בין אם אתה חדש ב- PowerPoint או איש מצגות, תמיד יש שאלה מכרעת אחת בעת פיתוח מצגת השקופיות שלך: כמה שקופיות עליך לכלול? מחשבה על משך הזמן והקצב שבו אתה מדבר הן דרכים אמינות לחישוב המספר הנכון של השקופיות. הבנת בחירות עיצוב טובות ולמידה לקבל את המצגת שלך כמוצר ייחודי תשחרר אותך מהצורך להרגיש לכודים בכללים קשים ומהירים בנוגע למספר השקופיות ה"נכון ".
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: בחירה במספר השקופיות הנכון על סמך אפשרויות עיצוב
שלב 1. ספק את כמות המידע הנכונה
מצגות PowerPoint שימושיות כדי לספק סקירה כללית, תיאור כללי של נושא נתון. המצגת שלך לא צריכה להיות אנציקלופדית. אל תגזים כולל כל פרט קטן, ציטוט או פקטואיד שעשויים ליידע את השיחה בנושא שאתה מציג. יותר מדי מידע ישרוף את הקהל שלכם ותישארו עם חבורה של אנשים שמתעניינים יותר בארוחת צהריים מאשר במה שיש לכם לומר.
שמור את המצגת עליך, לא את מצגת השקופיות. השקופיות נמצאות שם כדי לתמוך במה שיש לך לומר. הם צריכים להיות רק חלק אחד מהמצגת שלך, לא כל העניין
שלב 2. שברו שקופיות מורכבות לכמה שקופיות פשוטות
מצגות PowerPoint הן היעילות והעוצמתיות ביותר כשהן מאמצות סגנון נקי ומינימליסטי. לדוגמה, אם יש לך שקופית אחת שכותרתה היא "בית גידול", עם שלוש נקודות מתחת לקריאה "יער", "מדבר" ו"אוקיינוס "עם תיאור של כל בית גידול הבא, כדאי שתקצה שלוש נפרדות נפרדות שקופיות לשלושת בתי הגידול השונים, וכוללות סיכום ותמונה של כל אחת בשקופית המתאימה.
שלב 3. כלול תמיכה אורקולית רק לפי הצורך
מצגת ה- PowerPoint שלך תמיד צריכה להיות מתוכננת לחיזוק ההסברים המילוליים שלך עם תמונות חזותיות. לפעמים זה מצליח לשים מילים על מסך, אך באופן כללי הטקסט שלך צריך להיות מוגבל. האם אתה צריך את הגרפיקה כנקודת מוצא שממנה תסביר תוצאות, מגמות, תחזיות או תוצאות ספציפיות? האם אתה משתמש בויז'ואל רק כדי לעודד את הקהל שלך, לספק הומור ו/או להתאים סגנונות למידה מגוונים? שאלות אלו ורלוונטיות אחרות צריכות להנחות את תהליך קבלת ההחלטות שלך כאשר אתה מסתפק במספר השקופיות הנכון למצגת שלך.
עברו על כל המצגת ושאלו את עצמכם אם אתם באמת זקוקים לשקופית נתונה. אם התשובה היא לא, או אם אתה מוצא שאתה יכול להעביר את המידע באופן מילולי במקום זאת, סלק אותו
שיטה 2 מתוך 3: שימוש בזמן לקביעת המספר הנכון של השקופיות
שלב 1. תרגל את המצגת שלך מול מראה או קהל קטן של חברים ובני משפחה לפני שאתה עושה את זה באמת
אם במהלך ריצת האימון תגלה שהזמן שלך חלף לפני שתצליח לעבור את כל המצגת שלך, תדע שלמצגת שלך יש יותר מדי שקופיות. חזור ללוח הציור כדי לערוך אותו בהתאם.
- אם המצגת שלך הסתיימה הרבה לפני מגבלת הזמן שניתנה לך, נסה להאריך את משך הזמן שאתה מבלה על כל שקופית, או הוסף שקופיות נוספות כדי להרחיב את המידע המוצג במצגת.
- בקש ייעוץ ממשפחה וחברים במהלך מצגת התרגול שלך. אם הם מרגישים שיש יותר מדי או מעט מדי שקופיות, או אם הם מרגישים שחלקים מסוימים במצגת מרגישים שהם ממהרים או איטיים, התאם את המצגת שלך כדי לתקן ליקויים אלה.
שלב 2. תחשוב על המהירות שבה אתה מדבר
אם תדבר די מהר, תוכל לעבור מספר רב של שקופיות. אם, לעומת זאת, אתה מדבר לאט יותר, סביר להניח שתדרוש מספר קטן יותר של שקופיות. השתמש בקצב הדיבור שלך כדי לקבוע כמה שקופיות המצגת שלך יכולה להכיל.
שלב 3. אין להשתמש יותר מדי בשקופיות
אם יש לך עשר דקות להציג, ייתכן שתצטרך למעלה מ -60 שקופיות. מצד שני, ייתכן שתצטרך גם עשר שקופיות בלבד. לא משנה באיזה מספר אתה מסתפק, אל תכלול יותר שקופיות ממה שאתה יכול לעבור בזמן ההצגה שהוקצב לך.
שלב 4. אין להשתמש במעט מדי שקופיות
אם יש לך מידע רב שישמש אותך ב- PowerPoint שלך, או אם יש גרפים, טבלאות או תמונות זמינות שיכולות לשפר את המצגת שלך, השתמש בהם. אמנם אינך רוצה לכלול כל כך הרבה שקופיות עד שלא תוכל לעבור את כולן בזמן המוקצב, אך אינך צריך להרגיש מוגבל עד כדי כך שאתה לא כולל מידע או גרפיקה יקרי ערך במצגת שלך.
שיטה 3 מתוך 3: מעבר לתשובות פורמליות למציאת המספר הנכון של השקופיות
שלב 1. אל תקשיב למומחים
נראה שלכל אחד יש מושג משלו לגבי כמה שקופיות מספיקות. יש אנשים שחושבים שחמש שקופיות מספיקות לשלושים דקות, אחרים חושבים שעשר מספיקות לעשרים דקות, ועוד אחרים חושבים שתשעים או יותר יכולים להיות נכונים לעשרים דקות. למעשה, כל מצגת שונה, ויש לגשת לגופה.
- ניסוח אחד ידוע למצגות PowerPoint הוא כלל 10/20/30. כלל זה מכתיב שעליך להשתמש כעשר שקופיות להצגה של עשרים דקות, וכל שקף צריך להשתמש בגופן של שלושים נקודות. במילים אחרות, כל שקף צריך להיות באורך של כשתי דקות. אולי חוק 10/20/30 עובד בשבילך. אם לא, אל תרגיש שאתה משתמש במספר השקופיות הלא נכון.
- אחרים טוענים כי שקף ממוצע צריך להיות על המסך למשך לא יותר משתי דקות, ויכול להיות על המסך למשך 15 שניות בלבד.
שלב 2. התאם את מספר השקופיות לנושא
חלק מהנושאים דורשים כמה שקופיות והרבה אקספוזיציה. נושאים אחרים דורשים שקופיות רבות עם הסבר מינימלי בלבד. לדוגמה, אם המצגת שלך היא על מוצר מסוים או על נוף יפה אחד, שקופיות רבות המכילות תצלומים עשויות להיות יעילות יותר מכמה שקופיות עם טקסט. חשבו כיצד תוכלו לשלב מספר שקופיות מבוססות טקסט לכמה שקופיות מבוססות תמונה עם טקסט נלווה כלשהו, ולהיפך.
שלב 3. התאם את מצגת השקופיות שלך לקהל שלך
אם אתה מציג מידע מפורט או טכני מאוד לקבוצת אנשים המכירים היטב את המונחים והמדדים בתעשייה שאתה מציג, ייתכן שתכלול הרבה שקופיות שאתה עובר די מהר, אך הדרושות להן לספק חומר תומך ולהדגים שאתה יודע על מה אתה מדבר. אם אתה מציג את אותם נתונים למחלקת עסקים בתיכון, ייתכן שיהיה עליך לרכז את השקופיות שאתה מציג ולערוך את המצגת כך שתוכל להסביר כל מושג בשפה שהדיוטה יבין.
שלב 4. תחשוב על המקום בו אתה מציג
אם אתה מציג במקום גדול כמו אולם אך יש לך רק מסך הקרנה קטן לשקופיות PowerPoint שלך, עליך למזער את החשיבות ואת מספר השקופיות שלך ולהתמקד במקום זאת בהיבט המדובר של המצגת שלך. באופן דומה, אם אתה מציג בחוץ או בסביבה מוארת, כדאי לשקול לצמצם את מספר השקופיות במצגת מכיוון שהן עשויות להיות קשות מדי לצפייה בבוהק.
אם, לעומת זאת, אתה נמצא בסביבה אינטימית יותר ויכול לשלוט בתאורה, ייתכן שתשתדל להשתמש במספר רב יותר של שקופיות. עם זאת, כמו תמיד, אל תרגיש מחויב להשתמש בשקופיות רבות רק כי אתה יכול
טיפים
- התייחסו לכל שקופית לגופה. אם שקופית אחת צריכה להיות על המסך במשך שתי דקות, כך יהיה. אם הוא צריך להיות על המסך למשך עשר שניות, גם זה בסדר.
- אם יש לך שקופית ללא תמונות אלא מספר נקודות כדורים, שעל כל אחת מהן אתה מתכוון לדבר במשך חמש עשרה עד עשרים שניות, תוכל להשקיע הרבה יותר מדקה בשקופית זו.
- אם לשקופית שלך מוטבע וידאו, או שאתה לא משתמש בשקף אחד עבור כל נקודה במצגת שלך, תוכל להשקיע יותר זמן בכל שקף.
- זכור להתאמן עם הציוד האודיו -קולי שלך לפני המצגת כדי לוודא שאתה מכיר את אופן השימוש בו וכי הכל פועל כראוי.
- תמיכה חזותית לא תמיד משפרת את המצגת שלך. שאל את עצמך אם המצגת שלך יכולה להיות רק נאום או שהיא צריכה מצגת.
