למרות שהם אינם בשימוש תדיר כיום, מכשיר פקס הוא עדיין מכשיר חשוב להעברת מסמכים, טפסים והערות בכתב יד במהירות וביעילות, במיוחד במשרד. מכשיר פקס משתמש בקווי טלפון נייח פעיל כדי לשלוח ולקבל מסמכים, והשימוש באחד מהם הוא פשוט כמו חיוג למספר טלפון. לאחר שתגדיר כראוי את מכשיר הפקס ותכיר את שיטות השליחה והקבלה של פקס, תוכל לשלוח מסמכים בקלות תוך זמן קצר!
צעדים
חלק 1 מתוך 3: הגדרת מכונת הפקס שלך
שלב 1. מקם את מכשיר הפקס
הנח את מכשיר הפקס על משטח שטוח קרוב לשקעי חשמל ולשקע טלפון. ודא כי הזנת הנייר פונה כלפי חוץ. זה יעזור למנוע מהפקסים הנכנסים והמסמכים הסרוקים להיתקע בין הקיר למכונה ולמנוע מהם להיפגע.
שלב 2. חבר את מקור החשמל
חבר את מכשיר הפקס לשקע הקרוב לקיר. ודא שהחיבור תקין והתקע מתאים לשקע כהלכה. לאחר חיבור מכשיר הפקס למקור החשמל, ודא שהוא נשאר כבוי במשך כל שאר ההגדרות.
שלב 3. אבטח את קו הטלפון
מכשיר פקס משתמש בקו טלפון כדי לשלוח ולקבל נתונים ליצירה והדפסה של מסמכים. הם לא יעבדו באמצעות קו טלפון מבוסס אינטרנט. הקפד להחזיק קו טלפון פעיל ומספר טלפון למכשיר הפקס כך שהמכשיר שלך יכול לשדר ולקבל אותות ליצירת המסמכים.
התקשר לספק הכבלים והטלפון שלך כדי להגדיר קו נייח במידת הצורך
שלב 4. חבר את כבל הטלפון
יש לחבר כבל טלפון רגיל לשקע הטלפון של מכשיר הפקס, המצוי בדרך כלל בגב המכשיר. הקצה השני של הכבל צריך להיות מאובטח ישירות לשקע הטלפון הקרוב ביותר בקיר. בדוק שוב שהכבל מחובר למכונה ולשקע הטלפון של הקיר.
שלב 5. הוסף נייר ודיו
הפקס ידרוש אספקת נייר ודיו כדי ליצור ולהדפיס את המסמכים הנכנסים. ודא שיש לך את הציוד הזה בהישג יד.
- לפני הכנסת הנייר, מאוורר או מדפדף בערימת הנייר כדי לוודא שהם לא נדבקים זה לזה. זה יעזור למנוע חסימות נייר.
- כל מכונה תכלול סוג מסוים, גודל ומספר מחסניות דיו. הקפד לעיין בהוראות המכשיר בכדי להחליט מה הדיו המתאים ביותר למכונה שלך.
שלב 6. בדוק את החיבור
לאחר חיבור מכשיר הפקס והוספת הנייר והדיו, הפעל את המכשיר ובדוק את חיבור הטלפון. החיבור חייב להיות מאובטח על מנת להשתמש במכשיר הפקס.
- בדוק שהקווי מחובר כראוי על ידי הרמת מקלט מכשיר הפקס אם הוא זמין במכשיר שלך. המקלט צריך להיות דומה לטלפון. האזן לרעש המזמזם של צליל חיוג, שיעיד על כך שהחיבור מאובטח.
- אם לפקס אין מקלט, תוכל לחבר טלפון באמצעות שקע הטלפון החיצוני במכשיר הפקס. אתה צריך לשמוע את רעש המזמזם של צליל חיוג אם החיבור הוא קול.
חלק 2 מתוך 3: שליחת פקס
שלב 1. הפעל את המכונה
וודא שהמכשיר מופעל וכי כבל הטלפון מאובזר היטב לפני שליחת מסמך. מומלץ לבדוק אם יש צליל חיוג במקלט כדי לוודא שהחיבור מאובטח.
שלב 2. השתמש בדף כריכה
דף כריכה הוא דרך מצוינת להבטיח שהמסמך יגיע לאדם הנכון. הדבר מועיל במיוחד בעת שליחת פקסים לעסק שבו מספר עובדים עשויים להשתמש באותו מכשיר. דף כריכה צריך לכלול את שם הנמען, את מספר הפקס שלו ושלך, את פרטי ההתקשרות שלך ואת מספר הדפים שהנמען צריך לצפות לקבל בפקס.
הכללת ספירת הדפים בגיליון השער שימושית עבור הנמען, כך שידע אם קיבל את כל הדפים הדרושים
שלב 3. סדר את המסמכים כראוי
הקפד להוסיף מספרי עמודים ולשים את דפי המסמך לפי הסדר שאתה מעוניין שיקבלו. אינך רוצה שהנמען יחבט את הדפים ביחד. הדבר עלול לגרום לבלבול ועלול להפריע למשמעות המיועדת מאחורי המסמך. הזמנת הדפים ומספירתם תבטיח העברת מידע יעילה.
שלב 4. הכנס את המסמכים לסורק
רוב מכשירי הפקס ידרשו ממך למקם את המסמך עם הפנים כלפי מטה או כלפי מטה בחלק הסורק של מכשיר הפקס. אין שיטה סטנדרטית בכל המכשירים. רוב מכשירי הפקס יציינו באיזו שיטה להשתמש עם סמל קל לקריאה בחזית המכשיר.
שלב 5. חייג את מספר הפקס של הנמען
באמצעות לוח המקשים בחזית הפקס, חייג את מספר הפקס של הנמען, כולל קידומת אזור החיוג. אם אתה שולח מסמך בפקס בינלאומי, עליך להכניס את קוד המדינה. אם יש מספר תאגיד המשמש לחיוג חיצוני (לעתים קרובות "7" או "9"), הקפד ללחוץ על הספרה הזו לפני אזור החיוג או מדינה ומספר הפקס.
שלב 6. שלח את המסמכים
לאחר חיוג המספר, רוב מכשירי הפקס ידרשו ללחוץ על כפתור "שלח" או "התחל" כדי להעביר את המסמך. צפה בזמן שהמסמך מועבר במקרה של שגיאה או חסימת נייר. כאשר העברת המסמכים הצליחה, הפקס עם הדפסת דוח התקדמות או דף אישור. אם אתה מקבל הודעת שגיאה, נסה לשלוח שוב את המסמך.
חלק 3 מתוך 3: קבלת פקס
שלב 1. בדוק את החיבור
ודא שמכשיר הפקס מופעל. חשוב גם לוודא שמכשיר הפקס מחובר למקור חשמל ולשקע הטלפון על מנת לקבל פקסים. ייתכן שתרצה להרים את המקלט ולהקשיב לצליל החיוג כדי להבטיח חיבור תקין.
שלב 2. בדוק את אספקת הנייר והדיו
תרצה לספק מספיק נייר ודיו במכשיר הפקס. אם אתה מקבל הרבה מסמכים באמצעות מכשיר פקס, הקפד לבדוק חומרים אלה לעתים קרובות. אחרת, הדבר עשוי למנוע ממך לקבל מסמך בשלמותו או לעכב את הגעתו.
שלב 3. הקשיב לצלצול
מכשיר הפקס יצלצל או ישמיע צליל חיוג כאשר הוא מקבל מסמך נכנס. המכשיר מוגדר לעבד מסמכים אלה באופן אוטומטי, כך שאינך נדרש לעשות דבר בשלב זה. הימנע מלחיצת כפתורים במכונה במהלך תקופה זו, אחרת החיבור עלול להפריע או לנתק אותו.
שלב 4. סקור את המסמך
לאחר שמכשיר הפקס קיבל את המסמך בהצלחה, הוא ידפיס את הדפים לפי הסדר שהונחו על ידי השולח. עיין בגיליון השער כדי לוודא שאתה הנמען המיועד וכי כל הדפים הועברו והודפסו בהצלחה.
שלב 5. מעקב עם השולח
אם ברצונך לאשר שקיבלת את הפקס, או אם אתה חושש שלא קיבלת את כל המידע הדרוש, ייתכן שתרצה לעקוב אחר השולח באמצעות הטלפון או הדוא ל. פרטי יצירת הקשר עשויים להיות רשומים בגיליון השער, לכן עיין בדף זה אם אין לך את פרטי השולח בהישג יד.
