דוא"ל אישור מאפשר לאדם אחר לדעת שקיבלת הודעה או בקשה, גם אם אינך יכול לתת תשובה מלאה באופן מיידי. אמנם אינך צריך לשלוח הודעה על כל אימייל אישי שאתה מקבל, אך עליך להגיב במסגרת מקצועית או עסקית כאשר פונים אליך ישירות. אם אתה רק צריך לספר לאדם האחר שקיבלת את הדוא"ל שלו, שלח אישור קצר כדי ליידע אותו. אם האדם ביקש שירות או הזמין מוצר, ספק מידע נוסף על מתי לצפות לתשובה או כיצד לפתור בעיות.
צעדים
שיטה 1 מתוך 2: אישור שקיבלת הודעת דוא"ל
שלב 1. הגיב אם אתה מופיע בשורה אל: או ששמך בהודעה
בדוק בחלק העליון של הודעת הדוא"ל כדי לראות אם השולח רשם את כתובת הדוא"ל שלך בשורה "אל:". אם אינך מופיע שם, סרוק בגוף הודעת הדוא"ל כדי לראות אם שמך מופיע שם בכל מקום. אם אתה רואה את שמך, הקפד לשלוח אישור מכיוון שפנו אליך ישירות.
אם כתובת הדוא"ל שלך מופיעה רק בשורת "CC" של הדוא"ל, אך אינך מוזכר בגוף, אין צורך לשלוח הודעה מכיוון שההודעה כנראה נשלחה לקבוצה גדולה של אנשים
אַזהָרָה:
הימנע מאישור הודעות דואר זבל מכיוון שהם עשויים להמשיך ולשלוח לך הודעות דוא ל אם תגיב.
שלב 2. כתוב לשולח בשם ההצדעה
התחל את הצדעה בראש הדוא"ל שלך כך שהאדם השני יראה אותה מיד כשהוא פותח אותה. השתמש בברכה רשמית, כגון "שלום" או "יקר", ואחריהם שמם. אם אתה מגיב לבכיר או למי שאתה לא מכיר, השתמש בכותרת שלו ואחריו שם המשפחה שלו. אם אתה מכיר את האדם השני היטב, תוכל להשתמש בשמו הפרטי.
לדוגמה, תוכל לומר "שלום גברת דייוויס" או "יונתן היקר", כהצדעה שלך
שלב 3. ציין בקצרה שקראת את הדוא"ל
השתמש רק בכמה משפטים להוכחתך כדי שזה לא ייראה יותר מדי מלוכלך. תודה לאדם ששלח את הדוא ל או הודיע לו שקיבלת את הודעתו. אם יש פרטים ספציפיים, חזור על אותם במשפטים הפותחים שלך כדי להראות שקראתם את המסר שלהם.
- לדוגמה, תוכל לכתוב משהו כמו "תודה ששלחת לי הודעה על הפגישה בשבוע הבא", או "קיבלתי וקראתי את הדוא"ל שלך לגבי הלקוח הפוטנציאלי החדש שלנו".
- אם לא היה לך זמן לקרוא את המייל, תוכל לומר משהו כמו, "תודה שפנית אלי. קיבלתי את הודעתך ואקרא אותה בהקדם האפשרי."
שלב 4. תן זמן משוער לתגובה אם יש בדוא"ל בקשה או שאלה
אם יש לך זמן להגיב באופן מלא באופן מיידי, עשה זאת בהקדם האפשרי כדי להראות שאתה אמין ואמין. אחרת, ספק מסגרת זמן שבה האדם השני יכול לצפות ממך להודעה נוספת כדי שלא יחשוב שאתה מתעלם מהם. היזהר לא להתבטא יתר על המידה על כמה זמן תוכל להגיב אם אתה חושב שזה עלול לקחת יותר זמן.
- לדוגמה, תוכל לומר "אני אוכל להביא לך את המידע הזה תוך יומיים", או "אגיע שוב מאוחר יותר היום כדי לדון בנושא נוסף."
- אם אינך יודע כמה זמן ייקח להגיב, השתמש "אני אחזור אליך בהקדם האפשרי עם שאלות או הערות".
- אם אין בקשה או בעיה שאתה צריך לטפל בה בהודעת הדוא"ל, אינך צריך להגיב במסגרת זמן.
שלב 5. סיים את הדוא"ל עם סגירה ושמך לפני שליחתו
השתמש בסגירה רשמית בדוא"ל שלך, כגון "הטוב ביותר" או "תודה שוב", כדי לעזור למסר להישמע מקצועי יותר. כתוב את שמך לאחר סגירתך כדי לסכם את הודעתך. וודא שהכל מאוית כהלכה לפני לחיצה על כפתור שלח.
- לדוגמה, תוכל לכתוב, "הכי טוב, בת '" או "שוב תודה, טרוויס".
- תוכל גם לספק מספר טלפון או כתובת דוא"ל חלופית על שם שמך אם ברצונך לתת לאדם האחר דרך אחרת ליצור איתך קשר.
שלב 6. עקוב אחר הודעת דוא"ל עם תשובה מלאה בהקדם האפשרי
אם יש לך בקשה או שאלה בדוא ל המקורי, קח את הזמן לכתוב תגובה מלאה כאשר תוכל. התייחס לכל הדאגות או השאלות בהודעה במלואן כדי להראות שלקחת זמן להתייחס למסר שלהן. שמרו על נימה מנומסת וחיובית לאורך כל המסר כדי לשמור על רפרטואר טוב איתם.
אם אתה צריך יותר זמן, למשל אם אתה מחכה לדוח או מסמך, נסה לשלוח הודעת דוא"ל להמשך עם עדכון ומסגרת זמן חדשה כדי שהאדם השני לא יחשוב ששכחת אותם
שיטה 2 מתוך 2: מענה לשירותים והזמנות עסקיות
שלב 1. שים את שם האדם שאליו אתה פונה בראש הדוא"ל
התחל בברכה רשמית, כגון "שלום" או "יקר", כדי לשמור על נימה מקצועית במסר שלך. אם אינך מכיר את האדם היטב, השתמש בכותרתו ואחריו שם משפחתו כדי להישאר רשמי. אם אתה מכיר יותר את האדם או שהם מספקים את שמו הפרטי, תוכל לפנות אליו באמצעות זאת.
לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "מר כריסטנסן היקר", או "שלום דנה", כהצדעה שלך
שלב 2. הודו לאדם והזכירו את המוצר או השירות שביקשו
הביע הכרת תודה אמיתית כלפי האדם במשפט הפתיחה של הדוא ל שלך. באותו משפט, חזור על המוצר שהזמין האדם או אילו נושאים או חששות הוא הזכיר בהתכתבויות קודמות. כך האדם יזהה שלקחת את הזמן לקרוא או לעבד את ההודעות הקודמות שלו.
לדוגמה, אתה יכול לומר, "תודה שהזמנת את 2 קופסאות השוקולדים מהחנות שלנו", או, "אנו מעריכים שאתה פונה ביחס לפתיחת המשרה שהגשת."
שלב 3. תן לאדם מסגרת זמן של מתי לצפות לתשובה או למסירה
ציין במשפט הבא כמה זמן יקח לאדם השני לשמוע ממך כדי שלא ירגיש ששכחת אותם. וודא שמסגרת הזמן שאתה מספק מדויקת וכנה, אחרת הם עלולים להתעצבן אם לא ישמעו ממך.
לדוגמה, אתה יכול לומר, "אתה יכול לצפות לחבילה שלך תוך 3 ימי עסקים", או, "אנא הרשה 1-2 ימי עסקים כדי שנוכל להגיב."
וָרִיאַצִיָה:
אם אינך יודע כמה זמן ייקח להגיב, אמור משהו כמו "נגיע אליך בהקדם האפשרי כדי לטפל בדאגותיך".
שלב 4. ספק הצעות אם יש בעיות שאתה לא יכול לפתור באמצעות דוא"ל
אם אינך יכול לפתור את הבעיה ישירות, נסה להמליץ על אפשרויות אחרות שיכולות להיות מועילות יותר. שמור על נימה מנומסת ומבינה לאורך כל ההודעה כך שזה לא יישמע שלילי או ייראה לא כנה. נסה למסור לאדם כמה שיותר פרטים כדי שיוכל לנקוט בצעדים הבאים כדי לפתור את בעיותיו.
לדוגמה, אתה יכול לומר, "צר לי לשמוע שיש בעיה בהעברת כסף לחשבון הבנק שלך. נסה לעיין בשאלות הנפוצות שלנו כדי לבדוק אם הבעיה שלך טופלה. אחרת, ייתכן שתצטרך לבקר בבנק שלך ולדבר עם מנהל החשבון שלך כדי לאשר את העסקאות שלך."
שלב 5. השאר פרטי התקשרות בתחתית המייל
סיים את הדוא"ל שלך עם סגירה רשמית, כגון "הטוב ביותר" או "תודה שוב", כך שתסיים את ההודעה בנימה טובה. הקפד לכלול את שמך לאחר הסגירה. אם אתה רוצה לתת לאדם האחר אפשרויות ליצור איתך קשר, תוכל גם להשאיר מספר שמך, כתובת דוא"ל חלופית או אתר אחר.
