כתיבת סדרי העדיפויות שלך על נייר עובדת אם אתה מסוגל לדחות אותם אחר הצהריים. עם מבול של משימות נכנסות בבית או בעבודה, רבים מועברים ליום הבא (או לשבוע או לחודש). גיליון אלקטרוני זה של Excel עוקב המתקרב למועדים האחרונים ומשנה את סדרי העדיפויות של המשימות בהתאם. תוך 20 דקות השלבים שלהלן מספקים דרך יעילה יותר לנהל את סדרי העדיפויות שלך.
צעדים
שלב 1. צור כרטיסייה "בית" או "משרד"
פתח גיליון אלקטרוני חדש של Excel. לחץ לחיצה ימנית על הכרטיסייה "גיליון 1" בתחתית ולחץ על שנה שם. הקלד "בית" או "משרד".
שלב 2. שנה את שם גיליון 2 כ"תבנית "וגיליון 3 כ"נקודות" על ידי חזרה על שלב 1
שלב 3. צור את טבלת החשיבות
בכרטיסיה נקודות, מלא את העמודות A, B ו- C:
שלב 4. הגדר את השם "חשיבות"
בחר מתא A2 עד C7. לחץ על הוסף הגדרת שם
הגדר את השם כ"חשיבות "ולחץ על אישור
שלב 5. צור את טבלת המאמץ
חזור על שלבים 3, 4 ו -5 ליצירת טבלת המאמץ בעמודות E, F ו- G. בחר בתאים E2 עד G6 ותן להם את השם "מאמץ".
שלב 6. צור את טבלת הדחיפות
חזור על שלבים 3, 4 ו -5 ליצירת טבלת הדחיפות בעמודות I, J ו- K. תן להם שם "דחיפות".
שלב 7. הזן כותרות בכרטיסיה בית
לחץ על הכרטיסייה דף הבית והוסף כותרות בשורה 1:
- א - נוסחת עדיפות A, 1 למשימה החשובה ביותר, אך יכולה להיות מעל 100
- B - שם המשימה של המשימה.
- C - חשיבות A, B, C, D, E או F מהטבלה.
- D - מאמץ א 1-5, מטבלת המאמץ.
- E - דחיפות נוסחה המבוססת על תאריך יעד.
- F - תאריך יעד שבו אמורה להסתיים המשימה. תאריכי מועד אינם קשים ומהירים. רמפה למעלה אומר לך כמה מוקדם אתה יכול להתחיל את המשימה ו סיומת אומר לך כמה ימים זה יכול להחליק. תספורת עשויה להיות Ramp Up של 5 והרחבה של 4 - לא הגיוני להסתפר שבועיים מוקדם ואנשים עשויים להבחין אם זה איחר יותר מ -5 ימים.
- G - הגדלת ימים לפני תאריך היעד תוכל להתחיל במשימה.
- H - הארכה הארכה אוטומטית של תאריך היעד
- פורמולה I - ימים שנותרו. מספר הימים לפני תאריך היעד; שלילי אם חלף תאריך היעד.
- J - משימת התאריך הסתיים הושלמה בפועל.
- K - Comment כל הפרטים למשימה.
שלב 8. הזן את רשימת המשימות שלך
שים לב עדיפות, דחיפות וימים שנותרו נותרים ריקים. הם ימולאו בנוסחאות. להלן דוגמא למשימות ביתיות.
שלב 9. הזן נוסחאות לימים שנותרו, דחיפות ועדיפות
הנוסחאות להלן מיועדות לשורה 2.
- I (ימים שנותרו) = F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
- E (דחיפות) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1))))
- A (עדיפות) = VLOOKUP (C2, חשיבות, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, מאמץ, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, דחיפות, 2, FALSE)
שלב 10. שנה את הפורמט של תא I2 למספר שלם על ידי לחיצה ימנית על התא, בחירת פורמט והפיכתו למספר עם 0 מקומות עשרוניים
שלב 11. העתק נוסחאות לעדיפות, דחיפות וימים שנותרו לתאים הנותרים בכל עמודה
בחר תא E2 והקלד CTRL-C.
בחר את התאים E3 עד E10 ולחץ CTRL-V. חזור על הפעולה כדי להעתיק תא I2 לתאים I3 עד I10. לבסוף, חזור על העתקת תא A2 לתאים A3 עד A10. התעלם מהערכים המוזרים שאתה מקבל עבור משימות לא מוגדרות.
שלב 12. מיין את השורות לפי עדיפות
בחר מהתאים A1 עד K, עבור שורות רבות ככל שיש לך נתונים. לאחר מכן לחץ על מיון נתונים.
שלב 13. שמור את הגיליון האלקטרוני של סדרי העדיפויות שלך, כולל התאריך לגרסת גרסאות
שלב 14. סמן את המשימות שהסתיימו
בעת השלמת המשימות, סמן את התאריך בעמודה סיום. זכור CTRL- ;
(מפתח שליטה וחצי נקודתיים) נכנס מיד לתאריך הנוכחי.
שלב 15. צפה בעדיפות משתנה מדי יום
להלן סדרי העדיפויות לאורך מספר ימים. ב -13 ביולי כל המשימות לפני רמפה למעלה תקופה, כך שיש מספרים גדולים. ב -20 ביולי, סדרי עדיפויות גבוהים יותר (מספרים קטנים יותר) מופיעים לארבע משימות, כולל לכסח דשא אשר פגע בו בשל תַאֲרִיך. ב -21, העדיפות גבוהה יותר מכיוון שאנחנו נמצאים ב סיומת התקופה וב -23 ביולי זה אפילו גבוה יותר כי זה מעבר ל סיומת פרק זמן. לשלם את חשבונות עובר גם הסלמה ב -23 וב -25.
טיפים
- אתה מוזמן להוסיף עמודות נוספות - מי הקצה את המשימה, הקטגוריה וכו '.
- חלקו משימות גדולות לקטנות יותר.
- מיין את רשימת המשימות מדי יום במידת הצורך.
- שמור קבצי Excel נפרדים למשפחה/בית ולעבודה.
- = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- השתמש במסנן אוטומטי לבחירת משימות שהגיעו לביקור (דחיפות = 1) או משימות חשובות ביותר (חשיבות = "A")
- קרא מאמרים המפורטים להלן בנושא תעדוף וניהול זמן.
- העתק משימות חוזרות לכרטיסייה תבניות, כך שתוכל למצוא אותן ולהעתיק אותן בקלות.
- אל תהסס לשנות את הנקודות שניתנו עבור כל חלק בעדיפות.
- אחת הדרכים לשמור על משימה שחוזרת ומתעדכנת כל הזמן היא להזין אותה תחת עמודת התאריכים: (דוגמה זו משתמשת ביום שישי, שהוא "5" כאן.)
- הוסף פורמטים מותנים בתאריך היעד כדי לציין מתי הגיע הזמן.
- מדי שבוע, חודשי (או אולי כפול מזה) סופרים את מספר המשימות שהושלמו בכל תקופה. זה עשוי להיות המשוב החיובי היחיד שאתה עשוי לקבל על עבודתך.
- זה מוצא את התאריך של "היום" (שני = 1, שלישי = 2, … ראשון = 7) ובודק אם הוא מאוחר מיום שישי. אם כן, הוא יוסיף שבעה ליום שישי הנוכחי, וייתן את השבועות הקרובים ביום שישי הקרוב. אם הוא לא יאוחר מיום שישי, הוא רק מציג את תאריך שישי לשבוע זה.
- בדוגמה זו, שני = 1, שלישי = 2, רביעי = 3, חמישי = 4, שישי = 5, שבת = 6 ויום ראשון = 7.
- כדי לשנות את הנוסחה הזו כך שהיא עובדת, למשל, יום שלישי, אנחנו יכולים לראות על ידי הסתכלות ברשימה שלמעלה כי יום שלישי = 2, אז פשוט החלף את שלושת ה -5 בנוסחה לשניות.
אזהרות
- במקום לשאת איתך כל הזמן את קבצי ה- Excel שלך, השתמש בגיליון האלקטרוני של Google כך שהקבצים שלך תמיד יהיו זמינים עבורך.
- שמור את הגיליון האלקטרוני כל מספר מפגשים לצורך שחזור.
- ניהול זמן הוא אישי ביותר וייתכן כי גיליון אלקטרוני זה אינו מתאים לצרכיך ולהעדפותיך. זה עלול להרגיש פולשני או פשוט תובעני מדי לבקר בו מדי יום. זה אולי יעבוד בשבילך, אבל לא לחברים שלך או להיפך.
- סדרי העדיפויות המחושבים אינם מספרים סדירים. השלמת משימה בעדיפות "1" אינה מזיזה את כל האחרים. עדיפויות יכולות לנוע ליותר ממאה ולא כל המספרים אפשריים. התמקד בדרך כלל בסדרי עדיפויות בין 1 ל -12.
- אל תדאג שיהיו לך יותר מדי משימות - אפילו חודשיים של משימות יכולים לחכות בתחתית הרשימה עד שהתאריך היעד שלהם יתקרב.
