ארכיון הוא אחסון או שמירה של מידע. ארגונים ממירים מדי יום מסמכי נייר לדיגיטל, כדי להגדיל את אורך חיי המסמכים. זה, יחד עם כמות הנתונים העצומה שמייצרים מחשבים כיום, פירושה שארכיון מסמכים רק יגדל בחשיבותו. אם אתה יודע כיצד לאחסן מסמכים, תוכל לפנות מקום כך שהמחשב יטפל ביעילות יותר במסמכים הנוכחיים.
צעדים
שלב 1. העבר מסמכים בקובץ zip
קבצי zip עוזרים במיוחד לקבצים חשובים אך לעתים נדירים, ומצמצמים את השטח שמסמכים תופסים בכונן הקשיח.
- כל שעליך לעשות הוא לסמן קבצים שברצונך להמיר לתבנית zip.
- לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני עם העכבר ולאחר מכן בחר "שלח אל".
- ברצונך לשלוח את הקבצים לתיקייה "דחוסה (מכווצת)".
- בדוק שהקבצים אכן נמצאים על ידי לחיצה כפולה על תיקיית ה- zip. אם כן, תוכל למחוק את הקבצים המקוריים.
שלב 2. העבר את המסמכים שלך לאמצעי אחסון נפרד
אפשרויות פופולריות בארכיון דיגיטלי הן כונני קלטת חיצוניים, כוננים קשיחים חיצוניים או כונני אגודל.
שלב 3. גבה מסמכים לתקליטור או DVD אם יש לך מקליט תקליטורים או DVD
גיבויים הם דרך אחרת לארכיון, למרות שאתה כנראה מכיר את השיטה הזו בשם אחר - צריבת דיסק. לדוגמה, Windows משתמשת במערכת קבצים חיים ובתבנית מאסטרית (טובה יותר לתאימות בהתקנים אחרים) לצורך העתקת קבצים לתקליטורים או תקליטורי DVD.
- הכנס תקליטור או DVD הניתן לכתיבה לתוך תקליטור או מקליט ה- DVD של המחשב שלך עבור מערכת הקבצים החיים.
- כאשר מופיעה תיבת הדו -שיח, לחץ על "צריבת קבצים לדיסק נתונים".
- תן שם לדיסק ולחץ על "הבא".
- המתן לתיקיה ריקה עד להופעת הדיסק. המשמעות היא שהדיסק מעוצב ומוכן להעתקת קבצים.
- פתח את התיקיה עם המסמכים שברצונך לאחסן וגרור את הקבצים לתיקיית הדיסק הריק.
- לפורמט Mastered, הכנס תקליטור או DVD הניתן לכתיבה לתוך תקליטור או מקליט DVD של המחשב.
- כאשר מופיעה תיבת הדו -שיח, לחץ על "צריבת קבצים לדיסק נתונים".
- תן שם לדיסק ולחץ על "הצג אפשרויות עיצוב".
- בחר "שולט" ולחץ על "הבא".
- המתן לתיקיה ריקה עד להופעת הדיסק. המשמעות היא שהדיסק מעוצב ומוכן להעתקת קבצים.
- פתח את התיקייה עם מסמכים שברצונך לאחסן וגרור את הקבצים האלה לתיקיית הדיסק הריק.
שלב 4. שלח מסמכים לאחסון מחוץ לאתר
- בנוסף לתפקוד כמיקום עבור קבצים שהועברו לארכיון, מיקומי אחסון מאובטחים מחוץ לאתר מגנים על נתונים מפני אסונות כגון אש וכשלים בכונן הקשיח.
- עם כל כך הרבה חברות שמציעות שירות זה, עליך לפנות ישירות לחברה לקבלת פרטים על אופן פעולתן ואילו ערבויות כלולות בארכיון מסמכים מחוץ לאתר.
שלב 5. השתמש בתוכנה לאחסון בארכיון דיגיטלי
- אחת השיטות הידועות ביותר לשמירה על מראה ותחושה של מסמך היא על ידי יצירת קובץ PDF. תוכנה זו, המוכרת על ידי Adobe, - המכונה Adobe Acrobat - מקלה על המרת מסמכים לפורמט PDF מתוכנות שונות. ישנן גם מספר תוכניות חינמיות שייצרו קבצים אלה.
- העובדה שהמפרטים הם ציבוריים פירושה שגרסאות עתידיות של התוכנה של אדובי יוכלו לקרוא גרסאות קודמות של מסמכים.
- בנוסף, קוראי PDF זמינים להורדה בחינם מאתר האינטרנט של Adobe.
שלב 6. הישאר מעודכן עם הטכנולוגיה לאחסון מסמכים
עם ההתפתחות המהירה של הטכנולוגיה, מה שעד היום עשוי להיות מיושן מחר. זו יכולה להיות בעיה בעת העברת קבצים מאוחסנים למערכת חדשה.
טיפים
- קטלוג קבצים שהועברו לארכיון כך שאתה או אנשים אחרים תוכל למצוא קבצים נחוצים לאורך זמן. זה יכול להיות פשוט כמו שמות קבצים או תיקיות עם שם תוכן והתאריכים שהקבצים כוללים. לדוגמה, אם אתה מעביר לארכיון רשומות עסקיות, אתה יכול לקרוא לתיקייה אחת "קבצי עסקים ברבעון הראשון 1997". במערכות גדולות יותר, סביר להניח שהארכיונים משתמשים במטא נתונים למטרות קיטלוג.
- סיבה נוספת לארכיון קבצים היא שלפעמים ישנן דרישות חוק המחייבות שמירת מידע.
אזהרות
- נתוני מולטימדיה מקושרים לעתים קרובות לחומרה או לתוכנה ספציפית וייתכן שהם אינם נגישים מחוץ למערכות קנייניות.
- סכנה אחת היא הסיכון לשחיתות קבצים. הקפד להשתמש במערכת שנבדקה היטב כדי לגבות את המידע שלך.
- חוסר מערכת לאחסון מסמכים יכול להוביל לאובדן לא מכוון של קבצים, במיוחד אם הם נמחקו בטעות.
