.
- אולי תגיד משהו כמו "ביטאת כעס שחזרתי מארוחת הצהריים באיחור של 15 דקות אתמול, אבל הייתי צריך לאסוף את בתי החולה מבית הספר. למרות שאני בהחלט יכול לנסות להחזיר את הזמן בעתיד, יהיו זמנים כאלה שהם בלתי נמנעים ".
שלב 6. הצבת גבולות
לאחר שהצעת פתרונות בהצלחה, הגיע הזמן לקבוע כמה כללי יסוד לכל שיחה מתמשכת. יידע אותם שלא תסבול בעצמך גסות רוח כזו בעתיד ותעשה זאת יקשה מאוד אם לא בלתי אפשרי להמשיך לעבוד יחד בשיתוף פעולה.
- אמור להם שלא תקבל עלבונות או האשמות בלתי הולמות.
- בקש מהם לבוא אליך בחששות ובחסד לפני שתקפוץ על האקדח.
שלב 7. מחק אותו, במידת הצורך
אתה עשוי לגלות שאתה קורא וקורא שוב ושוב את הודעת הדוא"ל ואתה נקלע לתחושות שליליות לגביו. עם זאת, זה לא יעזור לך להתקדם וכנראה רק יגרום לך להיות כועס ומתוסכל יותר. במידת הצורך, מחק את הדוא"ל מתיבת הדואר הנכנס שלך כך שלא תהיה לך גישה אליו.
אם אתה חושב שאולי תזדקק שוב לדוא"ל בעתיד, שלח אותו למישהו שאתה סומך עליו אך מחק אותו מתיבת הדואר הנכנס שלך
חלק 3 מתוך 3: המשך היום שלך
שלב 1. המשך להיות פרודוקטיבי
למרות שלכאורה הדוא ל הזה הרס לך את היום, עשה כל שביכולתך כדי לא לאפשר זאת. המשך בשגרה, צור רשימת מטלות והשלם את כל המשימות הדרושות. אל תתנו לקלקול אחד לערער את היום או ההתקדמות שלכם.
להעסיק את עצמך יעזור לך להישאר ממוקד במה שחשוב לך ולהימנע מההטעות בדוא"ל אחד
שלב 2. הצב מטרות קטנות כדי לשמור על המומנטום שלך
בשמירה על השגרה, הגדר יעדים קטנים וניתנים להשגה שתוכל להתחייב לאותו יום. השלמתם תעזור לך להרגיש הישגי יותר ובהמשך פחות להיפגע מהאימייל הגס שקיבלת.
שקול להציב יעדים כמו "להגיב לכל שאר האימיילים" או "ללכת לחדר הכושר"
שלב 3. מסיח את דעתך
לפעמים, כדי להתקדם ממשהו, אתה צריך קצת הסחת דעת. קח הפסקה כדי להאזין למוזיקה, לאכול ארוחת צהריים, או התקשר לחבר כדי לשוחח על משהו אחר חוץ מהאימייל. הסרת דעתך מהדברים יכולה לתת לך הפסקה מאוד נחוצה וקטארטית.
שלב 4. שקול לדווח עליהם, במידת הצורך
בסופו של יום, לפעמים הדרך הטובה ביותר להתקדם היא לטפל בנושא לצמיתות. אם הודעת הדוא ל הכילה איומים או עלבונות שעלולים להיחשב כדברי שנאה, דווח על אדם זה לאנשים הנכונים, שיכולים להיות מחלקת משאבי אנוש בעבודתך או התנהגות סטודנטים בבית הספר שלך. תוכל גם לחסום אותם מלשלוח לך מיילים בעתיד.
- דווח עליהם לרשויות אם הם מאיימים עליך.
- נסה קודם כל לשלוח מייל למנהל שלך כדי ליידע אותו מה קורה. אם הם לא מטפלים בבעיה, קח אותה למשאבי אנוש.
