האם אתה חושש שה- PowerPoint שלך ירדם את הקהל שלך? או שתתחיל את המצגת רק כדי להבין שחצי מהשקופיות שלך חסרות טעם? סביר להניח שיושבת על נתח ההוגן שלך ב- PowerPoints המשעממים, ועכשיו אתה נחוש שהמצגת שלך תהיה טובה יותר. עם כמה שיפוצים קלים, תוכל לקבל PowerPoint יעיל שהקהל שלך ימצא מועיל ומרתק.
צעדים
שיטה 1 מתוך 4: יצירת התוכן שלך
שלב 1. כתוב את הנאום שלך לפני שתתחיל ליצור את ה- PowerPoint
קשה לעשות מצגת אם אתה לא יודע מה אתה מתכוון להגיד. סיעור מוחות מה אתה מתכוון לומר ושבור אותו לגושים. לאחר מכן, עשה מתאר או רשום לעצמך הערות. אולי אפילו תיצור תסריט קצר.
השתמש במתאר או בהערות שלך כדי לעזור לך להחליט מה צריך לכלול בשקופיות שלך
שלב 2. התאם את המידע כך שיתאים לקהל שלך
סביר להניח שתיצור מצגות שונות מאוד לכיתה של תלמידי תיכון לעומת קבוצת מנהלי עסקים, גם אם הנושא זהה. שקול את הגיל הממוצע ואת הרקע של חברי הקהל שלך בעת כתיבת השקופיות שלך. הציגו את הרעיונות שלכם באופן שיהיה קל לעיכול עבורם.
- אם לקהל שלך יהיה פחות ידע רקע בנושא שלך, הימנע משימוש בז'רגון ותשקיע קצת יותר זמן בהסברת מושגים שהם צריכים להבין.
- אם אתה מדבר עם אנשים שיודעים הרבה על הנושא שלך, סביר שלא תצטרך לכלול הרבה רקע ואולי יהיה בסדר באמצעות ז'רגון נפוץ.
- עבור קהל עם רקע מעורב, ייתכן שתכלול מעט מידע רקע לפי הצורך, אך תוכל לשמור אותו מינימלי כך שחברי קהל בעלי ידע רב לא ישתעממו.
שלב 3. כלול רק מידע חיוני לשיפור הקריאות
אתה כנראה רוצה לספק לקהל שלך כמה שיותר מידע, אבל הוא יתקשה לקרוא שקופיות עמוסות טקסט. אל תדאג לכתוב משפטים מלאים או לפרט כל פרט. כלול רק את נקודות השיא, כמו הנקודות העיקריות, הנתונים ומושגי המפתח שלך.
- נניח שאתה נותן מצגת המסבירה את תוצאות הסקר שערכת בפארק מקומי. השקופית שלך עשויה לכלול נקודות כדור שאומרות "סקר שנערך במשך 3 חודשים", "רק מבוגרים כלולים", "62% רוצים ציוד משחקים חדש" ו- "32% רוצים מותקן כרית התזה".
- המצגת שלך לא צריכה לכלול את כל מה שאתה מתכוון להגיד.
שלב 4. הגבל את עצמך ל -5 שורות טקסט לשקופית עם עד 6-8 מילים בשורה
אתה רוצה שהקהל שלך יקשיב למה שאתה אומר, ולא יקרא פסקאות מידע על השקופיות שלך. השקופיות הארוכות ביותר שלך צריכות להיות בגודל של 5 שורות, כאשר לרוב השקופיות שלך יש 2 עד 4 שורות טקסט. בחר את מילותיך בקפידה כך שהקהל יראה רק את מה שהוא צריך לזכור מהמצגת שלך.
פירוש הדבר שהשקופיות שלך צריכות לא לכלול יותר מ -40 מילים
שיטה 2 מתוך 4: עיצוב המצגת שלך
שלב 1. החל תבנית עקבית בעלת ערכת צבעים מינימליסטית
אל תדגיש יותר מדי בנושא שלך. אינך צריך לוח צבעים מסובך או עיצוב ייחודי כדי ליצור PowerPoint מרתק. רוב האנשים אוהבים פורמט פשוט שקל לעיניים. בחר תבנית הכוללת 2-3 צבעים ועיצוב פשוט.
- בעת פתיחת מצגת PowerPoint חדשה, כרטיסיית התבנית תיפתח אוטומטית. אתה יכול לבחור תבנית מובלטת או לחפש סגנון ספציפי. עדיף להגדיר תבנית לפני שתעשה משהו אחר, שכן שינוי התבנית שלך יכול להזיז את המיקום של טקסט ותמונות קיימים.
- לדוגמה, אתה יכול לבחור תבנית בעלת גבול פשוט ומשתמשת בצבעים של שחור וצהוב או חום ולבן. אם אתה מייצג ארגון, תוכל להשתמש בצבעים שלו.
- מצגות PowerPoint נמצאות בדרך כלל בנוף, כך שבדרך כלל עדיף לא להחליף את כיוון השקופיות שלך לאורך.
שלב 2. בחר צבעים מנוגדים לרקע וטקסט לקריאה
בחירת הצבעים הלא נכונים עלולה להקשות על קריאת השקופיות. אם הרקע שלך הוא בצבע כהה, בחר צבע בהיר עבור הגופן שלך. אם אתה משתמש בצבע בהיר לרקע שלך, עבור עם גופן כהה. השתמש באותם הצבעים בכל השקופיות.
- בדרך כלל זה בסדר להשתמש בצבעי ברירת המחדל לנושא שבחרת. עם זאת, ייתכן שתחליט לשנות אותם אם הטקסט משתלב ברקע.
- ניתן לשנות את הצבעים באמצעות תיבת הצבעים בסרגל הכלים בחלק העליון של המסך.
- לדוגמה, תוכל להשתמש בטקסט לבן על רקע חום או בטקסט שחור על רקע לבן. באופן כללי, קל יותר לקרוא טקסט בהיר על רקע כהה.
- השתמש תמיד ברקע מוצק. הדפסים ועיצובים עשויים להיראות נחמדים, אך הם מקשים על הקהל שלך לקרוא את הטקסט שלך.
- לעולם אל תשתמש באדום וירוק יחד או כחול וצהוב יחד, מכיוון שאנשים עיוורי צבעים לא יוכלו לקרוא את החומר.
שלב 3. בחר גופן ברור וקריא לכותרות ולטקסט הגוף שלך
זה בסדר להשתמש בגופן יחיד לכל המצגת שלך, אך ייתכן שתעדיף להשתמש בגופן כותרת עבור כותרות השקופיות ובגופן טקסט למידע בגוף השקופיות שלך. עם זאת, התנגד לדחף להשתמש בגופנים מרובים עבור סוגי מידע שונים, מכיוון שהוא עלול לגרום למצגת שלך להיראות לא מקצועית ועלולה לבלבל את הקהל.
- בדומה לצבעים, ייתכן שתחליט להשתמש בגופני ברירת המחדל המצורפים לנושא שבחרת. עם זאת, ודא שגודל הגופן אינו קטן מדי.
- תראה תפריטים נפתחים לסגנון הגופן וגודל הגופן לאורך סרגל הכלים בחלק העליון של המסך. לחץ על התפריט כדי לבחור את הסגנון והגודל שאתה רוצה.
- גופני Sans serif כמו Arial ו- Helvetica הם הקלים ביותר לקריאה במצגת שקופיות, כך שהם אופציה מצוינת. תוכל להשתמש ב- Arial לכותרות שלך וב- Helvetica עבור טקסט הגוף שלך.
- אל תשתמש בגופן מהנה או טיפשי, כמו Comic Sans. הם יכולים להפוך את ה- PowerPoint שלך ליעיל פחות על ידי ערעור ההודעה שלך.
שלב 4. הגדר את הגופן שלך בין 24 ל- 48 נק 'כך שהוא גלוי
כאשר אתה מסתכל על המצגת שלך על מסך מחשב, גופן קטן נראה נהדר. עם זאת, ברגע שהמצגת שלך מוקרנת על מסך, גופן זה עשוי להיות זעיר מכדי שרוב הקהל שלך יכול לקרוא אותו. תמיד הגדר את הגופן שלך לפחות ל -24 נק 'כך שאנשים יוכלו לראות את הטקסט שלך, ולהשתמש באותו גודל גופן עבור כל השקופיות שלך.
- כדי לבדוק אם הגופן מספיק גדול, עמד במרחק של כ -1.8 מ 'מצג המחשב שלך ובדוק אם אתה יכול לקרוא את הגופן.
- שקול כמה אנשים יהיו בקהל שלך בעת הגדרת הגופן. אם אתה נותן מצגת בחדר ישיבות קטן, סביר להניח שגופן של 24 נק יראה נהדר. עם זאת, אם אתה מציג באולם גדול, ייתכן שיהיה עליך להשתמש בגופן של 48 נק '.
שלב 5. יישר את הטקסט שלך שמאלה כך שיהיה קל לקרוא אותו
אמנם אין כלל שאינך יכול לרכז את הטקסט שלך, אך בדרך כלל קל יותר לקהל שלך לקרוא טקסט אם הוא מיושר לשמאל. בדרך זו נקודות הכדור יתייצבו בצורה מסודרת. אם אתה רוצה שהטקסט שלך במרכז הדף, פשוט צמצם את גודל תיבת הטקסט והשתמש בעכבר כדי להזיז את התיבה במרכז השקופית.
תוכל גם למלא חלל ריק בשקופית בתמונה
שלב 6. השתמש בטקסט מודגש או מוגדל לכותרות או לעובדות מפתח
זה בסדר לדלג על זה, אבל אולי יש לך כמה נקודות או נתונים שאתה רוצה להדגיש במצגת שלך. אם כן, המשך להדגיש את הטקסט הזה או להגדיל אותו מעט כך שהוא יבלוט. רק הקפד להשתמש בזה באופן מינימלי כדי שהקהל יזהה שהטקסט המודגש חשוב.
- כדוגמה, אתה עשוי להדגיש את כל הנתונים הסטטיסטיים שבהם אתה משתמש במצגת שלך. אתה יכול לכתוב, "עד 64% של התלמידים שיפרו את ציוני המבחנים שלהם."
- באופן דומה תוכל להשתמש בו כדי להדגיש ניסוח ספציפי, כגון "רוב מאוד מרוצה עם שירותי פארק.”
שלב 7. בחר מעבר שקופיות בסיסי שאינו מסיח את הדעת
יש לך כל כך הרבה מעברים מהנים לבחירה ועשויים להתפתות לגרום לשקופיות שלך לעוף, להיעלם או להסתובב כאשר אתה לוחץ לשקופית הבאה. עם זאת, חברי הקהל מוצאים את זה מעצבן לאחר כמה שקופיות, וזה יכול להסיח את דעתך מהמסר שלך. במקום זאת, בחר מעבר פשוט ופשוט לעבור משקופית לשקופית.
- אתה יכול לבחור ולשנות מעברים על ידי לחיצה על הכרטיסייה מעברים בחלק העליון של המסך. כאשר התפריט נפתח, לחץ על המעבר שברצונך לנסות לראות תצוגה מקדימה.
- מעבר הדהייה הוא אופציה מצוינת. כאשר תלחץ על השקופית הבאה, הצד הנוכחי שלך ייעלם ויחשוף את השקופית החדשה.
- תוכל גם לנסות את מעבר הכריכה, שם נראה כי השקופית החדשה נעה מול השקופית הישנה.
שלב 8. הגבל אנימציות ואפקטים קוליים למראה מקצועי יותר
סביר להניח שראית מצגות שבהן מילים קפצו על המסך או פעמון צלצל כאשר השקופית השתנתה. עם זאת, המצגת שלך תהיה יעילה יותר אם תשמור על העיצוב שלך פשוט. השתמש בתכונות אלה רק אם ברצונך להדגיש שקופית מסוימת או פיסת מידע מסוימת.
תוכל להשתמש בהנפשות בשקופית אחת חשובה במיוחד למצגת שלך. לדוגמה, אם אתה משתמש בתרשים כדי להציג נתונים מסוימים, ייתכן שתכלול אפקט קול רק בשקופית התרשים
שיטה 3 מתוך 4: הכנסת התוכן שלך לשקופיות שלך
שלב 1. תכנן להקדיש כדקה אחת לכל שקופית
אינך רוצה לשנות שקופיות לעתים קרובות מדי מכיוון שהקהל שלך עלול לאבד את המיקוד. באופן כללי, אתה צריך בערך שקף אחד לכל דקה של המצגת. כלול מספיק מידע על כל שקופית למילוי אותה דקה.
- כמות המידע שאתה צריך בכל שקופית תלויה במה שאתה מתכוון לומר. שקול כמה הסברים תיתן על כל נקודה כדי לעזור לך להחליט כמה מידע לכלול בכל שקופית.
- אינך צריך להשקיע דקה אחת על כל שקופית, אך השתמש בה כקו מנחה גס. זה בסדר להשקיע 45 שניות בשקופית אחת ו -90 שניות בשנייה. עם זאת, נסה להימנע משקופיות שאתה משקיע בהן רק 20 עד 30 שניות.
- אתה מסתכן באיבוד תשומת הלב של הקהל שלך בכל פעם שאתה מחליף שקופיות, כך שאתה לא רוצה לעשות זאת לעתים קרובות מדי.
שלב 2. צמצם את השימוש בפיסוק מכיוון שהוא מעמיס את השקופית שלך
אתה ודאי מודאג משימוש בדקדוק גרוע במצגת שלך, אך PowerPoint שונה ממאמר או דוח. אל תדאג לשים פסיקים או תקופות בסוף רשימות כדורים. בנוסף, נסה לקצץ משפטים ארוכים כלשהם כדי שלא יצטרכו פיסוק. זה לגמרי בסדר שיש שברי משפטים ב- PowerPoint.
אם אתה משתמש בפיסוק רב, סביר שיש לך יותר מדי מידע על השקופיות שלך. תחזור ותראה מה אתה יכול לחתוך כדי להגיע לעיקרי הדברים
שלב 3. אל תשתמש בכל הכובעים למעט בכותרות
אתה עשוי לחשוב שהרצון של מילה או ביטוי שלם מדגיש את חשיבות המילים, אך קשה יותר לקהל שלך לקרוא טקסט הכולל כיתובים. בנוסף, אנשים בדרך כלל תופסים טקסט באותיות גדולות כצעקות. השתמש באותיות משפט עבור כל טקסט החסימה שלך בשקופיות, כך שיהיה קל לקרוא אותן.
זכור, אתה תמיד יכול להדגיש מילים חשובות כדי למשוך אליהן תשומת לב
שלב 4. השתמש ברשימת כדורים להצגת נקודות מפתח
רשימות כדורים הן הלחם והחמאה של מצגת PowerPoint. רוב השקופיות שלך יכללו רשימות כדורים של מילים וביטויים. נסה לכלול כ 2-4 נקודות מפתח לשקופית.
אם אתה משווה או מנוגד לנושא, תוכל ליצור 2 עמודות בשקופית שלך. באופן אידיאלי, הגבל כל עמודה ל- 3-4 נקודות כדורים כך שהיא עדיין קלה לקריאה
שלב 5. הצג נתונים בתרשימים או בגרפים כך שיהיה קל להבין אותם
זה בסדר אם למצגת שלך אין תרשימים או גרפים, אבל השתמש בהם אם אתה יכול. תרשים או גרף נחמדים יגדילו את המקצועיות של המצגת שלך, ותוכל ליצור אותם בקלות ב- PowerPoint. הקדש שקף מלא לתרשים או לתרשים אם אתה משתמש בכזה.
- לדוגמה, תוכל להשתמש בתרשים עמודות לייצוג הגדלת המכירות, או בתרשים עוגה לייצוג תמיכה במיקום.
- אל תשתמש ביותר מ -4 צבעים בתרשים מכיוון שהשקופית שלך תראה עמוסה מדי.
שלב 6. כלול תמונות באיכות גבוהה או קליפ ארט לאיזון השקופיות
אם אתה רוצה לסנוור את הקהל שלך, רוב השקופיות שלך צריכות לכלול תמונה. בחר תמונות הממחישות או מייצגות את הרעיונות שלך. מקם אותם מול הטקסט שלך או במרחב השלילי בשקופית שלך. השתמש בתמונות שלך כדי להמחיש מה יש בשקופיות שלך או להחליף טקסט.
- השתמש 1 או 2 תמונות לשקופית, אך אל תשתמש ביותר משתי תמונות.
- בדוק שהתמונות שלך ייראו טוב כשהן מוקרנות על מסך.
- אל תשתמש בתמונות שאינן תואמות את הטקסט שלך מכיוון שהן עלולות לבלבל את הקהל שלך. לדוגמה, אתה יכול להשתמש בתמונה של פיקניק אם אתה נותן מצגת על פארקים, אבל אותה תמונה תהיה מבלבלת אם אתה מדבר על בריאות.
- היזהר בעת שימוש בקליפ ארט. חלק מהקליפים הבסיסיים עשויים להיראות מיושנים לחלק מקהל הקהל, לכן השתמש רק בתמונות איכותיות.
שלב 7. הטמע את כל הסרטונים שבהם אתה משתמש כך שיהיה קל לצפייה
אינך צריך להשתמש בסרטון ב- PowerPoint שלך, אז אל תדאג לגבי זה אם אין לך עדיין תוכניות להשתמש בו. עם זאת, ייתכן שתרצה להשתמש בסרטון כדי לתמוך ברעיונות שלך או להמחיש נקודה. אם כן, הטמע אותו ב- PowerPoint כך שהוא יופעל בקלות במהלך המצגת שלך. בדרך זו, לא תצטרך ללחוץ מה- PowerPoint שלך כדי להציג את הסרטון.
נניח שאתה עושה מצגת על המחזה מקבת. ייתכן שתכנן להשתמש בקטעי סרטים של סצנות חשובות במהלך המצגת שלך. הטמעתם תקל על הפעלת הקליפ בזמן שאתה עדיין במצב מצגת
שיטה 4 מתוך 4: סיום ה- PowerPoint שלך
שלב 1. הגהה את המצגת שלך בכדי לבדוק אם יש שגיאות כתיב ושגיאות הקלדה
כולם עושים טעויות, לכן תמיד הגה את מה שאתה כותב לפני שאתה משחרר אותו לעולם. לחץ על השקופיות שלך במצב מצגת כדי שתוכל לראות כיצד הן ייראו לקהל שלך. עברו על כל שקף כדי לוודא שהכותרת וטקסט החסימה תקינים.
- הקפד לתקן כל טעות.
- אם אתה יכול, בקש ממישהו שאתה סומך עליו גם להגיה את המצגת. הם עשויים לתפוס שגיאות שאתה לא רואה מיד.
שלב 2. תרגל את הדיבור שלך תוך הזזת השקופיות שלך קדימה ואחורה
זה נשמע טיפשי, אבל אתה עלול להיקרע במהלך המצגת שלך כאשר הגיע הזמן להחליף שקופיות. רץ את המצגת שלך כמה פעמים כדי לוודא שאתה יכול ללחוץ על השקופיות בצורה חלקה. אל תסתכל על השקופיות שלך בזמן שאתה מציג את המצגת שלך, מכיוון שזה גורם לקהל להרגיש שאתה קורא לו. במקום זאת, עיין בסקריפט או הערות אם אינך יכול לקרוא את הנאום מהזיכרון.
- תרגל את הנאום שלך מול מראה או סרט בעצמך כדי שתוכל לבצע את כל השיפורים הדרושים. בנוסף, הזמן את עצמך אם יש לך מגבלת זמן.
- חשוב ללכת קדימה ואחורה כיוון שאולי חברי הקהל יבקשו ממך לחזור אחורה. באופן דומה, תוכל לדלג על שקופית בטעות תוך לחיצה קדימה.
שלב 3. בדוק שאתה יכול לראות את הטקסט מרחוק במידת האפשר
כבר עשית הכל כדי לוודא שהמצגת שלך מושלמת, אך עדיין תוכל למצוא את עצמך עם שקופיות מטושטשות. אם אתה יכול, עיין ב- PowerPoint שלך במסך המקרן לפני שאתה מציג את המצגת שלך. בדוק שוב כי השקופיות שלך קלות לקריאה אפילו מהחלק האחורי של החדר. אם אינך יכול לראות אותם, נסה להגדיל את הגופן או להגדיל את ההקרנה.
נסה לא לדאוג אם אינך יכול לבדוק את המצגת שלך מראש. סביר להניח שהמצגת שלך תהיה בסדר
שלב 4. הסר טקסטים או תמונות שקשה לראות אותן על מסך המקרן
לפעמים תמונה שנראית מושלמת על מסך המחשב שלך הופכת לכתם מטושטש כאשר אתה מקרין אותה על מסך. באופן דומה, קל לקרוא טקסט במחשב שלך אך עשוי לרוץ יחד במצב מצגת. אם אתה מתקשה לקרוא משהו בשקופית שלך, מחק אותו. נסה להחליף אותו אם יש לך זמן לפני שאתה מתוכנן לתת את המצגת.
עדיף שיהיה שטח ריק בשקופית מאשר תמונות או מילים שהקהל לא יכול לקרוא. סביר להניח שהם יסיחו את דעתם בניסיון להבין מה יש בשקופית
שלב 5. בקש ממישהו שאתה סומך עליו לצפות ב- PowerPoint שלך ולתת משוב
ברוב המקרים, אין לך מה לדאוג לגבי זה. עם זאת, ייתכן שתרצה משוב נוסף על מצגת חשובה מאוד. חפש מישהו הדומה לדמוגרפיה של הקהל שלך. הראה להם את המצגת שלך וראה מה הם חושבים.
- לדוגמה, נניח שאתה עומד להיות נואם מרכזי בגיוס תרומות. זוהי מצגת די חשובה, כך שאולי תרצה שמישהו יבדוק אותה לפני כן. עם זאת, סביר שלא תזדקק למשוב על כל מצגת עבודה שאתה נותן.
- אם האדם נותן ביקורת בונה שהגיונית לך, תוכל לשנות את ה- PowerPoint שלך.
טיפים
- סביר יותר שהקהל שלך יקשיב לנאום שלך וירשום אם יש לך פחות טקסט בשקופיות שלך.
- הקפד לשמור את עבודתך לעתים קרובות.
- השתמש במשיכי תשומת לב כדי לגרום למאזינים להתעניין בנושא שלך.
- שינן את המידע שלך כדי שלא תקרא מהמצגת. ה- PowerPoint שלך אמור לתמוך בנאום שלך כמתווה.
- ודא שאתה יכול לקרוא את כל השקופיות שלך לפני שאתה נותן את הנאום שלך.
- אל תשתמש בגופנים או בתמונות מטופשות, מכיוון שהם עלולים לגרום לך להיראות לא מקצועית.
