למרות שאתה יכול להגן על קבצי PDF בודדים באמצעות סיסמאות, זה יכול להיות מורכב מיותר אם אתה שולח הרבה קבצים. בעזרת Adobe Acrobat תוכל ליצור מה שמכונה מעטפת אבטחה. זהו קובץ PDF שיכול להכיל מגוון קבצים שונים כקבצים מצורפים. כל הקבצים המצורפים האלה יהיו מוגנים בסיסמה אחת.
צעדים
שלב 1. פתח את כלי מעטפת האבטחה ב- Acrobat Pro
התהליך עבור זה משתנה מעט בהתאם לגירסה שבה אתה משתמש. לא ניתן ליצור מעטפות אבטחה בכלי Acrobat Reader החינמי.
- XI ו- DC - לחץ על התפריט כלים בצד ימין של החלון ובחר "הגנה" → "אפשרויות נוספות"/"הגנה נוספת" → "צור מעטפת אבטחה".
- X ומעלה - לחץ על הלחצן "מאובטח" בסרגל הכלים ובחר "צור מעטפת אבטחה". אם אינך רואה את הלחצן "מאובטח", פתח את התפריט מתקדם ובחר "אבטחה" → "צור מעטפת אבטחה".
שלב 2. הוסף קבצים לשליחת המעטפה
קובץ ה- PDF שנפתח כרגע יתווסף אוטומטית ותוכל להוסיף כל קובץ אחר שתרצה. הקבצים שאתה מוסיף לא חייבים להיות קובצי PDF; תוכל להוסיף מסמכי Word, גיליונות אלקטרוניים של Excel וסוגים אחרים של קבצים.
לחץ על הלחצן "הוסף קובץ לשליחה" וחפש את הקבצים שברצונך להוסיף. קבצים נוספים יגדילו את גודל קובץ מעטפת האבטחה
שלב 3. בחר תבנית מעטפה
Acrobat מגיעה עם שלוש תבניות מעטפה שונות שתוכל לבחור מהן ותוכל להוריד עוד באינטרנט. אם אתה משתמש ב- Mac, ייתכן שאין לך תבניות לבחירה. אם זה המצב, בצע את השלבים הבאים:
- פתח את תיקיית היישומים ולחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על Adobe Acrobat.app.
- בחר "הצג תכולת חבילה" ולאחר מכן נווט אל/Applications/Adobe Acrobat DC/Adobe Acrobat.app/Contents/Resources/en.lproj/DocTemplates.
- העתק את התבניות למיקום קל יותר, כגון תיקיית המסמכים שלך.
- בחזרה ליצירת מעטפת האבטחה, לחץ על "עיון" ובחר את מיקום התבנית החדשה שלך.
שלב 4. בחר כיצד ברצונך לשלוח את המעטפה
אתה יכול לבחור לשלוח אותו באופן מיידי, מה שיפתח את לקוח הדוא ל שלך לאחר יצירת המעטפה. אם תבחר לשלוח אותו מאוחר יותר, Acrobat תיצור את קובץ המעטפה בפורמט PDF, ותאפשר לך לשלוח אותו כרצונך.
בדרך כלל עדיף לבחור לשלוח את הקובץ מאוחר יותר
שלב 5. סמן את התיבה "הצג את כל המדיניות" ובחר "הצפן באמצעות סיסמה
" זה יאפשר לך להוסיף סיסמה למעטפה. לא תתבקש ליצור את הסיסמה עד לסיום התהליך.
אתה יכול לבחור לאבטח באמצעות אישורים, אך זהו תהליך מורכב יותר הדורש יצירת אישורים מוצפנים הן עבורך והן עבור הנמען. זה מאובטח יותר מאשר סיסמה, מכיוון שרק בעל התעודה יכול לפתוח את הקובץ, אך יבלבל את רוב האנשים שאליהם אתה מנסה לשלוח את הקובץ. הישאר עם סיסמאות אלא אם כן אתה כפוף לאמצעי אבטחה או סודיות קפדניים ביותר
שלב 6. הזן את פרטי השולח שלך
תתבקש להזין את פרטי השולח שלך, בהם Acrobat ישתמש למילוי התבנית. תוכל לסמן "אל תציג שוב" לאחר מילוי זה כדי לשמור אותו למעטפות עתידיות.
שלב 7. בדוק את ההגדרות שלך ולחץ על "סיום
" פעולה זו תפתח את חלון הגדרות הסיסמה.
שלב 8. סמן את התיבה "דרוש סיסמה לפתיחת המסמך"
זה יאפשר לך להזין את הסיסמה שלך.
שלב 9. צור סיסמה למעטפה
גירסאות חדשות יותר של Acrobat ידרגו את חוזק הסיסמה שלך תוך כדי הקלדה. תתבקש להזין אותו שוב כדי לאשר זאת.
שלב 10. בחר את התאימות שלך (אופציונלי)
רוב המשתמשים יכולים להשאיר זאת ב- "Acrobat 7.0" לתאימות מרבית. אם אתה יודע שהנמען שלך משתמש ב- Acrobat 6.0, תוכל לבחור זאת במקום זאת. אם אתה יודע שהם משתמשים ב- XI או חדשים יותר, אתה יכול לבחור זאת לצורך הצפנת סיסמה מוגברת.
מעטפות אבטחה אינן תואמות 5.0 ואילך
שלב 11. סיימו את תהליך היצירה
תקבל אזהרה שההגדרות לא ייכנסו לתוקף עד שתשמור את הקובץ.
שלב 12. הניחו את המעטפת האחרונה
לאחר שתסיים את תהליך היצירה, תראה את מעטפת האבטחה שלך. תוכל לעבור ולערוך את השדות ולמלא את המידע המתאים. תוכל לכלול הוראות לנמען בתיבה "אל", אך הקפד לא לשים את הסיסמה כאן.
שלב 13. שמור את הקובץ
לאחר שתסיים, שמור את הקובץ במחשב שלך. הוא יישמר כקובץ PDF רגיל. לאחר שמירת הקובץ, תוכל לשלוח אותו לכל אחד כקובץ מצורף בדוא ל או להעלות אותו לשירות אחסון בענן, והם יצטרכו את הסיסמה כדי לפתוח אותו.
