השימוש בתכונה 'סינון אוטומטי' של Microsoft Excel היא דרך מהירה ופשוטה למיון כמויות גדולות יותר של נתונים. מסננים תומכים במגוון קריטריונים למיון הנתונים שלך. כדי להתחיל, יהיה עליך ליצור מערך נתונים. אז כל שנותר הוא לבחור את המטרה ולהפעיל את המסנן האוטומטי על ידי לחיצה על כפתור "מסנן" הנמצא בכרטיסייה "נתונים" והתאמה אישית של המסנן כרצונך. ניתן להשתלט על תהליך זה תוך דקות, ובסופו של דבר להגדיל את יעילות האקסל שלך.
צעדים
חלק 1 מתוך 2: תחילת העבודה עם סינון אוטומטי
שלב 1. צור טבלה
ודא שלנתונים שלך יש כותרות עמודה כדי לציין את הנתונים מתחתיה. הכותרת היא המקום בו המסנן יוצב ולא ייכלל בנתונים שממוינים. לכל עמודה יכול להיות מאגר נתונים ייחודי (למשל תאריך, כמות, שם וכו ') ולהכיל ערכים רבים ככל שתרצה למיין.
אתה יכול להקפיא את הכותרות שלך במקום על ידי בחירת השורה המכילה ועבור אל "תצוגה> הקפאת חלוניות". זה יעזור לעקוב אחר קטגוריות מסוננות במערכות נתונים גדולות
שלב 2. בחר את כל הנתונים שברצונך לסנן
לחץ וגרור כדי לבחור את כל התאים שברצונך לכלול במסנן. מכיוון שסינון אוטומטי הוא, כפי שהשם מרמז, תהליך אוטומטי, אינך יכול להשתמש בו כדי לסנן עמודות לא רציפות. כל העמודות שביניהן יוגדרו לסנן איתן.
שלב 3. הפעל סינון אוטומטי
עבור לכרטיסייה "נתונים" ולחץ על "מסנן". לאחר הפעלתם, כותרות העמודות יכללו לחצנים נפתחים. בעזרת כפתורים אלה תוכל להגדיר את אפשרויות המסנן שלך.
שלב 4. בחר קריטריוני סינון
אפשרויות המסננים יכולות להשתנות בהתאם לסוג הנתונים בתוך התאים. תאי טקסט יסננו לפי התוכן הטקסטואלי, בעוד שתאי המספרים יכללו מסננים מתמטיים. ישנם כמה מסננים המשותפים לשניהם. כאשר מסנן פעיל יופיע סמל מסנן קטן בכותרת העמודה.
- מיין עולה: ממיין נתונים בסדר עולה בהתבסס על הנתונים באותה עמודה; המספרים ממוינים 1, 2, 3, 4, 5 וכו 'ומילים ממוינות לפי סדר האלף -בית החל מ- a, b, c, d, e וכו'.
- מיין יורד: ממיין נתונים בסדר יורד על סמך הנתונים באותה עמודה; המספרים ממוינים בסדר הפוך 5, 4, 3, 2, 1 וכו 'ומילים ממוינות בסדר אלפביתי הפוך, e, d, c, b, a, וכו'.
- 10 המובילים: 10 שורות הנתונים הראשונות בגיליון האלקטרוני שלך או 10 שורות הנתונים הראשונות מהבחירה המסוננת
- תנאים ספציפיים: ניתן להגדיר כמה פרמטרים של סינון באמצעות לוגיקת ערך, כמו סינון ערכים הגדולים מ, פחות, שווה, לפני, אחרי, בין, המכיל וכו '. לאחר בחירת אחד מאלה תתבקש להזין את גבולות הפרמטרים (למשל לאחר 1/1/2011 או יותר מ -1000).
- הערה: הנתונים המסוננים מוסתרים מהתצוגה, אינם נמחקים. לא תאבד נתונים על ידי סינון.
חלק 2 מתוך 2: התאמה אישית והשבתה של מסנן אוטומטי
שלב 1. השתמש במסנן אוטומטי מותאם אישית למיון מורכב יותר
מסנן מותאם אישית מאפשר ליישם מספר מסננים באמצעות לוגיקה "ו/או". האפשרות "מסנן מותאם אישית …" מופיעה בתחתית התפריט הנפתח של המסנן ומציגה חלון נפרד. כאן תוכל לבחור עד שתי אפשרויות סינון ולאחר מכן בחר בלחצן "And" או "Or" כדי להפוך את המסנן לבלעדי או כולל.
לדוגמה: עמודה המכילה שמות יכולה להיות מסוננת על ידי אלה המכילים "A" או "B", כלומר אנדרו ובוב יופיעו שניהם. אבל אף אחד מהם לא יופיע במערך מסננים לאלה המכילים גם "A" וגם "B"
שלב 2. נקה את המסננים שלך
כדי לנקות מסנן יחיד, בחר את התפריט הנפתח של העמודה המסוננת ובחר "נקה מסנן מ [שם]". כדי לנקות את כל המסננים, בחר תא כלשהו בטבלה ועבור לכרטיסייה "נתונים" ולחץ על "נקה" (ליד החלפת המסננים).
שלב 3. בטל את הסינון האוטומטי
אם אתה רוצה להשבית את המסננים לחלוטין, פשוט בטל את הבחירה באפשרות סינון אוטומטי בזמן שהטבלה נבחרה.
טיפים
- תוכל לראות באילו כותרות עמודות החלים עליהם מסננים על ידי הסתכלות על לחצן התפריט הנפתח. אם החץ בכפתור כחול, הוחל מסנן בתפריט זה. אם החץ בכפתור שחור, אזי לא הוחל מסנן בתפריט זה.
- סינון אוטומטי מסדר נתונים אנכית, כלומר אפשר ליישם אפשרויות סינון רק על כותרות העמודות אך לא על שורות. עם זאת, על ידי הזנת קטגוריות לכל שורה, ולאחר מכן סינון העמודה הזו בלבד, תוכל לקבל את אותו האפקט.
- המסנן לא יפעל מעבר לתאים ריקים אם תשאיר תאים ריקים.
- גבה את הנתונים שלך לפני השימוש בסינון אוטומטי. למרות שניתן לכבות את סינון האוטומטי, כל שינוי שנעשה בנתונים עשוי להחליף את המידע הקיים שלך.
אזהרות
- על ידי סינון הנתונים שלך, אינך מוחק שורות, אתה מסתיר אותן. ניתן לבטל את הסתרת השורות הנסתרות על ידי בחירת השורה מעל ומתחת לשורה הנסתרת, לחיצה ימנית עליהן ובחירה באפשרות "בטל הסתרה".
- שמור את השינויים שלך לעתים קרובות אלא אם גיבית את הנתונים שלך ואינך מתכנן להחליף את הנתונים שלך.
