Microsoft Access היא תוכנית ליצירת מסדי נתונים המאפשרת לכל אחד לתחזק ולערוך בקלות מסד נתונים. היא מתאימה לכל דבר, החל מפרויקטים קטנים ועד עסקים גדולים, והיא תוכנית ויזואלית מאוד. זה עושה את זה נהדר לביצוע הזנת נתונים, מכיוון שאתה לא צריך לעבוד עם טבלאות וגיליונות אלקטרוניים.
צעדים
חלק 1 מתוך 6: יצירת מסד נתונים חדש
שלב 1. לחץ על הכרטיסייה קובץ ובחר "חדש"
מסד הנתונים הוא מה שיכיל את כל הנתונים שלך בצורותיו השונות. אתה יכול לבחור ליצור מסד נתונים ריק, מאגר אינטרנט ריק או לבחור מתוך מגוון תבניות.
- מסד נתונים ריק הוא מסד נתונים רגיל של Access, והוא טוב לשימוש מקומי. יצירת מסד נתונים ריק תיצור גם טבלה אחת.
- מאגרי המידע ברשת נועדו להיות תואמים לכלים לפרסום אתרים של Access. יצירת מסד נתונים ריק תיצור גם טבלה אחת.
- תבניות הן מאגרי מידע שנבנו מראש המיועדים למגוון רחב של שימושים. בחר תבנית אם אינך רוצה להשקיע הרבה זמן בחיבור מבנה מסד הנתונים.
שלב 2. תן שם למסד הנתונים שלך
לאחר שבחרת סוג מסד נתונים, תן לו שם המשקף למה הוא מיועד. זה יהיה מועיל במיוחד אם אתה מתכוון לעבוד עם מספר מאגרי מידע שונים. הקלד את שם הקובץ של מסד הנתונים שלך בתיבה "שם קובץ". בחר "צור" כדי ליצור את קובץ מסד הנתונים החדש.
חלק 2 מתוך 6: הוספת נתונים למסד הנתונים
שלב 1. קבע את המבנה הטוב ביותר עבור הנתונים שלך
אם אתה יוצר מסד נתונים ריק, תרצה לחשוב על הדרך הטובה ביותר לארגן את הנתונים שלך ולהוסיף את המבנה המתאים. ישנן מספר דרכים שבהן אתה יכול לעצב ולתקשר עם הנתונים שלך ב- Access:
- טבלאות - זו הדרך העיקרית לאחסון נתונים במסד הנתונים שלך. ניתן להשוות טבלאות לגיליונות אלקטרוניים ב- Excel: הנתונים מאורגנים בשורות ועמודות. בשל כך, ייבוא נתונים מאקסל ותוכנות גיליונות אלקטרוניים אחרים הוא תהליך פשוט יחסית.
- טפסים - טפסים הם הדרך שבה מתווספים נתונים למסד הנתונים שלך. בעוד שאתה יכול להזין את הנתונים למסד הנתונים ישירות בטבלאות, שימוש בטפסים מאפשר הזנת נתונים חזותית ויותר ויזואלית.
- דוחות - אלה מסכמים ומציגים את הנתונים במסד הנתונים שלך. הדוחות נועדו לנתח נתונים ולהחזיר תשובות לשאלות ספציפיות, כגון כמה רווח נוצר, או היכן נמצאים הלקוחות. אלה נועדו בדרך כלל להדפסה.
- שאילתות - כך תוכל לאחזר ולסנן את הנתונים שלך. אתה יכול להשתמש בשאילתות להצגת רשומות ספציפיות מתוך טבלאות מרובות. תוכל גם להשתמש בשאילתות ליצירת ועדכון נתונים.
שלב 2. צור את הטבלה הראשונה שלך
אם אתה מפעיל מסד נתונים ריק, תתחיל אוטומטית בטבלה ריקה. אתה יכול להתחיל להזין את הנתונים שלך בטבלה זו, ביד או בהעתקה והדבקה ממקור אחר.
- כל נתון צריך לתת לו טור (שדה) משלו, כאשר כל רשומה צריכה להיות שורה נפרדת. לדוגמה, כל שורה תהיה לקוח ואילו כל שדה יהיה מידע אחר על אותו לקוח (שם פרטי, שם משפחה, כתובת דוא"ל, מספר טלפון וכו ').
- תוכל לשנות את שם תוויות העמודות כדי שיהיה קל לדעת מהו השדה במה הוא. לחץ פעמיים על כותרת העמודה כדי לשנות את השם.
שלב 3. ייבא נתונים ממקור אחר
אם ברצונך לייבא מקובץ או מיקום נתמך, תוכל להגדיר את Access כדי לתפוס את המידע ולהוסיף אותו למסד הנתונים שלך. זה שימושי לאסוף נתונים משרת אינטרנט או משאב משותף אחר.
- לחץ על הכרטיסייה נתונים חיצוניים.
- בחר את סוג הקובץ שאתה מייבא. בקטע "ייבוא וקישור", תראה כמה אפשרויות לסוגי נתונים. תוכל ללחוץ על כפתור 'עוד' כדי לראות אפשרות נוספת. ODBC מייצג קישוריות של מסדי נתונים פתוחים, וכולל מאגרי מידע כגון SQL.
- נווט למיקום הנתונים. אם הוא נמצא בשרת, יהיה עליך לספק את כתובת השרת.
- בחלון הבא, בחר "ציין כיצד והיכן ברצונך לאחסן את הנתונים במסד הנתונים הנוכחי". בחר "אישור". בצע את השלבים לייבוא הנתונים שלך.
שלב 4. הוסף טבלה נוספת
תרצה לשמור את הרשומות השונות שלך במאגרי מידע שונים. זה יעזור לשמור על מסדי הנתונים שלך פועלים בצורה חלקה. לדוגמה, ייתכן שיש לך טבלת מידע על לקוחות וטבלה נוספת למידע על הזמנה. לאחר מכן תוכל לקשר את פרטי הלקוח לטבלת פרטי ההזמנה.
בקטע צור בכרטיסיה בית, לחץ על לחצן הטבלה. טבלה חדשה תופיע במסד הנתונים שלך. אתה יכול להזין מידע באותו אופן שבו כתבת בטבלה הראשונה
חלק 3 מתוך 6: הגדרת יחסי שולחן
שלב 1. להבין כיצד פועלים מפתחות
לכל טבלה יהיה מפתח ראשי אחד ייחודי לכל ערך. כברירת מחדל, Access יוצר עמודת מזהה שמגדילה את מספרם עבור כל ערך. זה מוגדר כמפתח הראשי. לשולחנות יכולים להיות גם מפתחות זרים. אלה שדות המקושרים עם טבלה אחרת במסד הנתונים. השדות המקושרים יכילו את אותם הנתונים.
- לדוגמה, בטבלת ההזמנות שלך, ייתכן שיש לך שדה מזהה לקוח כדי לעקוב אחר איזה לקוח הזמין איזה מוצר. תוכל ליצור מערכת יחסים עבור שדה זה עם שדה המזהה בטבלת הלקוחות שלך.
- שימוש במערכות יחסים עוזר לשמור על הנתונים שלך עקביים, יעילים וקריאים.
שלב 2. לחץ על הכרטיסייה כלי מסדי נתונים
לחץ על כפתור מערכות יחסים בקטע מערכות יחסים. פעולה זו תפתח חלון חדש עם סקירה כללית של כל הטבלאות במסד הנתונים. כל שדה יופיע מתחת לשם הטבלה שלו.
יהיה עליך ליצור את השדה עבור המפתח הזר לפני שתיצור את מערכת היחסים. לדוגמה, אם ברצונך להשתמש במזהה הלקוח בטבלת ההזמנות, צור שדה בטבלת ההזמנות בשם הלקוח והשאיר אותו ריק. ודא שזה אותו פורמט של השדה שאתה מקשר (מספרים במקרה זה)
שלב 3. גרור את השדה שבו ברצונך להשתמש כמפתח זר
שחרר אותו לשדה שיצרת עבור המפתח הזר. לחץ על צור בחלון שמופיע כדי להגדיר את הקשר עבור השדות. בין שתי הטבלאות יופיע קו המחבר בין השדות.
סמן את התיבה "אכוף שלמות הפניה" בעת יצירת מערכת היחסים. המשמעות היא שאם הנתונים משתנים בשדה אחד, השדה השני מתעדכן אוטומטית. זה יעזור לשמור על הנתונים המדויקים שלך
חלק 4 מתוך 6: ביצוע שאילתות
שלב 1. להבין את תפקיד השאילתות
שאילתות הן פעולות המאפשרות לך להציג, להוסיף ולערוך במהירות את הנתונים במסד הנתונים שלך. ישנם מגוון רחב של סוגי שאילתות, החל בחיפושים פשוטים ליצירת טבלאות חדשות המבוססות על נתונים קיימים. שאילתות הן כלים חיוניים לבניית דוחות.
השאילתות מחולקות לשני סוגים עיקריים: בחירה ופעולה. שאילתות נבחרות שולפות נתונים מטבלאות ויכולות לבצע חישובים. שאילתות פעולה יכולות להוסיף, לערוך ולמחוק נתונים מהטבלאות
שלב 2. השתמש באשף השאילתות ליצירת שאילתת Select בסיסית
אם ברצונך ליצור שאילתת בחירה בסיסית, השתמש באשף השאילתות כדי להדריך אותך בשלבים. תוכל לגשת לאשף השאילתות מהכרטיסייה צור. זה יאפשר לך להציג שדות ספציפיים מתוך טבלה.
יצירת שאילתת בחירה עם קריטריונים
שלב 1. פתח את הכלי עיצוב שאילתות
תוכל להשתמש בקריטריונים כדי לצמצם את שאילתת הבחירה שלך ולהציג רק את המידע הדרוש לך. כדי להתחיל, לחץ על הכרטיסייה צור ובחר עיצוב שאילתות.
שלב 2. בחר את הטבלה שלך
תיבת הצגת הטבלה תיפתח. לחץ פעמיים על הטבלה שבה ברצונך להריץ את השאילתה ולאחר מכן לחץ על סגור.
שלב 3. הוסף שדות שיש לאחזר
לחץ פעמיים על כל שדה בטבלה שברצונך להוסיף לשאילתה. השדות יתווספו לרשת העיצוב.
שלב 4. הוסף את הקריטריונים שלך
אתה יכול להשתמש בכמה סוגים שונים של קריטריונים, כגון טקסט או פונקציות. לדוגמה, אם אתה רוצה להציג רק מחירים גבוהים מ- $ 50 מהשדה "מחירים", היית נכנס
=50
לתוך הקריטריונים. אם היית רוצה להציג רק לקוחות מבריטניה, היית מקליד
בְּרִיטַנִיָה
לתחום הקריטריונים.
תוכל להשתמש במספר קריטריונים לכל שאילתה
שלב 5. לחץ על הפעלה כדי לראות את התוצאות שלך
לחצן הפעלה נמצא בכרטיסיה עיצוב. תוצאות השאילתה שלך יוצגו בחלון. הקש Ctrl + S כדי לשמור את השאילתה.
יצירת שאילתת בחירה עם פרמטרים
שלב 1. פתח את הכלי עיצוב שאילתות
שאילתת פרמטרים תאפשר לך לציין מה ברצונך לאחזר בכל פעם שהשאילתה מופעלת. לדוגמה, אם יש לך מסד נתונים עם לקוחות מערים שונות, תוכל להריץ שאילתת פרמטרים לשאול לאיזו עיר ברצונך להציג תוצאות.
שלב 2. צור שאילתת בחירה וציין את הטבלאות
הוסף שדות שיש לאחזר בשאילתה על ידי לחיצה כפולה עליהם בסקירת הטבלה.
שלב 3. הוסף פרמטר לסעיף הקריטריונים
פרמטרים מסומנים על ידי "" סביב הפרמטר. הטקסט בתוך הסוגריים יוצג בהנחיה המופיעה בעת הפעלת השאילתה. לדוגמה, כדי לבקש את העיר, לחץ על התא קריטריונים לשדה העיר והקלד
[איזו עיר?]
אתה יכול לסיים פרמטרים עם "?" או ":", אבל לא עם "!" או "."
שלב 4. בצע שאילתה מרובת פרמטרים
תוכל להשתמש במספר פרמטרים כדי ליצור טווח מותאם אישית לתוצאות השאילתה שלך. לדוגמה, אם השדה הוא שדה תאריך, תוכל להחזיר טווח תאריכים על ידי הקלדה
בין [הזן תאריך התחלה:] לבין [הזן תאריך סיום:]
. תקבל שתי הנחיות בעת הפעלת השאילתה.
יצירת שאילתת טבלה
שלב 1. לחץ על הכרטיסייה צור ובחר עיצוב שאילתה
תוכל להשתמש בשאילתות כדי לשלוף נתונים ספציפיים מטבלאות קיימות וליצור טבלה חדשה עם נתונים אלה. הדבר שימושי במיוחד אם ברצונך לשתף חלקים ספציפיים במסד הנתונים שלך, או ליצור טפסים ספציפיים עבור קבוצות משנה של מסד הנתונים שלך. תחילה יהיה עליך ליצור שאילתת בחירה רגילה.
שלב 2. בחר את הטבלאות שמהן ברצונך לשלוף נתונים
לחץ פעמיים על הטבלאות שמהן ברצונך לשלוף את הנתונים שלך. אתה יכול לשלוף ממספר טבלאות במידת הצורך.
שלב 3. בחר את השדות שמהם ברצונך לאחזר נתונים
לחץ פעמיים על כל שדה שברצונך להוסיף מסקירת הטבלה. זה יתווסף לרשת השאילתות שלך.
שלב 4. הגדר את הקריטריונים שלך
אם ברצונך לציין נתונים ספציפיים משדה, השתמש בסעיף הקריטריונים כדי להגדיר את המסנן. עיין בסעיף "יצירת שאילתת בחירה עם קריטריונים" לעיל לפרטים נוספים.
שלב 5. בדוק את השאילתה שלך כדי לוודא שהיא מחזירה את התוצאות הרצויות לך
לפני שאתה יוצר את הטבלה שלך, הפעל את השאילתה כדי לוודא שהיא מושכת את כל הנתונים הנכונים. התאם את הקריטריונים והשדות עד שתקבל את כל הנתונים שאתה רוצה.
שלב 6. שמור את השאילתה
הקש Ctrl + S כדי לשמור את השאילתה לשימוש מאוחר יותר. הוא יופיע במסגרת הניווט שלך בצד שמאל של המסך. לחץ על השאילתה כדי לבחור אותה שוב ולאחר מכן לחץ על הכרטיסייה עיצוב.
שלב 7. לחץ על הלחצן "צור טבלה" בקבוצה סוג שאילתה
יופיע חלון המבקש את שם הטבלה החדשה שלך. הזן את שם הטבלה ולחץ על אישור.
שלב 8. לחץ על הלחצן הפעלה
הטבלה החדשה שלך תיווצר עם השאילתה שהקמת. הטבלה תופיע במסגרת הניווט שלך משמאל.
יצירת שאילתת הוספה
שלב 1. פתח שאילתה שנוצרה בעבר
תוכל להשתמש בשאילתת הוספה כדי להוסיף נתונים לטבלה שכבר קיימת מטבלה אחרת. זה שימושי אם אתה צריך להוסיף עוד נתונים לטבלה שיצרת בעזרת שאילתת טבלת צור.
שלב 2. לחץ על הלחצן הוסף בכרטיסיה עיצוב
פעולה זו תפתח את תיבת הדו -שיח הוספה. בחר את הטבלה שברצונך לצרף.
שלב 3. שנה את הקריטריונים של השאילתה שלך כך שיתאים למה שאתה רוצה להוסיף
לדוגמה, אם יצרת טבלה עם הקריטריונים "2010" לשדה שנה, שנה אותה לשנה שברצונך להוסיף, כגון "2011".
שלב 4. הגדר היכן ברצונך לצרף את הנתונים
הקפד להגדיר את השדות הנכונים עבור כל עמודה שאתה מצרף. לדוגמה, בעת השימוש בשינויים שלעיל, נתונים צריכים להתווסף לשדה 'שנה' בשורה 'צירוף אל'.
שלב 5. הפעל את השאילתה
לחץ על הלחצן הפעלה בכרטיסייה Deign. השאילתה תופעל והנתונים יתווספו לטבלה. תוכל לפתוח את הטבלה כדי לוודא שהנתונים נוספו כהלכה.
חלק 5 מתוך 6: יצירת טפסים ושימוש בהם
שלב 1. בחר את הטבלה שאליה ברצונך ליצור טופס
טפסים מאפשרים לך לראות בקלות את הנתונים עבור כל שדה, כמו גם לעבור במהירות בין רשומות או ליצור רשומות חדשות. טפסים חיוניים לתקופות ממושכות של הזנת נתונים, מכיוון שלרוב האנשים קל יותר לעבוד איתם מאשר טבלאות.
שלב 2. לחץ על הלחצן טופס בכרטיסיה צור
פעולה זו תיצור טופס המבוסס על השדות הכלולים בטבלה באופן אוטומטי. Access עושה עבודה טובה למדי ביצירת שדות בגודל הנכון באופן אוטומטי, אך תוכל לשנות את גודל ולהסתובב בכל הרכיבים בטופס שאתה רוצה.
- אם אינך רוצה שדה ספציפי יוצג בטופס, תוכל ללחוץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני ולבחור מחק.
- אם לטבלאות שלך יש קשרים, גיליון נתונים יופיע מתחת לכל רשומה, המציג את הנתונים המחוברים. אתה יכול לערוך את הנתונים המחוברים שלך בצורה הרבה יותר קלה. לדוגמה, לכל נציג מכירות במסד הנתונים שלך עשוי להיות מסד נתונים של לקוחות המצורף לרשומה שלו.
שלב 3. נווט בטופס החדש שלך
לחצני החצים בחלק התחתון עוברים מרשומה להקלטה. השדות יאוכלסו על ידי נתוני הרשומה שלך בעת המעבר ביניהם. אתה יכול להשתמש בכפתורים בקצוות כדי לעבור לרשומה הראשונה או האחרונה.
שלב 4. לחץ על כפתור גליון הנתונים לשימוש בטבלה
זה ממוקם בפינה השמאלית העליונה, ומאפשר לך להתחיל לשנות את ערכי הטבלה שלך באמצעות הטופס.
שלב 5. בצע שינויים ברשומות הקיימות
תוכל לערוך את הטקסט בכל שדה של כל רשומה כדי לשנות את הנתונים בטבלה. השינויים ישתקפו אוטומטית בטבלה, כמו גם בכל הטבלאות המחוברות.
שלב 6. הוסף רשומות חדשות
לחץ על כפתור "הוסף רשומה" ליד לחצני הניווט כדי ליצור רשומה חדשה בסוף הרשימה. לאחר מכן תוכל להשתמש בשדות כדי להזין נתונים לרשומה הריקה בטבלה. זוהי דרך הרבה יותר קלה להוסיף מידע חדש מאשר דרך תצוגת הטבלה.
שלב 7. שמור את הטופס בסיום
הקפד לשמור את הטופס שלך על ידי הקשה על Ctrl + S, כך שתוכל לגשת אליו בקלות מאוחר יותר. הוא יופיע במסגרת הניווט שלך בצד שמאל של המסך.
חלק 6 מתוך 6: יצירת דוח
שלב 1. בחר את הטבלה או השאילתה שלך
דו חות מאפשרים לך להציג במהירות סיכומים של הנתונים שלך. הם משמשים לעתים קרובות לדוחות הכנסה ומשלוח, וניתן להתאים אותם כמעט לכל שימוש. דוחות שואבים נתונים משולחנות או שאילתות שיצרת.
שלב 2. לחץ על הכרטיסייה צור
בחר את סוג הדוח שברצונך ליצור. ישנן מספר דרכים שונות בהן תוכל ליצור דוח. Access יכול ליצור עבורך את הדוח שלך באופן אוטומטי, או שאתה יכול ליצור דוח מותאם אישית.
- דוח-פעולה זו תיצור דוח אוטומטי עם כל הנתונים מהמקור שלך. שום דבר לא יקובץ, אבל למאגרי מידע קטנים זה כנראה מספיק להראות מה אתה צריך.
- דוח ריק - פעולה זו תיצור דוח ריק שתוכל למלא עם הנתונים שלך כראות עיניך. תוכל לבחור מכל שדה זמין כדי ליצור דוח מותאם אישית.
- אשף הדוחות - אשף הדוחות ידריך אותך בתהליך יצירת הדוחות, ויאפשר לבחור ולקבץ את הנתונים שלך ולאחר מכן לעצב אותם בהתאם.
שלב 3. הגדר מקור לדוח ריק
אם בחרת ליצור דוח ריק, יהיה עליך לבחור מקור עבורו. ראשית, לחץ על הכרטיסייה סידור ולאחר מכן בחר גיליון נכסים. לחלופין, תוכל ללחוץ גם על alt="Image" + Enter.
לחץ על החץ למטה לצד השדה מקור הרשומה. תופיע רשימה של הטבלאות והשאילתות הזמינות שלך. בחר אחד והוא יוקצה לדוח
שלב 4. הוסף שדות לדוח שלך
לאחר שיהיה לך מקור, תוכל להתחיל להוסיף ממנו שדות לדוח שלך. לחץ על הכרטיסייה עיצוב ולאחר מכן לחץ על הוסף שדות קיימים. רשימת השדות תופיע במסגרת הימנית.
- לחץ וגרור את השדות שברצונך להוסיף למסגרת העיצוב. הרשומה תופיע בדוח. ככל שתוסיף שדות נוספים, הם יוצבו בשורה אוטומטית עם שדות קיימים.
- ניתן לשנות את גודל השדות על ידי לחיצה על הקצוות וגרירת העכבר.
- מחק שדות מהדוח על ידי לחיצה על הכותרת ולחיצה על מקש המחיקה.
שלב 5. הוסף קבוצות לדוח שלך
קבוצות מאפשרות לך לנתח מידע במהירות בדוח, מכיוון שהן מאפשרות לך לארגן מידע קשור. לדוגמה, ייתכן שתרצה לקבץ מכירות לפי אזור או לפי איש מכירות. קבוצות מאפשרות לך לעשות זאת.
- לחץ על הכרטיסייה עיצוב, לחץ על הלחצן קבוצה ומיון.
- לחץ לחיצה ימנית על כל חלק של השדה שברצונך להוסיף לקבוצה. בחר קבוצה מופעלת מהתפריט.
- כותרת תיווצר עבור הקבוצה. אתה יכול להתאים את הכותרת לכל מה שתרצה לתייג את הקבוצה.
שלב 6. שמור ושתף את הדוח שלך
לאחר סיום הדוח, תוכל לשמור אותו ולאחר מכן לשתף אותו או להדפיס אותו כמו כל מסמך. השתמש בזה כדי לחלוק את ביצועי החברה עם משקיעים, מידע ליצירת קשר עם עובדים ועוד.
