פתיחת תיבת הדואר הנכנס שלך יכולה להיות כמו פתיחת קופסת פנדורה עם דקדוק לא מספיק, כתיב גרוע וטעם רע. שקול אילו רשמים הדוא"ל שלך יוצר על אחרים; זה תמיד הזמן הנכון להפריד את הודעות האימייל שלך מהחבילה. בצע את השלבים הבאים ושפר את נימוסי הדוא"ל שלך.
צעדים
שלב 1. שמור על כתובת הדוא"ל שלך תמציתית, שיחה וממוקדת
קשה יותר לקרוא אותיות על מסך מחשב מאשר על דף נייר, לכן שמור על הודעות דוא ל קצרות וענייניות. אמנם אין אורך אימייל אידיאלי, אך שמור על משפטים קצרים, כ-8-12 מילים והשאיר רווח בין פסקאות.
בדוא"ל לעבודה, יש להגיע לנקודה: "אני מקווה שתצליח …" "אני חושב שכדאי לנו …". וכו 'ממש מקדימה, מה שהופך את המקרה לשורות הבאות. אנשים רבים קוראים רק את השורות הראשונות לפני שהם מחליטים להגיב או לשמור מאוחר יותר. קו זה צריך לתת מספיק מה"בשר "כדי לאפשר החלטה מושכלת. בדוא"ל אישי, לעתים קרובות זה רעיון נחמד לפתוח עם הערה אישית קצרה לפני שנכנס לנקודה העיקרית של הדוא"ל שלך
שלב 2. הימנע מעיצוב מפואר
שינוי גופנים וצבעים, הכנסת רשימות תבליטים או שימוש ב- HTML יכולים לגרום לדוא ל להיראות מוזר או להפוך אותו לקריא עבור הנמען, גם אם העיצוב נראה בסדר במחשב שלך. תשאיר את זה פשוט.
שלב 3. הגבל את הקבצים המצורפים
אל תוסיף קובץ מצורף אלא אם כן יש צורך בכך. שמור על קבצים מצורפים קטנים ככל האפשר. רוב יישומי הדוא"ל יכולים לשלוח ולקבל קבצים מצורפים בנפח של עד 1 מגה -בייט, אך כל דבר שיכול להטריד אותך או את הנמען, וקבצים קטנים אפילו יותר יכולים להימשך זמן רב אם חיבור הדוא"ל של הנמען איטי. אם אתה צריך לשלוח קובץ גדול יותר, דחוס או zip אותו או השתמש בשירותים מקוונים שיעזרו לך לשלוח קבצים גדולים כגון YouSendIt.com. אם עליך לשלוח מספר עמודים, כגון תוכניות פגישות או תיקוני טקסט גדולים, שלח פקס או ערכת דפים מוקלדת במכתב.
- אל תרכזי קבצים מצורפים בדוא"ל אלא אם יש צורך. אלא אם כן קובץ מצורף גדול מכדי לשלוח אותו אחרת, אתה מסתכן בבזבוז הזמן של הנמען שלך ואולי מפריע לו לגשת לקבצים המצורפים שלך. התקנים ניידים רבים אינם מסוגלים לבטל את הדחיסה של קבצי zip. בנוסף זה מיותר מכיוון שקבצים נפוצים רבים כמו.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word ו- Powerpoint) כבר נמצאים בפורמט דחוס.
- זכור כי אנשים או עסקים רבים לא יפתחו קבצים מצורפים ממישהו שהם אינם מכירים, וכמה מחשבונות דוא"ל מוגדרים לשליחה אוטומטית של הודעות דוא"ל עם קבצים מצורפים לתיקיית הדואר הזבל, כך שאם אתה מגיש מועמדות לעבודה, למשל, הקפד לפעול לפי הוראות הנמען בנוגע לקבצים מצורפים. אם לא ניתנו הוראות, שלח דוא"ל נוסף כדי ליידע את הנמען שתשלח הודעת דוא"ל עם קובץ מצורף.
שלב 4. תחשוב לפני שאתה שולח
אל תשלח מיילים כאשר אתה רגשי. אל תהסס לכתוב את הנושא והטקסט של המייל ולאחר מכן לשמור אותו. הוסף רק את הנמענים ושלח אותו לאחר שהספקת לחשוב על מה שאתה שולח; אתה יכול לשנות את דעתך ולהיות טוב יותר בגלל זה.
דוא"ל הפך גם לכלי לשאול או לספר לאנשים דברים שבדרך כלל לעולם לא היית אומר פנים אל פנים (אי פעם תוהה מדוע אתה הופך לאדם אחר באופן אינסטינקטיבי ברשת?). אם אתה שולח מישהו כל דבר, קראו אותו שוב ושאלו את עצמכם אם הייתם אומרים להם זאת אם הם היו ממש לידכם, או פנים אל פנים. אם מדובר בנושא מרגש, קרא אותו פעמיים.
שלב 5. היזהר באמצעות קיצורים והרגשות
הדבר עשוי להיות מקובל בהודעת דואר אלקטרוני לא רשמית, כגון עם חבר. עם זאת, במכתב רשמי לא תצטרך לספר למישהו שאתה "צוחק בקול רם", אנשים עלולים למצוא את זה בלתי הולם, ויכולים להרגיש שאתה מתנהג בצורה קלת דעת.
כמה קיצורים, כגון "BTW" עבור "דרך אגב", נמצאים בשימוש נפוץ בדוא"ל והם בדרך כלל מקובלים למעט הודעות דוא"ל רשמיות ומקצועיות
שיטה 1 מתוך 3: כתיבת הודעות דואר אלקטרוני חדשות
שלב 1. השתמש נכון בשדות הנמענים
הנמענים בשדה "אל" צפויים לנקוט בפעולה, ואלה שנמצאים ב- "CC" נועדו להשאיר את הקולגות או הבוסים מעודכנים.
- היזהר בבקשת פעולה מיותר מאדם אחד בשדה "אל:". זה יכול להוביל להרבה מאמצים לאותה משימה, או ללא מאמץ מכיוון שהנחה שמישהו אחר מטפל בבקשה.
- אם שולחים דואר אלקטרוני לרשימת אנשים שאת כתובותיהם אתם רוצים לשמור על פרטיות, הכניסו את כולם לשדה BCC והכניסו את כתובתכם לשדה "אל".
- אם אתה רוצה להוציא מישהו מהשרשור (למשל, אם הוא הציג אותך בפני מישהו אחר, ועכשיו אתה ואותו אדם מנסים כמה פרטים ואתה לא רוצה לסגור את תיבת הדואר הנכנס של המבוא) כתובת האדם מהשדה "אל" או CC עד לשדה BCC.
שלב 2. הפוך את שורת הנושא שימושית
שורת נושא טובה מספקת סיכום שימושי של תוכן המייל, ומכין את הקורא במהירות. תיבות דואר אלקטרוני מוצפות לעתים קרובות, כך ששורת נושא טובה עוזרת לנמען לקבוע את עדיפות הדוא"ל שלך. זה גם עוזר למנוע את מחיקת הדוא"ל שלך לפני שהוא אפילו נקרא. מכיוון שהנושא הוא הדבר הראשון שהנמען שלך רואה, שמור עליו ללא שגיאות, תמציתיות והימנע משורות גנריות כגון "היי", "מה קורה" או שם הנמען (זה עלול להיחסם על ידי מסננים נגד דואר זבל).
הימנע מתעדוף ההודעות שלך עבור הנמען. צא מהרגיל לסמן כל הודעת דוא"ל כ"דחוף! " או "עדיפות גבוהה" או שהאימיילים שלך יטופלו בסופו של דבר כמו הילד שבכה זאב וכולם יתעלמו מהם. זה מעצבן ויומרני להניח שבקשת הדואר האלקטרוני שלך נמצאת בתור גבוה יותר משל כל אחד אחר, במיוחד ב קונטקסט עבודה. היו אדיבים מספיק בכדי לתת למקבל קרדיט על כך שהוא בוחן בעצמו כיצד לתעדף את המסר שלכם
שיטה 2 מתוך 3: מענה לדואר אלקטרוני
שלב 1. היזהר ממי שאתה מעתיק בתגובות
אם אתה עונה להודעה ולאחר מכן CC: צד שלישי שהשולח המקורי לא כלל, ודא בראשך כי השולח המקורי לא יתעצבן מכך. ייתכן שמידע זה היה "לעיניך בלבד". זה חשוב במיוחד אם השולח המקורי הוא מפקח העבודה שלך. היזהר בשימוש ב- BCC:. זה יכול להיגמל אם האדם שהוא BCC: 'ישיב בחזרה, לאחר שלא ראה שהעתק שלו היה עיוור.
שלב 2. קבע למי עליך להשיב
הודעות דוא"ל הנשלחות אליך דורשות בדרך כלל להשיב רק לשולח, אך עבור הודעות דוא"ל הנשלחות למספר אנשים, ייתכן שיהיה עליך לבחור באפשרות "השב לכולם" כדי לשלוח את תגובתך לכולם. היו שקולים; שימוש כל הזמן ב"השיב לכולם "יוצר תשואות בשפע ומשאיר הודעות נחותות בתיבות של אנשים רבים. שקול את ההשלכות של קבלת הודעת דוא"ל, פגיעה בתשובה הכל וזה יוצא לעשרים איש ואז עשרים האנשים האלה פגעו בתגובה לכולם; זה יכול להתרכב מהר מאוד למאות אלפי הודעות דוא"ל וכולם מרגישים שחייבים ללחוץ על "להשיב לכולם" כאמצעי לשמור על כולם בתוך הלולאה כי אף אחד לא יודע מי נועד לקרוא את זה ומי לא.
שלב 3. תחשוב פעמיים לפני שאתה משיב רק תגיד תודה
יש אנשים שלא רוצים הודעת דוא"ל עם כתוב "תודה". זה לוקח זמן נוסף לפתוח את הדוא"ל ולקרוא אותו רק כדי לקרוא את מה שאתה כבר יודע. חלק מהאנשים כוללים שורה שאומרת "NTN" - "אין צורך בתודה".
שלב 4. סיכום דיונים ארוכים
גלישה בין דפי תגובות כדי להבין דיון היא מעצבנת. במקום להמשיך להעביר מחרוזת הודעות, הקדש דקה לסיכום עבור הקוראים שלך.
שלב 5. הקפד לכלול מידע שאתה מגיב אליו
אנשים וחברות רבות כותבים ומגיבים למאות מיילים מדי יום. הימנע מלשלוח מייל לא ברור שאומר רק 'כן'. כלול את השאלה שהנמען שאל כדי שידע על מה אתה מגיב. הימנע מלגרום לנמען לגלול למטה יותר מהודעה אחת בהיסטוריה.
שלב 6. השב מיד
אם אתה צריך לעשות קצת מחקר או לחשוב קצת לפני שאתה מגיב להודעת דוא"ל, או אם אתה עסוק מדי בכדי לכתוב תגובה מלאה באופן מיידי, שלח תגובה קצרה שתיידע את השולח שקיבלת את הדוא"ל וייעץ מתי תגיב..
שלב 7. היו יוזמים
כשאתה משיב להודעת דוא ל, תוכל לחסוך לכולם זמן על ידי צפייה לשאלות או חששות שהתשובה שלך עשויה לעורר. התייחס לתגובות אלה לפני שמישהו יצטרך לשלוח מייל חדש כדי לשאול לגביהם.
שיטה 3 מתוך 3: כמה אל תעשה בסיסי
שלב 1. אל תעביר הודעות דוא"ל שהן פרטיות
לדוגמה, הימנע מהעברת הודעת דוא ל המכילה סוד, במיוחד אם האדם שאתה שולח לדואר אלקטרוני אינו רוצה ממך. פעולה זו עלולה לגרום לנמען לאבד אמון בך, וייתכן שהמערכת שלך תבלבל. אתה בוודאי לא רוצה שזה יקרה.
שלב 2. אל תפיץ שמועות על אנשים
אם אתה מרגיש מתפתה לעשות זאת, הכנס את עצמך לנעליו של האדם השני, וחשוב כיצד היית מרגיש אם אותו אדם יפיץ שמועות עליך. לדוגמה, אם לחבר שלך יש מוניטין של רשע ובוסטי, תחשוב איך היית מרגיש אם החבר שלך היה מספר לחברים האחרים שלך על אחד המוזרויות שלך. לא היית מאושר במיוחד, נכון?
שלב 3. הימנע מדיון על עסקים פרטיים של אנשים
לדוגמה, הימנע מליידע את חברך שחברתה נפרדה מחבר לשעבר. דוא ל אינו פרטי לחלוטין, ולכן יתכן שהאדם שבעסקיו אתה דן יכול לראות את המיילים ולהכעיס אותך ו/או להתבייש, וזה עלול לבלבל את מערכת היחסים שלך עם האדם.
שלב 4. הימנע מלהבה
להבות הן בעצם עלבונות שנשלחים ברשת כדי לפגוע בך, ולכן חשוב לא לשלוח להבות לאנשים אחרים או לפתוח במלחמות להבה. זה יכול לגרום לאדם השני להשתגע, ואתה יכול גם להשעות את החשבון שלך בגלל זה.
שלב 5. הימנע משיתוף המידע האישי של אחרים ללא אישור
זה יכול להיות הכל, מגיל של אדם ועד שם בית הספר שאליו הוא לומד. הכנס את עצמך לנעליו של האדם האחר - איך היית מרגיש אם מישהו היה נותן לחבר שלך את כתובת הבית שלך? לא היית מרוצה במיוחד, לכן הקפד לקבל אישור לפני שתשתף את המידע האישי של מישהו אחר עם דוא ל, או אל תעשה זאת כלל.
שלב 6. אל תשלח מייל כאשר אתה כועס
זה יראה שאתה כועס ואתה יכול להרגיז את האדם. לדוגמה, אם אתה כועס על מישהו בעבודה, ואתה שולח לאותו אדם התנצלות גדולה בכל הכובעים, הדבר עלול לגרום לאדם ששלחת למייל להתעצבן. זה אותו דבר עם מענה למיילים; אם אתה כועס על מישהו ששלח לך הודעה מסוימת, המתן להשיב עד שנרגעת.
מיילים לדוגמא
מייל תזכורת לדוגמא לשיחת ועידה
תמיכה ב- wikiHow ו לפתוח את כל הדגימות.
דוגמה לדוא ל המתארת מדיניות חדשה
תמיכה ב- wikiHow ו לפתוח את כל הדגימות.
דוגמא למרצה בדוא ל על שאלה
תמיכה ב- wikiHow ו לפתוח את כל הדגימות.
וידאו - על ידי שימוש בשירות זה, מידע מסוים עשוי להיות משותף עם YouTube
טיפים
- גופנים סטנדרטיים מאפשרים קריאה קלה יותר. לדוגמה, Arial, Cambria ו- Narrow. שמור על גודל הגופן תקין, בדרך כלל לא יותר מ 15. אם אתה צריך למשוך תשומת לב בצורה מיוחדת או מודגשת, השתמש בגופנים מודגשים או נטוי. זה טוב לאין שיעור מאשר צעקות בכל הבירות.
- אם שולחים לך להבה, מחק אותה מיד כדי להימנע מלפתוח במלחמת להבות.
- זכור כי לא ניתן לשמוע את הטון שלך בדואר אלקטרוני. האם ניסית פעם ציניות בדואר אלקטרוני, והנמען לקח את זה לא נכון? הודעות דואר אלקטרוני לא מצליחות להעביר את הניואנסים של תקשורת מילולית. בניסיון להסיק טון דיבור, יש אנשים שמשתמשים בסמלי הבעה, אך משתמשים בהם במשורה כדי שלא תיראה לא מקצועית.
כמו כן, אל תניח ששימוש בסמלי סמיילי יביא לאילוף הודעה קשה.
- הימנע משימוש בדואר אלקטרוני כאמצעי לחמקת קשר אישי. "נשלח לך מייל" יכול לעתים קרובות להיות המשפט המקומם ביותר לאף אחד. דיוור אלקטרוני לא אמור לחמוק מהרעיון של קשר פנים אל פנים או אפילו שיחות טלפון. הימנע גם משימוש בדואר אלקטרוני כדי להתחמק ממצב לא נוח כמו להתנצל או להסתיר טעות.
- סיים את המייל שלך בנימוס. סגירה באמירה כגון "איחולים", "בהצלחה" או "תודה מראש על עזרתך" יכולה לרכך אפילו מייל קשה ולגרום לתשובה נוחה יותר.
- היזהר בחיפוש קבלות. אמנם ישנם מקרים שבהם ייתכן שיהיה צורך בקבלה לצורך שמירת רשומות או הוכחת קבלה, אך לרוב זה רק מעצבן ומאלץ את הקורא לבצע פעולות נוספות להתמודדות עם הדוא"ל שלך. אם משהו באמת דחוף, או שאתה באמת צריך לוודא שלנמען יש את ההודעה שלך, הרם את הטלפון והשתמש בו במקום זאת.
- אם שולחים לך משהו שגורם לך אי נוחות, כגון שמועה שהועברה, מחק אותו. אתה לא אמור לרצות להיות חלק מזה.
אזהרות
- הימנע מבריונות ברשת. זה לא חוקי, וזה יכול להשפיע מאוד על אנשים אחרים, במיוחד בני נוער (זה עלול לגרום להתאבדות, למשל).
- אין להשתמש בכל הכובעים. זהו נוהג מיותר והוא יכול לעצבן את הנמען שלך, ולהניב לך מכתב להבה בתמורה. כל הבירות נחשבות למקבילה של "צעקות".
- הימנע מהעברת דואר שרשרת. יהיו מעט מאוד אנשים שנהנים לקבל מסרים מיותרים בלתי פוסקים. סוגים אלה של הודעות דואר אלקטרוני היו ידועות לשמצה בשל נגיעות וירוסים מסוכנים ומזיקים הניתנים להעברה למחשבים וממנה. שאף להעביר רק הודעות שקיבלת ישירות מהנמענים המכירים.
- אל תשתמש בחתימת העבודה שלך לדוא"ל אישי - זה יגרום לך להיראות לא ידידותי.
