WikiHow זה מלמד אותך כיצד להשתמש בתכונה "מיזוג דואר" ב- Microsoft Word. מיזוג דואר מאפשר לך להשתמש בגיליון אלקטרוני של פרטי יצירת קשר כדי להקצות אוטומטית כתובת, שם או פיסת מידע אחרת לכל עותק של מסמך. הדבר שימושי בעת התאמה אישית של ניוזלטרים או הצהרות, מכיוון שאינך צריך לכתוב ביד את שמו או כתובתו של כל אדם בראש כל מסמך.
צעדים
חלק 1 מתוך 3: יצירת גיליון איש קשר
שלב 1. פתח את Microsoft Excel
סמל האפליקציה של Microsoft Excel מזכיר "X" לבן על רקע ירוק כהה. דף Excel "חדש" ייפתח.
אם כבר יש לך גיליון איש קשר ב- Excel, דלג קדימה לייבוא אנשי הקשר של Excel במקום זאת
שלב 2. לחץ על חוברת עבודה ריקה
הוא נמצא בצד שמאל למעלה של הדף "חדש". פעולה זו תפתח מסמך אקסל חדש וריק.
שלב 3. הוסף את כותרות אנשי הקשר שלך
מתחיל בתא A1 ומעבר משם יש להזין את הכותרות הבאות:
- שם פרטי - השמות הפרטיים של אנשי הקשר שלך יופיעו בעמודה זו (תא A1).
- שם משפחה - שמות המשפחה של אנשי הקשר שלך יופיעו בעמודה זו (תא B1).
- טל - מספרי הטלפון של אנשי הקשר שלך יופיעו בעמודה זו (תא C1).
- StreetAddress - כתובות הרחובות של אנשי הקשר שלך יופיעו בעמודה זו (תא D1).
- עיר - ערי המגורים של אנשי הקשר שלך יופיעו בעמודה זו (תא E1).
- מדינה - מדינת המגורים של אנשי הקשר שלך תופיע בעמודה זו (תא F1).
- ZIP - מיקודי אנשי הקשר שלך יופיעו בעמודה זו (תא G1).
- דוא"ל - כתובות הדוא"ל של אנשי הקשר שלך יופיעו בעמודה זו (תא H1).
שלב 4. הזן את פרטי אנשי הקשר שלך
החל מעמודה A, תא 2, התחל להזין את פרטי הקשר של כל אחד מהאנשים שעבורם ברצונך ליצור מיזוג דואר.
וודא שמידע זה מדויק לפני שתמשיך
שלב 5. שמור את המסמך שלך
לשם כך:
- Windows - לחץ קוֹבֶץ, לחץ שמור כ, לחץ לחיצה כפולה מחשב זה, לחץ על מיקום שמור בצד שמאל של החלון, הקלד את שם המסמך בתיבת הטקסט "שם קובץ" ולחץ על להציל.
- Mac - לחץ קוֹבֶץ, לחץ שמור כ…, הזן את שם המסמך בשדה "שמור בשם", בחר מיקום שמור על ידי לחיצה על התיבה "איפה" ולחיצה על תיקיה ולחץ על להציל.
- זכור את מיקום השמירה שבחרת-יהיה עליך למצוא את הגיליון האלקטרוני של Excel מאוחר יותר.
שלב 6. סגור את Excel
לחץ על איקס בפינה השמאלית העליונה של Excel (Windows) או בעיגול האדום בפינה השמאלית העליונה (Mac). כעת תוכל להמשיך ביצירת מיזוג הדואר ב- Microsoft Word.
חלק 2 מתוך 3: ייבוא אנשי קשר ל- Word
שלב 1. פתח את Microsoft Word
סמל אפליקציית Word נראה כמו "W" לבן על רקע כחול כהה. בדומה לאקסל, הדף "חדש" ייפתח.
אם יש לך מסמך קיים של Microsoft Word שאליו ברצונך לייבא את אנשי הקשר של Excel, במקום זאת, לחץ עליו פעמיים כדי לפתוח אותו ולדלג על השלב הבא
שלב 2. לחץ על מסמך ריק
זוהי קופסה לבנה בצד השמאלי העליון של הדף. ייפתח מסמך ריק של Microsoft Word.
שלב 3. לחץ על הכרטיסייה דיוורים
כרטיסייה זו נמצאת בראש חלון Microsoft Word. סרגל כלים יופיע ממש מתחת לשורת הכרטיסיות כאן.
שלב 4. לחץ על בחר נמענים
הוא נמצא בקטע "התחל מיזוג דואר" של דיוורים סרגל כלים. פעולה זו גורמת לתפריט נפתח.
שלב 5. לחץ על השתמש ברשימה קיימת…
תוכל למצוא אפשרות זו בתפריט הנפתח. ייפתח חלון חדש.
- אם אי פעם תרצה להשתמש באנשי קשר של Outlook במקום זאת, תוכל לבחור באפשרות בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook אפשרות בתפריט הנפתח.
- תוכל גם להקליד רשימה זמנית של פרטי יצירת קשר ב- Word על ידי בחירה ב הקלד רשימה חדשה אוֹפְּצִיָה. זה שימושי כאשר אתה רק צריך ליצור קומץ מידע של אנשי קשר.
שלב 6. בחר את גיליון איש הקשר של Microsoft Excel
בצד שמאל של החלון, לחץ על התיקיה שבה שמרת את גיליון Excel ולאחר מכן לחץ על גיליון Excel כדי לבחור אותו.
שלב 7. לחץ על פתח
זה בפינה השמאלית התחתונה של החלון.
שלב 8. אשר את ההחלטה
לחץ על שם גיליון Excel בחלון המוקפץ ולאחר מכן לחץ על בסדר בתחתית החלון. גיליון ה- Excel שלך ייבחר כמיקום שממנו יעלו אנשי הקשר שלך.
ודא שתיבת הסימון "שורת הנתונים הראשונה מכילה כותרות עמודות" בתחתית חלון זה מסומנת
חלק 3 מתוך 3: שימוש במיזוג דואר
שלב 1. עבור למקום בו ברצונך להוסיף פרטי יצירת קשר
מצא את המקום שבו ברצונך להוסיף פרטי קשר (למשל, החלק העליון של המסמך) ולחץ עליו כדי למקם את הסמן שם.
שלב 2. לחץ על הוסף שדה מיזוג
זוהי אפשרות בקטע "כתיבה והכנסה של שדות" של דיוורים כרטיסייה. יופיע תפריט נפתח.
ייתכן שיהיה עליך ללחוץ על דיוורים הכרטיסייה שוב לפני שתעשה זאת.
שלב 3. בחר סוג מידע
בתפריט הנפתח, לחץ על השם של אחת הכותרות ממסמך Excel שלך כדי להכניס אותו.
לדוגמה, היית לוחץ שם פרטי בתפריט הנפתח אם ברצונך להכניס תג לשמותיהם הפרטיים של אנשי הקשר.
שלב 4. הוסף מידע אחר במידת הצורך
זה עשוי לכלול כתובות של אנשי קשר, שמות משפחה, מספרי טלפון וכו '.
שלב 5. לחץ על סיום ומיזוג
זה בצד הימני הקיצוני של דיוורים סרגל הכלים של הכרטיסייה. זה יוביל לתפריט נפתח.
שלב 6. בחר אפשרות מיזוג
לחץ על אחד מהבאים:
- ערוך מסמכים בודדים - פותח את המסמך של כל נמען ומאפשר לך להתאים אישית את המסמכים.
- הדפס מסמכים … - מאפשר לך להדפיס עותק של המסמך שלך עבור כל אדם המופיע בדף יצירת הקשר שלך.
- שלח הודעות דוא"ל … - מאפשר לך לשלוח את המסמכים כמיילים. כתובות הדוא"ל של אנשי הקשר ייבחרו ככתובות דוא"ל היעד.
שלב 7. בצע את ההוראות שעל המסך
בהתאם לאפשרות שבחרת, תהיה לך טופס נוסף לבדיקה (לדוגמה, אם בחרת אימייל, יהיה עליך להזין נושא ולאחר מכן ללחוץ בסדר). פעולה זו תשלים את תהליך מיזוג הדואר.
