זה יכול להיראות קשה לסגור דוא"ל עסקי חשוב. יש כל כך הרבה דרכים לסיים את ההודעה שלך! בסופו של דבר, הדרך שבה אתה סוגר את הדוא"ל שלך תהיה תלויה בכמה גורמים שונים. אלה עשויים לכלול דברים כמו עד כמה אתה מכיר את האדם שאתה כותב אליו, מטרת הדוא"ל והאם הדוא"ל שלך הוא חלק משרשרת. בהתחשב בגורמים אלה, צור משפט סופי מתאים. לאחר מכן בחר את ההרשמה הנכונה, והחליט מה להכניס לחתימה שלך.
צעדים
חלק 1 מתוך 3: כתיבת הערות הסיום שלך
שלב 1. הזכיר לנמען את מטרת הדוא"ל שלך
ישנן הרבה סיבות לכתוב דוא"ל במסגרת עסקית. איתור המטרה העיקרית של הודעת הדוא"ל תעזור לך לקבוע את הדרך הטובה ביותר לסכם אותה.
- לדוגמה, אם אתה מבקש בקשה, סיים במשהו כמו "תודה על הזמן" או "תודה על התייחסותך".
- אם אתה נענה לבקשת מידע או סיוע, תוכל לסיים ב- "אני מקווה שזה עוזר!" או "הודע לי אם יש דרך אחרת שאני יכול לעזור לך."
- אם אתה מקיים פגישה פנים אל פנים, אתה עשוי לסיים במשהו כמו "נתראה בשבוע הבא!"
שלב 2. השתמש בטון מתאים לקהל שלך
תחשוב כמה אתה מכיר את האדם שאתה כותב אליו, איזה מערכת יחסים יש לך איתו, ומה אתה מנסה להשיג. הודעת דוא ל למנהל ברמה העליונה או ללקוח חדש חשוב כנראה צריכה להיות רשמית יותר מאשר מייל לעמית לעבודה ידוע.
- לדוגמה, אם אתה מזמן פגישה עם לקוח, הצהרת סיום טובה עשויה להיות בערך "אני מצפה לפגישה שלנו ב -24. אם יש לך שאלות, אנא צור איתי קשר בטלפון 555-555-5555."
- מצד שני, אם אתה מארגן פגישה ידידותית עם עמית לעבודה שאתה מכיר היטב, יכול להיות שזה בסדר גמור לסיים משהו כמו, “נשמע טוב! להתראות מחר!:)”
שלב 3. אל תכלול הצהרת סיום אם הדוא"ל שלך הוא חלק משרשרת
אם זהו הדוא"ל הראשון שלך בנושא הנדון, או אם מדובר בדוא"ל חשוב במיוחד, סביר להניח שכדאי לכלול תודה אחרונה או "קריאה לפעולה". עם זאת, הקיצור חשוב במיילים עסקיים. אם הדוא"ל שלך הוא חלק משרשרת ארוכה, ייתכן שלא תצטרך לכלול שום דבר מעבר למידע החיוני ביותר.
לדוגמה, אם אתה מסכם שיחה ארוכה במייל עם הבוס שלך על משימה, ייתכן שלא תצטרך לומר הרבה יותר מ: "אוקיי. אעשה זאת לפני סוף היום ביום שישי. -M."
חלק 2 מתוך 3: בחירת רישום
שלב 1. בחר חתימה התואמת את הטון של הדוא"ל שלך
אם הדוא"ל שלך רשמי, חתום במשהו כמו "בברכה", או (למגע רשמי עוד יותר) "בכבוד רב". עבור הודעות דוא"ל פחות רשמיות, ייתכן שאתה בסדר אם אתה משתמש במשהו כמו "שמור על עצמך" או "לחיים".
אם היו לך הודעות דוא"ל קודמות מהאדם שאליו אתה כותב, תוכל להסתכל על החתימה שלו ולהתאים את הטון שלך לשלו. לדוגמה, אם הם נוטים לחתום במשהו כמו "בברכה חמה", עליך לחתום ברמה רשמית דומה
שלב 2. השתמש בכניסה המתאימה למטרה שלך
בדומה למשפט הסיום, גם חתימה יכולה לשקף את מטרת הדוא"ל שלך. לדוגמה, אם אתה מבקש בקשה פשוטה או מביע בקצרה הכרת תודה על משהו, תוכל להשתמש בחתימה כמו "תודה רבה" או "תודה רבה", ואחריו החתימה שלך.
שלב 3. הימנע מכל חיבה מדי
אלא אם כן אתה מכיר טוב טוב את האדם שאתה כותב אליו, הימנע מכל דבר מלוטש, לא פורמלי או חיבה. באופן כללי, אין להשתמש בדברים כמו "אהבה", "XOXO" או "חיבוקים" בהודעות דוא"ל עסקיות.
שלב 4. דלג על החתימה בדוא"ל קצר או שרשרת
אם הדוא ל שלך הוא חלק משרשרת ארוכה, או אם אתה מנסה להעביר משהו לעבודה בקצרה ובמהירות רבה לעובד, ייתכן שלא יהיה צורך כלל לרשום חתימה.
אם אתה לא מרגיש בנוח לדלג על הסימון לגמרי, סימן פשוט כמו -Bernice או –B. אמור להיות בסדר עבור הודעות דוא"ל קצרות ובלתי פורמליות
חלק 3 מתוך 3: חתימת הדוא"ל שלך
שלב 1. כלול את פרטי הזיהוי הבסיסיים שלך
כמה מידע שאתה כולל בחתימה שלך יהיה תלוי בכמה אתה מכיר את הכתב שלך, ובאיזו תדירות התקשרת איתם.
- הודעת דוא"ל ראשונה צריכה לכלול לפחות את שמך המלא, שם התפקיד, מקום העבודה ומספר הטלפון שלך.
- בעת תקשורת עם עמית לעבודה או עם מישהו שאתה שולח בדוא"ל לעתים קרובות, כנראה שמספיק לחתום בשם הפרטי או בשם הראשי שלך.
שלב 2. שמור על החתימה שלך בקצרה
באופן כללי, עדיף לא להעמיס מייל עסקי עם הרבה טקסט ותמונות מיותרים. הימנע מהוספת כל דבר מיותר לחתימת הדוא ל שלך, כמו ציטוטים, גרפיקה נוצצת או הרבה קישורים.
שלב 3. הגדר חתימה אוטומטית
אם לא בא לך לכתוב את שם התפקיד שלך ואת פרטי הקשר בכל פעם שאתה שולח מייל חשוב, ייתכן שתרצה ליצור חתימה שלקוח הדוא ל שלך יכול להוסיף אוטומטית להודעות שלך.
חלק מהתוכניות, כמו Outlook, מאפשרות לך ליצור מספר חתימות, כך שתוכל לבחור את התוכנית המתאימה ביותר לכל דוא"ל נתון
טיפים
-
החתימה שלך אמורה להיראות בערך כך:
- כל טוב,
- ג'יין דו, אנליסטית שוק
- MegaCorp
- 214-444-1234
- ברוב לקוחות הדוא"ל כמו Outlook וכו 'קל מאוד להגדיר חתימה שמצורפת לכל דוא"ל באופן אוטומטי.
אזהרות
- בקש מאדם אחר לבדוק את עבודתך במידת האפשר. אין תחליף להגהה נכונה.
- ערוך והגה את כל האותיות לפני שליחתן - כלומר, קרא את הדקדוק והאיות הנכונים, והסר שגיאות דפוס. שנה שפה דו -משמעית, למשל מילים וביטויים שאינם ברורים או בעלי משמעות כפולה.
- שימוש בבדיקת איות אינו פסול מכיוון שהתוכנה תכניס לעתים קרובות מילה מאויתת כראוי אך לא את המילה הנכונה להקשר. לאחר ש"בנקרול "השתנה ל"גלגול ריק" ממש משנה את משמעות המשפט. עליך גם להסתמך על הידע שלך בדקויות הדקדוק, כיוון שההצעות של התוכנה לא תמיד נכונות.
