למידת השימוש במיזוג דואר ב- Microsoft Word יכולה להיות משימה מרתיעה אם אתה מנסה להשתמש בעזרה של Microsoft. נתאר תהליך לינארי הרבה יותר - יצירת קובץ כתובת ב- Excel, מיזוג ב- Word והוספת כוונות ופרטים קטנים יותר. תהליך פשוט זה יכול לחסוך לך שעות של התעסקות עם תוויות, ולהבטיח שלא תשתמש בכתב יד מאוחר יותר!
הערה: זה מיועד לאופיס 2003; ההוראות לגרסאות אחרות עשויות להשתנות.
צעדים
שלב 1. צור קובץ כתובת ב- Microsoft Excel על ידי הכנסת שמות וכתובות באופן הבא:
שלב 2. שורה 1 אמורה להכיל את הכותרות לפני שתתחיל להוסיף את הכתובות משורה 2 ואילך
- מקם את השמות הפרטיים בעמודה A.
- מקם את שמות המשפחה בעמודה B.
- מקם את כתובות הרחוב בעמודה C.
- מקם את הערים או העיירות בעמודה D.
- מקם את המחוז בעמודה E.
- מקם את המיקודים בעמודה F.
- שמור את הקובץ. זכור את המיקום ואת שם הקובץ.
- סגור את Excel.
שלב 3. פתח את Word ועבור אל "כלים/אותיות" ו- "דיוורים/מיזוג דואר"
אם חלונית המשימות אינה פתוחה בצד ימין של המסך, עבור אל תצוגה/חלונית משימות ולחץ עליה. חלונית המשימות אמורה להופיע
שלב 4. מלא את לחצן הבחירה תוויות בחלונית המשימות
שלב 5. לחץ על אפשרויות תווית ובחר את התווית שבה אתה משתמש מהרשימה
לחץ על אישור לאחר שבחרת.
שלב 6. לחץ על הבא:
"בחר נמענים".
שלב 7. לחץ על "עיון" וגלוש לקובץ ששמרת זה עתה ב- Excel ושמרת במסמכים שלי
פתח קובץ זה ותפתח תיבת דו -שיח. יש לבחור את כל הנמענים כברירת מחדל. אם לא, עשה זאת ולחץ על אישור.
שלב 8. לחץ על הבא:
"סדר את התוויות שלך".
שלב 9. לחץ על "פריטים נוספים
.. "השאירו את שדות מסד הנתונים (למעלה מימין) ולחצו על השדות שברצונכם להכניס. לחצו עליהם בסדר שהם יופיעו על התווית. בדרך כלל זהו שם פרטי, שם משפחה, כתובת רחוב, עיר, מחוז, דואר קוד. התעלם מהעובדה שכולם מגיעים לשורה אחת, כשתסיים לבחור תוכל להוסיף רווחים והחזרות כרכרה היכן שאתה רוצה אותם על התווית. כאשר כל השדות מוכנסים לחץ על אישור. אם שכחת מקום אחד. הסמן שאליו אתה רוצה שהוא יגיע (השדה מימין לסמן יהפוך כנראה לאפור-זה בסדר), לחץ שוב על "פריטים נוספים …" ובחר שוב את השדה שברצונך להוסיף. לחץ פעם אחת על CLOSE בחלון סיימת להכניס את כל השדות הדרושים לך.
שלב 10. הוסף רווחים והחזרת כרכרה כך שהתווית תראה נכונה
התעלם מכך כשהשדה שאחרי המיקום של כל אחד מהם הופך לאפור השטח יתווסף במקום החלפת השדה.
שלב 11. אנו דוחפים מעט את כל הכתובת ימינה על ידי "הגדלת הכניסה" פעם אחת
זה תלוי בגודל התווית שבה אתה משתמש, אבל נראה טוב יותר!
אם הכל נמצא במקום שאתה רוצה אותו לחץ על עדכן את כל התוויות. אתה אמור לראות את השדות מועתקים לכל התוויות
שלב 12. לחץ על הבא:
"תצוגה מקדימה של התוויות שלך".
שלב 13. אם אתה מרוצה לחץ על הבא:
"השלם את המיזוג". במסך זה ניתן לערוך תוויות בודדות או להדפיס. כדאי ללחוץ על עריכת תוויות אינדיווידואליות וללחוץ על ALL ו- OK גם אם אתה מרוצה מכך, כך שתוכל לגשת לכל דפי התוויות.
שמור את הקובץ לפני שתעשה משהו אחר
שלב 14. תוכל גם להשתמש בכלים מקוונים מסחריים לביצוע מיזוג הדואר שלך ליצירת תוויות
היתרון הוא שהם יכולים להיות קלים ומהירים יותר לשימוש.
